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Version 5.1 von Daniel Herrmann am 2025/08/15 13:31
Verstecke letzte Bearbeiter
Daniel Herrmann 1.1 1 Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:
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3 * möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen
4 * die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden
5 * der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann
6 * die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente
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8 zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
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Daniel Herrmann 2.1 10 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
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Daniel Herrmann 4.1 12 Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
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Daniel Herrmann 5.1 14 In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
Daniel Herrmann 4.1 15
Daniel Herrmann 5.1 16 * Die (% data-start="267" data-end="308" %)**einfache elektronische Signatur (EES)**(%%) ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
17 * Die (% data-start="936" data-end="985" %)**fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)**(%%) muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicherstellen. Das geschieht meist über kryptografische Verfahren und persönliche Signaturschlüssel, die nur der Unterzeichner kontrolliert. Bekannte Beispiele sind Signaturen mit DocuSign, Adobe Sign oder FP Sign, bei denen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN oder App) erfolgt, oder Signaturen mit einem persönlichen Zertifikat aus einer Public-Key-Infrastruktur. Die FES bietet einen hohen Beweiswert vor Gericht, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Sie wird häufig für B2B-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder wichtige, aber formfrei mögliche Vereinbarungen eingesetzt.
18 * Die (% data-start="1775" data-end="1821" %)**qualifizierte elektronische Signatur (QES)**(%%) ist die sicherste Form und in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie darf nur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem staatlich zugelassenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird (z. B. D-Trust, Swisscom oder A-Trust). Die Erstellung erfolgt über eine sichere Signaturerstellungseinheit, wie eine Signaturkarte mit Kartenleser oder einen Fernsignaturdienst mit starker Identifizierung (z. B. VideoIdent). Die QES ist rechtlich zwingend erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform nach § 126a BGB vorgeschrieben ist, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen, Verbraucherdarlehensverträgen oder in behördlichen und gerichtlichen Verfahren.
Daniel Herrmann 2.1 19
Daniel Herrmann 5.1 20 (% style="" data-start="2537" data-end="2886" %)
21 Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
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23 (% style="text-decoration: none;" %)
24 (% class="" %)|=(((
25 Signaturtyp
26 )))|=(((
27 Sicherheitsniveau
28 )))|=(((
29 Rechtliche Wirkung
30 )))|=(((
31 Umsetzung
32 )))
33 (% class="" %)|(((
34 **EES**
35 )))|(((
36 niedrig
37 )))|(((
38 schwacher Beweiswert
39 )))|(((
40 Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
41 )))
42 (% class="" %)|(((
43 **FES**
44 )))|(((
45 mittel
46 )))|(((
47 starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
48 )))|(((
49 Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
50 )))
51 (% class="" %)|(((
52 **QES**
53 )))|(((
54 hoch
55 )))|(((
56 gesetzlich Schriftformersatz
57 )))|(((
58 Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
59 )))
60
61 \\
62
63 {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
64 Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
65 {{/confluence_tip}}
66
Daniel Herrmann 1.1 67 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
68
69 Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
70
71 |=(% scope="col" %)(((
72 Dokumenten-Typ
73 )))|=(% scope="col" %)(((
74 Vollständig
75 digitalisieren
76 )))|=(% scope="col" %)(((
77 Prozess heute
78 )))|=(% scope="col" %)(((
79 Prozess Zukunft
80 )))
81 |(((
82 Mitgliedsantrag
83 )))|(((
84 ✅️
85 )))|(((
86 * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
87 * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt
88 * Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst
89 * Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei
90 * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
91 * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
92 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 93 Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
Daniel Herrmann 1.1 94
95 * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
96 * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
97 ** Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet
98 ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
99 * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
100 * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
101 )))
102 |(((
103 SEPA Lastschriftmandat
104 )))|(((
105 ✅️
106 )))|(((
107 Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
108 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 109 **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
Daniel Herrmann 1.1 110 )))
111 |(((
112 Studienbescheinigung
113 )))|(((
114 ✅️
115 )))|(((
116 Bescheinigung wird von Mitglied eingescannt und per Mail an die Mitgliederverwaltung geschickt
117
118 Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
119 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 120 **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
Daniel Herrmann 1.1 121 )))
122 |(((
123 Ausweiskopie
124 )))|(((
125 ❌️
126 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 127 Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.
