Mitgliedsantrag

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• Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
• Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt
• Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst
• Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei
• Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
• Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet

Der Antrag kann komplett digital unterschrieben werden. Vorgehen:

• Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
• Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
  • Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet
  • Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
• Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
• Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.

SEPA Lastschriftmandat

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Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess

Gleicher Prozess wie Mitgliedsantrag

Studienbescheinigung

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Bescheinigung wird von Mitglied eingescannt und per Mail an die Mitgliederverwaltung geschickt

Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.

Neue Lösung basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten

Ausweiskopie

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Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.

Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.

Entfällt. Siehe Formular Schlüsselausgabe für Details

Formular Schlüsselausgabe

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Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt

Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.

Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.

⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.

Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:

• Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
• Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist

Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.

Verpflichtungserklärung Datenschutz

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Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.

Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.

Vollständig digital.

• Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
• Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
• Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.

Übungsleitervertrag

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Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.

Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:

• Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
• Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht

Vollständig digital.

• Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
• Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
• Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
• Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.

Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte

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Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)

Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen

Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.

Bestellung eines Einweisers

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Formular existiert nicht. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.

Haftungsausschluss

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Einweisungszettel

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Lagervertrag Kistenlager

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Lagervertrag Projektlager

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