Wiki-Quellcode von Digitale Mitgliederverwaltung

Version 55.1 von Daniel Herrmann am 2025/10/24 14:49

Verwalten
- Kopieren
Aktionen
- Exportieren
- Druckvorschau
Ansichten

version	line-number	content
1.1	1	Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:
	2
	3	* möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen
	4	* die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden
	5	* der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann
	6	* die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente
	7
	8	zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
	9
48.1	10	= Inhaltsverzeichnis =
44.1	11
	12	{{toc/}}
	13
49.1	14	= Hintergrundinformationen =
2.1	15
4.1	16	Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
	17
5.1	18	In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es drei Stufen elektronischer Signaturen: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
4.1	19
6.1	20	* Die einfache elektronische Signatur (EES) ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
	21	* Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicherstellen. Das geschieht meist über kryptografische Verfahren und persönliche Signaturschlüssel, die nur der Unterzeichner kontrolliert. Bekannte Beispiele sind Signaturen mit DocuSign, Adobe Sign oder FP Sign, bei denen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN oder App) erfolgt, oder Signaturen mit einem persönlichen Zertifikat aus einer Public-Key-Infrastruktur. Die FES bietet einen hohen Beweiswert vor Gericht, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Sie wird häufig für B2B-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder wichtige, aber formfrei mögliche Vereinbarungen eingesetzt.
	22	* Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste Form und in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie darf nur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem staatlich zugelassenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird (z. B. D-Trust, Swisscom oder A-Trust). Die Erstellung erfolgt über eine sichere Signaturerstellungseinheit, wie eine Signaturkarte mit Kartenleser oder einen Fernsignaturdienst mit starker Identifizierung (z. B. VideoIdent). Die QES ist rechtlich zwingend erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform nach § 126a BGB vorgeschrieben ist, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen, Verbraucherdarlehensverträgen oder in behördlichen und gerichtlichen Verfahren.
2.1	23
5.1	24	Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
	25
55.1	26	~\|
5.1	27
55.1	28	Signaturtyp \|
5.1	29
55.1	30	Sicherheitsniveau \|
5.1	31
55.1	32	Rechtliche Wirkung \|
	33
	34	\|=Umsetzung
	35	\|
	36
	37	EES \|
	38
	39	niedrig \|
	40
	41	schwacher Beweiswert \|
	42
	43	Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button \| \|
	44
	45	FES \|
	46
	47	mittel \|
	48
	49	starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform \|
	50
	51	Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches \| \|
	52
	53	QES \|
	54
	55	hoch \|
	56
	57	gesetzlich Schriftformersatz \|
	58
	59	Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister \|
	60
	61	~{~{confluence_tip title="Zusammenfassung"}} Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen. ~{~{/confluence_tip}}
	62
49.1	63	= Dokumente und Workflow =
1.1	64
49.1	65	== Dokumenten-Arten ==
16.1	66
1.1	67	Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
	68
31.1	69	(% class="wrapped" %)
1.1	70	\|=(% scope="col" %)(((
	71	Dokumenten-Typ
	72	)))\|=(% scope="col" %)(((
	73	Vollständig
	74	digitalisieren
	75	)))\|=(% scope="col" %)(((
	76	Prozess heute
	77	)))\|=(% scope="col" %)(((
34.1	78	Notwendige Änderungen
1.1	79	)))
	80	\|(((
	81	Mitgliedsantrag
	82	)))\|(((
	83	✅️
	84	)))\|(((
	85	* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
	86	* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt
	87	* Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst
	88	* Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei
	89	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
	90	* Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
	91	)))\|(((
34.1	92	Der Antrag soll komplett digital unterschrieben werden. Vorgehen:
1.1	93
	94	* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
	95	* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
	96	** Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet
	97	** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
	98	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
	99	* Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
	100	)))
	101	\|(((
	102	SEPA Lastschriftmandat
	103	)))\|(((
	104	✅️
	105	)))\|(((
	106	Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
	107	)))\|(((
2.1	108	Gleicher Prozess wie Mitgliedsantrag
1.1	109	)))
	110	\|(((
	111	Studienbescheinigung
	112	)))\|(((
	113	✅️
	114	)))\|(((
	115	Bescheinigung wird von Mitglied eingescannt und per Mail an die Mitgliederverwaltung geschickt
	116
	117	Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
	118	)))\|(((
2.1	119	Neue Lösung basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
1.1	120	)))
	121	\|(((
	122	Ausweiskopie
	123	)))\|(((
	124	❌️
	125	)))\|(((
2.1	126	Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.
	127
	128	Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
1.1	129	)))\|(((
2.1	130	Entfällt. Siehe Formular Schlüsselausgabe für Details
1.1	131	)))
	132	\|(((
	133	Formular Schlüsselausgabe
	134	)))\|(((
	135	⚠️
	136	)))\|(((
2.1	137	Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt
	138
	139	Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.
	140
	141	Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.
1.1	142	)))\|(((
2.1	143	⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
	144	Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.
	145
	146	Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:
	147
	148	* Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
	149	* Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
	150
	151	Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
1.1	152	)))
	153	\|(((
	154	Verpflichtungserklärung Datenschutz
	155	)))\|(((
	156	✅️
	157	)))\|(((
2.1	158	Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
	159
	160	Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
	161	Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
1.1	162	)))\|(((
34.1	163	Vollständig digital. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
1.1	164	)))
	165	\|(((
	166	Übungsleitervertrag
	167	)))\|(((
	168	✅️
	169	)))\|(((
2.1	170	Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.
