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Version 76.7 von Daniel Herrmann am 2026/02/07 10:38
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1 Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:
2
3 * möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen
4 * die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden
5 * der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann
6 * die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente
7
8 zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9
10 = Inhaltsverzeichnis =
11
12 {{toc/}}
13
14 = Hintergrundinformationen =
15
16 Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17
18 In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
19
20 * Die **einfache elektronische Signatur (EES)** ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
21 * Die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicherstellen. Das geschieht meist über kryptografische Verfahren und persönliche Signaturschlüssel, die nur der Unterzeichner kontrolliert. Bekannte Beispiele sind Signaturen mit DocuSign, Adobe Sign oder FP Sign, bei denen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN oder App) erfolgt, oder Signaturen mit einem persönlichen Zertifikat aus einer Public-Key-Infrastruktur. Die FES bietet einen hohen Beweiswert vor Gericht, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Sie wird häufig für B2B-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder wichtige, aber formfrei mögliche Vereinbarungen eingesetzt.
22 * Die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)** ist die sicherste Form und in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie darf nur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem staatlich zugelassenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird (z. B. D-Trust, Swisscom oder A-Trust). Die Erstellung erfolgt über eine sichere Signaturerstellungseinheit, wie eine Signaturkarte mit Kartenleser oder einen Fernsignaturdienst mit starker Identifizierung (z. B. VideoIdent). Die QES ist rechtlich zwingend erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform nach § 126a BGB vorgeschrieben ist, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen, Verbraucherdarlehensverträgen oder in behördlichen und gerichtlichen Verfahren.
23
24 Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
25
26 (% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
27 |=(((
28 Signaturtyp
29 )))|=(((
30 Sicherheitsniveau
31 )))|=(((
32 Rechtliche Wirkung
33 )))|=(((
34 Umsetzung
35 )))
36 |(((
37 **EES**
38 )))|(((
39 niedrig
40 )))|(((
41 schwacher Beweiswert
42 )))|(((
43 Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
44 )))
45 |(((
46 **FES**
47 )))|(((
48 mittel
49 )))|(((
50 starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
51 )))|(((
52 Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
53 )))
54 |(((
55 **QES**
56 )))|(((
57 hoch
58 )))|(((
59 gesetzlich Schriftformersatz
60 )))|(((
61 Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
62 )))
63
64
65
66 {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
67 Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
68 {{/confluence_tip}}
69
70 = Dokumente und Workflow =
71
72 == Dokumenten-Arten ==
73
74 Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
75
76 (% class="wrapped" %)
77 |=(((
78 Dokumenten-Typ
79 )))|=(((
80 Vollständig
81 digitalisieren
82 )))|=(((
83 Prozess heute
84 )))|=(((
85 Notwendige Änderungen
86 )))|=Status
87 |(((
88 Mitgliedsantrag
89 )))|(((
90 ✅️
91 )))|(((
92 * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
93 * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt
94 * Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst
95 * Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei
96 * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
97 * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
98 )))|(((
99 Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
100
101 * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
102 * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
103 ** Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet
104 ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
105 * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
106 * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
107 )))|**Fertig** ✅️
108 |(((
109 SEPA Lastschriftmandat
110 )))|(((
111 ✅️
112 )))|(((
113 Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
114 )))|(((
115 **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
116 )))|(((
117 **Fertig**
118
119 ✅️
120 )))
121 |(((
122 Studienbescheinigung
123 )))|(((
124 ✅️
125 )))|(((
126 Bescheinigung wird von Mitglied eingescannt und per Mail an die Mitgliederverwaltung geschickt
127
128 Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
129 )))|(((
130 **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
131 )))|Offen
132 |(((
133 Ausweiskopie
134 )))|(((
135 ❌️
136 )))|(((
137 Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.
138
139 Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
140 )))|(((
141 **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
142 )))|Offen
143 |(((
144 Formular Schlüsselausgabe
145 )))|(((
146 ⚠️
147 )))|(((
148 Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt
149
150 Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.
151
152 Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.
153 )))|(((
154 ⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
155 Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.
156
157 Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:
158
159 * Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
160 * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
161
162 Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
163 )))|Offen
164 |(((
165 Verpflichtungserklärung Datenschutz
166 )))|(((
167 ✅️
168 )))|(((
169 Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
170
171 Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
172 Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
173 )))|(((
174 **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
175 )))|(((
176 **Fertig**
177
178 ✅️
179 )))
180 |(((
181 Übungsleitervertrag
182 )))|(((
183 ✅️
184 )))|(((
185 Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.
