Wiki-Quellcode von Digitale Mitgliederverwaltung

Version 76.6 von Daniel Herrmann am 2026/02/07 10:36

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1.1	1	Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:
	2
	3	* möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen
	4	* die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden
	5	* der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann
	6	* die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente
	7
	8	zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
	9
48.1	10	= Inhaltsverzeichnis =
44.1	11
	12	{{toc/}}
	13
49.1	14	= Hintergrundinformationen =
2.1	15
76.2	16	Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
4.1	17
5.1	18	In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es drei Stufen elektronischer Signaturen: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
4.1	19
6.1	20	* Die einfache elektronische Signatur (EES) ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
	21	* Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicherstellen. Das geschieht meist über kryptografische Verfahren und persönliche Signaturschlüssel, die nur der Unterzeichner kontrolliert. Bekannte Beispiele sind Signaturen mit DocuSign, Adobe Sign oder FP Sign, bei denen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN oder App) erfolgt, oder Signaturen mit einem persönlichen Zertifikat aus einer Public-Key-Infrastruktur. Die FES bietet einen hohen Beweiswert vor Gericht, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Sie wird häufig für B2B-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder wichtige, aber formfrei mögliche Vereinbarungen eingesetzt.
	22	* Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste Form und in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie darf nur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem staatlich zugelassenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird (z. B. D-Trust, Swisscom oder A-Trust). Die Erstellung erfolgt über eine sichere Signaturerstellungseinheit, wie eine Signaturkarte mit Kartenleser oder einen Fernsignaturdienst mit starker Identifizierung (z. B. VideoIdent). Die QES ist rechtlich zwingend erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform nach § 126a BGB vorgeschrieben ist, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen, Verbraucherdarlehensverträgen oder in behördlichen und gerichtlichen Verfahren.
2.1	23
5.1	24	Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
	25
57.1	26	(% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
56.1	27	\|=(((
	28	Signaturtyp
	29	)))\|=(((
	30	Sicherheitsniveau
	31	)))\|=(((
	32	Rechtliche Wirkung
	33	)))\|=(((
	34	Umsetzung
	35	)))
	36	\|(((
	37	EES
	38	)))\|(((
	39	niedrig
	40	)))\|(((
	41	schwacher Beweiswert
	42	)))\|(((
	43	Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
	44	)))
	45	\|(((
	46	FES
	47	)))\|(((
	48	mittel
	49	)))\|(((
	50	starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
	51	)))\|(((
	52	Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
	53	)))
	54	\|(((
	55	QES
	56	)))\|(((
	57	hoch
	58	)))\|(((
	59	gesetzlich Schriftformersatz
	60	)))\|(((
	61	Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
	62	)))
5.1	63
	64
57.1	65
56.1	66	{{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
	67	Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
	68	{{/confluence_tip}}
5.1	69
49.1	70	= Dokumente und Workflow =
1.1	71
49.1	72	== Dokumenten-Arten ==
16.1	73
1.1	74	Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
	75
31.1	76	(% class="wrapped" %)
58.1	77	\|=(((
1.1	78	Dokumenten-Typ
58.1	79	)))\|=(((
1.1	80	Vollständig
	81	digitalisieren
58.1	82	)))\|=(((
1.1	83	Prozess heute
58.1	84	)))\|=(((
34.1	85	Notwendige Änderungen
76.2	86	)))\|=Status
1.1	87	\|(((
	88	Mitgliedsantrag
	89	)))\|(((
	90	✅️
	91	)))\|(((
	92	* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
	93	* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt
	94	* Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst
	95	* Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei
	96	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
	97	* Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
	98	)))\|(((
34.1	99	Der Antrag soll komplett digital unterschrieben werden. Vorgehen:
1.1	100
	101	* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
	102	* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
	103	** Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet
	104	** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
	105	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
	106	* Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
76.2	107	)))\|Fertig ✅️
1.1	108	\|(((
	109	SEPA Lastschriftmandat
	110	)))\|(((
	111	✅️
	112	)))\|(((
	113	Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
	114	)))\|(((
2.1	115	Gleicher Prozess wie Mitgliedsantrag
76.2	116	)))\|(((
	117	Fertig
	118
	119	✅️
1.1	120	)))
	121	\|(((
	122	Studienbescheinigung
	123	)))\|(((
	124	✅️
	125	)))\|(((
	126	Bescheinigung wird von Mitglied eingescannt und per Mail an die Mitgliederverwaltung geschickt
	127
	128	Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
	129	)))\|(((
2.1	130	Neue Lösung basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
76.2	131	)))\|Offen
1.1	132	\|(((
	133	Ausweiskopie
	134	)))\|(((
	135	❌️
	136	)))\|(((
2.1	137	Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.
