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Version 35.1 von Daniel Herrmann am 2025/08/22 18:17
Verstecke letzte Bearbeiter
Daniel Herrmann 1.1 1 Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:
2
3 * möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen
4 * die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden
5 * der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann
6 * die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente
7
8 zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9
Daniel Herrmann 2.1 10 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11
Daniel Herrmann 4.1 12 Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13
Daniel Herrmann 5.1 14 In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
Daniel Herrmann 4.1 15
Daniel Herrmann 6.1 16 * Die **einfache elektronische Signatur (EES)** ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
17 * Die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicherstellen. Das geschieht meist über kryptografische Verfahren und persönliche Signaturschlüssel, die nur der Unterzeichner kontrolliert. Bekannte Beispiele sind Signaturen mit DocuSign, Adobe Sign oder FP Sign, bei denen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN oder App) erfolgt, oder Signaturen mit einem persönlichen Zertifikat aus einer Public-Key-Infrastruktur. Die FES bietet einen hohen Beweiswert vor Gericht, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Sie wird häufig für B2B-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder wichtige, aber formfrei mögliche Vereinbarungen eingesetzt.
18 * Die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)** ist die sicherste Form und in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie darf nur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem staatlich zugelassenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird (z. B. D-Trust, Swisscom oder A-Trust). Die Erstellung erfolgt über eine sichere Signaturerstellungseinheit, wie eine Signaturkarte mit Kartenleser oder einen Fernsignaturdienst mit starker Identifizierung (z. B. VideoIdent). Die QES ist rechtlich zwingend erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform nach § 126a BGB vorgeschrieben ist, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen, Verbraucherdarlehensverträgen oder in behördlichen und gerichtlichen Verfahren.
Daniel Herrmann 2.1 19
Daniel Herrmann 5.1 20 Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21
Daniel Herrmann 31.1 22 (% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
Daniel Herrmann 17.1 23 |=(((
Daniel Herrmann 5.1 24 Signaturtyp
25 )))|=(((
26 Sicherheitsniveau
27 )))|=(((
28 Rechtliche Wirkung
29 )))|=(((
30 Umsetzung
31 )))
Daniel Herrmann 17.1 32 |(((
Daniel Herrmann 5.1 33 **EES**
34 )))|(((
35 niedrig
36 )))|(((
37 schwacher Beweiswert
38 )))|(((
39 Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40 )))
Daniel Herrmann 17.1 41 |(((
Daniel Herrmann 5.1 42 **FES**
43 )))|(((
44 mittel
45 )))|(((
46 starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
47 )))|(((
48 Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49 )))
Daniel Herrmann 17.1 50 |(((
Daniel Herrmann 5.1 51 **QES**
52 )))|(((
53 hoch
54 )))|(((
55 gesetzlich Schriftformersatz
56 )))|(((
57 Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
58 )))
59
60 \\
61
62 {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
63 Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 {{/confluence_tip}}
65
Daniel Herrmann 18.1 66 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
Daniel Herrmann 1.1 67
Daniel Herrmann 18.1 68 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
Daniel Herrmann 16.1 69
Daniel Herrmann 1.1 70 Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71
Daniel Herrmann 31.1 72 (% class="wrapped" %)
Daniel Herrmann 1.1 73 |=(% scope="col" %)(((
74 Dokumenten-Typ
75 )))|=(% scope="col" %)(((
76 Vollständig
77 digitalisieren
78 )))|=(% scope="col" %)(((
79 Prozess heute
80 )))|=(% scope="col" %)(((
Daniel Herrmann 34.1 81 Notwendige Änderungen
Daniel Herrmann 1.1 82 )))
83 |(((
84 Mitgliedsantrag
85 )))|(((
86 ✅️
87 )))|(((
88 * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
89 * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt
90 * Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst
91 * Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei
92 * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
93 * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
94 )))|(((
Daniel Herrmann 34.1 95 Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
Daniel Herrmann 1.1 96
97 * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
98 * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
99 ** Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet
100 ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
101 * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
102 * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
103 )))
104 |(((
105 SEPA Lastschriftmandat
106 )))|(((
107 ✅️
108 )))|(((
109 Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
110 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 111 **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
Daniel Herrmann 1.1 112 )))
113 |(((
114 Studienbescheinigung
115 )))|(((
116 ✅️
117 )))|(((
118 Bescheinigung wird von Mitglied eingescannt und per Mail an die Mitgliederverwaltung geschickt
119
120 Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
121 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 122 **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
Daniel Herrmann 1.1 123 )))
124 |(((
125 Ausweiskopie
126 )))|(((
127 ❌️
128 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 129 Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.