186
187 Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:
188
189 * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
190 * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
191 )))|(((
192 **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
193
194 Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
195 )))|(((
196 **Fertig**
197
198 ✅️
199 )))
200 |(((
201 Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
202 )))|(((
203 ❌️
204 )))|(((
205 Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)
206
207 Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
208 )))|(((
209 Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
210 )))|(((
211 **Fertig**
212
213 ✅️
214 )))
215 |(((
216 Bestellung eines Einweisers
217 )))|(((
218 ✅️
219 )))|(((
220 **Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
221 )))|(((
222 Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
223
224 1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
225 1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
226 1. Vorstand - bestätigt die Berufung
227 1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
228
229 Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
230
231 * Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
232 * Flag auf der Homepage setzen
233 * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
234 * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
235 )))|(((
236 **Fertig**
237
238 ✅️
239 )))
240 |(((
241 Haftungsausschluss
242 )))|(((
243 ❌️
244 )))|(((
245 Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
246
247 Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
248
249 Bisher:
250
251 * Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
252 )))|(((
253 Zwei Vorschläge:
254
255 * Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
256 * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
257
258 Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
259 )))|Offen
260 |(((
261 Einweisungszettel
262 )))|(((
263 ❌️
264 )))|(((
265 Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
266 Mit Abstand die meisten Zettel
267
268 * Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
269 * Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
270 * Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
271 * Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
272 ** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
273 ** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
274 ** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
275 ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
276 * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
277 )))|(((
278 Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
279 )))|Teilweise
280 |(((
281 Lagervertrag Kistenlager
282 )))|(((
283 ✅️
284 )))|(((
285 Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
286
287 Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
288 Wenn Papierform → wird eingeworfen
289
290 Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
291 )))|(((
292 **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
293 )))|(((
294 **Fertig**
295
296 ✅️
297 )))
298 |(((
299 Lagervertrag Projektlager
300 )))|(((
301 ✅️
302 )))|(((
303 Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
304
305 Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
306 Wenn Papierform → wird eingeworfen
307
308 Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
309 )))|(((
310 **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
311 )))|(((
312 **Fertig**
313
314 ✅️
315 )))
316
317 == Workflow Beschreibung ==
318
319 Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
320
321 [[image:Prozess Allgemein.png]]
322
323 === Trigger / Starten des Workflows ===
324
325 Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der **später eine automatische Verarbeitung ermöglicht**. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
326
327 In seltenen Fällen (Haftungsauschluss) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
328
329 ==== Start über die Homepage ====
330
331 Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
332
333 * **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
334 * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
335 * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
336
337 ==== Lokal im Makerspace ====
338
339 Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. **In diesem Fall wird das neue Kiosk-Terminal im Space verwendet**.
340
341 * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
342
343 === Dokument erstellen ===
344
345 Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
346
347 (% class="wrapped" %)
348 |=(((
349 Remote / Lokal
350 )))|=(((
351 Schriftformerfordernis
352 )))|=(((
353 Beispiel
354 )))|=(((
355 Beschreibung
356 )))
357 |(((
358 Remote
359 )))|(((
360 Nein
361 )))|(((
362 Lagervertrag, Übungsleitervertrag
363 )))|(((
364 Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
365 Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
366 )))
367 |(((
368 Remote
369 )))|(((
370 Ja
371 )))|(((
372 Einweisungszettel Online-Einweisung
373 )))|Dokument wird direkt in der der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und dem/der Benutzer:in zum Download angeboten
374 |(((
375 Lokal
376 )))|(((
377 Nein
378 )))|(((
379 Schlüsselausgabe
380 )))|(((
381 Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
382 )))
383 |(((
384 Lokal
385 )))|(((
386 Ja
387 )))|(((
388 Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
389 )))|Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
390
391 === Unterschrift leisten ===
392
393 Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
394
395 (% class="wrapped" %)
396 |=(((
397 Remote / Lokal
398 )))|=(((
399 Schriftformerfordernis
400 )))|=(((
401 Beispiel
402 )))|=(((
403 Beschreibung
404 )))
405 |(((
406 Remote
407 )))|(((
408 Nein
409 )))|(((
410 Lagervertrag, Übungsleitervertrag
411 )))|(((
412 Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
413 )))
414 |(((
415 Remote
416 )))|(((
417 Ja
418 )))|(((
419 Einweisungszettel Online-Einweisung
420 )))|(((
421 Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
422 )))
423 |(((
424 Lokal
425 )))|(((
426 Nein
427 )))|(((
428 Schlüsselausgabe
429 )))|(((
430 Unterschrift entweder:
431
432 * Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
433 * PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
434 )))
435 |(((
436 Lokal
437 )))|(((
438 Ja
439 )))|(((
440 Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
441 )))|(((
442 Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
443
444 )))
445
446 === Ablegen und Verarbeiten ===
447
448 Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
449
450 (% class="wrapped" %)
451 |=(((
452 Signatur über
453 )))|=(((
454 Paperless Ingest
455 )))|=(((
456 Ablauf
457 )))
458 |(((
459 Docuseal
460 )))|(((
461 N8n
462 )))|(((
463 Docuseal benachrichtigt die Homepage, dass alle Parteien unterschrieben haben. Dann:
464
465 * Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen und stößt eventuelle Automatisierungen an
466 * Backend publisht ein Event auf NATS, welches von N8n verarbeitet wird
467 * N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
468 )))
469 |(((
470 Tablet
471 )))|(((
472 N8n oder API
473 )))|(((
474 Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
475
476 * Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
477 * Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
478 )))
479 |(((
480 Handschriftliche Unterschrift
481 )))|(((
482 ScanSnap Scanner
483 )))|(((
484 Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
485 )))
486
487 In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
488
489 = Technisches Design =
490
491 == Vorhandene Komponenten ==
492
493 Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
494
495 * [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com||shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
496 * Homepage / Backend: Dies ist unsere Homepage, die unter [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de>>url:https://makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]] erreichbar ist. Sie bietet einige Funktionen:
497 ** Verwaltung der Einweisungen, inklusive Einweisungs-Typen, Angeboten, Erfassen von abgeschlossenen Einweisungen
498 ** Integration in EasyVerein - EasyVerein ist das führende System für Mitglieder, die Homepage synchronisiert einmal Nachts die Mitglieder aus EasyVerein
499 ** Rechnungen einsehen und einreichen - über die API von EasyVerein können Mitglieder hier einfach ihre Beitragsrechnungen einsehen und herunterladen. Ebenso können für den Verein getätigte Auslagen hier eingereicht werden.
