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Version 31.1 von Daniel Herrmann am 2025/08/22 17:53
Verstecke letzte Bearbeiter
Daniel Herrmann 1.1 1 Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:
2
3 * möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen
4 * die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden
5 * der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann
6 * die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente
7
8 zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9
Daniel Herrmann 2.1 10 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11
Daniel Herrmann 4.1 12 Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13
Daniel Herrmann 5.1 14 In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
Daniel Herrmann 4.1 15
Daniel Herrmann 6.1 16 * Die **einfache elektronische Signatur (EES)** ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
17 * Die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicherstellen. Das geschieht meist über kryptografische Verfahren und persönliche Signaturschlüssel, die nur der Unterzeichner kontrolliert. Bekannte Beispiele sind Signaturen mit DocuSign, Adobe Sign oder FP Sign, bei denen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN oder App) erfolgt, oder Signaturen mit einem persönlichen Zertifikat aus einer Public-Key-Infrastruktur. Die FES bietet einen hohen Beweiswert vor Gericht, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Sie wird häufig für B2B-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder wichtige, aber formfrei mögliche Vereinbarungen eingesetzt.
18 * Die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)** ist die sicherste Form und in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie darf nur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem staatlich zugelassenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird (z. B. D-Trust, Swisscom oder A-Trust). Die Erstellung erfolgt über eine sichere Signaturerstellungseinheit, wie eine Signaturkarte mit Kartenleser oder einen Fernsignaturdienst mit starker Identifizierung (z. B. VideoIdent). Die QES ist rechtlich zwingend erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform nach § 126a BGB vorgeschrieben ist, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen, Verbraucherdarlehensverträgen oder in behördlichen und gerichtlichen Verfahren.
Daniel Herrmann 2.1 19
Daniel Herrmann 5.1 20 Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21
Daniel Herrmann 31.1 22 (% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
Daniel Herrmann 17.1 23 |=(((
Daniel Herrmann 5.1 24 Signaturtyp
25 )))|=(((
26 Sicherheitsniveau
27 )))|=(((
28 Rechtliche Wirkung
29 )))|=(((
30 Umsetzung
31 )))
Daniel Herrmann 17.1 32 |(((
Daniel Herrmann 5.1 33 **EES**
34 )))|(((
35 niedrig
36 )))|(((
37 schwacher Beweiswert
38 )))|(((
39 Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40 )))
Daniel Herrmann 17.1 41 |(((
Daniel Herrmann 5.1 42 **FES**
43 )))|(((
44 mittel
45 )))|(((
46 starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
47 )))|(((
48 Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49 )))
Daniel Herrmann 17.1 50 |(((
Daniel Herrmann 5.1 51 **QES**
52 )))|(((
53 hoch
54 )))|(((
55 gesetzlich Schriftformersatz
56 )))|(((
57 Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
58 )))
59
60 \\
61
62 {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
63 Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 {{/confluence_tip}}
65
Daniel Herrmann 18.1 66 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
Daniel Herrmann 1.1 67
Daniel Herrmann 18.1 68 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
Daniel Herrmann 16.1 69
Daniel Herrmann 1.1 70 Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71
Daniel Herrmann 31.1 72 (% class="wrapped" %)
Daniel Herrmann 1.1 73 |=(% scope="col" %)(((
74 Dokumenten-Typ
75 )))|=(% scope="col" %)(((
76 Vollständig
77 digitalisieren
78 )))|=(% scope="col" %)(((
79 Prozess heute
80 )))|=(% scope="col" %)(((
81 Prozess Zukunft
82 )))
83 |(((
84 Mitgliedsantrag
85 )))|(((
86 ✅️
87 )))|(((
88 * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
89 * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt
90 * Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst
91 * Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei
92 * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
93 * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
94 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 95 Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
Daniel Herrmann 1.1 96
97 * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
98 * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
99 ** Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet
100 ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
101 * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
102 * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
103 )))
104 |(((
105 SEPA Lastschriftmandat
106 )))|(((
107 ✅️
108 )))|(((
109 Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
110 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 111 **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
Daniel Herrmann 1.1 112 )))
113 |(((
114 Studienbescheinigung
115 )))|(((
116 ✅️
117 )))|(((
118 Bescheinigung wird von Mitglied eingescannt und per Mail an die Mitgliederverwaltung geschickt
119
120 Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
121 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 122 **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
Daniel Herrmann 1.1 123 )))
124 |(((
125 Ausweiskopie
126 )))|(((
127 ❌️
128 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 129 Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.