	138
	139	Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
1.1	140	)))\|(((
2.1	141	Entfällt. Siehe Formular Schlüsselausgabe für Details
76.3	142	)))\|Offen
1.1	143	\|(((
	144	Formular Schlüsselausgabe
	145	)))\|(((
	146	⚠️
	147	)))\|(((
2.1	148	Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt
	149
	150	Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.
	151
	152	Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.
1.1	153	)))\|(((
2.1	154	⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
	155	Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.
	156
	157	Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:
	158
	159	* Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
	160	* Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
	161
	162	Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
76.3	163	)))\|Offen
1.1	164	\|(((
	165	Verpflichtungserklärung Datenschutz
	166	)))\|(((
	167	✅️
	168	)))\|(((
2.1	169	Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
	170
58.1	171	Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
2.1	172	Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
1.1	173	)))\|(((
34.1	174	Vollständig digital. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
76.3	175	)))\|(((
	176	Fertig
	177
	178	✅️
	179	)))
1.1	180	\|(((
	181	Übungsleitervertrag
	182	)))\|(((
	183	✅️
	184	)))\|(((
2.1	185	Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.
	186
	187	Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:
	188
	189	* Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
	190	* Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
1.1	191	)))\|(((
34.1	192	Vollständig digital. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
2.1	193
34.1	194	Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
76.3	195	)))\|(((
	196	Fertig
	197
	198	✅️
	199	)))
1.1	200	\|(((
	201	Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
	202	)))\|(((
	203	❌️
	204	)))\|(((
2.1	205	Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)
	206
	207	Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
1.1	208	)))\|(((
34.1	209	Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
76.3	210	)))\|(((
	211	Fertig
	212
	213	✅️
	214	)))
1.1	215	\|(((
	216	Bestellung eines Einweisers
	217	)))\|(((
	218	✅️
	219	)))\|(((
2.1	220	Formular existiert nicht. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
1.1	221	)))\|(((
3.1	222	Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
	223
	224	1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
	225	1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
	226	1. Vorstand - bestätigt die Berufung
	227	1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
	228
	229	Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
	230
	231	* Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
	232	* Flag auf der Homepage setzen
	233	* Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
	234	* Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
76.3	235	)))\|(((
	236	Fertig
	237
	238	✅️
	239	)))
1.1	240	\|(((
	241	Haftungsausschluss
	242	)))\|(((
	243	❌️
	244	)))\|(((
3.1	245	Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
	246
	247	Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
	248
	249	Bisher:
	250
	251	* Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
1.1	252	)))\|(((
3.1	253	Zwei Vorschläge:
	254
	255	* Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
	256	* Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
	257
	258	Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
76.3	259	)))\|Offen
1.1	260	\|(((
	261	Einweisungszettel
	262	)))\|(((
	263	❌️
	264	)))\|(((
3.1	265	Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
	266	Mit Abstand die meisten Zettel
	267
	268	* Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
	269	* Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
	270	* Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
	271	* Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
	272	** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
	273	** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
	274	** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
	275	** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
	276	* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
1.1	277	)))\|(((
34.1	278	Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
76.3	279	)))\|Teilweise
1.1	280	\|(((
	281	Lagervertrag Kistenlager
	282	)))\|(((
	283	✅️
	284	)))\|(((
3.1	285	Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
	286
	287	Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
	288	Wenn Papierform → wird eingeworfen
	289
	290	Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
1.1	291	)))\|(((
34.1	292	Vollständig digital, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
76.3	293	)))\|(((
	294	Fertig
	295
	296	✅️
	297	)))
1.1	298	\|(((
	299	Lagervertrag Projektlager
	300	)))\|(((
	301	✅️
	302	)))\|(((
3.1	303	Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
	304
	305	Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
	306	Wenn Papierform → wird eingeworfen
	307
	308	Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
1.1	309	)))\|(((
34.1	310	Vollständig digital, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
76.3	311	)))\|(((
	312	Fertig
1.1	313
76.3	314	✅️
	315	)))
	316
49.1	317	== Workflow Beschreibung ==
16.1	318
18.1	319	Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
	320
73.2	321	[[image:Prozess Allgemein.png]]
18.1	322
49.1	323	=== Trigger / Starten des Workflows ===
16.1	324
76.4	325	Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
16.1	326
76.4	327	In seltenen Fällen (Haftungsauschluss) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
19.1	328
49.1	329	==== Start über die Homepage ====
19.1	330
	331	Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
	332
	333	* remote, implizit durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
	334	* remote, explizit durch den User für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
	335	* remote, explizit durch einen Funktionär für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
20.1	336
49.1	337	==== Lokal im Makerspace ====
20.1	338
76.4	339	Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird das neue Kiosk-Terminal im Space verwendet.