	171
	172	Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:
	173
	174	* Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
	175	* Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
1.1	176	)))\|(((
34.1	177	Vollständig digital. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
2.1	178
34.1	179	Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
1.1	180	)))
	181	\|(((
	182	Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
	183	)))\|(((
	184	❌️
	185	)))\|(((
2.1	186	Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)
	187
	188	Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
1.1	189	)))\|(((
34.1	190	Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
1.1	191	)))
	192	\|(((
	193	Bestellung eines Einweisers
	194	)))\|(((
	195	✅️
	196	)))\|(((
2.1	197	Formular existiert nicht. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
1.1	198	)))\|(((
3.1	199	Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
	200
	201	1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
	202	1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
	203	1. Vorstand - bestätigt die Berufung
	204	1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
	205
	206	Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
	207
	208	* Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
	209	* Flag auf der Homepage setzen
	210	* Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
	211	* Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
1.1	212	)))
	213	\|(((
	214	Haftungsausschluss
	215	)))\|(((
	216	❌️
	217	)))\|(((
3.1	218	Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
	219
	220	Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
	221
	222	Bisher:
	223
	224	* Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
1.1	225	)))\|(((
3.1	226	Zwei Vorschläge:
	227
	228	* Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
	229	* Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
	230
	231	Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
1.1	232	)))
	233	\|(((
	234	Einweisungszettel
	235	)))\|(((
	236	❌️
	237	)))\|(((
3.1	238	Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
	239	Mit Abstand die meisten Zettel
	240
	241	* Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
	242	* Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
	243	* Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
	244	* Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
	245	** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
	246	** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
	247	** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
	248	** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
	249	* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
1.1	250	)))\|(((
34.1	251	Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
1.1	252	)))
	253	\|(((
	254	Lagervertrag Kistenlager
	255	)))\|(((
	256	✅️
	257	)))\|(((
3.1	258	Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
	259
	260	Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
	261	Wenn Papierform → wird eingeworfen
	262
	263	Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
1.1	264	)))\|(((
34.1	265	Vollständig digital, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
1.1	266	)))
	267	\|(((
	268	Lagervertrag Projektlager
	269	)))\|(((
	270	✅️
	271	)))\|(((
3.1	272	Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
	273
	274	Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
	275	Wenn Papierform → wird eingeworfen
	276
	277	Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
1.1	278	)))\|(((
34.1	279	Vollständig digital, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
1.1	280	)))
	281
49.1	282	== Workflow Beschreibung ==
16.1	283
18.1	284	Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
	285
21.1	286	{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
18.1	287
49.1	288	=== Trigger / Starten des Workflows ===
16.1	289
19.1	290	Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
16.1	291
19.1	292	In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
	293
49.1	294	==== Start über die Homepage ====
19.1	295
	296	Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
	297
	298	* remote, implizit durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
	299	* remote, explizit durch den User für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
	300	* remote, explizit durch einen Funktionär für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
20.1	301
49.1	302	==== Lokal im Makerspace ====
20.1	303
	304	Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
	305
19.1	306	* lokal, explizit durch einen Funktionär (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
	307
49.1	308	=== Dokument erstellen ===
19.1	309
	310	Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
	311
31.1	312	(% class="wrapped" %)
19.1	313	\|=(% scope="col" %)(((
	314	Remote / Lokal
	315	)))\|=(% scope="col" %)(((
	316	Schriftformerfordernis
	317	)))\|=(% scope="col" %)(((
	318	Beispiel
	319	)))\|=(% scope="col" %)(((
	320	Beschreibung
	321	)))
	322	\|(((
	323	Remote
	324	)))\|(((
	325	Nein
	326	)))\|(((
	327	Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	328	)))\|(((
	329	Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
	330	Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
	331	)))
	332	\|(((
	333	Remote
	334	)))\|(((
	335	Ja
	336	)))\|(((
20.1	337	Einweisungszettel Online-Einweisung
19.1	338	)))\|(((
20.1	339	Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
19.1	340	)))
	341	\|(((
	342	Lokal
	343	)))\|(((
	344	Nein
	345	)))\|(((
	346	Schlüsselausgabe
	347	)))\|(((
21.1	348	Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
19.1	349	)))
	350	\|(((
	351	Lokal
	352	)))\|(((
	353	Ja
	354	)))\|(((
20.1	355	Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
19.1	356	)))\|(((
21.1	357	Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
19.1	358	)))
	359
20.1	360	{{error title="Docuseal Lizenz"}}
	361	Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
	362	{{/error}}
	363
49.1	364	=== Unterschrift leisten ===
20.1	365
21.1	366	Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
20.1	367
31.1	368	(% class="wrapped" %)
29.1	369	\|=(((
21.1	370	Remote / Lokal
	371	)))\|=(((
	372	Schriftformerfordernis
	373	)))\|=(((
	374	Beispiel
	375	)))\|=(((
	376	Beschreibung
	377	)))
29.1	378	\|(((
21.1	379	Remote
	380	)))\|(((
	381	Nein
	382	)))\|(((
	383	Lagervertrag, Übungsleitervertrag
	384	)))\|(((
	385	Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
	386	)))
29.1	387	\|(((
21.1	388	Remote
	389	)))\|(((
	390	Ja
	391	)))\|(((
	392	Einweisungszettel Online-Einweisung
	393	)))\|(((
	394	Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, handschriftlich unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
	395	)))
29.1	396	\|(((
21.1	397	Lokal
	398	)))\|(((
	399	Nein
	400	)))\|(((
	401	Schlüsselausgabe
	402	)))\|(((
	403	Unterschrift entweder:
	404
	405	* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person\|\|shape="rect"]])
	406	* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
	407	)))
29.1	408	\|(((
21.1	409	Lokal
	410	)))\|(((
	411	Ja
	412	)))\|(((
	413	Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
	414	)))\|(((
	415	Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und handschriftlich unterschrieben.
