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Version 71.1 von Daniel Herrmann am 2026/01/30 10:41
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1 Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:
2
3 * möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen
4 * die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden
5 * der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann
6 * die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente
7
8 zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9
10 = Inhaltsverzeichnis =
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12 {{toc/}}
13
14 = Hintergrundinformationen =
15
16 Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17
18 In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
19
20 * Die **einfache elektronische Signatur (EES)** ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
21 * Die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicherstellen. Das geschieht meist über kryptografische Verfahren und persönliche Signaturschlüssel, die nur der Unterzeichner kontrolliert. Bekannte Beispiele sind Signaturen mit DocuSign, Adobe Sign oder FP Sign, bei denen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN oder App) erfolgt, oder Signaturen mit einem persönlichen Zertifikat aus einer Public-Key-Infrastruktur. Die FES bietet einen hohen Beweiswert vor Gericht, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Sie wird häufig für B2B-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder wichtige, aber formfrei mögliche Vereinbarungen eingesetzt.
22 * Die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)** ist die sicherste Form und in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie darf nur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem staatlich zugelassenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird (z. B. D-Trust, Swisscom oder A-Trust). Die Erstellung erfolgt über eine sichere Signaturerstellungseinheit, wie eine Signaturkarte mit Kartenleser oder einen Fernsignaturdienst mit starker Identifizierung (z. B. VideoIdent). Die QES ist rechtlich zwingend erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform nach § 126a BGB vorgeschrieben ist, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen, Verbraucherdarlehensverträgen oder in behördlichen und gerichtlichen Verfahren.
23
24 Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
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26 (% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
27 |=(((
28 Signaturtyp
29 )))|=(((
30 Sicherheitsniveau
31 )))|=(((
32 Rechtliche Wirkung
33 )))|=(((
34 Umsetzung
35 )))
36 |(((
37 **EES**
38 )))|(((
39 niedrig
40 )))|(((
41 schwacher Beweiswert
42 )))|(((
43 Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
44 )))
45 |(((
46 **FES**
47 )))|(((
48 mittel
49 )))|(((
50 starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
51 )))|(((
52 Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
53 )))
54 |(((
55 **QES**
56 )))|(((
57 hoch
58 )))|(((
59 gesetzlich Schriftformersatz
60 )))|(((
61 Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
62 )))
63
64
65
66 {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
67 Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
68 {{/confluence_tip}}
69
70 = Dokumente und Workflow =
71
72 == Dokumenten-Arten ==
73
74 Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
75
76 (% class="wrapped" %)
77 |=(((
78 Dokumenten-Typ
79 )))|=(((
80 Vollständig
81 digitalisieren
82 )))|=(((
83 Prozess heute
84 )))|=(((
85 Notwendige Änderungen
86 )))
87 |(((
88 Mitgliedsantrag
89 )))|(((
90 ✅️
91 )))|(((
92 * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
93 * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt
94 * Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst
95 * Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei
96 * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
97 * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
98 )))|(((
99 Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
100
101 * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
102 * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
103 ** Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet
104 ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
105 * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
106 * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
107 )))
108 |(((
109 SEPA Lastschriftmandat
110 )))|(((
111 ✅️
112 )))|(((
113 Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
114 )))|(((
115 **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
116 )))
117 |(((
118 Studienbescheinigung
119 )))|(((
120 ✅️
121 )))|(((
122 Bescheinigung wird von Mitglied eingescannt und per Mail an die Mitgliederverwaltung geschickt
123
124 Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
125 )))|(((
126 **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
127 )))
128 |(((
129 Ausweiskopie
130 )))|(((
131 ❌️
132 )))|(((
133 Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.
134
135 Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
136 )))|(((
137 **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
138 )))
139 |(((
140 Formular Schlüsselausgabe
141 )))|(((
142 ⚠️
143 )))|(((
144 Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt
145
146 Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.
147
148 Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.
149 )))|(((
150 ⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
151 Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.
152
153 Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:
154
155 * Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
156 * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
157
158 Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
159 )))
160 |(((
161 Verpflichtungserklärung Datenschutz
162 )))|(((
163 ✅️
164 )))|(((
165 Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
166
167 Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
168 Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
169 )))|(((
170 **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
171 )))
172 |(((
173 Übungsleitervertrag
174 )))|(((
175 ✅️
176 )))|(((
177 Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.
