Wiki-Quellcode von Digitale Mitgliederverwaltung

Version 76.2 von Daniel Herrmann am 2026/02/07 10:30

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1.1	1	Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:
	2
	3	* möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen
	4	* die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden
	5	* der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann
	6	* die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente
	7
	8	zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
	9
48.1	10	= Inhaltsverzeichnis =
44.1	11
	12	{{toc/}}
	13
49.1	14	= Hintergrundinformationen =
2.1	15
76.2	16	Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
4.1	17
5.1	18	In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es drei Stufen elektronischer Signaturen: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
4.1	19
6.1	20	* Die einfache elektronische Signatur (EES) ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
	21	* Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicherstellen. Das geschieht meist über kryptografische Verfahren und persönliche Signaturschlüssel, die nur der Unterzeichner kontrolliert. Bekannte Beispiele sind Signaturen mit DocuSign, Adobe Sign oder FP Sign, bei denen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN oder App) erfolgt, oder Signaturen mit einem persönlichen Zertifikat aus einer Public-Key-Infrastruktur. Die FES bietet einen hohen Beweiswert vor Gericht, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Sie wird häufig für B2B-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder wichtige, aber formfrei mögliche Vereinbarungen eingesetzt.
	22	* Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste Form und in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie darf nur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem staatlich zugelassenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird (z. B. D-Trust, Swisscom oder A-Trust). Die Erstellung erfolgt über eine sichere Signaturerstellungseinheit, wie eine Signaturkarte mit Kartenleser oder einen Fernsignaturdienst mit starker Identifizierung (z. B. VideoIdent). Die QES ist rechtlich zwingend erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform nach § 126a BGB vorgeschrieben ist, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen, Verbraucherdarlehensverträgen oder in behördlichen und gerichtlichen Verfahren.
2.1	23
5.1	24	Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
	25
57.1	26	(% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
56.1	27	\|=(((
	28	Signaturtyp
	29	)))\|=(((
	30	Sicherheitsniveau
	31	)))\|=(((
	32	Rechtliche Wirkung
	33	)))\|=(((
	34	Umsetzung
	35	)))
	36	\|(((
	37	EES
	38	)))\|(((
	39	niedrig
	40	)))\|(((
	41	schwacher Beweiswert
	42	)))\|(((
	43	Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
	44	)))
	45	\|(((
	46	FES
	47	)))\|(((
	48	mittel
	49	)))\|(((
	50	starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
	51	)))\|(((
	52	Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
	53	)))
	54	\|(((
	55	QES
	56	)))\|(((
	57	hoch
	58	)))\|(((
	59	gesetzlich Schriftformersatz
	60	)))\|(((
	61	Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
	62	)))
5.1	63
	64
57.1	65
56.1	66	{{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
	67	Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
	68	{{/confluence_tip}}
5.1	69
49.1	70	= Dokumente und Workflow =
1.1	71
49.1	72	== Dokumenten-Arten ==
16.1	73
1.1	74	Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
	75
31.1	76	(% class="wrapped" %)
58.1	77	\|=(((
1.1	78	Dokumenten-Typ
58.1	79	)))\|=(((
1.1	80	Vollständig
	81	digitalisieren
58.1	82	)))\|=(((
1.1	83	Prozess heute
58.1	84	)))\|=(((
34.1	85	Notwendige Änderungen
76.2	86	)))\|=Status
1.1	87	\|(((
	88	Mitgliedsantrag
	89	)))\|(((
	90	✅️
	91	)))\|(((
	92	* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
	93	* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt
	94	* Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst
	95	* Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei
	96	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
	97	* Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
	98	)))\|(((
34.1	99	Der Antrag soll komplett digital unterschrieben werden. Vorgehen:
1.1	100
	101	* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
	102	* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
	103	** Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet
	104	** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
	105	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
	106	* Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
76.2	107	)))\|Fertig ✅️
1.1	108	\|(((
	109	SEPA Lastschriftmandat
	110	)))\|(((
	111	✅️
	112	)))\|(((
	113	Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
	114	)))\|(((
2.1	115	Gleicher Prozess wie Mitgliedsantrag
76.2	116	)))\|(((
	117	Fertig
	118
	119	✅️
1.1	120	)))
	121	\|(((
	122	Studienbescheinigung
	123	)))\|(((
	124	✅️
	125	)))\|(((
	126	Bescheinigung wird von Mitglied eingescannt und per Mail an die Mitgliederverwaltung geschickt
	127
	128	Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
	129	)))\|(((
2.1	130	Neue Lösung basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
76.2	131	)))\|Offen
1.1	132	\|(((
	133	Ausweiskopie
	134	)))\|(((
	135	❌️
	136	)))\|(((
2.1	137	Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.
