MKSP - Digitale Mitgliederverwaltung

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Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:

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3

* möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen

4

* die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden

5

* der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann

6

* die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente

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8

zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).

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= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =

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12

* Arten und Stufen der digitalen Signatur

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= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =

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Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:

author	version	line-number	content
		1	Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:
		2
		3	* möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen
		4	* die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden
		5	* der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann
		6	* die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente
		7
		8	zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
		9
		10	= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
		11
		12	* Arten und Stufen der digitalen Signatur
		13
		14	= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
		15
		16	Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
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		18	\|=(% scope="col" %)(((
		19	Dokumenten-Typ
		20	)))\|=(% scope="col" %)(((
		21	Vollständig
		22	digitalisieren
		23	)))\|=(% scope="col" %)(((
		24	Prozess heute
		25	)))\|=(% scope="col" %)(((
		26	Prozess Zukunft
		27	)))
		28	\|(((
		29	Mitgliedsantrag
		30	)))\|(((
		31	✅️
		32	)))\|(((
		33	* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
		34	* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt
		35	* Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst
		36	* Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei
		37	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
		38	* Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
		39	)))\|(((
		40	Der Antrag kann komplett digital unterschrieben werden. Vorgehen:

Wiki-Quellcode von Digitale Mitgliederverwaltung