Digitale Mitgliederverwaltung

Version 5.1 von Daniel Herrmann am 2025/08/15 13:31

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Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:

möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen
die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden
der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann
die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente

zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).

Hintergrundinformationen

Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).

In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es drei Stufen elektronischer Signaturen: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Die einfache elektronische Signatur (EES) ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicherstellen. Das geschieht meist über kryptografische Verfahren und persönliche Signaturschlüssel, die nur der Unterzeichner kontrolliert. Bekannte Beispiele sind Signaturen mit DocuSign, Adobe Sign oder FP Sign, bei denen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN oder App) erfolgt, oder Signaturen mit einem persönlichen Zertifikat aus einer Public-Key-Infrastruktur. Die FES bietet einen hohen Beweiswert vor Gericht, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Sie wird häufig für B2B-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder wichtige, aber formfrei mögliche Vereinbarungen eingesetzt.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste Form und in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie darf nur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem staatlich zugelassenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird (z. B. D-Trust, Swisscom oder A-Trust). Die Erstellung erfolgt über eine sichere Signaturerstellungseinheit, wie eine Signaturkarte mit Kartenleser oder einen Fernsignaturdienst mit starker Identifizierung (z. B. VideoIdent). Die QES ist rechtlich zwingend erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform nach § 126a BGB vorgeschrieben ist, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen, Verbraucherdarlehensverträgen oder in behördlichen und gerichtlichen Verfahren.

Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:

Signaturtyp	Sicherheitsniveau	Rechtliche Wirkung	Umsetzung
EES	niedrig	schwacher Beweiswert	Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
FES	mittel	starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform	Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
QES	hoch	gesetzlich Schriftformersatz	Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister

Zusammenfassung

Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.

Anforderungen / Workshop

Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:

Dokumenten-Typ	Vollständig digitalisieren	Prozess heute	Prozess Zukunft
Mitgliedsantrag	✅️	Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet	Der Antrag kann komplett digital unterschrieben werden. Vorgehen: Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
SEPA Lastschriftmandat	✅️	Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess	Gleicher Prozess wie Mitgliedsantrag
Studienbescheinigung	✅️	Bescheinigung wird von Mitglied eingescannt und per Mail an die Mitgliederverwaltung geschickt Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.	Neue Lösung basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
Ausweiskopie	❌️	Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt. Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.	Entfällt. Siehe Formular Schlüsselausgabe für Details
Formular Schlüsselausgabe	⚠️	Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln. Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.	⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt. Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten. Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert: Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...) Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
Verpflichtungserklärung Datenschutz	✅️	Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter. Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.	Vollständig digital. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage) Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
Übungsleitervertrag	✅️	Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten. Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt: Bestätigung dass der Vertrag vorliegt Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht	Vollständig digital. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage) Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen. Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte	❌️	Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr) Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen	Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
Bestellung eines Einweisers	✅️	Formular existiert nicht. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.	Im Prinzip sind vier Parteien involviert: Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen Vorstand - bestätigt die Berufung Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden. Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde: Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen Flag auf der Homepage setzen Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
Haftungsausschluss	❌️	Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet. Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte Bisher: Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert	Zwei Vorschläge: Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
Einweisungszettel	❌️	Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden. Mit Abstand die meisten Zettel Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang. Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben Danach werden sie in den Briefkasten geworfen Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)? Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen? Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden? Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden? Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
Lagervertrag Kistenlager	✅️	Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden. Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung Wenn Papierform → wird eingeworfen Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
Lagervertrag Projektlager	✅️	Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden. Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung Wenn Papierform → wird eingeworfen Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.

Vorhandene technische Systeme

Der Verein hat in den letzten Jahren bereits

EasyVerein
Homepage / Backend
DocuSeal
Vikunja

Neue Systeme

Paperless NGX
N8N Workflows