Änderungen von Dokument Paperless NGX

Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

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1	1	Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>path:/bin/view/IN/IT%20Infrastruktur/IT%20im%20Makerspace/%5BHOWTO%5D%20Makerspace%20VPN/]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[Keycloak>>path:/bin/view/IN/IT%20Infrastruktur/Services/Keycloak/]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
2	2
3		-== Paperless Übersicht ==
	3	+= Paperless Übersicht =
4	4
5	5	**Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
6	6
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15	15	{{diagram reference="PROJ.Digitale Mitgliederverwaltung.Paperless NGX.Diagram" cached="false"/}}
16	16
	17	+Der Scanner ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
	18	+
	19	+* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
	20	+* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
	21	+
	22	+= Metadaten =
	23	+
	24	+Jedem Dokument werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
	25	+
	26	+* **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
	27	+** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
	28	+** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
	29	+** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
	30	+* **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
	31	+** **Inbox Mitgliederverwaltung** - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
	32	+** **Inbox Vorstand** - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
	33	+* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
	34	+** Mitgliedsantrag
	35	+** SEPA Lastschriftmandat
	36	+** Studienbescheinigung
	37	+** Bestätigung Schlüsselausgabe
	38	+** Verpflichtungserklärung Datenschutz
	39	+** Übungsleitervertrag
	40	+** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
	41	+** Bestellung als Einweiser:in
	42	+** Haftungsausschluss
	43	+** Einweisungszettel
	44	+** Lagervertrag Kistenlager
	45	+** Lagervertrag Projektlager
	46	+* (((
	47	+**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling]].
	48	+)))
	49	+
	50	+>Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a [[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths]] will automatically be reflected in the file system. However, when changing PAPERLESS_FILENAME_FORMAT you will need to manually run the [[document renamer>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer]] to move any existing documents.
	51	+
	52	+In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
	53	+
	54	+|=Name|=Definition|=Sichtbar für|=Anwendung
	55	+|Mitglieder Einweisungszettel|~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}|Mitgliederverwaltung|Einweisungszettel
	56	+|Mitglieder Unterlagen|~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}|Mitgliederverwaltung|Alle
	57	+|Vorstand Dokumente|~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}|Vorstand|
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