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Version 24.1 von Daniel Herrmann am 2025/08/22 13:46
Verstecke letzte Bearbeiter
Daniel Herrmann 1.1 1 Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:
2
3 * möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen
4 * die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden
5 * der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann
6 * die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente
7
8 zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9
Daniel Herrmann 2.1 10 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11
Daniel Herrmann 4.1 12 Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13
Daniel Herrmann 5.1 14 In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
Daniel Herrmann 4.1 15
Daniel Herrmann 6.1 16 * Die **einfache elektronische Signatur (EES)** ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
17 * Die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicherstellen. Das geschieht meist über kryptografische Verfahren und persönliche Signaturschlüssel, die nur der Unterzeichner kontrolliert. Bekannte Beispiele sind Signaturen mit DocuSign, Adobe Sign oder FP Sign, bei denen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN oder App) erfolgt, oder Signaturen mit einem persönlichen Zertifikat aus einer Public-Key-Infrastruktur. Die FES bietet einen hohen Beweiswert vor Gericht, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Sie wird häufig für B2B-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder wichtige, aber formfrei mögliche Vereinbarungen eingesetzt.
18 * Die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)** ist die sicherste Form und in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie darf nur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem staatlich zugelassenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird (z. B. D-Trust, Swisscom oder A-Trust). Die Erstellung erfolgt über eine sichere Signaturerstellungseinheit, wie eine Signaturkarte mit Kartenleser oder einen Fernsignaturdienst mit starker Identifizierung (z. B. VideoIdent). Die QES ist rechtlich zwingend erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform nach § 126a BGB vorgeschrieben ist, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen, Verbraucherdarlehensverträgen oder in behördlichen und gerichtlichen Verfahren.
Daniel Herrmann 2.1 19
Daniel Herrmann 5.1 20 Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21
22 (% style="text-decoration: none;" %)
Daniel Herrmann 17.1 23 |=(((
Daniel Herrmann 5.1 24 Signaturtyp
25 )))|=(((
26 Sicherheitsniveau
27 )))|=(((
28 Rechtliche Wirkung
29 )))|=(((
30 Umsetzung
31 )))
Daniel Herrmann 17.1 32 |(((
Daniel Herrmann 5.1 33 **EES**
34 )))|(((
35 niedrig
36 )))|(((
37 schwacher Beweiswert
38 )))|(((
39 Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40 )))
Daniel Herrmann 17.1 41 |(((
Daniel Herrmann 5.1 42 **FES**
43 )))|(((
44 mittel
45 )))|(((
46 starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
47 )))|(((
48 Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49 )))
Daniel Herrmann 17.1 50 |(((
Daniel Herrmann 5.1 51 **QES**
52 )))|(((
53 hoch
54 )))|(((
55 gesetzlich Schriftformersatz
56 )))|(((
57 Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
58 )))
59
60 \\
61
62 {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
63 Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 {{/confluence_tip}}
65
Daniel Herrmann 18.1 66 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
Daniel Herrmann 1.1 67
Daniel Herrmann 18.1 68 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
Daniel Herrmann 16.1 69
Daniel Herrmann 1.1 70 Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71
72 |=(% scope="col" %)(((
73 Dokumenten-Typ
74 )))|=(% scope="col" %)(((
75 Vollständig
76 digitalisieren
77 )))|=(% scope="col" %)(((
78 Prozess heute
79 )))|=(% scope="col" %)(((
80 Prozess Zukunft
81 )))
82 |(((
83 Mitgliedsantrag
84 )))|(((
85 ✅️
86 )))|(((
87 * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
88 * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt
89 * Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst
90 * Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei
91 * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
92 * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
93 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 94 Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
Daniel Herrmann 1.1 95
96 * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
97 * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
98 ** Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet
99 ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
100 * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
101 * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
102 )))
103 |(((
104 SEPA Lastschriftmandat
105 )))|(((
106 ✅️
107 )))|(((
108 Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
109 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 110 **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
Daniel Herrmann 1.1 111 )))
112 |(((
113 Studienbescheinigung
114 )))|(((
115 ✅️
116 )))|(((
117 Bescheinigung wird von Mitglied eingescannt und per Mail an die Mitgliederverwaltung geschickt
118
119 Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
120 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 121 **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
Daniel Herrmann 1.1 122 )))
123 |(((
124 Ausweiskopie
125 )))|(((
126 ❌️
127 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 128 Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.
129
130 Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
Daniel Herrmann 1.1 131 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 132 **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
Daniel Herrmann 1.1 133 )))
134 |(((
135 Formular Schlüsselausgabe
136 )))|(((
137 ⚠️
138 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 139 Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt
140
141 Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.
142
143 Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.
Daniel Herrmann 1.1 144 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 145 ⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
146 Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.
147
148 Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:
149
150 * Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
151 * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
152
153 Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
Daniel Herrmann 1.1 154 )))
155 |(((
156 Verpflichtungserklärung Datenschutz
157 )))|(((
158 ✅️
159 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 160 Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
161
162 Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
163 Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
Daniel Herrmann 1.1 164 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 165 **Vollständig digital**.
