Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

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Seiteneigenschaften

Inhalt

@@ -9,60 +9,8 @@
  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
--Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
++* Arten und Stufen der digitalen Signatur
--In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
--
--* Die **einfache elektronische Signatur (EES)** ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
--* Die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicherstellen. Das geschieht meist über kryptografische Verfahren und persönliche Signaturschlüssel, die nur der Unterzeichner kontrolliert. Bekannte Beispiele sind Signaturen mit DocuSign, Adobe Sign oder FP Sign, bei denen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN oder App) erfolgt, oder Signaturen mit einem persönlichen Zertifikat aus einer Public-Key-Infrastruktur. Die FES bietet einen hohen Beweiswert vor Gericht, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Sie wird häufig für B2B-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder wichtige, aber formfrei mögliche Vereinbarungen eingesetzt.
--* Die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)** ist die sicherste Form und in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie darf nur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem staatlich zugelassenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird (z. B. D-Trust, Swisscom oder A-Trust). Die Erstellung erfolgt über eine sichere Signaturerstellungseinheit, wie eine Signaturkarte mit Kartenleser oder einen Fernsignaturdienst mit starker Identifizierung (z. B. VideoIdent). Die QES ist rechtlich zwingend erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform nach § 126a BGB vorgeschrieben ist, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen, Verbraucherdarlehensverträgen oder in behördlichen und gerichtlichen Verfahren.
--
--Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
--
--(% style="text-decoration: none;" %)
--(% class="" %)|=(((
--Signaturtyp
--)))|=(((
--Sicherheitsniveau
--)))|=(((
--Rechtliche Wirkung
--)))|=(((
--Umsetzung
--)))
--(% class="" %)|(((
--**EES**
--)))|(((
--niedrig
--)))|(((
--schwacher Beweiswert
--)))|(((
--Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
--)))
--(% class="" %)|(((
--**FES**
--)))|(((
--mittel
--)))|(((
--starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
--)))|(((
--Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
--)))
--(% class="" %)|(((
--**QES**
--)))|(((
--hoch
--)))|(((
--gesetzlich Schriftformersatz
--)))|(((
--Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
--)))
--
--\\
--
--{{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
--Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
--{{/confluence_tip}}
--
  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
@@ -203,19 +203,7 @@
  )))|(((
  **Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
  )))|(((
--Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
--
--1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
--1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
--1. Vorstand - bestätigt die Berufung
--1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
--
--Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
--
--* Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
--* Flag auf der Homepage setzen
--* Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
--* Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
++\\
  )))
  |(((
  Haftungsausschluss
@@ -222,20 +222,9 @@
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  ❌️
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--Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
--
--Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
--
--Bisher:
--
--* Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
++\\
  )))|(((
--Zwei Vorschläge:
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--* Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
--* Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
--
--Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
++\\
  )))
  |(((
  Einweisungszettel
@@ -242,18 +242,7 @@
  )))|(((
  ❌️
  )))|(((
--Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
--Mit Abstand die meisten Zettel
--
--* Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
--* Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
--* Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
--* Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
--** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
--** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
--** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
--** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
--* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
++\\
  )))|(((
  \\
  )))
@@ -262,12 +262,7 @@
  )))|(((
  ✅️
  )))|(((
--Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
--
--Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
--Wenn Papierform → wird eingeworfen
--
--Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
++\\
  )))|(((
  \\
  )))
@@ -276,31 +276,21 @@
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  ✅️
  )))|(((
--Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
--
--Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
--Wenn Papierform → wird eingeworfen
--
--Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
++\\
  )))|(((
  \\
  )))
--= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeSysteme"/}}Technische Systeme =
++= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandenetechnischeSysteme"/}}Vorhandene technische Systeme =
--== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneLösungen"/}}Vorhandene Lösungen ==
++Der Verein hat in den letzten Jahren bereits
--Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
++* EasyVerein
++* Homepage / Backend
++* DocuSeal
++* Vikunja
--* [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com||shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
--* Homepage / Backend: Dies ist unsere Homepage, die unter [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de>>url:https://makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]] erreichbar ist. Sie bietet einige Funktionen:
--** Verwaltung der Einweisungen, inklusive Einweisungs-Typen, Angeboten, Erfassen von abgeschlossenen Einweisungen
--** Integration in EasyVerein - EasyVerein ist das führende System für Mitglieder, die Homepage synchronisiert einmal Nachts die Mitglieder aus EasyVerein
--** Rechnungen einsehen und einreichen - über die API von EasyVerein können Mitglieder hier einfach ihre Beitragsrechnungen einsehen und herunterladen. Ebenso können für den Verein getätigte Auslagen hier eingereicht werden.
--* [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
--* [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
++Neue Systeme
--== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorgeschlageneneueLösungen"/}}Vorgeschlagene neue Lösungen ==
--
  * Paperless NGX
  * N8N Workflows

Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Id

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--202866714
++202866709

URL

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--https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866714/Digitale Mitgliederverwaltung
++https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866709/Digitale Mitgliederverwaltung