178
179 Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:
180
181 * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
182 * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
183 )))|(((
184 **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
185
186 Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
187 )))
188 |(((
189 Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
190 )))|(((
191 ❌️
192 )))|(((
193 Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)
194
195 Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
196 )))|(((
197 Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
198 )))
199 |(((
200 Bestellung eines Einweisers
201 )))|(((
202 ✅️
203 )))|(((
204 **Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
205 )))|(((
206 Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
207
208 1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
209 1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
210 1. Vorstand - bestätigt die Berufung
211 1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
212
213 Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
214
215 * Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
216 * Flag auf der Homepage setzen
217 * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
218 * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
219 )))
220 |(((
221 Haftungsausschluss
222 )))|(((
223 ❌️
224 )))|(((
225 Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
226
227 Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
228
229 Bisher:
230
231 * Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
232 )))|(((
233 Zwei Vorschläge:
234
235 * Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
236 * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
237
238 Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
239 )))
240 |(((
241 Einweisungszettel
242 )))|(((
243 ❌️
244 )))|(((
245 Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
246 Mit Abstand die meisten Zettel
247
248 * Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
249 * Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
250 * Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
251 * Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
252 ** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
253 ** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
254 ** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
255 ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
256 * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
257 )))|(((
258 Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
259 )))
260 |(((
261 Lagervertrag Kistenlager
262 )))|(((
263 ✅️
264 )))|(((
265 Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
266
267 Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
268 Wenn Papierform → wird eingeworfen
269
270 Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
271 )))|(((
272 **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
273 )))
274 |(((
275 Lagervertrag Projektlager
276 )))|(((
277 ✅️
278 )))|(((
279 Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
280
281 Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
282 Wenn Papierform → wird eingeworfen
283
284 Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
285 )))|(((
286 **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
287 )))
288
289 == Workflow Beschreibung ==
290
291 Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
292
293 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
294
295 === Trigger / Starten des Workflows ===
296
297 Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
298
299 In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
300
301 ==== Start über die Homepage ====
302
303 Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
304
305 * **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
306 * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
307 * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
308
309 ==== Lokal im Makerspace ====
310
311 Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
312
313 * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
314
315 === Dokument erstellen ===
316
317 Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
318
319 (% class="wrapped" %)
320 |=(((
321 Remote / Lokal
322 )))|=(((
323 Schriftformerfordernis
324 )))|=(((
325 Beispiel
326 )))|=(((
327 Beschreibung
328 )))
329 |(((
330 Remote
331 )))|(((
332 Nein
333 )))|(((
334 Lagervertrag, Übungsleitervertrag
335 )))|(((
336 Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
337 Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
338 )))
339 |(((
340 Remote
341 )))|(((
342 Ja
343 )))|(((
344 Einweisungszettel Online-Einweisung
345 )))|(((
346 Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
347 )))
348 |(((
349 Lokal
350 )))|(((
351 Nein
352 )))|(((
353 Schlüsselausgabe
354 )))|(((
355 Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
356 )))
357 |(((
358 Lokal
359 )))|(((
360 Ja
361 )))|(((
362 Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
363 )))|(((
364 Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
365 )))
366
367 {{error title="Docuseal Lizenz"}}
368 Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
369 {{/error}}
370
371 === Unterschrift leisten ===
372
373 Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
374
375 (% class="wrapped" %)
376 |=(((
377 Remote / Lokal
378 )))|=(((
379 Schriftformerfordernis
380 )))|=(((
381 Beispiel
382 )))|=(((
383 Beschreibung
384 )))
385 |(((
386 Remote
387 )))|(((
388 Nein
389 )))|(((
390 Lagervertrag, Übungsleitervertrag
391 )))|(((
392 Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
393 )))
394 |(((
395 Remote
396 )))|(((
397 Ja
398 )))|(((
399 Einweisungszettel Online-Einweisung
400 )))|(((
401 Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
402 )))
403 |(((
404 Lokal
405 )))|(((
406 Nein
407 )))|(((
408 Schlüsselausgabe
409 )))|(((
410 Unterschrift entweder:
411
412 * Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
413 * PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
414 )))
415 |(((
416 Lokal
417 )))|(((
418 Ja
419 )))|(((
420 Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
421 )))|(((
422 Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
423
424 )))
425
426 === Ablegen und Verarbeiten ===
427
428 Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429
430 (% class="wrapped" %)
431 |=(((
432 Signatur über
433 )))|=(((
434 Paperless Ingest
435 )))|=(((
436 Ablauf
437 )))
438 |(((
439 Docuseal
440 )))|(((
441 N8n
442 )))|(((
443 Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
444
445 * Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
446 * Backend publisht ein Event auf N8n
447 * N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
448 )))
449 |(((
450 Tablet
451 )))|(((
452 N8n oder API
453 )))|(((
454 Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
455
456 * Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
457 * Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
458 )))
459 |(((
460 Handschriftliche Unterschrift
461 )))|(((
462 ScanSnap Scanner
463 )))|(((
464 Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
465 )))
466
467 In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
468
469 = Technisches Design =
470
471 == Vorhandene Komponenten ==
472
473 Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
474
475 * [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com||shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
476 * Homepage / Backend: Dies ist unsere Homepage, die unter [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de>>url:https://makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]] erreichbar ist. Sie bietet einige Funktionen:
477 ** Verwaltung der Einweisungen, inklusive Einweisungs-Typen, Angeboten, Erfassen von abgeschlossenen Einweisungen
478 ** Integration in EasyVerein - EasyVerein ist das führende System für Mitglieder, die Homepage synchronisiert einmal Nachts die Mitglieder aus EasyVerein
479 ** Rechnungen einsehen und einreichen - über die API von EasyVerein können Mitglieder hier einfach ihre Beitragsrechnungen einsehen und herunterladen. Ebenso können für den Verein getätigte Auslagen hier eingereicht werden.