128
129 Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
Daniel Herrmann 1.1 130 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 131 **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
Daniel Herrmann 1.1 132 )))
133 |(((
134 Formular Schlüsselausgabe
135 )))|(((
136 ⚠️
137 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 138 Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt
139
140 Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.
141
142 Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.
Daniel Herrmann 1.1 143 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 144 ⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
145 Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.
146
147 Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:
148
149 * Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
150 * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
151
152 Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
Daniel Herrmann 1.1 153 )))
154 |(((
155 Verpflichtungserklärung Datenschutz
156 )))|(((
157 ✅️
158 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 159 Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
160
161 Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
162 Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
Daniel Herrmann 1.1 163 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 164 **Vollständig digital**.
165
166 * Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
167 * Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
168 * Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
Daniel Herrmann 1.1 169 )))
170 |(((
171 Übungsleitervertrag
172 )))|(((
173 ✅️
174 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 175 Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.
176
177 Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:
178
179 * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
180 * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
Daniel Herrmann 1.1 181 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 182 **Vollständig digital**.
183
184 * Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
185 * Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
186 * Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
187 * Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
Daniel Herrmann 1.1 188 )))
189 |(((
190 Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
191 )))|(((
192 ❌️
193 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 194 Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)
195
196 Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
Daniel Herrmann 1.1 197 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 198 Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
Daniel Herrmann 1.1 199 )))
200 |(((
201 Bestellung eines Einweisers
202 )))|(((
203 ✅️
204 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 205 **Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
Daniel Herrmann 1.1 206 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 207 Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
208
209 1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
210 1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
211 1. Vorstand - bestätigt die Berufung
212 1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
213
214 Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
215
216 * Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
217 * Flag auf der Homepage setzen
218 * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
219 * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
Daniel Herrmann 1.1 220 )))
221 |(((
222 Haftungsausschluss
223 )))|(((
224 ❌️
225 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 226 Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
227
228 Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
229
230 Bisher:
231
232 * Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
Daniel Herrmann 1.1 233 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 234 Zwei Vorschläge:
235
236 * Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
237 * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
238
239 Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
Daniel Herrmann 1.1 240 )))
241 |(((
242 Einweisungszettel
243 )))|(((
244 ❌️
245 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 246 Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
247 Mit Abstand die meisten Zettel
248
249 * Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
250 * Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
251 * Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
252 * Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
253 ** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
254 ** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
255 ** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
256 ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
257 * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
Daniel Herrmann 1.1 258 )))|(((
259 \\
260 )))
261 |(((
262 Lagervertrag Kistenlager
263 )))|(((
264 ✅️
265 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 266 Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
267
268 Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
269 Wenn Papierform → wird eingeworfen
270
271 Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
Daniel Herrmann 1.1 272 )))|(((
273 \\
274 )))
275 |(((
276 Lagervertrag Projektlager
277 )))|(((
278 ✅️
279 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 280 Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
281
282 Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
283 Wenn Papierform → wird eingeworfen
284
285 Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
Daniel Herrmann 1.1 286 )))|(((
287 \\
288 )))
289
290 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandenetechnischeSysteme"/}}Vorhandene technische Systeme =
291
292 Der Verein hat in den letzten Jahren bereits
293
294 * EasyVerein
295 * Homepage / Backend
296 * DocuSeal
297 * Vikunja
298
299 Neue Systeme
300
301 * Paperless NGX
302 * N8N Workflows