Der VereinWiki-Quellcode von Digitale Mitgliederverwaltung
Version 3.1 von Daniel Herrmann am 2025/08/15 11:56
Verstecke letzte Bearbeiter
| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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1.1 | 1 | Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es: |
| 2 | |||
| 3 | * möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen | ||
| 4 | * die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden | ||
| 5 | * der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann | ||
| 6 | * die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente | ||
| 7 | |||
| 8 | zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung). | ||
| 9 | |||
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2.1 | 10 | = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen = |
| 11 | |||
| 12 | * Arten und Stufen der digitalen Signatur | ||
| 13 | |||
| |
1.1 | 14 | = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop = |
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| 16 | Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick: | ||
| 17 | |||
| 18 | |=(% scope="col" %)((( | ||
| 19 | Dokumenten-Typ | ||
| 20 | )))|=(% scope="col" %)((( | ||
| 21 | Vollständig | ||
| 22 | digitalisieren | ||
| 23 | )))|=(% scope="col" %)((( | ||
| 24 | Prozess heute | ||
| 25 | )))|=(% scope="col" %)((( | ||
| 26 | Prozess Zukunft | ||
| 27 | ))) | ||
| 28 | |((( | ||
| 29 | Mitgliedsantrag | ||
| 30 | )))|((( | ||
| 31 | ✅️ | ||
| 32 | )))|((( | ||
| 33 | * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus | ||
| 34 | * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt | ||
| 35 | * Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst | ||
| 36 | * Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei | ||
| 37 | * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn | ||
| 38 | * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet | ||
| 39 | )))|((( | ||
| |
2.1 | 40 | Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen: |
| |
1.1 | 41 | |
| 42 | * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus | ||
| 43 | * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst | ||
| 44 | ** Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet | ||
| 45 | ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt | ||
| 46 | * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn | ||
| 47 | * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt. | ||
| 48 | ))) | ||
| 49 | |((( | ||
| 50 | SEPA Lastschriftmandat | ||
| 51 | )))|((( | ||
| 52 | ✅️ | ||
| 53 | )))|((( | ||
| 54 | Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess | ||
| 55 | )))|((( | ||
| |
2.1 | 56 | **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag |
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1.1 | 57 | ))) |
| 58 | |((( | ||
| 59 | Studienbescheinigung | ||
| 60 | )))|((( | ||
| 61 | ✅️ | ||
| 62 | )))|((( | ||
| 63 | Bescheinigung wird von Mitglied eingescannt und per Mail an die Mitgliederverwaltung geschickt | ||
| 64 | |||
| 65 | Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis. | ||
| 66 | )))|((( | ||
| |
2.1 | 67 | **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten |
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1.1 | 68 | ))) |
| 69 | |((( | ||
| 70 | Ausweiskopie | ||
| 71 | )))|((( | ||
| 72 | ❌️ | ||
| 73 | )))|((( | ||
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2.1 | 74 | Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt. |
| 75 | |||
| 76 | Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht. | ||
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1.1 | 77 | )))|((( |
| |
2.1 | 78 | **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details |
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1.1 | 79 | ))) |
| 80 | |((( | ||
| 81 | Formular Schlüsselausgabe | ||
| 82 | )))|((( | ||
| 83 | ⚠️ | ||
| 84 | )))|((( | ||
| |
2.1 | 85 | Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt |
| 86 | |||
| 87 | Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln. | ||
| 88 | |||
| 89 | Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt. | ||
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1.1 | 90 | )))|((( |
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2.1 | 91 | ⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt. |
| 92 | Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten. | ||
| 93 | |||
| 94 | Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert: | ||
| 95 | |||
| 96 | * Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...) | ||
| 97 | * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist | ||
| 98 | |||
| 99 | Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden. | ||
| |
1.1 | 100 | ))) |
| 101 | |((( | ||
| 102 | Verpflichtungserklärung Datenschutz | ||
| 103 | )))|((( | ||
| 104 | ✅️ | ||
| 105 | )))|((( | ||
| |
2.1 | 106 | Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter. |
| 107 | |||
| 108 | Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. | ||
| 109 | Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde. | ||
| |
1.1 | 110 | )))|((( |
| |
2.1 | 111 | **Vollständig digital**. |
| 112 | |||
| 113 | * Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage) | ||
| 114 | * Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben | ||