130
131 Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
Daniel Herrmann 1.1 132 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 133 **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
Daniel Herrmann 1.1 134 )))
135 |(((
136 Formular Schlüsselausgabe
137 )))|(((
138 ⚠️
139 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 140 Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt
141
142 Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.
143
144 Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.
Daniel Herrmann 1.1 145 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 146 ⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
147 Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.
148
149 Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:
150
151 * Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
152 * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
153
154 Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
Daniel Herrmann 1.1 155 )))
156 |(((
157 Verpflichtungserklärung Datenschutz
158 )))|(((
159 ✅️
160 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 161 Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
162
163 Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
164 Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
Daniel Herrmann 1.1 165 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 166 **Vollständig digital**.
167
168 * Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
169 * Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
170 * Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
Daniel Herrmann 1.1 171 )))
172 |(((
173 Übungsleitervertrag
174 )))|(((
175 ✅️
176 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 177 Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.
178
179 Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:
180
181 * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
182 * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
Daniel Herrmann 1.1 183 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 184 **Vollständig digital**.
185
186 * Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
187 * Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
188 * Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
189 * Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
Daniel Herrmann 1.1 190 )))
191 |(((
192 Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
193 )))|(((
194 ❌️
195 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 196 Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)
197
198 Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
Daniel Herrmann 1.1 199 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 200 Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
Daniel Herrmann 1.1 201 )))
202 |(((
203 Bestellung eines Einweisers
204 )))|(((
205 ✅️
206 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 207 **Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
Daniel Herrmann 1.1 208 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 209 Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
210
211 1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
212 1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
213 1. Vorstand - bestätigt die Berufung
214 1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
215
216 Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
217
218 * Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
219 * Flag auf der Homepage setzen
220 * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
221 * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
Daniel Herrmann 1.1 222 )))
223 |(((
224 Haftungsausschluss
225 )))|(((
226 ❌️
227 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 228 Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
229
230 Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
231
232 Bisher:
233
234 * Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
Daniel Herrmann 1.1 235 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 236 Zwei Vorschläge:
237
238 * Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
239 * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
240
241 Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
Daniel Herrmann 1.1 242 )))
243 |(((
244 Einweisungszettel
245 )))|(((
246 ❌️
247 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 248 Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
249 Mit Abstand die meisten Zettel
250
251 * Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
252 * Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
253 * Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
254 * Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
255 ** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
256 ** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
257 ** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
258 ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
259 * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
Daniel Herrmann 1.1 260 )))|(((
261 \\
262 )))
263 |(((
264 Lagervertrag Kistenlager
265 )))|(((
266 ✅️
267 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 268 Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
269
270 Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
271 Wenn Papierform → wird eingeworfen
272
273 Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
Daniel Herrmann 1.1 274 )))|(((
275 \\
276 )))
277 |(((
278 Lagervertrag Projektlager
279 )))|(((
280 ✅️