	416	\\
	417	)))
	418
49.1	419	=== Ablegen und Verarbeiten ===
21.1	420
45.1	421	Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
21.1	422
31.1	423	(% class="wrapped" %)
22.1	424	\|=(% scope="col" %)(((
	425	Signatur über
	426	)))\|=(% scope="col" %)(((
	427	Paperless Ingest
	428	)))\|=(% scope="col" %)(((
	429	Ablauf
	430	)))
	431	\|(((
	432	Docuseal
	433	)))\|(((
	434	N8n
	435	)))\|(((
	436	Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
	437
	438	* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
	439	* Backend publisht ein Event auf N8n
	440	* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
	441	)))
	442	\|(((
	443	Tablet
	444	)))\|(((
	445	N8n oder API
	446	)))\|(((
	447	Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
	448
	449	* Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
	450	* Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
	451	)))
	452	\|(((
	453	Handschriftliche Unterschrift
	454	)))\|(((
	455	ScanSnap Scanner
	456	)))\|(((
	457	Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
	458	)))
	459
45.1	460	In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
22.1	461
49.1	462	= Technisches Design =
1.1	463
49.1	464	== Vorhandene Komponenten ==
1.1	465
6.1	466	Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
1.1	467
6.1	468	* [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com\|\|shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
	469	* Homepage / Backend: Dies ist unsere Homepage, die unter [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de>>url:https://makerspace-darmstadt.de\|\|shape="rect"]] erreichbar ist. Sie bietet einige Funktionen:
	470	** Verwaltung der Einweisungen, inklusive Einweisungs-Typen, Angeboten, Erfassen von abgeschlossenen Einweisungen
	471	** Integration in EasyVerein - EasyVerein ist das führende System für Mitglieder, die Homepage synchronisiert einmal Nachts die Mitglieder aus EasyVerein
	472	** Rechnungen einsehen und einreichen - über die API von EasyVerein können Mitglieder hier einfach ihre Beitragsrechnungen einsehen und herunterladen. Ebenso können für den Verein getätigte Auslagen hier eingereicht werden.
	473	* [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com\|\|shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de\|\|shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
	474	* [[Vikunja>>url:https://vikunja.io\|\|shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
1.1	475
49.1	476	== Neue Komponenten ==
6.1	477
49.1	478	=== Paperless NGX ===
7.1	479
50.1	480	Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
7.1	481
50.1	482	Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
7.1	483
50.1	484	Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
7.1	485
50.1	486	=== N8n ===
7.1	487
8.1	488	n8n ist ein Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung, das man selbst hosten kann. Über eine visuelle Oberfläche baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
7.1	489
	490	Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
8.1	491
47.1	492	In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
8.1	493
49.1	494	=== NATS ===
47.1	495
9.1	496	Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird NATS vorgeschlagen. NATS ist ein leichtgewichtiges, schnelles Messaging-System für Event-Streaming und -Queues, das auf dem Publish/Subscribe-Prinzip basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
8.1	497
9.1	498	Das Backend sendet Ereignisse (als JSON) an einen NATS-Subject (ähnlich einem MQTT Topic). NATS nimmt diese Events sofort entgegen und hält sie je nach Konfiguration im Speicher oder in einer persistierten Stream-Queue (JetStream). n8n kann dann über einen NATS-Trigger-Node diese Events abonnieren. Sobald ein Event eintrifft, startet n8n den zugehörigen Workflow automatisch und verarbeitet die enthaltenen Daten.
8.1	499
	500	NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
9.1	501
49.1	502	== Systemübersicht ==
9.1	503
23.1	504	Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
9.1	505
12.1	506	{{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
13.1	507
23.1	508	Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die öffentliche und die interne Zone:
13.1	509
23.1	510	* Paperless ist das maßgebliche System, welches ausschließlich intern erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
51.1	511	* Alle den Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
23.1	512
	513	Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine Event Queue zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls auf dem öffentlichen Server installiert. Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
	514
	515	In N8n werden dann für die verschiedenen Events Workflows definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch Paperless Events in N8n triggern, dies passiert allerdings direkt über Webhooks. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
	516
49.1	517	== Dokument-Workflows ==
23.1	518
24.1	519	Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
23.1	520
24.1	521	1. Erfordernis der Schriftform
	522	11. Ja - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die Schriftform erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine handschriftliche Unterschrift
	523	11. Nein - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
	524	1. Ort der Unterschrift
	525	11. Remote - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
	526	11. Lokal (Makerspace) - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
	527
	528	Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
	529
31.1	530	(% class="wrapped" %)
24.1	531	\|=(% scope="row" %)(((
	532	Workflow
	533	)))\|=(% scope="col" %)(((
	534	Schriftform erforderlich
	535	)))\|=(% scope="col" %)(((
	536	Lokal / Remote
	537	)))
	538	\|=(% scope="row" %)(((
	539	Fall 1: Digital Remote
	540	)))\|(((
	541	Nein
	542	)))\|(((
	543	Remote
	544	)))
	545	\|=(% scope="row" %)(((
	546	Fall 2: Digital Makerspace
	547	)))\|(((
	548	Nein
	549	)))\|(((
	550	Lokal
	551	)))
	552	\|=(% scope="row" %)(((
	553	Fall 3: Handschriftlich Remote
	554	)))\|(((
	555	Ja
	556	)))\|(((
	557	Remote
	558	)))
	559	\|=(% scope="row" %)(((
	560	Fall 4: Handschriftlich Makerspace
	561	)))\|(((
	562	Ja
	563	)))\|(((
	564	Lokal
	565	)))
	566
49.1	567	=== Fall 1: Digital + Remote ===
24.1	568
	569	Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess remote ausgelöst und abgeschlossen wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird ausschließlich digital verwaltet.