	138
	139	Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
1.1	140	)))\|(((
2.1	141	Entfällt. Siehe Formular Schlüsselausgabe für Details
76.2	142	)))\|
1.1	143	\|(((
	144	Formular Schlüsselausgabe
	145	)))\|(((
	146	⚠️
	147	)))\|(((
2.1	148	Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt
	149
	150	Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.
	151
	152	Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.
1.1	153	)))\|(((
2.1	154	⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
	155	Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.
	156
	157	Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:
	158
	159	* Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
	160	* Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
	161
	162	Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
76.2	163	)))\|
1.1	164	\|(((
	165	Verpflichtungserklärung Datenschutz
	166	)))\|(((
	167	✅️
	168	)))\|(((
2.1	169	Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
	170
58.1	171	Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
2.1	172	Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
1.1	173	)))\|(((
34.1	174	Vollständig digital. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
76.2	175	)))\|
1.1	176	\|(((
	177	Übungsleitervertrag
	178	)))\|(((
	179	✅️
	180	)))\|(((
2.1	181	Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.
	182
	183	Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:
	184
	185	* Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
	186	* Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
1.1	187	)))\|(((
34.1	188	Vollständig digital. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
2.1	189
34.1	190	Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
76.2	191	)))\|
1.1	192	\|(((
	193	Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
	194	)))\|(((
	195	❌️
	196	)))\|(((
2.1	197	Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)
	198
	199	Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
1.1	200	)))\|(((
34.1	201	Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
76.2	202	)))\|
1.1	203	\|(((
	204	Bestellung eines Einweisers
	205	)))\|(((
	206	✅️
	207	)))\|(((
2.1	208	Formular existiert nicht. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
1.1	209	)))\|(((
3.1	210	Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
	211
	212	1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
	213	1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
	214	1. Vorstand - bestätigt die Berufung
	215	1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
	216
	217	Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
	218
	219	* Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
	220	* Flag auf der Homepage setzen
	221	* Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
	222	* Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
76.2	223	)))\|
1.1	224	\|(((
	225	Haftungsausschluss
	226	)))\|(((
	227	❌️
	228	)))\|(((
3.1	229	Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
	230
	231	Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
	232
	233	Bisher:
	234
	235	* Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
1.1	236	)))\|(((
3.1	237	Zwei Vorschläge:
	238
	239	* Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
	240	* Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
	241
	242	Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
76.2	243	)))\|
1.1	244	\|(((
	245	Einweisungszettel
	246	)))\|(((
	247	❌️
	248	)))\|(((
3.1	249	Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
	250	Mit Abstand die meisten Zettel
	251
	252	* Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
	253	* Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
	254	* Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
	255	* Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
	256	** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
	257	** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
	258	** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
	259	** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
	260	* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
1.1	261	)))\|(((
34.1	262	Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
76.2	263	)))\|
1.1	264	\|(((
	265	Lagervertrag Kistenlager