281 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 282 Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
283
284 Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
285 Wenn Papierform → wird eingeworfen
286
287 Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
Daniel Herrmann 1.1 288 )))|(((
289 \\
290 )))
291
Daniel Herrmann 16.1 292 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
293
Daniel Herrmann 18.1 294 Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
295
Daniel Herrmann 21.1 296 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
Daniel Herrmann 18.1 297
Daniel Herrmann 19.1 298 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
Daniel Herrmann 16.1 299
Daniel Herrmann 19.1 300 Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
Daniel Herrmann 16.1 301
Daniel Herrmann 19.1 302 In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
303
304 ==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
305
306 Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
307
308 * **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
309 * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
310 * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
Daniel Herrmann 20.1 311
312 ==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
313
314 Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
315
Daniel Herrmann 19.1 316 * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
317
Daniel Herrmann 20.1 318 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
Daniel Herrmann 19.1 319
320 Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
321
Daniel Herrmann 31.1 322 (% class="wrapped" %)
Daniel Herrmann 19.1 323 |=(% scope="col" %)(((
324 Remote / Lokal
325 )))|=(% scope="col" %)(((
326 Schriftformerfordernis
327 )))|=(% scope="col" %)(((
328 Beispiel
329 )))|=(% scope="col" %)(((
330 Beschreibung
331 )))
332 |(((
333 Remote
334 )))|(((
335 Nein
336 )))|(((
337 Lagervertrag, Übungsleitervertrag
338 )))|(((
339 Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
340 Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
341 )))
342 |(((
343 Remote
344 )))|(((
345 Ja
346 )))|(((
Daniel Herrmann 20.1 347 Einweisungszettel Online-Einweisung
Daniel Herrmann 19.1 348 )))|(((
Daniel Herrmann 20.1 349 Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
Daniel Herrmann 19.1 350 )))
351 |(((
352 Lokal
353 )))|(((
354 Nein
355 )))|(((
356 Schlüsselausgabe
357 )))|(((
Daniel Herrmann 21.1 358 Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
Daniel Herrmann 19.1 359 )))
360 |(((
361 Lokal
362 )))|(((
363 Ja
364 )))|(((
Daniel Herrmann 20.1 365 Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
Daniel Herrmann 19.1 366 )))|(((
Daniel Herrmann 21.1 367 Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
Daniel Herrmann 19.1 368 )))
369
Daniel Herrmann 20.1 370 {{error title="Docuseal Lizenz"}}
371 Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
372 {{/error}}
373
374 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
375
Daniel Herrmann 21.1 376 Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
Daniel Herrmann 20.1 377
Daniel Herrmann 31.1 378 (% class="wrapped" %)
Daniel Herrmann 29.1 379 |=(((
Daniel Herrmann 21.1 380 Remote / Lokal
381 )))|=(((
382 Schriftformerfordernis
383 )))|=(((
384 Beispiel
385 )))|=(((
386 Beschreibung
387 )))
Daniel Herrmann 29.1 388 |(((
Daniel Herrmann 21.1 389 Remote
390 )))|(((
391 Nein
392 )))|(((
393 Lagervertrag, Übungsleitervertrag
394 )))|(((
395 Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
396 )))
Daniel Herrmann 29.1 397 |(((
Daniel Herrmann 21.1 398 Remote
399 )))|(((
400 Ja
401 )))|(((
402 Einweisungszettel Online-Einweisung
403 )))|(((
404 Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
405 )))
Daniel Herrmann 29.1 406 |(((
Daniel Herrmann 21.1 407 Lokal
408 )))|(((
409 Nein
410 )))|(((
411 Schlüsselausgabe
412 )))|(((
413 Unterschrift entweder:
414
415 * Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
416 * PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
417 )))
Daniel Herrmann 29.1 418 |(((
Daniel Herrmann 21.1 419 Lokal
420 )))|(((
421 Ja
422 )))|(((
423 Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
424 )))|(((
425 Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
426 \\
427 )))
428
429 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
430
Daniel Herrmann 22.1 431 Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
Daniel Herrmann 21.1 432
Daniel Herrmann 31.1 433 (% class="wrapped" %)
Daniel Herrmann 22.1 434 |=(% scope="col" %)(((
435 Signatur über
436 )))|=(% scope="col" %)(((
437 Paperless Ingest
438 )))|=(% scope="col" %)(((
439 Ablauf
440 )))
441 |(((
442 Docuseal
443 )))|(((
444 N8n
445 )))|(((
446 Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
447
448 * Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
449 * Backend publisht ein Event auf N8n
450 * N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
451 )))
452 |(((
453 Tablet
454 )))|(((
455 N8n oder API
456 )))|(((
457 Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
458
459 * Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
460 * Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
461 )))
462 |(((
463 Handschriftliche Unterschrift
464 )))|(((
465 ScanSnap Scanner
466 )))|(((
467 Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
468 )))
469
470 In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
471
Daniel Herrmann 23.1 472 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