	570
	571	Beispiele: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
	572
	573	Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
	574
26.1	575	{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
24.1	576
26.1	577	Die einzelnen Schritte hierbei sind:
24.1	578
26.1	579	1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
	580	1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
	581	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	582	11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	583	1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
	584	1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
	585	1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
	586	1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
	587	1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
	588	1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	589	1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	590	11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	591	11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
	592	1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	593
49.1	594	=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
26.1	595
29.1	596	In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
26.1	597
27.1	598	Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
	599
	600	Beispiele: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
	601
	602	Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
	603
28.1	604	{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
27.1	605
29.1	606	Die einzelnen Schritte hierbei sind:
	607
	608	1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
	609	1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
	610	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	611	11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	612	11. (((
	613	Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
	614
	615	{{expand}}
	616	{{code language="json"}}
	617	[
	618	{
	619	"id": 430,
	620	"uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
	621	"name": "Vorname Nachname",
	622	...
	623	"role": "Mitglied",
	624	"embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
	625	},
	626	{
	627	"id": 431,
	628	"uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
	629	"name": null,
	630	...
	631	"role": "Verein",
	632	"embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
	633	}
	634	]
	635	{{/code}}
	636	{{/expand}}
	637	)))
	638	1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
	639	1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
	640	1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
	641	1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
	642	1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	643	1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	644	11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	645	11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
	646	1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	647
49.1	648	=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
26.1	649
29.1	650	In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform. In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
26.1	651
29.1	652	Beispiele: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
	653
30.1	654	{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
	655
32.1	656	Die einzelnen Schritte hierbei sind:
	657
	658	1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
	659	1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
	660	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	661	11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	662	11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
	663	1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
	664	1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
	665	1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
	666	1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
	667	1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	668	1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	669	11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	670	11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
	671	1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
	672	1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	673
49.1	674	=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
26.1	675
32.1	676	In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform. In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
26.1	677
32.1	678	Beispiele: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
	679
33.1	680	{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
30.1	681
33.1	682	Die einzelnen Schritte hierbei sind:
	683
	684	1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
	685	1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
	686	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	687	11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
	688	1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
	689	1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
	690	1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
	691	1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
	692	1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
	693	11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
	694	11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
	695	1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
	696	1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
	697
49.1	698	= Paperless NGX =
13.1	699
51.1	700	Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.IT im Makerspace.[HOWTO] Makerspace VPN.WebHome]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Services.Keycloak.WebHome]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen Vorstand und Mitgliederverwaltung.
13.1	701
49.1	702	== Paperless Übersicht ==
13.1	703
	704	Dokumente sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird Ingestion genannt):
	705
	706	* Per E-Mail: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
	707	** Die Mitgliederverwaltung: [[mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de\|\|shape="rect"]]
	708	** Den Vorstand: [[vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de\|\|shape="rect"]]
	709	* Per Ordner: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
	710	* Per Weboberfläche: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
	711
46.1	712	Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
	713
	714	{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
	715
	716	Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
	717
	718	* SCAN Vorstand - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
	719	* SCAN MV - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
	720
49.1	721	== Übersicht der Metadaten ==
13.1	722
	723	Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
	724
	725	* Korrespondent: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
	726	Für Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
	727	Für Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
	728	Bei Vereinseintritt und Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
	729	* Tags: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. Tags dienen der einfacheren Zuordnung und dem Wiederfinden von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
	730	(% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)Inbox Mitgliederverwaltung(%%) - Alle Dokumente die per Mail oder per Ordner für die Gruppe Mitgliederverwaltung aufgenommen wurden und nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
	731	(% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)Inbox Vorstand(%%) - Alle Dokumente die per Mail oder per Ordner für die Gruppe Vorstand aufgenommen wurden und nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
42.1	732	* Dokumenten-Typen: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