	266	)))\|(((
	267	✅️
	268	)))\|(((
3.1	269	Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
	270
	271	Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
	272	Wenn Papierform → wird eingeworfen
	273
	274	Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
1.1	275	)))\|(((
34.1	276	Vollständig digital, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
76.2	277	)))\|
1.1	278	\|(((
	279	Lagervertrag Projektlager
	280	)))\|(((
	281	✅️
	282	)))\|(((
3.1	283	Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
	284
	285	Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
	286	Wenn Papierform → wird eingeworfen
	287
	288	Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
1.1	289	)))\|(((
34.1	290	Vollständig digital, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
76.2	291	)))\|
1.1	292
49.1	293	== Workflow Beschreibung ==
16.1	294
18.1	295	Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
	296
73.2	297	[[image:Prozess Allgemein.png]]
18.1	298
49.1	299	=== Trigger / Starten des Workflows ===
16.1	300
19.1	301	Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
16.1	302
19.1	303	In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
	304
49.1	305	==== Start über die Homepage ====
19.1	306
	307	Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
	308
	309	* remote, implizit durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
	310	* remote, explizit durch den User für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
	311	* remote, explizit durch einen Funktionär für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
20.1	312
49.1	313	==== Lokal im Makerspace ====
20.1	314
	315	Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
	316
19.1	317	* lokal, explizit durch einen Funktionär (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
	318
49.1	319	=== Dokument erstellen ===
19.1	320
	321	Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
	322
31.1	323	(% class="wrapped" %)
58.1	324	\|=(((
19.1	325	Remote / Lokal
58.1	326	)))\|=(((
19.1	327	Schriftformerfordernis
58.1	328	)))\|=(((
19.1	329	Beispiel
58.1	330	)))\|=(((
19.1	331	Beschreibung
	332	)))
	333	\|(((
	334	Remote
	335	)))\|(((
	336	Nein
	337	)))\|(((
	338	Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	339	)))\|(((
	340	Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
	341	Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
	342	)))
	343	\|(((
	344	Remote
	345	)))\|(((
	346	Ja
	347	)))\|(((
20.1	348	Einweisungszettel Online-Einweisung
19.1	349	)))\|(((
20.1	350	Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
19.1	351	)))
	352	\|(((
	353	Lokal
	354	)))\|(((
	355	Nein
	356	)))\|(((
	357	Schlüsselausgabe
	358	)))\|(((
73.3	359	Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
19.1	360	)))
	361	\|(((
	362	Lokal
	363	)))\|(((
	364	Ja
	365	)))\|(((
20.1	366	Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
73.3	367	)))\|Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
19.1	368
49.1	369	=== Unterschrift leisten ===
20.1	370
21.1	371	Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
20.1	372
31.1	373	(% class="wrapped" %)
29.1	374	\|=(((
21.1	375	Remote / Lokal
	376	)))\|=(((
	377	Schriftformerfordernis
	378	)))\|=(((
	379	Beispiel
	380	)))\|=(((
	381	Beschreibung
	382	)))
29.1	383	\|(((
21.1	384	Remote
	385	)))\|(((
	386	Nein
	387	)))\|(((
	388	Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	389	)))\|(((
	390	Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
	391	)))
29.1	392	\|(((
21.1	393	Remote
	394	)))\|(((
	395	Ja
	396	)))\|(((
	397	Einweisungszettel Online-Einweisung
	398	)))\|(((
	399	Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, handschriftlich unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
	400	)))
29.1	401	\|(((
21.1	402	Lokal
	403	)))\|(((
	404	Nein
	405	)))\|(((
	406	Schlüsselausgabe
	407	)))\|(((
	408	Unterschrift entweder:
	409
	410	* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person\|\|shape="rect"]])
	411	* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
	412	)))
29.1	413	\|(((
21.1	414	Lokal
	415	)))\|(((
	416	Ja
	417	)))\|(((
	418	Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
	419	)))\|(((
	420	Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und handschriftlich unterschrieben.
