Änderungen von Dokument Paperless NGX

Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -276,7 +276,7 @@
276	276	Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
277	277
278	278
279		-[[image:/bin/download/PROJ/Digitale%20Mitgliederverwaltung/WebHome/barcode.jpg?height=250&rev=1.1||alt="barcode.jpg" height="250"]]
	279	+[[image:barcode.jpg||height="250"]]
280	280
281	281	Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
282	282
...	...	@@ -288,4 +288,465 @@
288	288
289	289	Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script]]
290	290
	291	+== Paperless Berechtigungen ==
291	291
	293	+Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
	294	+
	295	+=== Benutzer und Gruppen ===
	296	+
	297	+Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
	298	+
	299	+* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
	300	+* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
	301	+* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
	302	+
	303	+Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
	304	+
	305	+=== Globale Berechtigungen ===
	306	+
	307	+Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
	308	+
	309	+|=(((
	310	+Berechtigung
	311	+)))|=(((
	312	+Beschreibung
	313	+)))|=(((
	314	+Mitgliederverwaltung
	315	+)))|=(((
	316	+Vorstand
	317	+)))|=(((
	318	+IT Admin
	319	+)))|=(((
	320	+Notiz
	321	+)))
	322	+|=(((
	323	+Document
	324	+)))|(((
	325	+Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
	326	+)))|(((
	327	+ALLE
	328	+)))|(((
	329	+ALLE
	330	+)))|(((
	331	+KEINE
	332	+)))|(((
	333	+Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	334	+)))
	335	+|=(((
	336	+Tag
	337	+)))|(((
	338	+Sehen und bearbeiten von Tags.
	339	+)))|(((
	340	+Anzeigen
	341	+)))|(((
	342	+ALLE
	343	+)))|(((
	344	+ALLE
	345	+)))|(((
	346	+Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	347	+)))
	348	+|=(((
	349	+Correspondent
	350	+)))|(((
	351	+Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
	352	+)))|(((
	353	+Anzeigen
	354	+)))|(((
	355	+ALLE
	356	+)))|(((
	357	+ALLE
	358	+)))|(((
	359	+Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	360	+)))
	361	+|=(((
	362	+DocumentType
	363	+)))|(((
	364	+Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
	365	+)))|(((
	366	+Anzeigen
	367	+)))|(((
	368	+ALLE
	369	+)))|(((
	370	+ALLE
	371	+)))|(((
	372	+Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	373	+)))
	374	+|=(((
	375	+StoragePath
	376	+)))|(((
	377	+Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
	378	+)))|(((
	379	+Anzeigen
	380	+)))|(((
	381	+Anzeigen
	382	+)))|(((
	383	+ALLE
	384	+)))|(((
	385	+Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	386	+)))
	387	+|=(((
	388	+SavedView
	389	+)))|(((
	390	+Ansichten erzeugen und speichern
	391	+)))|(((
	392	+ALLE
	393	+)))|(((
	394	+ALLE
	395	+)))|(((
	396	+KEINE
	397	+)))|(((
	398	+
	399	+)))
	400	+|=(((
	401	+PaperlessTask
	402	+)))|(((
	403	+Dateiaufgaben einsehen und löschen
	404	+)))|(((
	405	+KEINE
	406	+)))|(((
	407	+KEINE
