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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/15 10:05
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am 2025/08/15 14:28
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -9,8 +9,60 @@
9 9  
10 10  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11 11  
12 -* Arten und Stufen der digitalen Signatur
12 +Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13 13  
14 +In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
15 +
16 +* Die **einfache elektronische Signatur (EES)** ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
17 +* Die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicherstellen. Das geschieht meist über kryptografische Verfahren und persönliche Signaturschlüssel, die nur der Unterzeichner kontrolliert. Bekannte Beispiele sind Signaturen mit DocuSign, Adobe Sign oder FP Sign, bei denen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN oder App) erfolgt, oder Signaturen mit einem persönlichen Zertifikat aus einer Public-Key-Infrastruktur. Die FES bietet einen hohen Beweiswert vor Gericht, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Sie wird häufig für B2B-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder wichtige, aber formfrei mögliche Vereinbarungen eingesetzt.
18 +* Die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)** ist die sicherste Form und in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie darf nur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem staatlich zugelassenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird (z. B. D-Trust, Swisscom oder A-Trust). Die Erstellung erfolgt über eine sichere Signaturerstellungseinheit, wie eine Signaturkarte mit Kartenleser oder einen Fernsignaturdienst mit starker Identifizierung (z. B. VideoIdent). Die QES ist rechtlich zwingend erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform nach § 126a BGB vorgeschrieben ist, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen, Verbraucherdarlehensverträgen oder in behördlichen und gerichtlichen Verfahren.
19 +
20 +Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 +
22 +(% style="text-decoration: none;" %)
23 +(% class="" %)|=(((
24 +Signaturtyp
25 +)))|=(((
26 +Sicherheitsniveau
27 +)))|=(((
28 +Rechtliche Wirkung
29 +)))|=(((
30 +Umsetzung
31 +)))
32 +(% class="" %)|(((
33 +**EES**
34 +)))|(((
35 +niedrig
36 +)))|(((
37 +schwacher Beweiswert
38 +)))|(((
39 +Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40 +)))
41 +(% class="" %)|(((
42 +**FES**
43 +)))|(((
44 +mittel
45 +)))|(((
46 +starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
47 +)))|(((
48 +Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49 +)))
50 +(% class="" %)|(((
51 +**QES**
52 +)))|(((
53 +hoch
54 +)))|(((
55 +gesetzlich Schriftformersatz
56 +)))|(((
57 +Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
58 +)))
59 +
60 +\\
61 +
62 +{{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
63 +Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 +{{/confluence_tip}}
65 +
14 14  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
15 15  
16 16  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
... ... @@ -151,7 +151,19 @@
151 151  )))|(((
152 152  **Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
153 153  )))|(((
154 -\\
206 +Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
207 +
208 +1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
209 +1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
210 +1. Vorstand - bestätigt die Berufung
211 +1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
212 +
213 +Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
214 +
215 +* Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
216 +* Flag auf der Homepage setzen
217 +* Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
218 +* Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
155 155  )))
156 156  |(((
157 157  Haftungsausschluss
... ... @@ -158,9 +158,20 @@
158 158  )))|(((
159 159  ❌️
160 160  )))|(((
161 -\\
225 +Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
226 +
227 +Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
228 +
229 +Bisher:
230 +
231 +* Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
162 162  )))|(((
163 -\\
233 +Zwei Vorschläge:
234 +
235 +* Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
236 +* Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
237 +
238 +Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
164 164  )))
165 165  |(((
166 166  Einweisungszettel
... ... @@ -167,7 +167,18 @@
167 167  )))|(((
168 168  ❌️
169 169  )))|(((
170 -\\
245 +Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
246 +Mit Abstand die meisten Zettel
247 +
248 +* Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
249 +* Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
250 +* Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
251 +* Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
252 +** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
253 +** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
254 +** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
255 +** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
256 +* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
171 171  )))|(((
172 172  \\
173 173  )))
... ... @@ -176,7 +176,12 @@
176 176  )))|(((
177 177  ✅️
178 178  )))|(((
179 -\\
265 +Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
266 +
267 +Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
268 +Wenn Papierform → wird eingeworfen
269 +
270 +Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
180 180  )))|(((
181 181  \\
182 182  )))
... ... @@ -185,21 +185,44 @@
185 185  )))|(((
186 186  ✅️
187 187  )))|(((
188 -\\
279 +Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
280 +
281 +Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
282 +Wenn Papierform → wird eingeworfen
283 +
284 +Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
189 189  )))|(((
190 190  \\
191 191  )))
192 192  
193 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandenetechnischeSysteme"/}}Vorhandene technische Systeme =
289 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeSysteme"/}}Technische Systeme =
194 194  
195 -Der Verein hat in den letzten Jahren bereits
291 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneLösungen"/}}Vorhandene Lösungen ==
196 196  
197 -* EasyVerein
198 -* Homepage / Backend
199 -* DocuSeal
200 -* Vikunja
293 +Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
201 201  
202 -Neue Systeme
295 +* [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com||shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
296 +* Homepage / Backend: Dies ist unsere Homepage, die unter [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de>>url:https://makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]] erreichbar ist. Sie bietet einige Funktionen:
297 +** Verwaltung der Einweisungen, inklusive Einweisungs-Typen, Angeboten, Erfassen von abgeschlossenen Einweisungen
298 +** Integration in EasyVerein - EasyVerein ist das führende System für Mitglieder, die Homepage synchronisiert einmal Nachts die Mitglieder aus EasyVerein
299 +** Rechnungen einsehen und einreichen - über die API von EasyVerein können Mitglieder hier einfach ihre Beitragsrechnungen einsehen und herunterladen. Ebenso können für den Verein getätigte Auslagen hier eingereicht werden.
300 +* [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
301 +* [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
203 203  
204 -* Paperless NGX
205 -* N8N Workflows
303 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorgeschlageneneueLösungen"/}}Vorgeschlagene neue Lösungen ==
304 +
305 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
306 +
307 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
308 +
309 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
310 +
311 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
312 +
313 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
314 +
315 +(% style="" data-start="0" data-end="442" %)
316 +n8n ist ein (% data-start="12" data-end="61" %)**Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**(%%), das man selbst hosten kann. Über eine (% data-start="130" data-end="153" %)**visuelle Oberfläche**(%%) baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
317 +
318 +(% style="" data-start="444" data-end="733" %)
319 +Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -202866709
1 +202866715
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866709/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866715/Digitale Mitgliederverwaltung