Änderungen von Dokument Paperless NGX

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 6 gelöscht)
  • Screenshot 2026-02-22 at 11.36.43.png
  • accept.png
  • barcode.jpg
  • image-2025-8-25_10-19-25.png
  • information.png
  • pencil.png

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -1,6 +1,6 @@
1	1	Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>path:/bin/view/IN/IT%20Infrastruktur/IT%20im%20Makerspace/%5BHOWTO%5D%20Makerspace%20VPN/]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[Keycloak>>path:/bin/view/IN/IT%20Infrastruktur/Services/Keycloak/]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
2	2
3		-= Paperless Übersicht =
	3	+== Paperless Übersicht ==
4	4
5	5	**Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
6	6
...	...	@@ -14,739 +14,4 @@
14	14
15	15	{{diagram reference="PROJ.Digitale Mitgliederverwaltung.Paperless NGX.Diagram" cached="false"/}}
16	16
17		-Der Scanner ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
18		-
19		-* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
20		-* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
21		-
22		-= Metadaten =
23		-
24		-Jedem Dokument werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
25		-
26		-* **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
27		-** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
28		-** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
29		-** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
30		-* **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
31		-** **Inbox Mitgliederverwaltung** - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
32		-** **Inbox Vorstand** - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
33		-* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
34		-** Mitgliedsantrag
35		-** SEPA Lastschriftmandat
36		-** Studienbescheinigung
37		-** Bestätigung Schlüsselausgabe
38		-** Verpflichtungserklärung Datenschutz
39		-** Übungsleitervertrag
40		-** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
41		-** Bestellung als Einweiser:in
42		-** Haftungsausschluss
43		-** Einweisungszettel
44		-** Lagervertrag Kistenlager
45		-** Lagervertrag Projektlager
46		-* (((
47		-**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling]].
48		-)))
49		-
50		->Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a [[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths]] will automatically be reflected in the file system. However, when changing PAPERLESS_FILENAME_FORMAT you will need to manually run the [[document renamer>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer]] to move any existing documents.
51		-
52		-In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
53		-
54		-|=Name|=Definition|=Sichtbar für|=Anwendung
55		-|Mitglieder Einweisungszettel|~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}|Mitgliederverwaltung|Einweisungszettel
56		-|Mitglieder Unterlagen|~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}|Mitgliederverwaltung|Alle anderen Mitgliederdokumente
57		-|Vorstand Dokumente|~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}|Vorstand|Alle Vorstandsdokumente
58		-
59		-== Automatische Zuordnung von Metadaten ==
60		-
61		-Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
62		-
63		-**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
64		-
65		-=== Erzeugung des QR Codes ===
66		-
67		-Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes funktioniert wie folgt:
68		-
69		-* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
70		-* **JWT** erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
71		-** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
72		-** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
73		-** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
74		-* **QR code erzeugen**: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
75		-
76		-=== Header ===
77		-
78		-Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
79		-
80		-=== Body ===
81		-
82		-Die folgenden Claims sind im Body verfügbar.
83		-
84		-|=(((
85		-Claim
86		-)))|=(((
87		-Type
88		-)))|=(((
89		-Pflicht
90		-)))|=(((
91		-Beschreibung
92		-)))
93		-|(((
94		-id
95		-)))|(((
96		-UUID4
97		-)))|(((
98		-✅️
99		-)))|(((
100		-Eindeutige ID dieses Dokuments
101		-)))
102		-|(((
103		-time
104		-)))|(((
105		-Zahl
106		-)))|(((
107		-✅️
108		-)))|(((
109		-UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
110		-)))
111		-|(((
112		-exp
113		-)))|(((
114		-Zahl
115		-)))|(((
116		-✅️