| 115 | * Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen. | ||
| |
1.1 | 116 | ))) |
| 117 | |((( | ||
| 118 | Übungsleitervertrag | ||
| 119 | )))|((( | ||
| 120 | ✅️ | ||
| 121 | )))|((( | ||
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2.1 | 122 | Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten. |
| 123 | |||
| 124 | Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt: | ||
| 125 | |||
| 126 | * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt | ||
| 127 | * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht | ||
| |
1.1 | 128 | )))|((( |
| |
2.1 | 129 | **Vollständig digital**. |
| 130 | |||
| 131 | * Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage) | ||
| 132 | * Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben | ||
| 133 | * Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen. | ||
| 134 | * Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht. | ||
| |
1.1 | 135 | ))) |
| 136 | |((( | ||
| 137 | Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte | ||
| 138 | )))|((( | ||
| 139 | ❌️ | ||
| 140 | )))|((( | ||
| |
2.1 | 141 | Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr) |
| 142 | |||
| 143 | Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen | ||
| |
1.1 | 144 | )))|((( |
| |
2.1 | 145 | Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen. |
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1.1 | 146 | ))) |
| 147 | |((( | ||
| 148 | Bestellung eines Einweisers | ||
| 149 | )))|((( | ||
| 150 | ✅️ | ||
| 151 | )))|((( | ||
| |
2.1 | 152 | **Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet. |
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1.1 | 153 | )))|((( |
| |
3.1 | 154 | Im Prinzip sind vier Parteien involviert: |
| 155 | |||
| 156 | 1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben | ||
| 157 | 1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen | ||
| 158 | 1. Vorstand - bestätigt die Berufung | ||
| 159 | 1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden. | ||
| 160 | |||
| 161 | Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde: | ||
| 162 | |||
| 163 | * Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen | ||
| 164 | * Flag auf der Homepage setzen | ||
| 165 | * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task | ||
| 166 | * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden | ||
| |
1.1 | 167 | ))) |
| 168 | |((( | ||
| 169 | Haftungsausschluss | ||
| 170 | )))|((( | ||
| 171 | ❌️ | ||
| 172 | )))|((( | ||
| |
3.1 | 173 | Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet. |
| 174 | |||
| 175 | Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte | ||
| 176 | |||
| 177 | Bisher: | ||
| 178 | |||
| 179 | * Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert | ||
| |
1.1 | 180 | )))|((( |
| |
3.1 | 181 | Zwei Vorschläge: |
| 182 | |||
| 183 | * Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen | ||
| 184 | * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden | ||
| 185 | |||
| 186 | Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden | ||
| |
1.1 | 187 | ))) |
| 188 | |((( | ||
| 189 | Einweisungszettel | ||
| 190 | )))|((( | ||
| 191 | ❌️ | ||
| 192 | )))|((( | ||
| |
3.1 | 193 | Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden. |
| 194 | Mit Abstand die meisten Zettel | ||
| 195 | |||
| 196 | * Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang. | ||
| 197 | * Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben | ||
| 198 | * Danach werden sie in den Briefkasten geworfen | ||
| 199 | * Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft | ||
| 200 | ** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)? | ||
| 201 | ** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen? | ||
| 202 | ** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden? | ||
| 203 | ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden? | ||
| 204 | * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert. | ||
| |
1.1 | 205 | )))|((( |
| 206 | \\ | ||
| 207 | ))) | ||
| 208 | |((( | ||
| 209 | Lagervertrag Kistenlager | ||
| 210 | )))|((( | ||
| 211 | ✅️ | ||
| 212 | )))|((( | ||
| |
3.1 | 213 | Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden. |
| 214 | |||
| 215 | Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung | ||
| 216 | Wenn Papierform → wird eingeworfen | ||
| 217 | |||
| 218 | Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst | ||
| |
1.1 | 219 | )))|((( |
| 220 | \\ | ||
| 221 | ))) | ||
| 222 | |((( | ||
| 223 | Lagervertrag Projektlager | ||
| 224 | )))|((( | ||
| 225 | ✅️ | ||
| 226 | )))|((( | ||
| |
3.1 | 227 | Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden. |
| 228 | |||
| 229 | Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung | ||
| 230 | Wenn Papierform → wird eingeworfen | ||
| 231 | |||
| 232 | Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen. | ||
| |
1.1 | 233 | )))|((( |
| 234 | \\ | ||
| 235 | ))) | ||
| 236 | |||
| 237 | = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandenetechnischeSysteme"/}}Vorhandene technische Systeme = | ||
| 238 | |||
| 239 | Der Verein hat in den letzten Jahren bereits | ||
| 240 | |||
| 241 | * EasyVerein | ||
| 242 | * Homepage / Backend | ||
| 243 | * DocuSeal | ||
| 244 | * Vikunja | ||
| 245 | |||
| 246 | Neue Systeme | ||
| 247 | |||
| 248 | * Paperless NGX | ||
| 249 | * N8N Workflows |