	408	+)))|(((
	409	+ALLE
	410	+)))|(((
	411	+
	412	+)))
	413	+|=(((
	414	+AppConfig
	415	+)))|(((
	416	+Konfiguration von Paperless NGX selbst
	417	+)))|(((
	418	+KEINE
	419	+)))|(((
	420	+KEINE
	421	+)))|(((
	422	+ALLE
	423	+)))|(((
	424	+
	425	+)))
	426	+|=(((
	427	+UISettings
	428	+)))|(((
	429	+Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
	430	+)))|(((
	431	+ALLE
	432	+)))|(((
	433	+ALLE
	434	+)))|(((
	435	+ALLE
	436	+)))|(((
	437	+
	438	+)))
	439	+|=(((
	440	+History
	441	+)))|(((
	442	+Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
	443	+)))|(((
	444	+Anzeigen
	445	+)))|(((
	446	+Anzeigen
	447	+)))|(((
	448	+KEINE
	449	+)))|(((
	450	+Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
	451	+)))
	452	+|=(((
	453	+Note
	454	+)))|(((
	455	+Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
	456	+)))|(((
	457	+ALLE
	458	+)))|(((
	459	+ALLE
	460	+)))|(((
	461	+KEINE
	462	+)))|(((
	463	+Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
	464	+)))
	465	+|=(((
	466	+MailAccount
	467	+)))|(((
	468	+Mail-Accounts verwalten
	469	+)))|(((
	470	+KEINE
	471	+)))|(((
	472	+Anzeigen
	473	+)))|(((
	474	+ALLE
	475	+)))|(((
	476	+
	477	+)))
	478	+|=(((
	479	+MailRule
	480	+)))|(((
	481	+Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
	482	+)))|(((
	483	+KEINE
	484	+)))|(((
	485	+ALLE
	486	+)))|(((
	487	+ALLE
	488	+)))|(((
	489	+
	490	+)))
	491	+|=(((
	492	+User
	493	+)))|(((
	494	+Benutzer einsehen oder verwalten
	495	+)))|(((
	496	+KEINE
	497	+)))|(((
	498	+Anzeigen
	499	+)))|(((
	500	+ALLE
	501	+)))|(((
	502	+
	503	+)))
	504	+|=(((
	505	+Group
	506	+)))|(((
	507	+Gruppen einsehen oder verwalten
	508	+)))|(((
	509	+KEINE
	510	+)))|(((
	511	+Anzeigen
	512	+)))|(((
	513	+ALLE
	514	+)))|(((
	515	+
	516	+)))
	517	+|=(((
	518	+ShareLink
	519	+)))|(((
	520	+Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
	521	+)))|(((
	522	+KEINE
	523	+)))|(((
	524	+KEINE
	525	+)))|(((
	526	+KEINE
	527	+)))|(((
	528	+
	529	+)))
	530	+|=(((
	531	+CustomField
	532	+)))|(((
	533	+Custom Fields einsehen oder verwalten
	534	+)))|(((
	535	+Anzeigen
	536	+)))|(((
	537	+Anzeigen
	538	+)))|(((
	539	+ALLE
	540	+)))|(((
	541	+
	542	+)))
	543	+|=(((
	544	+Workflow
	545	+)))|(((
	546	+Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
	547	+)))|(((
	548	+KEINE
	549	+)))|(((
	550	+KEINE
	551	+)))|(((
	552	+ALLE
	553	+)))|(((
	554	+
	555	+)))
	556	+
	557	+=== Objekt-Berechtigungen ===
	558	+
	559	+Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
	560	+
	561	+* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
	562	+* Zusätzliche Berechtigungen:
	563	+** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
	564	+** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
	565	+
	566	+Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
	567	+
	568	+[[image:image-2025-8-25_10-19-25.png||height="250"]]
	569	+
	570	+{{info}}
	571	+**Berechtigungen**
	572	+
	573	+Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
	574	+{{/info}}
	575	+
	576	+|=(((