20.1	340
19.1	341	* lokal, explizit durch einen Funktionär (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
	342
49.1	343	=== Dokument erstellen ===
19.1	344
	345	Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
	346
31.1	347	(% class="wrapped" %)
58.1	348	\|=(((
19.1	349	Remote / Lokal
58.1	350	)))\|=(((
19.1	351	Schriftformerfordernis
58.1	352	)))\|=(((
19.1	353	Beispiel
58.1	354	)))\|=(((
19.1	355	Beschreibung
	356	)))
	357	\|(((
	358	Remote
	359	)))\|(((
	360	Nein
	361	)))\|(((
	362	Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	363	)))\|(((
	364	Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
	365	Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
	366	)))
	367	\|(((
	368	Remote
	369	)))\|(((
	370	Ja
	371	)))\|(((
20.1	372	Einweisungszettel Online-Einweisung
76.5	373	)))\|Dokument wird direkt in der der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und dem/der Benutzer:in zum Download angeboten
19.1	374	\|(((
	375	Lokal
	376	)))\|(((
	377	Nein
	378	)))\|(((
	379	Schlüsselausgabe
	380	)))\|(((
73.3	381	Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
19.1	382	)))
	383	\|(((
	384	Lokal
	385	)))\|(((
	386	Ja
	387	)))\|(((
20.1	388	Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
73.3	389	)))\|Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
19.1	390
49.1	391	=== Unterschrift leisten ===
20.1	392
21.1	393	Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
20.1	394
31.1	395	(% class="wrapped" %)
29.1	396	\|=(((
21.1	397	Remote / Lokal
	398	)))\|=(((
	399	Schriftformerfordernis
	400	)))\|=(((
	401	Beispiel
	402	)))\|=(((
	403	Beschreibung
	404	)))
29.1	405	\|(((
21.1	406	Remote
	407	)))\|(((
	408	Nein
	409	)))\|(((
	410	Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	411	)))\|(((
	412	Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
	413	)))
29.1	414	\|(((
21.1	415	Remote
	416	)))\|(((
	417	Ja
	418	)))\|(((
	419	Einweisungszettel Online-Einweisung
	420	)))\|(((
	421	Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, handschriftlich unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
	422	)))
29.1	423	\|(((
21.1	424	Lokal
	425	)))\|(((
	426	Nein
	427	)))\|(((
	428	Schlüsselausgabe
	429	)))\|(((
	430	Unterschrift entweder:
	431
	432	* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person\|\|shape="rect"]])
	433	* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
	434	)))
29.1	435	\|(((
21.1	436	Lokal
	437	)))\|(((
	438	Ja
	439	)))\|(((
	440	Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
	441	)))\|(((
	442	Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und handschriftlich unterschrieben.