117		-)))|(((
118		-UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
119		-)))
120		-|(((
121		-typ
122		-)))|(((
123		-String
124		-)))|(((
125		-✅️
126		-)))|(((
127		-Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
128		-)))
129		-|mode|String|✅️ |Kann entweder "digital" oder "manual" sein und bestimmt, ob N8n den unterschriebenen Vertrag ans Backend meldet.
130		-|(((
131		-cor
132		-)))|(((
133		-String
134		-)))|(((
135		-❌️
136		-)))|(((
137		-Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
138		-)))
139		-|(((
140		-tags
141		-)))|(((
142		-List[String]
143		-)))|(((
144		-❌️
145		-)))|(((
146		-Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
147		-)))
148		-|(((
149		-spth
150		-)))|(((
151		-String
152		-)))|(((
153		-❌️
154		-)))|(((
155		-Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
156		-)))
157		-|(((
158		-opt
159		-)))|(((
160		-dict
161		-)))|(((
162		-❌️
163		-)))|(((
164		-Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
165		-)))
166		-
167		-=== Footer ===
168		-
169		-Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
170		-
171		-{{success}}
172		-**Algorithmus**
173		-
174		-Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
175		-
176		-Für diesen Anwendungsfall nutzen wir **HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
177		-{{/success}}
178		-
179		-=== Auswahl der Library ===
180		-
181		-Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
182		-
183		-|=(((
184		-Name
185		-)))|=(((
186		-CVE
187		-)))|=(((
188		-Github
189		-)))|=(((
190		-GH⭐
191		-)))|=(((
192		-Letztes Release
193		-)))|=(((
194		-Offene Issues
195		-)))|=(((
196		-Dokumentation
197		-)))|=(((
198		-Qualität Dokumentation
199		-)))|=(((
200		-In Backend vorhanden?
201		-)))|=(((
202		-In Paperless vorhanden?
203		-)))
204		-|(((
205		-python-jose
206		-)))|(((
207		-3/0
208		-)))|(((
209		-[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose]]
210		-)))|(((
211		-1.7k
212		-)))|(((
213		-28.05.2025
214		-)))|(((
215		-83
216		-)))|(((
217		-[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/]]
218		-)))|(((
219		-⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
220		-)))|(((
221		-❌️
222		-)))|(((
223		-❌️
224		-)))
225		-|(((
226		-pyJWT
227		-)))|(((
228		-4/0
229		-)))|(((
230		-[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt]]
231		-)))|(((
232		-5.4k
233		-)))|(((
234		-28.11.2024
235		-)))|(((
236		-30
237		-)))|(((
238		-[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io]]
239		-)))|(((
240		-➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
241		-)))|(((
242		-✅️ 2.10.1
243		-Dep von firebase
244		-)))|(((
245		-✅️ 2.10.1
246		-)))
247		-|(((
248		-JWCrypto
249		-)))|(((
250		-5/0
251		-)))|(((
252		-[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto]]
253		-)))|(((
254		-465
255		-)))|(((
256		-06.03.2024
257		-)))|(((
258		-8
259		-)))|(((
260		-[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io]]
261		-)))|(((
262		-➕️ API Doc, einige Beispiele
263		-)))|(((
264		-✅️ 1.5.6
265		-Dep von python-keycloak
266		-)))|(((
267		-❌️
268		-)))
269		-
270		-Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
271		-
272		-=== QR Code ===
273		-
274		-Als Format für den Code wurde ein Standard QR Code ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Es wurde ebenfalls mit PDF417 Codes experimentiert, jedoch funktioniert die Erkennung mit Python Libraries nur sehr schlecht. Ein QR Code sieht beispielsweise so aus:
275		-
276		-[[image:Screenshot 2026-02-22 at 11.36.43.png||height="150"]]
277		-
278		-=== Post Consumption Script ===
279		-
280		-Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script]]
281		-
282		-Das Script macht drei Dinge:
283		-
284		-* Es scannt jedes neue Dokument nach eingebetteten QR Codes
285		-* Jeder gefundene Code wird versucht als JWT zu Parsen. Fehler werden ignoriert
286		-* Wird ein Code erfolgreich geparsed, wird die Signatur validiert. Wenn erfolgreich:
287		-** werden die Meta-Daten über die Paperless API zugewiesen
288		-** ein N8n Workflow "[[Paperless Document Consumed>>url:https://n8n.mksp-da.de/workflow/4HYqb15erC7Q9vYK/executions/27908]]" wird ausgeführt. Dieser erhält den Inhalt des QR Code als Parameter (inklusive eventuell übermittelter zusätzlicher Daten) und kann automatisch Aktionen ausführen - so wird beispielsweise der Signaturvorgang im Backend als "beendet" markiert.
289		-** Je nach Signatur-Typ löst das Backend dann automatisch Folgeaktionen aus.
290		-