	577	+Globale Berechtigung
	578	+)))|=(((
	579	+Owner
	580	+)))|=(((
	581	+Objekt-Berechtigung
	582	+)))|=(((
	583	+Ergebnis
	584	+)))
	585	+|(((
	586	+❌️
	587	+)))|(((
	588	+Egal
	589	+)))|(((
	590	+Egal
	591	+)))|(((
	592	+❌️
	593	+)))
	594	+|(((
	595	+✅️
	596	+)))|(((
	597	+✅️
	598	+)))|(((
	599	+Egal
	600	+)))|(((
	601	+✅️
	602	+)))
	603	+|(((
	604	+✅️
	605	+)))|(((
	606	+❌️
	607	+)))|(((
	608	+❌️
	609	+)))|(((
	610	+❌️
	611	+)))
	612	+|(((
	613	+✅️
	614	+)))|(((
	615	+❌️
	616	+)))|(((
	617	+✅️
	618	+)))|(((
	619	+✅️
	620	+)))
	621	+
	622	+Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
	623	+
	624	+=== Lokale Owner ===
	625	+
	626	+Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
	627	+
	628	+|=(((
	629	+Benutzer
	630	+)))|=(((
	631	+Verwendet für
	632	+)))
	633	+|=(((
	634	+mksp-mv-owner
	635	+)))|(((
	636	+Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
	637	+)))
	638	+|=(((
	639	+mksp-vs-owner
	640	+)))|(((
	641	+Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
	642	+)))
	643	+
	644	+=== Standard-Objekt-Berechtigungen ===
	645	+
	646	+Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
	647	+
	648	+|=(% rowspan="2" %)(((
	649	+Objekt
	650	+
	651	+)))|=(% colspan="3" %)(((
	652	+Mitgliederverwaltung
	653	+)))|=(% rowspan="7" %)(((
	654	+
	655	+)))|=(% colspan="3" %)(((
	656	+Vorstandspost
	657	+)))
	658	+|=(((
	659	+Owner
	660	+)))|=(((
	661	+Anzeigen
	662	+)))|=(((
	663	+Bearbeiten
	664	+)))|=(((
	665	+Owner
	666	+)))|=(((
	667	+Anzeigen
	668	+)))|=(((
	669	+Bearbeiten
	670	+)))
	671	+|=(((
	672	+Dokument
	673	+)))|(((
	674	+mksp-mv-owner
	675	+)))|(((
	676	+Mitgliederverwaltung
	677	+)))|(((
	678	+Mitgliederverwaltung
	679	+)))|(((
	680	+mksp-vs-owner
	681	+)))|(((
	682	+Vorstand
	683	+)))|(((
	684	+Vorstand
	685	+)))
	686	+|=(((
	687	+Dokumenttyp
	688	+)))|(((
	689	+mksp-mv-owner
	690	+)))|(((
	691	+Mitgliederverwaltung, IT Admin
	692	+)))|(((
	693	+IT Admin
	694	+)))|(((
	695	+mksp-vs-owner
	696	+)))|(((
	697	+Vorstand
	698	+)))|(((
	699	+Vorstand
	700	+)))
	701	+|=(((
	702	+Tag
	703	+)))|(((
	704	+mksp-mv-owner
	705	+)))|(((
	706	+Mitgliederverwaltung, IT Admin
	707	+)))|(((
	708	+IT Admin
	709	+)))|(((
	710	+mksp-vs-owner
	711	+)))|(((
	712	+Vorstand
	713	+)))|(((
	714	+Vorstand
	715	+)))
	716	+|=(((
	717	+Korrespondent
	718	+)))|(((
	719	+mksp-mv-owner
	720	+)))|(((
	721	+Mitgliederverwaltung, IT Admin
	722	+)))|(((
	723	+IT Admin
	724	+)))|(((
	725	+mksp-vs-owner
	726	+)))|(((
	727	+Vorstand
	728	+)))|(((
	729	+Vorstand
	730	+)))
	731	+|=(((
	732	+Speicherpfad
	733	+)))|(((
	734	+mksp-mv-owner
	735	+)))|(((
	736	+Mitgliederverwaltung, IT Admin
	737	+)))|(((
	738	+IT Admin
	739	+)))|(((
	740	+mksp-vs-owner
	741	+)))|(((
	742	+Vorstand
	743	+)))|(((
	744	+IT Admin
	745	+)))
	746	+
	747	+== Workflows ==
	748	+
	749	+Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
	750	+
	751	+* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
	752	+* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.