58.1	421
21.1	422	)))
	423
49.1	424	=== Ablegen und Verarbeiten ===
21.1	425
45.1	426	Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
21.1	427
31.1	428	(% class="wrapped" %)
58.1	429	\|=(((
22.1	430	Signatur über
58.1	431	)))\|=(((
22.1	432	Paperless Ingest
58.1	433	)))\|=(((
22.1	434	Ablauf
	435	)))
	436	\|(((
	437	Docuseal
	438	)))\|(((
	439	N8n
	440	)))\|(((
	441	Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
	442
	443	* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
	444	* Backend publisht ein Event auf N8n
	445	* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
	446	)))
	447	\|(((
	448	Tablet
	449	)))\|(((
	450	N8n oder API
	451	)))\|(((
	452	Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
	453
	454	* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
	455	* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
	456	)))
	457	\|(((
	458	Handschriftliche Unterschrift
	459	)))\|(((
	460	ScanSnap Scanner
	461	)))\|(((
	462	Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
	463	)))
	464
45.1	465	In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
22.1	466
49.1	467	= Technisches Design =
1.1	468
49.1	469	== Vorhandene Komponenten ==
1.1	470
6.1	471	Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
1.1	472
6.1	473	* [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com\|\|shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
	474	* Homepage / Backend: Dies ist unsere Homepage, die unter [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de>>url:https://makerspace-darmstadt.de\|\|shape="rect"]] erreichbar ist. Sie bietet einige Funktionen:
	475	** Verwaltung der Einweisungen, inklusive Einweisungs-Typen, Angeboten, Erfassen von abgeschlossenen Einweisungen
	476	** Integration in EasyVerein - EasyVerein ist das führende System für Mitglieder, die Homepage synchronisiert einmal Nachts die Mitglieder aus EasyVerein
	477	** Rechnungen einsehen und einreichen - über die API von EasyVerein können Mitglieder hier einfach ihre Beitragsrechnungen einsehen und herunterladen. Ebenso können für den Verein getätigte Auslagen hier eingereicht werden.
	478	* [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com\|\|shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de\|\|shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
	479	* [[Vikunja>>url:https://vikunja.io\|\|shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
1.1	480
49.1	481	== Neue Komponenten ==
6.1	482
49.1	483	=== Paperless NGX ===
7.1	484
50.1	485	Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
7.1	486
50.1	487	Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
7.1	488
50.1	489	Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
7.1	490
50.1	491	=== N8n ===
7.1	492
8.1	493	n8n ist ein Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung, das man selbst hosten kann. Über eine visuelle Oberfläche baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
7.1	494
	495	Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
8.1	496
47.1	497	In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
8.1	498
49.1	499	=== NATS ===
47.1	500
9.1	501	Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird NATS vorgeschlagen. NATS ist ein leichtgewichtiges, schnelles Messaging-System für Event-Streaming und -Queues, das auf dem Publish/Subscribe-Prinzip basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
8.1	502
9.1	503	Das Backend sendet Ereignisse (als JSON) an einen NATS-Subject (ähnlich einem MQTT Topic). NATS nimmt diese Events sofort entgegen und hält sie je nach Konfiguration im Speicher oder in einer persistierten Stream-Queue (JetStream). n8n kann dann über einen NATS-Trigger-Node diese Events abonnieren. Sobald ein Event eintrifft, startet n8n den zugehörigen Workflow automatisch und verarbeitet die enthaltenen Daten.