500 * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
501 * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
502
503 == Neue Komponenten ==
504
505 === Paperless NGX ===
506
507 Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
508
509 Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
510
511 Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
512
513 === N8n ===
514
515 n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
516
517 Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
518
519 In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
520
521 === NATS ===
522
523 Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
524
525 Das Backend sendet Ereignisse (als JSON) an einen NATS-Subject (ähnlich einem MQTT Topic). NATS nimmt diese Events sofort entgegen und hält sie je nach Konfiguration im Speicher oder in einer persistierten Stream-Queue (JetStream). n8n kann dann über einen **NATS-Trigger**-Node diese Events abonnieren. Sobald ein Event eintrifft, startet n8n den zugehörigen Workflow automatisch und verarbeitet die enthaltenen Daten.
526
527 NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
528
529 == Systemübersicht ==
530
531 Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
532
533 [[image:System Architecture.png]]
534
535 Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
536
537 * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
538 * Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
539
540 Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
541
542 **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
543
544 == Dokument-Workflows ==
545
546 Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
547
548 1. **Erfordernis der Schriftform**
549 11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
550 11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
551 1. Ort der Unterschrift
552 11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
553 11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
554
555 Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
556
557 (% class="wrapped" %)
558 |=(% scope="row" %)(((
559 Workflow
560 )))|=(((
561 Schriftform erforderlich
562 )))|=(((
563 Lokal / Remote
564 )))
565 |=(((
566 Fall 1: Digital Remote
567 )))|(((
568 Nein
569 )))|(((
570 Remote
571 )))
572 |=(((
573 Fall 2: Digital Makerspace
574 )))|(((
575 Nein
576 )))|(((
577 Lokal
578 )))
579 |=(((
580 Fall 3: Handschriftlich Remote
581 )))|(((
582 Ja
583 )))|(((
584 Remote
585 )))
586 |=(((
587 Fall 4: Handschriftlich Makerspace
588 )))|(((
589 Ja
590 )))|(((
591 Lokal
592 )))
593
594 === Fall 1: Digital + Remote ===
595
596 Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
597
598 **Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
599
600 Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
601
602 [[image:Fall 1 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
603
604 1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
605 1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
606 11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
607 11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
608 1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
609 1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
610 1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
611 1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
612 1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
613 1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
614 1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
615 11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
616 11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
617 1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
618
619 === Fall 2: Digital + Makerspace ===
620
621 In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
622
623 Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
624
625 **Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
626
627 Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
628
629 [[image:Fall 2 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
630
631 1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
632 1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
633 11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
634 11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
635 11. (((
636 Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
637
638 {{expand}}
639 {{code language="json"}}
640 [
641 {
642 "id": 430,
643 "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
644 "name": "Vorname Nachname",
645 ...
646 "role": "Mitglied",
647 "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
648 },
649 {
650 "id": 431,
651 "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
652 "name": null,
653 ...
654 "role": "Verein",
655 "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
656 }
657 ]
658 {{/code}}
659 {{/expand}}
660 )))
661 1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
662 1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
663 1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
664 1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
665 1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
666 1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
667 11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
668 11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
669 1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
670
671 === Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
672
673 In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
674
675 **Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
676
677 [[image:Fall 3 Ablaufdiagramm.png]]
678
679 Die einzelnen Schritte hierbei sind:
680
681 1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
682 1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
683 11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
684 11. Der Eintrag in der Datenbank enthält alle für die Erzeugung des Dokuments notwendige Daten
685 1. Auf der Website wird ein
686 1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
687 1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
688 1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
689 1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
690 1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
691 1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
692 11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
693 11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
694 1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
695 1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
696
697 === Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
698
699 In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
700
701 **Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
702
703 [[image:Fall 4 Ablaufdiagramm.png]]
704
705 Die einzelnen Schritte hierbei sind:
706
707 1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
708 1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
709 11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
710 11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
711 1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
712 1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
713 1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
714 1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
715 1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
716 11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
717 11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
718 1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
719 1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
720
721 = Offene Punkte =
722
723 * Docuseal Logging + Monitoring
724 * N8n Error Handling