130
131 Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
Daniel Herrmann 1.1 132 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 133 **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
Daniel Herrmann 1.1 134 )))
135 |(((
136 Formular Schlüsselausgabe
137 )))|(((
138 ⚠️
139 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 140 Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt
141
142 Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.
143
144 Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.
Daniel Herrmann 1.1 145 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 146 ⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
147 Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.
148
149 Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:
150
151 * Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
152 * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
153
154 Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
Daniel Herrmann 1.1 155 )))
156 |(((
157 Verpflichtungserklärung Datenschutz
158 )))|(((
159 ✅️
160 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 161 Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
162
163 Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
164 Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
Daniel Herrmann 1.1 165 )))|(((
Daniel Herrmann 34.1 166 **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
Daniel Herrmann 1.1 167 )))
168 |(((
169 Übungsleitervertrag
170 )))|(((
171 ✅️
172 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 173 Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.
174
175 Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:
176
177 * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
178 * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
Daniel Herrmann 1.1 179 )))|(((
Daniel Herrmann 34.1 180 **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
Daniel Herrmann 2.1 181
Daniel Herrmann 34.1 182 Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
Daniel Herrmann 1.1 183 )))
184 |(((
185 Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
186 )))|(((
187 ❌️
188 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 189 Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)
190
191 Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
Daniel Herrmann 1.1 192 )))|(((
Daniel Herrmann 34.1 193 Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
Daniel Herrmann 1.1 194 )))
195 |(((
196 Bestellung eines Einweisers
197 )))|(((
198 ✅️
199 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 200 **Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
Daniel Herrmann 1.1 201 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 202 Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
203
204 1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
205 1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
206 1. Vorstand - bestätigt die Berufung
207 1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
208
209 Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
210
211 * Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
212 * Flag auf der Homepage setzen
213 * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
214 * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
Daniel Herrmann 1.1 215 )))
216 |(((
217 Haftungsausschluss
218 )))|(((
219 ❌️
220 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 221 Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
222
223 Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
224
225 Bisher:
226
227 * Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
Daniel Herrmann 1.1 228 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 229 Zwei Vorschläge:
230
231 * Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
232 * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
233
234 Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
Daniel Herrmann 1.1 235 )))
236 |(((
237 Einweisungszettel
238 )))|(((
239 ❌️
240 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 241 Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
242 Mit Abstand die meisten Zettel
243
244 * Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
245 * Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
246 * Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
247 * Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
248 ** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
249 ** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
250 ** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
251 ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
252 * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
Daniel Herrmann 1.1 253 )))|(((
Daniel Herrmann 34.1 254 Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
Daniel Herrmann 1.1 255 )))
256 |(((
257 Lagervertrag Kistenlager
258 )))|(((
259 ✅️
260 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 261 Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
262
263 Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
264 Wenn Papierform → wird eingeworfen
265
266 Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
Daniel Herrmann 1.1 267 )))|(((
Daniel Herrmann 34.1 268 **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
Daniel Herrmann 1.1 269 )))
270 |(((
271 Lagervertrag Projektlager
272 )))|(((
273 ✅️
274 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 275 Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
276
277 Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
278 Wenn Papierform → wird eingeworfen
279
280 Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
Daniel Herrmann 1.1 281 )))|(((
Daniel Herrmann 34.1 282 **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
Daniel Herrmann 1.1 283 )))
284
Daniel Herrmann 16.1 285 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
286
Daniel Herrmann 18.1 287 Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
288
Daniel Herrmann 21.1 289 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
Daniel Herrmann 18.1 290
