MKSP - Einkaufen für den Makerspace

🔗Share-Link: [[https:~~/~~/s.mksp-da.de/wiki-space-einkauf>>https://s.mksp-da.de/wiki-space-einkauf]]

Der Makerspace ist ein gemeinnütziger Verein mit vielen ehrenamtlichen Mitgliedern, die sich in ihrer Freizeit um den Space kümmern. Daher kann es auch mal sein, dass etwas hinter herunterfällt und leer geht. Die Bereichsleitungen sind zwar für ihren Bereich zuständig, aber sind auch nicht jeden Tag oder Woche vor Ort und können sich auch nicht um alles kümmern. Daher sind wir auf aufmerksame Mitglieder angewiesen, die mitanpacken und auch Verbrauchsmaterialen beschaffen. Jedes Mitglied kann über den internen Bereich der Webseite seine ausgaben für den Space einreichen, aber dafür gibt es ein paar Dinge zu beachten!

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= Was brauche ich um eine Rechnung einzureichen? =

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Du brauchst folgende Angaben und kannst im [[internen Bereich auf „Auslage einreichen“>>https://makerspace-darmstadt.de/intern/belege]] oder über [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de/intern/belege >>https://makerspace-darmstadt.de/intern/belege]] deine Rechnungen hochladen:

= Wie reiche ich eine Rechnung ein? =

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* **Dir fällt auf** das etwas für die Benutzung des Bereichs oder einer Maschine fehlt

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** Das kann ein Verbrauchsmaterial (Freigabe über Bereichsleitung oder ggf. Vorstand) oder

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** auch ein Zubehör oder Inventar (Freigabe über Vorstand) sein

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* Ich **mache mich schlau**, was gut geeignet wäre für den Verein

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** Nutzbar für jeden (einfache Bedienung)

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** Günstig (Sollte im Schadensfall nicht Unsummen kosten)

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** Gerne langlebig

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* Halte **kurze Rücksprache** mit der Bereichsleitung, um doppelte Investitionen zu vermeiden.

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* Ich **hole dir eine Freigabe **für die Beschaffung, die du als Screenshot hochladen kannst:

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** [[Bereichsleitung>>doc:Main.Unsere Ehrenamtlichen.Organigramm.Eure Bereichsleitung.WebHome]] bis 500€ (Zustimmung pro BL je 50€)

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** [[Vorstand>>doc:Main.Unsere Ehrenamtlichen.Organigramm.Diagram_Vorstand]] pro Person 100€

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** [[Vorstand>>doc:Main.Unsere Ehrenamtlichen.Organigramm.Diagram_Vorstand]] einer einfachen Mehrheit in der [[offenen Vorstandssitzung>>doc:Main.Vereinsangebote.Offene Vorstandssitzung.WebHome]] bis einschließlich 5.000€

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*** bis einschließlich 1.000€ ohne Mitteilung an die Mitglieder

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*** ab 1.000€ werden die Mitglieder per eMail mit einer 14 Tägigen Karenzzeit benachrichtigt

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** [[Mitgliederversammlung>>doc:Main.Unser Verein.Mitgliederversammlung.WebHome]] ab 5.000€

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** FAQ: [[Wie erhalte ich eine Freigabe?>>doc:||anchor="FAQ_Freigabe"]] oder [[Wie sieht ein Freigaben-Screenshot aus?>>doc:||anchor="FAQ_Freigabe_Screenshot"]]

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* **Kaufe die Ware** oder bestelle sie zu dir nach Hause

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* **Reiche die Rechnung** online unter [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de/intern/belege>>https://makerspace-darmstadt.de/intern/belege]] ein.

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** Weitere Infos [[hier>>doc:||anchor="Rechnung"]].

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* Erhalte ein paar Tage bis Wochen später die Auszahlung

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** Du kannst auch die Rechnung für jemand anderen einreichen und auf sein/ihr Konto die Auszahlung beauftragen oder auf dich auszahlen, wenn du ihm/ihr das Geld auszahlst oder überweist.

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** Eine Vorkasse seitens des Vereins ist nur für größere Summen möglich (Maschinenanschaffung), aber

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** meist können auch andere für deine Anschaffung in Vorkasse treten, frag ggf. einfach den Vorstand.

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* **Bringe die Ware in den Space** und sage Bescheid, dass sie nun vor Ort ist

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(% class="wikigeneratedid" id="HWiemaneineRechnungeinreicht3F" %)

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Eigentlich sollte das Ganze selbsterklärend sein, aber nachfolgend gibt es auch eine ausführlichere Anleitung.

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= Schritt für Schritt Anleitung =

== Interner Bereich ==

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1. Gehe in deinen Borwser deiner Wahl und öffne die Makerspace-Webseite: [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de>>https://makerspace-darmstadt.de]].

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1. Oben rechts findest du den Internen Bereich.

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1. Klicke diesen Bereich an, dieser ist im folgenden Bild rot markiert.

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[[image:1_Interner Bereich.png||width="500"]]

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== Ausgaben einreichen ==

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1. Unterhab des Bereichs "Meine Einweisungen" findest du den Button "Auslagen einreichen".