480 * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
481 * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
482
483 == Neue Komponenten ==
484
485 === Paperless NGX ===
486
487 Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
488
489 Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
490
491 Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
492
493 === N8n ===
494
495 n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
496
497 Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
498
499 In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
500
501 === NATS ===
502
503 Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
504
505 Das Backend sendet Ereignisse (als JSON) an einen NATS-Subject (ähnlich einem MQTT Topic). NATS nimmt diese Events sofort entgegen und hält sie je nach Konfiguration im Speicher oder in einer persistierten Stream-Queue (JetStream). n8n kann dann über einen **NATS-Trigger**-Node diese Events abonnieren. Sobald ein Event eintrifft, startet n8n den zugehörigen Workflow automatisch und verarbeitet die enthaltenen Daten.
506
507 NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
508
509 == Systemübersicht ==
510
511 Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
512
513 {{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
514
515 Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
516
517 * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
518 * Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
519
520 Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
521
522 **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
523
524 == Dokument-Workflows ==
525
526 Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
527
528 1. **Erfordernis der Schriftform**
529 11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
530 11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
531 1. Ort der Unterschrift
532 11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
533 11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
534
535 Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
536
537 (% class="wrapped" %)
538 |=(% scope="row" %)(((
539 Workflow
540 )))|=(((
541 Schriftform erforderlich
542 )))|=(((
543 Lokal / Remote
544 )))
545 |=(((
546 Fall 1: Digital Remote
547 )))|(((
548 Nein
549 )))|(((
550 Remote
551 )))
552 |=(((
553 Fall 2: Digital Makerspace
554 )))|(((
555 Nein
556 )))|(((
557 Lokal
558 )))
559 |=(((
560 Fall 3: Handschriftlich Remote
561 )))|(((
562 Ja
563 )))|(((
564 Remote
565 )))
566 |=(((
567 Fall 4: Handschriftlich Makerspace
568 )))|(((
569 Ja
570 )))|(((
571 Lokal
572 )))
573
574 === Fall 1: Digital + Remote ===
575
576 Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
577
578 **Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
579
580 Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
581
582 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
583
584 Die einzelnen Schritte hierbei sind:
585
586 1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
587 1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
588 11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
589 11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
590 1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
591 1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
592 1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
593 1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
594 1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
595 1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
596 1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
597 11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
598 11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
599 1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
600
601 === Fall 2: Digital + Makerspace ===
602
603 In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
604
605 Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
606
607 **Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
608
609 Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
610
611 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
612
613 Die einzelnen Schritte hierbei sind:
614
615 1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
616 1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
617 11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
618 11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
619 11. (((
620 Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
621
622 {{expand}}
623 {{code language="json"}}
624 [
625 {
626 "id": 430,
627 "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
628 "name": "Vorname Nachname",
629 ...
630 "role": "Mitglied",
631 "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
632 },
633 {
634 "id": 431,
635 "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
636 "name": null,
637 ...
638 "role": "Verein",
639 "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
640 }
641 ]
642 {{/code}}
643 {{/expand}}
644 )))
645 1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
646 1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
647 1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
648 1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
649 1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
650 1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
651 11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
652 11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
653 1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
654
655 === Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
656
657 In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
658
659 **Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
660
661 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
662
663 Die einzelnen Schritte hierbei sind:
664
665 1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
666 1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
667 11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
668 11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
669 11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
670 1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
671 1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
672 1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
673 1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
674 1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
675 1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
676 11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
677 11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
678 1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
679 1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
680
681 === Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
682
683 In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
684
685 **Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
686
687 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
688
689 Die einzelnen Schritte hierbei sind:
690
691 1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
692 1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
693 11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
694 11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
695 1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
696 1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
697 1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
698 1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
699 1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
700 11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
701 11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
702 1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
703 1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
704
705 = Offene Punkte =
706
707 * Docuseal Logging + Monitoring
708 * N8n Error Handling