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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/15 09:45
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/15 10:05
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,6 +7,10 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11 +
12 +* Arten und Stufen der digitalen Signatur
13 +
10 10  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
11 11  
12 12  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
... ... @@ -33,7 +33,7 @@
33 33  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
34 34  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
35 35  )))|(((
36 -Der Antrag kann komplett digital signiert werden. Vorgehen:
40 +Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
37 37  
38 38  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
39 39  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
... ... @@ -49,7 +49,7 @@
49 49  )))|(((
50 50  Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
51 51  )))|(((
52 -Gleicher Prozess wie Mitgliedsantrag
56 +**Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
53 53  )))
54 54  |(((
55 55  Studienbescheinigung
... ... @@ -60,7 +60,7 @@
60 60  
61 61  Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
62 62  )))|(((
63 -\\
67 +**Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
64 64  )))
65 65  |(((
66 66  Ausweiskopie
... ... @@ -67,9 +67,11 @@
67 67  )))|(((
68 68  ❌️
69 69  )))|(((
70 -\\
74 +Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.
75 +
76 +Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
71 71  )))|(((
72 -\\
78 +**Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
73 73  )))
74 74  |(((
75 75  Formular Schlüsselausgabe
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76 76  )))|(((
77 77  ⚠️
78 78  )))|(((
79 -\\
85 +Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt
86 +
87 +Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.
88 +
89 +Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.
80 80  )))|(((
81 -\\
91 +⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
92 +Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.
93 +
94 +Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:
95 +
96 +* Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
97 +* Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
98 +
99 +Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
82 82  )))
83 83  |(((
84 84  Verpflichtungserklärung Datenschutz
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85 85  )))|(((
86 86  ✅️
87 87  )))|(((
88 -\\
106 +Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
107 +
108 +Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
109 +Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
89 89  )))|(((
90 -\\
111 +**Vollständig digital**.
112 +
113 +* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
114 +* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
115 +* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
91 91  )))
92 92  |(((
93 93  Übungsleitervertrag
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94 94  )))|(((
95 95  ✅️
96 96  )))|(((
97 -\\
122 +Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.
123 +
124 +Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:
125 +
126 +* Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
127 +* Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
98 98  )))|(((
99 -\\
129 +**Vollständig digital**.
130 +
131 +* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
132 +* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
133 +* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
134 +* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
100 100  )))
101 101  |(((
102 102  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -103,9 +103,11 @@
103 103  )))|(((
104 104  ❌️
105 105  )))|(((
106 -\\
141 +Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)
142 +
143 +Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
107 107  )))|(((
108 -\\
145 +Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
109 109  )))
110 110  |(((
111 111  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -112,7 +112,7 @@
112 112  )))|(((
113 113  ✅️
114 114  )))|(((
115 -\\
152 +**Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
116 116  )))|(((
117 117  \\
118 118  )))
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
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1 -202866708
1 +202866709
URL
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1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866708/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866709/Digitale Mitgliederverwaltung