58.1	443
21.1	444	)))
	445
49.1	446	=== Ablegen und Verarbeiten ===
21.1	447
45.1	448	Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
21.1	449
31.1	450	(% class="wrapped" %)
58.1	451	\|=(((
22.1	452	Signatur über
58.1	453	)))\|=(((
22.1	454	Paperless Ingest
58.1	455	)))\|=(((
22.1	456	Ablauf
	457	)))
	458	\|(((
	459	Docuseal
	460	)))\|(((
	461	N8n
	462	)))\|(((
76.6	463	Docuseal benachrichtigt die Homepage, dass alle Parteien unterschrieben haben. Dann:
22.1	464
76.6	465	* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen und stößt eventuelle Automatisierungen an
	466	* Backend publisht ein Event auf NATS, welches von N8n verarbeitet wird
22.1	467	* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
	468	)))
	469	\|(((
	470	Tablet
	471	)))\|(((
	472	N8n oder API
	473	)))\|(((
	474	Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
	475
	476	* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
	477	* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
	478	)))
	479	\|(((
	480	Handschriftliche Unterschrift
	481	)))\|(((
	482	ScanSnap Scanner
	483	)))\|(((
	484	Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
	485	)))
	486
45.1	487	In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
22.1	488
49.1	489	= Technisches Design =
1.1	490
49.1	491	== Vorhandene Komponenten ==
1.1	492
6.1	493	Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
1.1	494
6.1	495	* [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com\|\|shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
	496	* Homepage / Backend: Dies ist unsere Homepage, die unter [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de>>url:https://makerspace-darmstadt.de\|\|shape="rect"]] erreichbar ist. Sie bietet einige Funktionen:
	497	** Verwaltung der Einweisungen, inklusive Einweisungs-Typen, Angeboten, Erfassen von abgeschlossenen Einweisungen
	498	** Integration in EasyVerein - EasyVerein ist das führende System für Mitglieder, die Homepage synchronisiert einmal Nachts die Mitglieder aus EasyVerein
	499	** Rechnungen einsehen und einreichen - über die API von EasyVerein können Mitglieder hier einfach ihre Beitragsrechnungen einsehen und herunterladen. Ebenso können für den Verein getätigte Auslagen hier eingereicht werden.
	500	* [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com\|\|shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de\|\|shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
	501	* [[Vikunja>>url:https://vikunja.io\|\|shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
1.1	502
49.1	503	== Neue Komponenten ==
6.1	504
49.1	505	=== Paperless NGX ===
7.1	506
50.1	507	Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
7.1	508
50.1	509	Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
7.1	510
50.1	511	Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
7.1	512
50.1	513	=== N8n ===
7.1	514
8.1	515	n8n ist ein Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung, das man selbst hosten kann. Über eine visuelle Oberfläche baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
7.1	516
	517	Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
8.1	518
47.1	519	In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
8.1	520
49.1	521	=== NATS ===
47.1	522
9.1	523	Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird NATS vorgeschlagen. NATS ist ein leichtgewichtiges, schnelles Messaging-System für Event-Streaming und -Queues, das auf dem Publish/Subscribe-Prinzip basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
8.1	524
9.1	525	Das Backend sendet Ereignisse (als JSON) an einen NATS-Subject (ähnlich einem MQTT Topic). NATS nimmt diese Events sofort entgegen und hält sie je nach Konfiguration im Speicher oder in einer persistierten Stream-Queue (JetStream). n8n kann dann über einen NATS-Trigger-Node diese Events abonnieren. Sobald ein Event eintrifft, startet n8n den zugehörigen Workflow automatisch und verarbeitet die enthaltenen Daten.