291		-== Paperless Berechtigungen ==
292		-
293		-Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
294		-
295		-=== Benutzer und Gruppen ===
296		-
297		-Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
298		-
299		-* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
300		-* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
301		-* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
302		-
303		-Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
304		-
305		-=== Globale Berechtigungen ===
306		-
307		-Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
308		-
309		-|=(((
310		-Berechtigung
311		-)))|=(((
312		-Beschreibung
313		-)))|=(((
314		-Mitgliederverwaltung
315		-)))|=(((
316		-Vorstand
317		-)))|=(((
318		-IT Admin
319		-)))|=(((
320		-Notiz
321		-)))
322		-|=(((
323		-Document
324		-)))|(((
325		-Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
326		-)))|(((
327		-ALLE
328		-)))|(((
329		-ALLE
330		-)))|(((
331		-KEINE
332		-)))|(((
333		-Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
334		-)))
335		-|=(((
336		-Tag
337		-)))|(((
338		-Sehen und bearbeiten von Tags.
339		-)))|(((
340		-Anzeigen
341		-)))|(((
342		-ALLE
343		-)))|(((
344		-ALLE
345		-)))|(((
346		-Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
347		-)))
348		-|=(((
349		-Correspondent
350		-)))|(((
351		-Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
352		-)))|(((
353		-Anzeigen
354		-)))|(((
355		-ALLE
356		-)))|(((
357		-ALLE
358		-)))|(((
359		-Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
360		-)))
361		-|=(((
362		-DocumentType
363		-)))|(((
364		-Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
365		-)))|(((
366		-Anzeigen
367		-)))|(((
368		-ALLE
369		-)))|(((
370		-ALLE
371		-)))|(((
372		-Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
373		-)))
374		-|=(((
375		-StoragePath
376		-)))|(((
377		-Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
378		-)))|(((
379		-Anzeigen
380		-)))|(((
381		-Anzeigen
382		-)))|(((
383		-ALLE
384		-)))|(((
385		-Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
386		-)))
387		-|=(((
388		-SavedView
389		-)))|(((
390		-Ansichten erzeugen und speichern
391		-)))|(((
392		-ALLE
393		-)))|(((
394		-ALLE
395		-)))|(((
396		-KEINE
397		-)))|(((
398	398
399		-)))
400		-|=(((
401		-PaperlessTask
402		-)))|(((
403		-Dateiaufgaben einsehen und löschen
404		-)))|(((
405		-KEINE
406		-)))|(((
407		-KEINE
408		-)))|(((
409		-ALLE
410		-)))|(((
411		-
412		-)))
413		-|=(((
414		-AppConfig
415		-)))|(((
416		-Konfiguration von Paperless NGX selbst
417		-)))|(((
418		-KEINE
419		-)))|(((
420		-KEINE
421		-)))|(((
422		-ALLE
423		-)))|(((
424		-
425		-)))
426		-|=(((
427		-UISettings
428		-)))|(((
429		-Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
430		-)))|(((
431		-ALLE
432		-)))|(((
433		-ALLE
434		-)))|(((
435		-ALLE
436		-)))|(((
437		-
438		-)))
439		-|=(((
440		-History
441		-)))|(((
442		-Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
443		-)))|(((
444		-Anzeigen
445		-)))|(((
446		-Anzeigen
447		-)))|(((
448		-KEINE
449		-)))|(((
450		-Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
451		-)))
452		-|=(((
453		-Note
454		-)))|(((
455		-Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
456		-)))|(((
457		-ALLE
458		-)))|(((
459		-ALLE
460		-)))|(((
461		-KEINE
462		-)))|(((
463		-Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
464		-)))
465		-|=(((
466		-MailAccount
467		-)))|(((
468		-Mail-Accounts verwalten
469		-)))|(((
470		-KEINE
471		-)))|(((
472		-Anzeigen
473		-)))|(((
474		-ALLE
475		-)))|(((
476		-
477		-)))
478		-|=(((
479		-MailRule
480		-)))|(((
481		-Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
482		-)))|(((
483		-KEINE
484		-)))|(((
485		-ALLE
486		-)))|(((
487		-ALLE
488		-)))|(((
489		-
490		-)))
491		-|=(((
492		-User
493		-)))|(((
494		-Benutzer einsehen oder verwalten
495		-)))|(((
496		-KEINE
497		-)))|(((
498		-Anzeigen
499		-)))|(((
500		-ALLE
501		-)))|(((
502		-
503		-)))
504		-|=(((
505		-Group
506		-)))|(((
507		-Gruppen einsehen oder verwalten
508		-)))|(((
509		-KEINE
510		-)))|(((
511		-Anzeigen
512		-)))|(((
513		-ALLE
514		-)))|(((
515		-
516		-)))
517		-|=(((
518		-ShareLink
519		-)))|(((
520		-Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
521		-)))|(((
522		-KEINE
523		-)))|(((
524		-KEINE
525		-)))|(((
526		-KEINE
527		-)))|(((
528		-
529		-)))
530		-|=(((
531		-CustomField
532		-)))|(((
533		-Custom Fields einsehen oder verwalten
534		-)))|(((
535		-Anzeigen