Daniel Herrmann 19.1 291 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
Daniel Herrmann 16.1 292
Daniel Herrmann 19.1 293 Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
Daniel Herrmann 16.1 294
Daniel Herrmann 19.1 295 In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
296
297 ==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
298
299 Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
300
301 * **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
302 * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
303 * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
Daniel Herrmann 20.1 304
305 ==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
306
307 Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
308
Daniel Herrmann 19.1 309 * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
310
Daniel Herrmann 20.1 311 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
Daniel Herrmann 19.1 312
313 Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
314
Daniel Herrmann 31.1 315 (% class="wrapped" %)
Daniel Herrmann 19.1 316 |=(% scope="col" %)(((
317 Remote / Lokal
318 )))|=(% scope="col" %)(((
319 Schriftformerfordernis
320 )))|=(% scope="col" %)(((
321 Beispiel
322 )))|=(% scope="col" %)(((
323 Beschreibung
324 )))
325 |(((
326 Remote
327 )))|(((
328 Nein
329 )))|(((
330 Lagervertrag, Übungsleitervertrag
331 )))|(((
332 Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
333 Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
334 )))
335 |(((
336 Remote
337 )))|(((
338 Ja
339 )))|(((
Daniel Herrmann 20.1 340 Einweisungszettel Online-Einweisung
Daniel Herrmann 19.1 341 )))|(((
Daniel Herrmann 20.1 342 Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
Daniel Herrmann 19.1 343 )))
344 |(((
345 Lokal
346 )))|(((
347 Nein
348 )))|(((
349 Schlüsselausgabe
350 )))|(((
Daniel Herrmann 21.1 351 Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
Daniel Herrmann 19.1 352 )))
353 |(((
354 Lokal
355 )))|(((
356 Ja
357 )))|(((
Daniel Herrmann 20.1 358 Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
Daniel Herrmann 19.1 359 )))|(((
Daniel Herrmann 21.1 360 Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
Daniel Herrmann 19.1 361 )))
362
Daniel Herrmann 20.1 363 {{error title="Docuseal Lizenz"}}
364 Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
365 {{/error}}
366
367 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
368
Daniel Herrmann 21.1 369 Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
Daniel Herrmann 20.1 370
Daniel Herrmann 31.1 371 (% class="wrapped" %)
Daniel Herrmann 29.1 372 |=(((
Daniel Herrmann 21.1 373 Remote / Lokal
374 )))|=(((
375 Schriftformerfordernis
376 )))|=(((
377 Beispiel
378 )))|=(((
379 Beschreibung
380 )))
Daniel Herrmann 29.1 381 |(((
Daniel Herrmann 21.1 382 Remote
383 )))|(((
384 Nein
385 )))|(((
386 Lagervertrag, Übungsleitervertrag
387 )))|(((
388 Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
389 )))
Daniel Herrmann 29.1 390 |(((
Daniel Herrmann 21.1 391 Remote
392 )))|(((
393 Ja
394 )))|(((
395 Einweisungszettel Online-Einweisung
396 )))|(((
397 Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
398 )))
Daniel Herrmann 29.1 399 |(((
Daniel Herrmann 21.1 400 Lokal
401 )))|(((
402 Nein
403 )))|(((
404 Schlüsselausgabe
405 )))|(((
406 Unterschrift entweder:
407
408 * Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
409 * PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
410 )))
Daniel Herrmann 29.1 411 |(((
Daniel Herrmann 21.1 412 Lokal
413 )))|(((
414 Ja
415 )))|(((
416 Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
417 )))|(((
418 Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
419 \\
420 )))
421
422 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
423
Daniel Herrmann 22.1 424 Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
Daniel Herrmann 21.1 425
Daniel Herrmann 31.1 426 (% class="wrapped" %)
Daniel Herrmann 22.1 427 |=(% scope="col" %)(((
428 Signatur über
429 )))|=(% scope="col" %)(((
430 Paperless Ingest
431 )))|=(% scope="col" %)(((
432 Ablauf
433 )))
434 |(((
435 Docuseal
436 )))|(((
437 N8n
438 )))|(((
439 Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
440
441 * Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
442 * Backend publisht ein Event auf N8n
443 * N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
444 )))
445 |(((
446 Tablet
447 )))|(((
448 N8n oder API
449 )))|(((
450 Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
451
452 * Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
453 * Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
454 )))
455 |(((
456 Handschriftliche Unterschrift
457 )))|(((
458 ScanSnap Scanner
459 )))|(((
460 Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
461 )))
462
463 In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
464
Daniel Herrmann 23.1 465 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
Daniel Herrmann 1.1 466
Daniel Herrmann 9.1 467 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
Daniel Herrmann 1.1 468
Daniel Herrmann 6.1 469 Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
Daniel Herrmann 1.1 470
Daniel Herrmann 6.1 471 * [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com||shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
472 * Homepage / Backend: Dies ist unsere Homepage, die unter [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de>>url:https://makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]] erreichbar ist. Sie bietet einige Funktionen:
473 ** Verwaltung der Einweisungen, inklusive Einweisungs-Typen, Angeboten, Erfassen von abgeschlossenen Einweisungen
474 ** Integration in EasyVerein - EasyVerein ist das führende System für Mitglieder, die Homepage synchronisiert einmal Nachts die Mitglieder aus EasyVerein
475 ** Rechnungen einsehen und einreichen - über die API von EasyVerein können Mitglieder hier einfach ihre Beitragsrechnungen einsehen und herunterladen. Ebenso können für den Verein getätigte Auslagen hier eingereicht werden.
