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Der Makerspace ist ein gemeinnütziger Verein mit vielen ehrenamtlichen Mitgliedern, die sich in ihrer Freizeit um den Space kümmern. Daher kann es auch mal sein, dass etwas hinter herunterfällt und leer geht. Die Bereichsleitungen sind zwar für ihren Bereich zuständig, aber sind auch nicht jeden Tag oder Woche vor Ort und können sich auch nicht um alles kümmern. Daher sind wir auf aufmerksame Mitglieder angewiesen, die mitanpacken und auch Verbrauchsmaterialen beschaffen. Jedes Mitglied kann über den internen Bereich der Webseite seine ausgaben für den Space einreichen, aber dafür gibt es ein paar Dinge zu beachten!

Übersicht

1. Übersicht
2. Ablauf für eine Beschaffung im Makerspace
3. Wie man eine Rechnung einreicht?
4. Schritt für Schritt Anleitung

Ablauf für eine Beschaffung im Makerspace

• Dir fällt auf das etwas für die Benutzung des Bereichs oder einer Maschine fehlt
  • Das kann ein Verbrauchsmaterial (Freigabe über Bereichsleitung oder ggf. Vorstand) oder
  • auch ein Zubehör oder Inventar (Freigabe über Vorstand) sein
• Ich mache mich schlau, was gut geeignet wäre für den Verein
  • Nutzbar für jeden (einfache Bedienung)
  • Günstig (Sollte im Schadensfall nicht Unsummen kosten)
  • Gerne langlebig
• Halte kurze Rücksprache mit der Bereichsleitung, um doppelte Investitionen zu vermeiden.
• Ich hole dir eine Freigabe für die Beschaffung:
  • Bereichsleitung bis 500€
  • Vorstand pro Person 100€ oder mit einer
  • einfachen Mehrheit bis 4.000€ (Meist in der offenen Vorstandssitzung)
  • Mitgliederversammlung ab 4.000€
• Kaufe die Ware oder bestelle sie zu dir nach Hause
• Reiche die Rechnung online unter https://makerspace-darmstadt.de/intern/belege ein. (Weitere Infos hier)
• Erhalte ein paar Tage bis Wochen später die Auszahlung
  • Du kannst auch die Rechnung für jemand anderen einreichen und auf sein/ihr Konto die Auszahlung beauftragen oder auf dich auszahlen, wenn du ihm/ihr das Geld auszahlst oder überweist.
  • Eine Vorkasse seitens des Vereins ist nur für größere Summen möglich (Maschinenanschaffung), aber
  • meist können auch andere für deine Anschaffung in Vorkasse treten, frag ggf. einfach den Vorstand.
• Bringe die Ware in den Space und sage Bescheid, dass sie nun vor Ort ist

Wie man eine Rechnung einreicht?

Gehe in den internen Bereich auf „Auslage einreichen“ oder auf https://makerspace-darmstadt.de/intern/belege und lad dort deinen Beleg mit folgenden Angaben hoch:

• Rechnungsdatum (Bei einer Sammelbestellung wird das jüngste Datum genommen)
• Rechnungsbetrag
• Beschreibung
• Auszahlungskonto (Wenn an dich selbst, dann ist uns dein Konto bekannt)
• Rechnungsbeleg (Nur ein PDF möglich. Bei mehreren Rechnungen, fasse diese bitte vorher zusammen!)
• Freigabenbeleg

Eigentlich sollte das Ganze selbsterklärend sein, aber nachfolgend gibt es auch eine ausführlichere Anleitung.

Schritt für Schritt Anleitung

1. Interner Bereich
2. Ausgaben einreichen
3. Neuen Beleg hochladen
4. Ausfüllen des neuen Belegs
   1. Rechnungsdatum (Bei einer Sammelbestellung wird das jüngste Datum genommen)
   2. Rechnungsbetrag
   3. Beschreibung
   4. Auszahlungskonto (Wenn an dich selbst, dann ist uns dein Konto bekannt)
   5. Rechnungsbeleg (Nur ein PDF möglich. Bei mehreren Rechnungen, fasse diese bitte vorher zusammen!)
   6. Freigabenbeleg
5. Beleg hochladen
6. Warte auf die Auszahlung

Interner Bereich

1. Gehe in deinen Borwser deiner Wahl und öffne die Makerspace-Webseite: https://makerspace-darmstadt.de.
2. Oben rechts findest du den Internen Bereich.
3. Klicke diesen Bereich an, dieser ist im folgenden Bild rot markiert.

Ausgaben einreichen

1. Unterhab des Bereichs "Meine Einweisungen" findest du den Button "Auslagen einreichen".
2. Klicke diesen Bereich an, dieser ist im folgenden Bild rot markiert.

Neuen Beleg hochladen

1. Oben rechts findest du den Button "Neuen Beleg hochladen".
2. Klicke diesen Bereich an, dieser ist im folgenden Bild rot markiert.

Ausfüllen des neuen Belegs

Rechnungsdatum (Bei einer Sammelbestellung wird das jüngste Datum genommen)

• Trag in den rot markierten Bereich das Datum der Rechnung ( bei mehreren das jüngste Datum ) ein.

Rechnungsbetrag

• Trag in den rot markierten Bereich, die Rechnungssumme aller Rechnung ein.

Beschreibung

• Trag in den rot markierten Bereich die Beschriebung der Rechnung ein.
• Möglichst präzise aber auch kein Roman!

Auszahlungskonto (Wenn an dich selbst, dann ist uns dein Konto bekannt)

• Im Standard immer angeharkt, damit die Zahlung an dich selbst bzw. an das Konto, von dem deine Mitgliedsbeiträge gezahlt werden, ausgezahlt wird
• Falls du die Rechnung für jemanden anderen hochlädst oder an jemand anderen auszahlen möchtest, dann wähle den Haken bei "Auszahlung an mich selbst?" ab
• und trag in den rot markierten Bereich, die Kontoverbindung eines anderen Empfängers ein.

Rechnungsbeleg (Nur ein PDF möglich. Bei mehreren Rechnungen, fasse diese bitte vorher zusammen!)

• Lade hier exakt ein PDF mit deiner Rechnung hoch. Bei mehreren Rechnungen, fasse diese bitte vorher zusammen!
• Du kannst in den rot markierten Bereich das PDF per Drag and Drop ziehen

Freigabenbeleg

• Lade hier den Screenshopt deiner Freigabe hoch, dass kann entweder aus Slack oder aus einer eMail sein.
• Du kannst in den rot markierten Bereich das PDF per Drag and Drop ziehen

Beleg hochladen

• Prüf vorher ob alle Angaben stimmen!
• Und dann schick ihn ab, indem du auf den rot marklierten Bereich "Hochladen" klickst.

Warte auf die Auszahlung

Die Auszahlung kann einige Tage oder Wochen dauern, denn auch unser Kassenwart ist ehrenamtlich in seiner Freizeit dafür verantwortlich!