Daniel Herrmann 1.1 473
Daniel Herrmann 9.1 474 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
Daniel Herrmann 1.1 475
Daniel Herrmann 6.1 476 Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
Daniel Herrmann 1.1 477
Daniel Herrmann 6.1 478 * [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com||shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
479 * Homepage / Backend: Dies ist unsere Homepage, die unter [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de>>url:https://makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]] erreichbar ist. Sie bietet einige Funktionen:
480 ** Verwaltung der Einweisungen, inklusive Einweisungs-Typen, Angeboten, Erfassen von abgeschlossenen Einweisungen
481 ** Integration in EasyVerein - EasyVerein ist das führende System für Mitglieder, die Homepage synchronisiert einmal Nachts die Mitglieder aus EasyVerein
482 ** Rechnungen einsehen und einreichen - über die API von EasyVerein können Mitglieder hier einfach ihre Beitragsrechnungen einsehen und herunterladen. Ebenso können für den Verein getätigte Auslagen hier eingereicht werden.
483 * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
484 * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
Daniel Herrmann 1.1 485
Daniel Herrmann 9.1 486 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
Daniel Herrmann 6.1 487
Daniel Herrmann 7.1 488 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
489
490 (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
491
492 (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
493
494 (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
495
496 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
497
Daniel Herrmann 8.1 498 n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
Daniel Herrmann 7.1 499
500 Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
Daniel Herrmann 8.1 501
502 In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
503
504 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
505
Daniel Herrmann 9.1 506 Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
Daniel Herrmann 8.1 507
Daniel Herrmann 9.1 508 Das Backend sendet Ereignisse (als JSON) an einen NATS-Subject (ähnlich einem MQTT Topic). NATS nimmt diese Events sofort entgegen und hält sie je nach Konfiguration im Speicher oder in einer persistierten Stream-Queue (JetStream). n8n kann dann über einen **NATS-Trigger**-Node diese Events abonnieren. Sobald ein Event eintrifft, startet n8n den zugehörigen Workflow automatisch und verarbeitet die enthaltenen Daten.
Daniel Herrmann 8.1 509
510 NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
Daniel Herrmann 9.1 511
512 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
513
Daniel Herrmann 23.1 514 Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
Daniel Herrmann 9.1 515
Daniel Herrmann 12.1 516 {{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
Daniel Herrmann 13.1 517
Daniel Herrmann 23.1 518 Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
Daniel Herrmann 13.1 519
Daniel Herrmann 23.1 520 * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
521 * Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
522
523 Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
524
525 **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
526
Daniel Herrmann 24.1 527 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
Daniel Herrmann 23.1 528
Daniel Herrmann 24.1 529 Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
Daniel Herrmann 23.1 530
Daniel Herrmann 24.1 531 1. **Erfordernis der Schriftform**
532 11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
533 11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
534 1. Ort der Unterschrift
535 11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
536 11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
537
538 Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
539
Daniel Herrmann 31.1 540 (% class="wrapped" %)
Daniel Herrmann 24.1 541 |=(% scope="row" %)(((
542 Workflow
543 )))|=(% scope="col" %)(((
544 Schriftform erforderlich
545 )))|=(% scope="col" %)(((
546 Lokal / Remote
547 )))
548 |=(% scope="row" %)(((
549 Fall 1: Digital Remote
550 )))|(((
551 Nein
552 )))|(((
553 Remote
554 )))
555 |=(% scope="row" %)(((
556 Fall 2: Digital Makerspace
557 )))|(((
558 Nein
559 )))|(((
560 Lokal
561 )))
562 |=(% scope="row" %)(((
563 Fall 3: Handschriftlich Remote
564 )))|(((
565 Ja
566 )))|(((
567 Remote
568 )))
569 |=(% scope="row" %)(((
570 Fall 4: Handschriftlich Makerspace
571 )))|(((
572 Ja
573 )))|(((
574 Lokal
575 )))
576
577 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
578
579 Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
580
581 **Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
582
583 Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
584
Daniel Herrmann 26.1 585 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
Daniel Herrmann 24.1 586
Daniel Herrmann 26.1 587 Die einzelnen Schritte hierbei sind:
Daniel Herrmann 24.1 588
Daniel Herrmann 26.1 589 1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
590 1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
591 11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
592 11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
593 1. Docuseal informiert die beteiligten Parteien automatisch und bittet um eine Unterschrift. Die Parteien können über das Webinterface unterschreiben, entweder mit der Haus auf dem Computer oder mit Hilfe des Handys.