8.1	504
	505	NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
9.1	506
49.1	507	== Systemübersicht ==
9.1	508
23.1	509	Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
9.1	510
73.3	511	[[image:System Architecture.png]]
13.1	512
23.1	513	Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die öffentliche und die interne Zone:
13.1	514
23.1	515	* Paperless ist das maßgebliche System, welches ausschließlich intern erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
51.1	516	* Alle den Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
23.1	517
	518	Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine Event Queue zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls auf dem öffentlichen Server installiert. Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
	519
	520	In N8n werden dann für die verschiedenen Events Workflows definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch Paperless Events in N8n triggern, dies passiert allerdings direkt über Webhooks. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
	521
49.1	522	== Dokument-Workflows ==
23.1	523
24.1	524	Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
23.1	525
24.1	526	1. Erfordernis der Schriftform
	527	11. Ja - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die Schriftform erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine handschriftliche Unterschrift
	528	11. Nein - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
	529	1. Ort der Unterschrift
	530	11. Remote - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
	531	11. Lokal (Makerspace) - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
	532
	533	Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
	534
31.1	535	(% class="wrapped" %)
24.1	536	\|=(% scope="row" %)(((
	537	Workflow
59.1	538	)))\|=(((
24.1	539	Schriftform erforderlich
59.1	540	)))\|=(((
24.1	541	Lokal / Remote
	542	)))
59.1	543	\|=(((
24.1	544	Fall 1: Digital Remote
	545	)))\|(((
	546	Nein
	547	)))\|(((
	548	Remote
	549	)))
59.1	550	\|=(((
24.1	551	Fall 2: Digital Makerspace
	552	)))\|(((
	553	Nein
	554	)))\|(((
	555	Lokal
	556	)))
59.1	557	\|=(((
24.1	558	Fall 3: Handschriftlich Remote
	559	)))\|(((
	560	Ja
	561	)))\|(((
	562	Remote
	563	)))
59.1	564	\|=(((
24.1	565	Fall 4: Handschriftlich Makerspace
	566	)))\|(((
	567	Ja
	568	)))\|(((
	569	Lokal
	570	)))
	571
49.1	572	=== Fall 1: Digital + Remote ===
24.1	573
	574	Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess remote ausgelöst und abgeschlossen wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird ausschließlich digital verwaltet.
	575
	576	Beispiele: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
	577
	578	Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
	579
74.1	580	[[image:Fall 1 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
73.3	581
26.1	582	1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
	583	1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
	584	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	585	11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	586	1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
	587	1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
	588	1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
	589	1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
	590	1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
	591	1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	592	1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	593	11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	594	11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
	595	1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	596
49.1	597	=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
26.1	598
29.1	599	In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
26.1	600
27.1	601	Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
	602
	603	Beispiele: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
	604
	605	Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
	606
74.1	607	[[image:Fall 2 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
27.1	608
29.1	609	1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
	610	1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
	611	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	612	11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	613	11. (((
59.1	614	Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
29.1	615
	616	{{expand}}
	617	{{code language="json"}}
	618	[
	619	{
	620	"id": 430,
	621	"uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
	622	"name": "Vorname Nachname",
	623	...
	624	"role": "Mitglied",
	625	"embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
	626	},
	627	{
	628	"id": 431,
	629	"uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
	630	"name": null,
	631	...
	632	"role": "Verein",
	633	"embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
	634	}
	635	]
	636	{{/code}}
	637	{{/expand}}
	638	)))
	639	1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
	640	1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
	641	1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
	642	1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
	643	1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	644	1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	645	11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	646	11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
	647	1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	648
49.1	649	=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
26.1	650
29.1	651	In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform. In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
26.1	652
29.1	653	Beispiele: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
	654
74.1	655	[[image:Fall 3 Ablaufdiagramm.png]]
30.1	656
32.1	657	Die einzelnen Schritte hierbei sind:
	658
	659	1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
	660	1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
	661	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	662	11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	663	11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
	664	1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
	665	1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
	666	1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
	667	1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
	668	1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	669	1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	670	11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	671	11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
	672	1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
	673	1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	674
49.1	675	=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
26.1	676
32.1	677	In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform. In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
26.1	678
32.1	679	Beispiele: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
	680
74.1	681	[[image:Fall 4 Ablaufdiagramm.png]]
30.1	682
33.1	683	Die einzelnen Schritte hierbei sind:
	684
	685	1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
	686	1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
	687	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	688	11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
	689	1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
	690	1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
	691	1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
	692	1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	693	1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	694	11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	695	11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
	696	1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
	697	1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	698
49.1	699	= Offene Punkte =
13.1	700
26.1	701	* Docuseal Logging + Monitoring
	702	* N8n Error Handling