	733	** Mitgliedsantrag
	734	** SEPA Lastschriftmandat
	735	** Studienbescheinigung
	736	** Bestätigung Schlüsselausgabe
	737	** Verpflichtungserklärung Datenschutz
	738	** Übungsleitervertrag
	739	** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
	740	** Bestellung als Einweiser:in
	741	** Haftungsausschluss
	742	** Einweisungszettel
	743	** Lagervertrag Kistenlager
	744	** Lagervertrag Projektlager
44.1	745	* (((
	746	Storage Path: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling\|\|shape="rect"]].
13.1	747	\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths\|\|style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
	748
	749	{{code language="none"}}
	750	document renamer
	751	{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer\|\|style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
44.1	752	In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
	753	\\
13.1	754
44.1	755	\|=(% scope="col" %)(((
	756	Name
	757	)))\|=(% scope="col" %)(((
	758	Definition
	759	)))\|=(% scope="col" %)(((
	760	Sichtbar für
	761	)))\|=(% scope="col" %)(((
	762	Anwendung
	763	)))
	764	\|(((
	765	Mitglieder Einweisungszettel
	766	)))\|(((
	767	(% class="code" %)
	768	(((
	769	~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
	770	)))
	771	)))\|(((
	772	Mitgliederverwaltung
	773	)))\|(((
	774	Einweisungszettel
	775	)))
	776	\|(((
	777	Mitglieder Unterlagen
	778	)))\|(((
	779	(% class="code" %)
	780	(((
	781	~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
	782	)))
	783	)))\|(((
	784	Mitgliederverwaltung
	785	)))\|(((
	786	Alle anderen Mitgliederdokumente
	787	)))
	788	\|(((
	789	Vorstand Dokumente
	790	)))\|(((
	791	(% class="code" %)
	792	(((
	793	~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
	794	)))
	795	)))\|(((
	796	Vorstand
	797	)))\|(((
	798	Alle Vorstandsdokumente
	799	)))
	800	)))
	801
49.1	802	== Automatische Zuordnung von Metadaten ==
13.1	803
	804	Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
	805
36.1	806	Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines JSON Web Tokens (JWT).
13.1	807
51.1	808	=== (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Barcode erzeugen(%%) ===
14.1	809
51.1	810	(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
14.1	811
36.1	812	* Payload (Daten) festlegen. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
	813	* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
	814	Header: alg (Algorithmus) und typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
	815	Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
	816	Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
38.1	817	* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
14.1	818
49.1	819	=== Header ===
14.1	820
38.1	821	Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
14.1	822
49.1	823	=== Body ===
38.1	824
51.1	825	Die folgenden Claims sind im Body verfügbar.
38.1	826
44.1	827	\|=(((
36.1	828	Claim
38.1	829	)))\|=(((
36.1	830	Type
38.1	831	)))\|=(((
36.1	832	Pflicht
38.1	833	)))\|=(((
36.1	834	Beschreibung
	835	)))
	836	\|(((
38.1	837	id
36.1	838	)))\|(((
38.1	839	UUID4
36.1	840	)))\|(((
	841	✅️
	842	)))\|(((
38.1	843	Eindeutige ID dieses Dokuments
36.1	844	)))
	845	\|(((
38.1	846	time
36.1	847	)))\|(((
38.1	848	Zahl
36.1	849	)))\|(((
	850	✅️
	851	)))\|(((
38.1	852	UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
36.1	853	)))
	854	\|(((
	855	exp
	856	)))\|(((
	857	Zahl
	858	)))\|(((
	859	✅️
	860	)))\|(((
38.1	861	UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
36.1	862	)))
44.1	863	\|(((
36.1	864	(% class="code" %)
	865	(((
	866	typ
	867	)))
	868	)))\|(((
	869	String
	870	)))\|(((
	871	✅️
	872	)))\|(((
	873	Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
	874	)))
53.1	875	\|mode\|String\|✅️ \|Kann entweder "digital" oder "manual" sein und bestimmt, ob N8n den unterschriebenen Vertrag ans Backend meldet.
44.1	876	\|(((
36.1	877	(% class="code" %)
	878	(((
	879	cor
	880	)))
	881	)))\|(((
	882	String
	883	)))\|(((
	884	❌️
	885	)))\|(((
	886	Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
	887	)))
44.1	888	\|(((
36.1	889	tags
	890	)))\|(((
	891	List[String]
	892	)))\|(((
	893	❌️
	894	)))\|(((
	895	Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
	896	)))
	897	\|(((
	898	spth
	899	)))\|(((
	900	String
	901	)))\|(((
	902	❌️
	903	)))\|(((
	904	Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
	905	)))
	906	\|(((
	907	opt
	908	)))\|(((
	909	dict
	910	)))\|(((
	911	❌️
	912	)))\|(((
	913	Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
	914	)))
14.1	915
36.1	916	=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
	917
	918	Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
	919
	920	{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
	921	Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
	922
	923	Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)HS256 (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
	924	{{/confluence_tip}}
	925
49.1	926	=== Auswahl der Library ===
36.1	927
	928	Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
	929
51.1	930	\|=(((
36.1	931	Name
51.1	932	)))\|=(((
36.1	933	CVE
51.1	934	)))\|=(((
36.1	935	Github
51.1	936	)))\|=(((
36.1	937	GH⭐
51.1	938	)))\|=(((
36.1	939	Letztes Release
51.1	940	)))\|=(((
36.1	941	Offene Issues
51.1	942	)))\|=(((
36.1	943	Dokumentation
51.1	944	)))\|=(((
36.1	945	Qualität Dokumentation
51.1	946	)))\|=(((
36.1	947	In Backend vorhanden?
51.1	948	)))\|=(((
36.1	949	In Paperless vorhanden?