536		-)))|(((
537		-Anzeigen
538		-)))|(((
539		-ALLE
540		-)))|(((
541		-
542		-)))
543		-|=(((
544		-Workflow
545		-)))|(((
546		-Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
547		-)))|(((
548		-KEINE
549		-)))|(((
550		-KEINE
551		-)))|(((
552		-ALLE
553		-)))|(((
554		-
555		-)))
556		-
557		-=== Objekt-Berechtigungen ===
558		-
559		-Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
560		-
561		-* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
562		-* Zusätzliche Berechtigungen:
563		-** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
564		-** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
565		-
566		-Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
567		-
568		-[[image:image-2025-8-25_10-19-25.png||height="250"]]
569		-
570		-{{info}}
571		-**Berechtigungen**
572		-
573		-Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
574		-{{/info}}
575		-
576		-|=(((
577		-Globale Berechtigung
578		-)))|=(((
579		-Owner
580		-)))|=(((
581		-Objekt-Berechtigung
582		-)))|=(((
583		-Ergebnis
584		-)))
585		-|(((
586		-❌️
587		-)))|(((
588		-Egal
589		-)))|(((
590		-Egal
591		-)))|(((
592		-❌️
593		-)))
594		-|(((
595		-✅️
596		-)))|(((
597		-✅️
598		-)))|(((
599		-Egal
600		-)))|(((
601		-✅️
602		-)))
603		-|(((
604		-✅️
605		-)))|(((
606		-❌️
607		-)))|(((
608		-❌️
609		-)))|(((
610		-❌️
611		-)))
612		-|(((
613		-✅️
614		-)))|(((
615		-❌️
616		-)))|(((
617		-✅️
618		-)))|(((
619		-✅️
620		-)))
621		-
622		-Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
623		-
624		-=== Lokale Owner ===
625		-
626		-Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
627		-
628		-|=(((
629		-Benutzer
630		-)))|=(((
631		-Verwendet für
632		-)))
633		-|=(((
634		-mksp-mv-owner
635		-)))|(((
636		-Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
637		-)))
638		-|=(((
639		-mksp-vs-owner
640		-)))|(((
641		-Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
642		-)))
643		-
644		-=== Standard-Objekt-Berechtigungen ===
645		-
646		-Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
647		-
648		-|=(% rowspan="2" %)(((
649		-Objekt
650		-
651		-)))|=(% colspan="3" %)(((
652		-Mitgliederverwaltung
653		-)))|=(% rowspan="7" %)(((
654		-
655		-)))|=(% colspan="3" %)(((
656		-Vorstandspost
657		-)))
658		-|=(((
659		-Owner
660		-)))|=(((
661		-Anzeigen
662		-)))|=(((
663		-Bearbeiten
664		-)))|=(((
665		-Owner
666		-)))|=(((
667		-Anzeigen
668		-)))|=(((
669		-Bearbeiten
670		-)))
671		-|=(((
672		-Dokument
673		-)))|(((
674		-mksp-mv-owner
675		-)))|(((
676		-Mitgliederverwaltung
677		-)))|(((
678		-Mitgliederverwaltung
679		-)))|(((
680		-mksp-vs-owner
681		-)))|(((
682		-Vorstand
683		-)))|(((
684		-Vorstand
685		-)))
686		-|=(((
687		-Dokumenttyp
688		-)))|(((
689		-mksp-mv-owner
690		-)))|(((
691		-Mitgliederverwaltung, IT Admin
692		-)))|(((
693		-IT Admin
694		-)))|(((
695		-mksp-vs-owner
696		-)))|(((
697		-Vorstand
698		-)))|(((
699		-Vorstand
700		-)))
701		-|=(((
702		-Tag
703		-)))|(((
704		-mksp-mv-owner
705		-)))|(((
706		-Mitgliederverwaltung, IT Admin
707		-)))|(((
708		-IT Admin
709		-)))|(((
710		-mksp-vs-owner
711		-)))|(((
712		-Vorstand
713		-)))|(((
714		-Vorstand
715		-)))
716		-|=(((
717		-Korrespondent
718		-)))|(((
719		-mksp-mv-owner
720		-)))|(((
721		-Mitgliederverwaltung, IT Admin
722		-)))|(((
723		-IT Admin
724		-)))|(((
725		-mksp-vs-owner
726		-)))|(((
727		-Vorstand
728		-)))|(((
729		-Vorstand
730		-)))
731		-|=(((
732		-Speicherpfad
733		-)))|(((
734		-mksp-mv-owner
735		-)))|(((
736		-Mitgliederverwaltung, IT Admin
737		-)))|(((
738		-IT Admin
739		-)))|(((
740		-mksp-vs-owner
741		-)))|(((
742		-Vorstand
743		-)))|(((
744		-IT Admin
745		-)))
746		-
747		-== Workflows ==
748		-
749		-Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
750		-
751		-* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
752		-* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.

Screenshot 2026-02-22 at 11.36.43.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-217.5 KB

Inhalt

accept.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-724 bytes

Inhalt

barcode.jpg

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-46.6 KB

Inhalt

image-2025-8-25_10-19-25.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-13.3 KB

Inhalt

information.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-723 bytes

Inhalt

pencil.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.dherrman

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-388 bytes

Inhalt