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1. Klicke diesen Bereich an, dieser ist im folgenden Bild rot markiert.

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[[image:2_Auslage_einreichen.png||width="500"]]

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== Neuen Beleg hochladen ==

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1. Oben rechts findest du den Button "Neuen Beleg hochladen".

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1. Klicke diesen Bereich an, dieser ist im folgenden Bild rot markiert.

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[[image:3_Neuen Beleg hochladen.png||width="500"]]

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== Ausfüllen des neuen Belegs ==

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=== Rechnungsdatum (Bei einer Sammelbestellung wird das jüngste Datum genommen) ===

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* Trag in den rot markierten Bereich das Datum der Rechnung ( bei mehreren das jüngste Datum ) ein.

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[[image:4_Neuen_Beleg_hochladen - 1_Rechnungsdatum.png||width="500"]]

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=== Rechnungsbetrag ===

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* Trag in den rot markierten Bereich, die Rechnungssumme aller Rechnung ein.

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[[image:4_Neuen_Beleg_hochladen - 2_Rechnungsbetrag.png||width="500"]]

=== Beschreibung ===

* Trag in den rot markierten Bereich die Beschriebung der Rechnung ein.

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* Möglichst präzise aber auch kein Roman!

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[[image:4_Neuen_Beleg_hochladen - 3_Beschreibung.png||width="500"]]

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=== Auszahlungskonto (Wenn an dich selbst, dann ist uns dein Konto bekannt) ===

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* Im Standard immer angeharkt, damit die Zahlung an dich selbst bzw. an das Konto, von dem deine Mitgliedsbeiträge gezahlt werden, ausgezahlt wird

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* Falls du die Rechnung für jemanden anderen hochlädst oder an jemand anderen auszahlen möchtest, dann wähle den Haken bei "Auszahlung an mich selbst?" ab

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* und trag in den rot markierten Bereich, die Kontoverbindung eines anderen Empfängers ein.

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[[image:4_Neuen_Beleg_hochladen - 4_Auszahlung_an_mich_selbst.png||width="500"]]

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=== Rechnungsbeleg (Nur ein PDF möglich. Bitte mehreren Rechnungen zusammenfassen){{id name="Rechnung"/}} ===

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* Lade hier exakt ein PDF mit deiner Rechnung hoch. Bei mehreren Rechnungen, fasse diese bitte zusammen!

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* Auf der Rechnung sollte vor allem für Verbrauchsmittel der Makerspace Darmstadt e.V. stehen, damit wir diesen bei der Umsatzsteuer gelten machen können.

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* Hast du im Ausnahmefall keine Rechnung, dann schau mal [[hier>>doc:.Eigenbeleg.WebHome]].

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* Du kannst in den rot markierten Bereich das PDF per Drag and Drop ziehen

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[[image:4_Neuen_Beleg_hochladen - 5_Rechnungsbeleg.png||width="500"]]

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=== Freigabenbeleg ===

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* Lade hier den Screenshopt deiner Freigabe hoch, dass kann entweder aus Slack oder aus einer eMail sein.

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* Du kannst in den rot markierten Bereich das PDF per Drag and Drop ziehen

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[[image:4_Neuen_Beleg_hochladen - 6_Freigabenbeleg.png||width="500"]]

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==== FAQ: Wie erhalte ich eine Freigabe?{{id name="FAQ_Freigabe"/}} ====

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Je nach dem wie hoch das Budget sein muss, fragst du unterschiedliche Personen.

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* Für Ausgaben für einen eindeutigen Bereich bis 500€, fragst du am besten unsere Bereichsleitungen,[[ die aktuellen BLs findest du hier>>doc:Main.Unsere Ehrenamtlichen.Organigramm.Diagram_Bereichsleitung]].

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** Den Screenshot bekommst du vom BL, der diesen im Bereichsleitung-Channel für dich anfragt.

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* Für allgemeinen Ausgaben bis 100€ am besten direkt einen Vorstand, [[den aktuellen vorstand findest du hier>>doc:Main.Unsere Ehrenamtlichen.Organigramm.Diagram_Vorstand]].

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** Den Screenshot bekommst du vom Vorstand direkt auf deine Anfrage per DM in Slack.

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* Alle anderen und höheren Ausgaben können in der offenen Vorstandssitzung (OV) eingereicht werden.

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//Ist es zeitkritisch, dann melde dich direkt beim Vorstand, [[den aktuellen vorstand findest du hier>>doc:Main.Unsere Ehrenamtlichen.Organigramm.Diagram_Vorstand]].//

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** Den Screenshot bekommst du aus dem [[Prorokoll der OV-Sitzung>>doc:IN.Protokolle.Sitzungen - Vorstand.zum Archiv - Offene Vorstandssitzung.WebHome]], in der deine anfrage behandelt wurde.

==== FAQ: Wie sieht ein Screenshot vom Vorstand oder BL aus?{{id name="FAQ_Freigabe_Screenshot"/}} ====

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Textvorschlag: (% class="mark" %)##Ich brauche eine Freigabe für X€ für die Beschaffung von Y##

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[[image:Screenshot 2026-06-25 161151.jpg||height="100" width="432"]]

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