14.1	950	)))
36.1	951	\|(((
	952	python-jose
	953	)))\|(((
	954	3/0
	955	)))\|(((
	956	[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose\|\|shape="rect"]]
	957	)))\|(((
	958	1.7k
	959	)))\|(((
	960	28.05.2025
	961	)))\|(((
	962	83
	963	)))\|(((
	964	[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/\|\|shape="rect"]]
	965	)))\|(((
	966	⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
	967	)))\|(((
	968	❌️
	969	)))\|(((
	970	❌️
	971	)))
	972	\|(((
	973	pyJWT
	974	)))\|(((
	975	4/0
	976	)))\|(((
	977	[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt\|\|shape="rect"]]
	978	)))\|(((
	979	5.4k
	980	)))\|(((
	981	28.11.2024
	982	)))\|(((
	983	30
	984	)))\|(((
	985	[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io\|\|shape="rect"]]
	986	)))\|(((
	987	➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
	988	)))\|(((
	989	✅️ 2.10.1
37.1	990	Dep von firebase
36.1	991	)))\|(((
	992	✅️ 2.10.1
	993	)))
	994	\|(((
	995	JWCrypto
	996	)))\|(((
	997	5/0
	998	)))\|(((
	999	[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto\|\|shape="rect"]]
	1000	)))\|(((
	1001	465
	1002	)))\|(((
	1003	06.03.2024
	1004	)))\|(((
	1005	8
	1006	)))\|(((
	1007	[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io\|\|shape="rect"]]
	1008	)))\|(((
	1009	➕️ API Doc, einige Beispiele
	1010	)))\|(((
	1011	✅️ 1.5.6
37.1	1012	Dep von python-keycloak
36.1	1013	)))\|(((
	1014	❌️
	1015	)))
14.1	1016
36.1	1017	Unsere bevorzugte Library ist pyjwt. Diese ist auch in paperless nativ vorhanden, sodass wir uns für die Implementierung mittels pyjwt entschieden haben.
	1018
49.1	1019	=== PDF417 Code ===
38.1	1020
51.1	1021	Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
38.1	1022
51.1	1023	(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)[[image:attach:barcode.jpg\|\|height="250"]]
38.1	1024
51.1	1025	(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
38.1	1026
49.1	1027	=== Referenz-Implementierung ===
38.1	1028
43.1	1029	Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference\|\|shape="rect"]]
38.1	1030
49.1	1031	=== Post Consumption Script ===
43.1	1032
	1033	Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script\|\|shape="rect"]]
	1034
49.1	1035	== Paperless Berechtigungen ==
13.1	1036
39.1	1037	Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es Benutzer und Gruppen. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
	1038
49.1	1039	=== Benutzer und Gruppen ===
39.1	1040
	1041	Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
	1042
40.1	1043	* Vorstand: Für die Mitglieder des Vorstands
	1044	* Mitgliederverwaltung: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
	1045	* IT Admin: IT Administratoren im Makerspace
39.1	1046
	1047	Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
	1048
49.1	1049	=== Globale Berechtigungen ===
39.1	1050
	1051	Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
	1052
	1053	\|=(% scope="row" %)(((
	1054	Berechtigung
	1055	)))\|=(% scope="col" %)(((
	1056	Beschreibung
	1057	)))\|=(% scope="col" %)(((
	1058	Mitgliederverwaltung
	1059	)))\|=(% scope="col" %)(((
	1060	Vorstand
	1061	)))\|=(% scope="col" %)(((
	1062	IT Admin
	1063	)))\|=(% scope="col" %)(((
	1064	Notiz
	1065	)))
	1066	\|=(% scope="row" %)(((
	1067	Document
	1068	)))\|(((
	1069	Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
	1070	)))\|(((
	1071	ALLE
	1072	)))\|(((
40.1	1073	ALLE
39.1	1074	)))\|(((
40.1	1075	KEINE
39.1	1076	)))\|(((
	1077	Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	1078	)))
	1079	\|=(% scope="row" %)(((
	1080	Tag
	1081	)))\|(((
	1082	Sehen und bearbeiten von Tags.
	1083	)))\|(((
	1084	Anzeigen
	1085	)))\|(((
40.1	1086	ALLE
39.1	1087	)))\|(((
40.1	1088	ALLE
39.1	1089	)))\|(((
	1090	Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	1091	)))
	1092	\|=(% scope="row" %)(((
	1093	Correspondent
	1094	)))\|(((
	1095	Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
	1096	)))\|(((
	1097	Anzeigen
	1098	)))\|(((
40.1	1099	ALLE
39.1	1100	)))\|(((
40.1	1101	ALLE
39.1	1102	)))\|(((
	1103	Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	1104	)))
	1105	\|=(% scope="row" %)(((
	1106	DocumentType
	1107	)))\|(((
	1108	Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
	1109	)))\|(((
	1110	Anzeigen
	1111	)))\|(((
40.1	1112	ALLE
39.1	1113	)))\|(((
40.1	1114	ALLE
39.1	1115	)))\|(((
	1116	Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	1117	)))
	1118	\|=(% scope="row" %)(((
	1119	StoragePath
	1120	)))\|(((
	1121	Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
	1122	)))\|(((
	1123	Anzeigen
	1124	)))\|(((
40.1	1125	Anzeigen
39.1	1126	)))\|(((
40.1	1127	ALLE
39.1	1128	)))\|(((
	1129	Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