8.1	526
	527	NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
9.1	528
49.1	529	== Systemübersicht ==
9.1	530
23.1	531	Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
9.1	532
73.3	533	[[image:System Architecture.png]]
13.1	534
23.1	535	Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die öffentliche und die interne Zone:
13.1	536
23.1	537	* Paperless ist das maßgebliche System, welches ausschließlich intern erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
51.1	538	* Alle den Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
23.1	539
	540	Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine Event Queue zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls auf dem öffentlichen Server installiert. Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
	541
	542	In N8n werden dann für die verschiedenen Events Workflows definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch Paperless Events in N8n triggern, dies passiert allerdings direkt über Webhooks. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
	543
49.1	544	== Dokument-Workflows ==
23.1	545
24.1	546	Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
23.1	547
24.1	548	1. Erfordernis der Schriftform
	549	11. Ja - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die Schriftform erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine handschriftliche Unterschrift
	550	11. Nein - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
	551	1. Ort der Unterschrift
	552	11. Remote - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
	553	11. Lokal (Makerspace) - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
	554
	555	Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
	556
31.1	557	(% class="wrapped" %)
24.1	558	\|=(% scope="row" %)(((
	559	Workflow
59.1	560	)))\|=(((
24.1	561	Schriftform erforderlich
59.1	562	)))\|=(((
24.1	563	Lokal / Remote
	564	)))
59.1	565	\|=(((
24.1	566	Fall 1: Digital Remote
	567	)))\|(((
	568	Nein
	569	)))\|(((
	570	Remote
	571	)))
59.1	572	\|=(((
24.1	573	Fall 2: Digital Makerspace
	574	)))\|(((
	575	Nein
	576	)))\|(((
	577	Lokal
	578	)))
59.1	579	\|=(((
24.1	580	Fall 3: Handschriftlich Remote
	581	)))\|(((
	582	Ja
	583	)))\|(((
	584	Remote
	585	)))
59.1	586	\|=(((
24.1	587	Fall 4: Handschriftlich Makerspace
	588	)))\|(((
	589	Ja
	590	)))\|(((
	591	Lokal
	592	)))
	593
49.1	594	=== Fall 1: Digital + Remote ===
24.1	595
	596	Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess remote ausgelöst und abgeschlossen wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird ausschließlich digital verwaltet.
	597
	598	Beispiele: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
	599
	600	Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
	601
74.1	602	[[image:Fall 1 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
73.3	603
26.1	604	1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
	605	1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
	606	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	607	11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	608	1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
	609	1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
	610	1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
	611	1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
	612	1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
	613	1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	614	1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	615	11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	616	11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
	617	1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	618
49.1	619	=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
26.1	620
29.1	621	In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
26.1	622
27.1	623	Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
	624
	625	Beispiele: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
	626
	627	Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
	628
74.1	629	[[image:Fall 2 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
27.1	630
29.1	631	1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
	632	1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
	633	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	634	11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	635	11. (((
59.1	636	Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
29.1	637
	638	{{expand}}
	639	{{code language="json"}}
	640	[
	641	{
	642	"id": 430,
	643	"uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
	644	"name": "Vorname Nachname",
	645	...
	646	"role": "Mitglied",
	647	"embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
	648	},
	649	{
	650	"id": 431,
	651	"uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
	652	"name": null,
	653	...
	654	"role": "Verein",
	655	"embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
	656	}
	657	]
	658	{{/code}}
	659	{{/expand}}
	660	)))
	661	1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
	662	1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
	663	1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
	664	1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
	665	1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	666	1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	667	11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	668	11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
	669	1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	670
49.1	671	=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
26.1	672
29.1	673	In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform. In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
26.1	674
29.1	675	Beispiele: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
	676
74.1	677	[[image:Fall 3 Ablaufdiagramm.png]]
30.1	678
32.1	679	Die einzelnen Schritte hierbei sind:
	680
	681	1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
	682	1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
	683	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	684	11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	685	11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
	686	1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
	687	1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
	688	1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
	689	1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
	690	1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	691	1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	692	11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	693	11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
	694	1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
	695	1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	696
49.1	697	=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
26.1	698
32.1	699	In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform. In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
26.1	700
32.1	701	Beispiele: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
	702
74.1	703	[[image:Fall 4 Ablaufdiagramm.png]]
30.1	704
33.1	705	Die einzelnen Schritte hierbei sind:
	706
	707	1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
	708	1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
	709	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	710	11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
	711	1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
	712	1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
	713	1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
	714	1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	715	1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	716	11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	717	11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
	718	1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
	719	1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	720
49.1	721	= Offene Punkte =
13.1	722
26.1	723	* Docuseal Logging + Monitoring
	724	* N8n Error Handling