Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an Keycloak gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen Vorstand und Mitgliederverwaltung.

Paperless Übersicht

Dokumente sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird Ingestion genannt):

• Per E-Mail: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
  • Die Mitgliederverwaltung: mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de
  • Den Vorstand: vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de
• Per Ordner: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
• Per Weboberfläche: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.

Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:

Der Scanner ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:

• SCAN Vorstand - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
• SCAN MV - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt

Metadaten

Jedem Dokument werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:

• Korrespondent: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
  • Für Mitglieder: Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer), also beispielsweise "Daniel Herrmann (#250)"
  • Für Gäste: Vorname Nachname (GEindeutigeNummer), also beispielsweise "Max Mustermann (G1244)"
  • Bei Vereinseintritt und Vereinsaustritt werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
• Tags: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. Tags dienen der einfacheren Zuordnung und dem Wiederfinden von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
  • Inbox Mitgliederverwaltung - Alle Dokumente die per Mail oder per Ordner für die Gruppe Mitgliederverwaltung aufgenommen wurden und nicht automatisch zugeordnet werden konnten.
  • Inbox Vorstand - Alle Dokumente die per Mail oder per Ordner für die Gruppe Vorstand aufgenommen wurden und nicht automatisch zugeordnet werden konnten.
• Dokumenten-Typen: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
  • Mitgliedsantrag
  • SEPA Lastschriftmandat
  • Studienbescheinigung
  • Bestätigung Schlüsselausgabe
  • Verpflichtungserklärung Datenschutz
  • Übungsleitervertrag
  • Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
  • Bestellung als Einweiser:in
  • Haftungsausschluss
  • Einweisungszettel
  • Lagervertrag Kistenlager
  • Lagervertrag Projektlager

• Storage Path: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der Dokumentation von Paperless zu File Name Handling.

Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a storage path will automatically be reflected in the file system. However, when changing PAPERLESS_FILENAME_FORMAT you will need to manually run the document renamer to move any existing documents.

In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:

Automatische Zuordnung von Metadaten

Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.

Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines JSON Web Tokens (JWT).