	1130	)))
	1131	\|=(% scope="row" %)(((
	1132	SavedView
	1133	)))\|(((
	1134	Ansichten erzeugen und speichern
	1135	)))\|(((
	1136	ALLE
	1137	)))\|(((
40.1	1138	ALLE
39.1	1139	)))\|(((
40.1	1140	KEINE
39.1	1141	)))\|(((
	1142	\\
	1143	)))
	1144	\|=(% scope="row" %)(((
	1145	PaperlessTask
	1146	)))\|(((
	1147	Dateiaufgaben einsehen und löschen
	1148	)))\|(((
	1149	KEINE
	1150	)))\|(((
40.1	1151	KEINE
39.1	1152	)))\|(((
40.1	1153	ALLE
39.1	1154	)))\|(((
	1155	\\
	1156	)))
	1157	\|=(% scope="row" %)(((
	1158	AppConfig
	1159	)))\|(((
	1160	Konfiguration von Paperless NGX selbst
	1161	)))\|(((
	1162	KEINE
	1163	)))\|(((
40.1	1164	KEINE
39.1	1165	)))\|(((
40.1	1166	ALLE
39.1	1167	)))\|(((
	1168	\\
	1169	)))
	1170	\|=(% scope="row" %)(((
	1171	UISettings
	1172	)))\|(((
	1173	Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
	1174	)))\|(((
	1175	ALLE
	1176	)))\|(((
40.1	1177	ALLE
39.1	1178	)))\|(((
40.1	1179	ALLE
39.1	1180	)))\|(((
	1181	\\
	1182	)))
	1183	\|=(% scope="row" %)(((
	1184	History
	1185	)))\|(((
	1186	Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
	1187	)))\|(((
	1188	Anzeigen
	1189	)))\|(((
40.1	1190	Anzeigen
39.1	1191	)))\|(((
40.1	1192	KEINE
39.1	1193	)))\|(((
	1194	Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
	1195	)))
	1196	\|=(% scope="row" %)(((
	1197	Note
	1198	)))\|(((
	1199	Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
	1200	)))\|(((
	1201	ALLE
	1202	)))\|(((
40.1	1203	ALLE
39.1	1204	)))\|(((
40.1	1205	KEINE
39.1	1206	)))\|(((
	1207	Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
	1208	)))
	1209	\|=(% scope="row" %)(((
	1210	MailAccount
	1211	)))\|(((
	1212	Mail-Accounts verwalten
	1213	)))\|(((
	1214	KEINE
	1215	)))\|(((
40.1	1216	Anzeigen
39.1	1217	)))\|(((
40.1	1218	ALLE
39.1	1219	)))\|(((
	1220	\\
	1221	)))
	1222	\|=(% scope="row" %)(((
	1223	MailRule
	1224	)))\|(((
	1225	Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
	1226	)))\|(((
	1227	KEINE
	1228	)))\|(((
40.1	1229	ALLE
39.1	1230	)))\|(((
40.1	1231	ALLE
39.1	1232	)))\|(((
	1233	\\
	1234	)))
	1235	\|=(% scope="row" %)(((
	1236	User
	1237	)))\|(((
	1238	Benutzer einsehen oder verwalten
	1239	)))\|(((
	1240	KEINE
	1241	)))\|(((
40.1	1242	Anzeigen
39.1	1243	)))\|(((
40.1	1244	ALLE
39.1	1245	)))\|(((
	1246	\\
	1247	)))
	1248	\|=(% scope="row" %)(((
	1249	Group
	1250	)))\|(((
	1251	Gruppen einsehen oder verwalten
	1252	)))\|(((
	1253	KEINE
	1254	)))\|(((
40.1	1255	Anzeigen
39.1	1256	)))\|(((
40.1	1257	ALLE
39.1	1258	)))\|(((
	1259	\\
	1260	)))
	1261	\|=(% scope="row" %)(((
	1262	ShareLink
	1263	)))\|(((
	1264	Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
	1265	)))\|(((
	1266	KEINE
	1267	)))\|(((
40.1	1268	KEINE
39.1	1269	)))\|(((
40.1	1270	KEINE
39.1	1271	)))\|(((
	1272	\\
	1273	)))
	1274	\|=(% scope="row" %)(((
	1275	CustomField
	1276	)))\|(((
	1277	Custom Fields einsehen oder verwalten
	1278	)))\|(((
	1279	Anzeigen
	1280	)))\|(((
40.1	1281	Anzeigen
39.1	1282	)))\|(((
40.1	1283	ALLE
39.1	1284	)))\|(((
	1285	\\
	1286	)))
	1287	\|=(% scope="row" %)(((
	1288	Workflow
	1289	)))\|(((
	1290	Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
	1291	)))\|(((
	1292	KEINE
	1293	)))\|(((
40.1	1294	KEINE
	1295	)))\|(((
	1296	ALLE
	1297	)))\|(((
39.1	1298	\\
40.1	1299	)))
	1300
49.1	1301	=== Objekt-Berechtigungen ===
40.1	1302
	1303	Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
	1304
	1305	* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
	1306	* Zusätzliche Berechtigungen:
	1307	** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
	1308	** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
	1309
	1310	Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
	1311
	1312	[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png\|\|thumbnail="true" height="250"]]
	1313
	1314	{{info title="Berechtigungen"}}
	1315	Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
	1316
	1317	\|=(% scope="col" %)(((
	1318	Globale Berechtigung
	1319	)))\|=(% scope="col" %)(((
	1320	Owner
	1321	)))\|=(% scope="col" %)(((
	1322	Objekt-Berechtigung
	1323	)))\|=(% scope="col" %)(((
	1324	Ergebnis
	1325	)))
	1326	\|(((
	1327	❌️
39.1	1328	)))\|(((
40.1	1329	Egal
	1330	)))\|(((
	1331	Egal
	1332	)))\|(((
	1333	❌️
	1334	)))
	1335	\|(((
	1336	✅️
	1337	)))\|(((
	1338	✅️
	1339	)))\|(((
	1340	Egal
	1341	)))\|(((
	1342	✅️
	1343	)))
	1344	\|(((
	1345	✅️
	1346	)))\|(((
	1347	❌️
	1348	)))\|(((
	1349	❌️
	1350	)))\|(((
	1351	❌️
	1352	)))
	1353	\|(((
	1354	✅️
	1355	)))\|(((
	1356	❌️
	1357	)))\|(((
	1358	✅️
	1359	)))\|(((
	1360	✅️
	1361	)))
	1362
	1363	Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben UND (b) Owner sein ODER Objekt-Berechtigungen haben.