594 1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
595 1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Beide Systeme laufen auf dem gleichen Server, weiterhin können fehlgeschlagene Webhooks bei Bedarf wiederholt werden. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches)
596 1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
597 1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
598 1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
599 1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
600 11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
601 11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
602 1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
603
604 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
605
Daniel Herrmann 29.1 606 In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
Daniel Herrmann 26.1 607
Daniel Herrmann 27.1 608 Wir können nicht davon ausgehen, dass alle Personen ein mobiles Endgerät dabei haben, mit dem sie E-Mails abrufen und Unterschriften leisten können. Außerdem ist die Unterschrift Voraussetzung dafür, dass der Schlüssel auch tatsächlich eingebunden wird, die Unterschrift ist also mittig in einem Prozess eingebunden und erfordert ein unmittelbares Feedback ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift.
609
610 **Beispiele**: Ausgabeformular Schlüsselkarte / RFID Token
611
612 Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
613
Daniel Herrmann 28.1 614 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
Daniel Herrmann 27.1 615
Daniel Herrmann 29.1 616 Die einzelnen Schritte hierbei sind:
617
618 1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
619 1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
620 11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
621 11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
622 11. (((
623 Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
624
625 {{expand}}
626 {{code language="json"}}
627 [
628 {
629 "id": 430,
630 "uuid": "3845d527-ea14-402a-bd05-e85cd4b28a68",
631 "name": "Vorname Nachname",
632 ...
633 "role": "Mitglied",
634 "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/mMUEBY6Knz1vap"
635 },
636 {
637 "id": 431,
638 "uuid": "04cbbf45-e3eb-4956-b104-01c0315adc94",
639 "name": null,
640 ...
641 "role": "Verein",
642 "embed_src": "https://sign.makerspace-darmstadt.de/s/k5gvGuBjW5fkb1"
643 }
644 ]
645 {{/code}}
646 {{/expand}}
647 )))
648 1. Die beteiligten Personen unterschreiben direkt auf dem Tablet.
649 1. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben informiert Docuseal das Backend über ein Webhook. Das Backend markiert den Prozess als abgeschlossen und führt gegebenenfalls interne Schritte aus (Berechtigungen für ein User anlegen oder ähnliches). Der Vorgang kann auf dem Tablet direkt weitergeführt werden.