476 * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
477 * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
Daniel Herrmann 1.1 478
Daniel Herrmann 9.1 479 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
Daniel Herrmann 6.1 480
Daniel Herrmann 7.1 481 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
482
483 (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
484
485 (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
486
487 (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
488
489 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
490
Daniel Herrmann 8.1 491 n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
Daniel Herrmann 7.1 492
493 Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
Daniel Herrmann 8.1 494
495 In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
496
497 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
498
Daniel Herrmann 9.1 499 Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
Daniel Herrmann 8.1 500
Daniel Herrmann 9.1 501 Das Backend sendet Ereignisse (als JSON) an einen NATS-Subject (ähnlich einem MQTT Topic). NATS nimmt diese Events sofort entgegen und hält sie je nach Konfiguration im Speicher oder in einer persistierten Stream-Queue (JetStream). n8n kann dann über einen **NATS-Trigger**-Node diese Events abonnieren. Sobald ein Event eintrifft, startet n8n den zugehörigen Workflow automatisch und verarbeitet die enthaltenen Daten.
Daniel Herrmann 8.1 502
503 NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
Daniel Herrmann 9.1 504
505 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
506
Daniel Herrmann 23.1 507 Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
Daniel Herrmann 9.1 508
Daniel Herrmann 12.1 509 {{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
Daniel Herrmann 13.1 510
Daniel Herrmann 23.1 511 Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
Daniel Herrmann 13.1 512
Daniel Herrmann 23.1 513 * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
514 * Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
515
516 Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
517
518 **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
519
Daniel Herrmann 24.1 520 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
Daniel Herrmann 23.1 521
Daniel Herrmann 24.1 522 Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
Daniel Herrmann 23.1 523
Daniel Herrmann 24.1 524 1. **Erfordernis der Schriftform**
525 11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
526 11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
527 1. Ort der Unterschrift
528 11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
529 11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
530
531 Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
532
Daniel Herrmann 31.1 533 (% class="wrapped" %)
Daniel Herrmann 24.1 534 |=(% scope="row" %)(((
535 Workflow
536 )))|=(% scope="col" %)(((
537 Schriftform erforderlich
538 )))|=(% scope="col" %)(((
539 Lokal / Remote
540 )))
541 |=(% scope="row" %)(((
542 Fall 1: Digital Remote
543 )))|(((
544 Nein
545 )))|(((
546 Remote
547 )))
548 |=(% scope="row" %)(((
549 Fall 2: Digital Makerspace
550 )))|(((
551 Nein
552 )))|(((
553 Lokal
554 )))
555 |=(% scope="row" %)(((
556 Fall 3: Handschriftlich Remote
557 )))|(((
558 Ja
559 )))|(((
560 Remote
561 )))
562 |=(% scope="row" %)(((
563 Fall 4: Handschriftlich Makerspace
564 )))|(((
565 Ja
566 )))|(((
567 Lokal
568 )))
569
570 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
571
572 Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
573
574 **Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
575
576 Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
577
Daniel Herrmann 26.1 578 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
Daniel Herrmann 24.1 579
Daniel Herrmann 26.1 580 Die einzelnen Schritte hierbei sind:
Daniel Herrmann 24.1 581
Daniel Herrmann 26.1 582 1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
583 1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
584 11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
585 11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
586 1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
587 1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
588 1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
589 1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
590 1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
591 1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
592 1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
593 11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
594 11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
595 1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
596
597 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
598
Daniel Herrmann 29.1 599 In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
Daniel Herrmann 26.1 600
Daniel Herrmann 27.1 601 Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
602
603 **Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
604
605 Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
606
Daniel Herrmann 28.1 607 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
Daniel Herrmann 27.1 608
Daniel Herrmann 29.1 609 Die einzelnen Schritte hierbei sind:
610
611 1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
612 1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
613 11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
614 11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
615 11. (((
616 Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
617
618 {{expand}}
619 {{code language="json"}}
620 [
621 {
622 "id": 430,
623 "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
624 "name": "Vorname Nachname",
625 ...
626 "role": "Mitglied",
627 "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
628 },
629 {
630 "id": 431,
631 "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
632 "name": null,
633 ...