	1364	{{/info}}
	1365
49.1	1366	=== Lokale Owner ===
40.1	1367
	1368	Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
	1369
	1370	\|=(% scope="row" %)(((
	1371	Benutzer
	1372	)))\|=(% scope="col" %)(((
	1373	Verwendet für
	1374	)))
	1375	\|=(% scope="row" %)(((
	1376	mksp-mv-owner
	1377	)))\|(((
	1378	Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case Mitgliederverwaltung zugewiesen sind
	1379	)))
	1380	\|=(% scope="row" %)(((
	1381	mksp-vs-owner
	1382	)))\|(((
	1383	Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case Vorstandspost zugewiesen sind
	1384	)))
	1385
49.1	1386	=== Standard-Objekt-Berechtigungen ===
40.1	1387
	1388	Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
	1389
41.1	1390	\|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
40.1	1391	Objekt
41.1	1392	\\
40.1	1393	)))\|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
	1394	Mitgliederverwaltung
41.1	1395	)))\|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
39.1	1396	\\
40.1	1397	)))\|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
	1398	Vorstandspost
	1399	)))
41.1	1400	\|=(% scope="col" %)(((
40.1	1401	Owner
	1402	)))\|=(% scope="col" %)(((
	1403	Anzeigen
	1404	)))\|=(% scope="col" %)(((
	1405	Bearbeiten
	1406	)))\|=(((
	1407	Owner
	1408	)))\|=(((
	1409	Anzeigen
	1410	)))\|=(((
	1411	Bearbeiten
	1412	)))
	1413	\|=(% scope="row" %)(((
	1414	Dokument
39.1	1415	)))\|(((
41.1	1416	mksp-mv-owner
40.1	1417	)))\|(((
41.1	1418	Mitgliederverwaltung
40.1	1419	)))\|(((
41.1	1420	Mitgliederverwaltung
40.1	1421	)))\|(((
41.1	1422	mksp-vs-owner
40.1	1423	)))\|(((
41.1	1424	Vorstand
40.1	1425	)))\|(((
41.1	1426	Vorstand
39.1	1427	)))
40.1	1428	\|=(% scope="row" %)(((
	1429	Dokumenttyp
	1430	)))\|(((
41.1	1431	mksp-mv-owner
40.1	1432	)))\|(((
41.1	1433	Mitgliederverwaltung, IT Admin
40.1	1434	)))\|(((
41.1	1435	IT Admin
40.1	1436	)))\|(((
41.1	1437	mksp-vs-owner
40.1	1438	)))\|(((
41.1	1439	Vorstand
40.1	1440	)))\|(((
41.1	1441	Vorstand
40.1	1442	)))
	1443	\|=(% scope="row" %)(((
	1444	Tag
	1445	)))\|(((
41.1	1446	mksp-mv-owner
40.1	1447	)))\|(((
41.1	1448	Mitgliederverwaltung, IT Admin
40.1	1449	)))\|(((
41.1	1450	IT Admin
40.1	1451	)))\|(((
41.1	1452	mksp-vs-owner
40.1	1453	)))\|(((
41.1	1454	Vorstand
40.1	1455	)))\|(((
41.1	1456	Vorstand
40.1	1457	)))
	1458	\|=(% scope="row" %)(((
	1459	Korrespondent
	1460	)))\|(((
41.1	1461	mksp-mv-owner
40.1	1462	)))\|(((
41.1	1463	Mitgliederverwaltung, IT Admin
40.1	1464	)))\|(((
41.1	1465	IT Admin
40.1	1466	)))\|(((
41.1	1467	mksp-vs-owner
40.1	1468	)))\|(((
41.1	1469	Vorstand
40.1	1470	)))\|(((
41.1	1471	Vorstand
40.1	1472	)))
	1473	\|=(% scope="row" %)(((
	1474	Speicherpfad
	1475	)))\|(((
41.1	1476	mksp-mv-owner
40.1	1477	)))\|(((
41.1	1478	Mitgliederverwaltung, IT Admin
40.1	1479	)))\|(((
41.1	1480	IT Admin
40.1	1481	)))\|(((
41.1	1482	mksp-vs-owner
40.1	1483	)))\|(((
41.1	1484	Vorstand
40.1	1485	)))\|(((
41.1	1486	IT Admin
40.1	1487	)))
39.1	1488
49.1	1489	== Workflows ==
45.1	1490
	1491	Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
	1492
	1493	* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
	1494	* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
	1495
49.1	1496	= Offene Punkte =
13.1	1497
26.1	1498	* Docuseal Logging + Monitoring
	1499	* N8n Error Handling