650 1. Das Backend erstellt ein NATS Event mksp.backend.signature.completed, welches dann in N8n einen Workflow auslöst
651 1. N8n lädt das von allen Parteien unterschriebene Dokument von Docuseal herunter
652 1. N8n lädt das Dokument zu Paperless hoch. Dort wird es wie alle anderen Dokumente verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
653 1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
654 11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
655 11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
656 1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
657
Daniel Herrmann 26.1 658 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
659
Daniel Herrmann 29.1 660 In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
Daniel Herrmann 26.1 661
Daniel Herrmann 29.1 662 **Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
663
Daniel Herrmann 30.1 664 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
665
Daniel Herrmann 26.1 666 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
667
668 ToDo
669
Daniel Herrmann 30.1 670 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="1"/}}
671
Daniel Herrmann 13.1 672 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
673
674 Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
675
676 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
677
678 **Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
679
680 * **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
681 ** Die Mitgliederverwaltung: [[mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
682 ** Den Vorstand: [[vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
683 * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
684 * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
685
686 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
687
688 Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
689
690 * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
691 ** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
692 ** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
693 ** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
694 * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
695 ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
696 ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
697 * (((
698 **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
699 \\
700
Daniel Herrmann 31.1 701 (% class="wrapped" %)
Daniel Herrmann 13.1 702 |=(% scope="col" %)(((
703 Name
704 )))|=(% scope="col" %)(((
705 Exact Match String
706 )))
707 |(((
708 Mitgliedsantrag
709 )))|(((
710 mksp-doc-mitgliedsantrag
711 )))
712 |(((
713 SEPA Lastschriftmandat
714 )))|(((
715 mksp-doc-sepamandat
716 )))
717 |(((
718 Studienbescheinigung
719 )))|(((
720 mksp-doc-studienbescheinigung
721 )))
722 |(((
723 Formular Schlüsselausgabe
724 )))|(((
725 mksp-doc-schluesselausgabe
726 )))
727 |(((
728 Verpflichtungserklärung Datenschutz
729 )))|(((
730 \\
731 )))
732 |(((
733 Übungsleitervertrag
734 )))|(((
735 \\
736 )))
737 |(((
738 Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
739 )))|(((
740 \\
741 )))
742 |(((
743 Bestellung eines Einweisers
744 )))|(((
745 \\
746 )))
747 |(((
748 Haftungsausschluss
749 )))|(((
750 \\
751 )))
752 |(((
753 Einweisungszettel
754 )))|(((
755 \\
756 )))
757 |(((
758 Lagervertrag Kistenlager
759 )))|(((
760 \\
761 )))
762 |(((
763 Lagervertrag Projektlager
764 )))|(((
765 \\
766 )))
767 )))
768 * **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
769 \\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
770
771 {{code language="none"}}
772 document renamer
773 {{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
774 TODO: Define Storage Path
775
776 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
777
778 Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
779
780 Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
781
Daniel Herrmann 14.1 782 {{code language="json"}}
783 {
784 "payload": {
785        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
Daniel Herrmann 31.1 786 "uuid": "260171c3-c71c-4da2-b13e-bf1386fe9eac",
Daniel Herrmann 14.1 787 "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
788 "type": "mksp-doc-sepamandat",
789 "tags": [
790 "tag1",
791 "tag2"
792 ],
793 "storage_path": "Mitgliederverwaltung"
794 },
795 "sig": "signature over the entire payload block"
796 }
797 {{/code}}
798
Daniel Herrmann 31.1 799 Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload müssen der **timestamp** **und die UUID** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
Daniel Herrmann 14.1 800
801 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
802
803 Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
804
805 * **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
806 * **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
807 * (((
808 **Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
809 \\
810
811 {{code language="json"}}
812 {"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
813 {{/code}}
814
815
816 Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
817 \\
818
819 {{code language="python"}}
820 import json
821
822 input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
823 signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
824 {{/code}}
825 )))
826
827 \\
828
Daniel Herrmann 13.1 829 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
830
831 Owner: zwei Owner
832 Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
833 Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
834 Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
835 Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
836
837 TODO
838
839 \\
Daniel Herrmann 17.1 840
841 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
842
843 * Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen 
844 ** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
845 ** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
846 ** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
847 * Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
848 ** Tablet für Einweiser im makerspace
849 ** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
850 *** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
851 *** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
852 *** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
853 ** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
854 ** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
855 ** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
856 *** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
857 ** PDFs werden automatisch ausgedruckt
858 *** Tablet triggert einen Backend endpoint
859 **** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
860 **** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
861 **** Gibt PDF als Return
862 *** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
863 * Schritt 3: Einweisungen erfassen
864 ** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
865 *** Einweisung
866 *** Datum
867 *** Einweiser
868 *** Teilnehmer
869 *** Flag Rechnung
870 ** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
871 ** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
872 ** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
873 ** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
874 ** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
875
Daniel Herrmann 26.1 876 TODO:
877
878 * Docuseal Logging + Monitoring
879 * N8n Error Handling