634 "role": "Verein",
635 "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
636 }
637 ]
638 {{/code}}
639 {{/expand}}
640 )))
641 1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
642 1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
643 1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
644 1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
645 1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
646 1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
647 11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
648 11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
649 1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
650
Daniel Herrmann 26.1 651 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
652
Daniel Herrmann 29.1 653 In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
Daniel Herrmann 26.1 654
Daniel Herrmann 29.1 655 **Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
656
Daniel Herrmann 30.1 657 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
658
Daniel Herrmann 32.1 659 Die einzelnen Schritte hierbei sind:
660
661 1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
662 1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
663 11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
664 11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
665 11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
666 1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
667 1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
668 1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
669 1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
670 1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
671 1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
672 11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
673 11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
674 1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
675 1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
676
Daniel Herrmann 26.1 677 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
678
Daniel Herrmann 32.1 679 In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
Daniel Herrmann 26.1 680
Daniel Herrmann 32.1 681 **Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
682
Daniel Herrmann 33.1 683 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
Daniel Herrmann 30.1 684
Daniel Herrmann 33.1 685 Die einzelnen Schritte hierbei sind:
686
687 1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
688 1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
689 11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
690 11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
691 1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
692 1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
693 1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
694 1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
695 1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
696 11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
697 11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
698 1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
699 1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
700
Daniel Herrmann 13.1 701 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
702
703 Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
704
705 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
706
707 **Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
708
709 * **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
710 ** Die Mitgliederverwaltung: [[mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
711 ** Den Vorstand: [[vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
712 * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
713 * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
714
715 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
716
717 Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
718
719 * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
720 ** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
721 ** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
722 ** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
723 * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
724 ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
725 ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
726 * (((
727 **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
728 \\
729
Daniel Herrmann 31.1 730 (% class="wrapped" %)
Daniel Herrmann 13.1 731 |=(% scope="col" %)(((
732 Name
733 )))|=(% scope="col" %)(((
734 Exact Match String
735 )))
736 |(((
737 Mitgliedsantrag
738 )))|(((
739 mksp-doc-mitgliedsantrag
740 )))
741 |(((
742 SEPA Lastschriftmandat
743 )))|(((
744 mksp-doc-sepamandat
745 )))
746 |(((
747 Studienbescheinigung
748 )))|(((
749 mksp-doc-studienbescheinigung
750 )))
751 |(((
752 Formular Schlüsselausgabe
753 )))|(((
754 mksp-doc-schluesselausgabe
755 )))
756 |(((
757 Verpflichtungserklärung Datenschutz
758 )))|(((
759 \\
760 )))
761 |(((
762 Übungsleitervertrag
763 )))|(((
764 \\
765 )))
766 |(((
767 Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
768 )))|(((
769 \\
770 )))
771 |(((
772 Bestellung eines Einweisers
773 )))|(((
774 \\
775 )))
776 |(((
777 Haftungsausschluss
778 )))|(((
779 \\
780 )))
781 |(((
782 Einweisungszettel
783 )))|(((
784 \\
785 )))
786 |(((
787 Lagervertrag Kistenlager
788 )))|(((
789 \\
790 )))
791 |(((
792 Lagervertrag Projektlager
793 )))|(((
794 \\
795 )))
796 )))
797 * **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
798 \\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
799
800 {{code language="none"}}
801 document renamer
802 {{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
803 TODO: Define Storage Path
804
805 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
806
807 Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
808
809 Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
810
Daniel Herrmann 14.1 811 {{code language="json"}}
812 {
813 "payload": {
814        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
Daniel Herrmann 31.1 815 "uuid": "260171c3-c71c-4da2-b13e-bf1386fe9eac",
Daniel Herrmann 14.1 816 "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
817 "type": "mksp-doc-sepamandat",
818 "tags": [
819 "tag1",
820 "tag2"
821 ],
822 "storage_path": "Mitgliederverwaltung"
823 },
824 "sig": "signature over the entire payload block"
825 }
826 {{/code}}
827
Daniel Herrmann 31.1 828 Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload müssen der **timestamp** **und die UUID** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
Daniel Herrmann 14.1 829
830 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
831
832 Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
833
834 * **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
835 * **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
836 * (((
837 **Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
838 \\
839
840 {{code language="json"}}
841 {"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
842 {{/code}}
843
844
845 Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
846 \\
847
848 {{code language="python"}}
849 import json
850
851 input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
852 signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
853 {{/code}}
854 )))
855
Daniel Herrmann 13.1 856 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
857
858 Owner: zwei Owner
859 Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
860 Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
861 Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
862 Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
863
Daniel Herrmann 35.1 864 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
Daniel Herrmann 13.1 865
Daniel Herrmann 26.1 866 * Docuseal Logging + Monitoring
867 * N8n Error Handling