166
167 * Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
168 * Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
169 * Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
Daniel Herrmann 1.1 170 )))
171 |(((
172 Übungsleitervertrag
173 )))|(((
174 ✅️
175 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 176 Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.
177
178 Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:
179
180 * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
181 * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
Daniel Herrmann 1.1 182 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 183 **Vollständig digital**.
184
185 * Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
186 * Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
187 * Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
188 * Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
Daniel Herrmann 1.1 189 )))
190 |(((
191 Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
192 )))|(((
193 ❌️
194 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 195 Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)
196
197 Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
Daniel Herrmann 1.1 198 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 199 Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
Daniel Herrmann 1.1 200 )))
201 |(((
202 Bestellung eines Einweisers
203 )))|(((
204 ✅️
205 )))|(((
Daniel Herrmann 2.1 206 **Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
Daniel Herrmann 1.1 207 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 208 Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
209
210 1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
211 1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
212 1. Vorstand - bestätigt die Berufung
213 1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
214
215 Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
216
217 * Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
218 * Flag auf der Homepage setzen
219 * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
220 * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
Daniel Herrmann 1.1 221 )))
222 |(((
223 Haftungsausschluss
224 )))|(((
225 ❌️
226 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 227 Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
228
229 Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
230
231 Bisher:
232
233 * Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
Daniel Herrmann 1.1 234 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 235 Zwei Vorschläge:
236
237 * Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
238 * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
239
240 Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
Daniel Herrmann 1.1 241 )))
242 |(((
243 Einweisungszettel
244 )))|(((
245 ❌️
246 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 247 Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
248 Mit Abstand die meisten Zettel
249
250 * Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
251 * Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
252 * Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
253 * Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
254 ** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
255 ** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
256 ** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
257 ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
258 * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
Daniel Herrmann 1.1 259 )))|(((
260 \\
261 )))
262 |(((
263 Lagervertrag Kistenlager
264 )))|(((
265 ✅️
266 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 267 Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
268
269 Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
270 Wenn Papierform → wird eingeworfen
271
272 Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
Daniel Herrmann 1.1 273 )))|(((
274 \\
275 )))
276 |(((
277 Lagervertrag Projektlager
278 )))|(((
279 ✅️
280 )))|(((
Daniel Herrmann 3.1 281 Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
282
283 Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
284 Wenn Papierform → wird eingeworfen
285
286 Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
Daniel Herrmann 1.1 287 )))|(((
288 \\
289 )))
290
Daniel Herrmann 16.1 291 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
292
Daniel Herrmann 18.1 293 Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
294
Daniel Herrmann 21.1 295 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
Daniel Herrmann 18.1 296
Daniel Herrmann 19.1 297 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
Daniel Herrmann 16.1 298
Daniel Herrmann 19.1 299 Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
Daniel Herrmann 16.1 300
Daniel Herrmann 19.1 301 In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
302
303 ==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
304
305 Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
306
307 * **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)
308 * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
309 * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
Daniel Herrmann 20.1 310
311 ==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
312
313 Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
314
Daniel Herrmann 19.1 315 * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
316
Daniel Herrmann 20.1 317 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
Daniel Herrmann 19.1 318
319 Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
320
321 |=(% scope="col" %)(((
322 Remote / Lokal
323 )))|=(% scope="col" %)(((
324 Schriftformerfordernis
325 )))|=(% scope="col" %)(((
326 Beispiel
327 )))|=(% scope="col" %)(((
328 Beschreibung
329 )))
330 |(((
331 Remote
332 )))|(((
333 Nein
334 )))|(((
335 Lagervertrag, Übungsleitervertrag
336 )))|(((
337 Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.
338 Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.
339 )))
340 |(((
341 Remote
342 )))|(((
343 Ja
344 )))|(((
Daniel Herrmann 20.1 345 Einweisungszettel Online-Einweisung
Daniel Herrmann 19.1 346 )))|(((
Daniel Herrmann 20.1 347 Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
Daniel Herrmann 19.1 348 )))
349 |(((
350 Lokal
351 )))|(((
352 Nein
353 )))|(((
354 Schlüsselausgabe
355 )))|(((
Daniel Herrmann 21.1 356 Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
Daniel Herrmann 19.1 357 )))
358 |(((
359 Lokal
360 )))|(((
361 Ja
362 )))|(((
Daniel Herrmann 20.1 363 Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
Daniel Herrmann 19.1 364 )))|(((
Daniel Herrmann 21.1 365 Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
Daniel Herrmann 19.1 366 )))
367
Daniel Herrmann 20.1 368 {{error title="Docuseal Lizenz"}}
369 Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
370 {{/error}}
371
372 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
373
Daniel Herrmann 21.1 374 Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
Daniel Herrmann 20.1 375
Daniel Herrmann 21.1 376 (% class="" %)|=(((
377 Remote / Lokal
378 )))|=(((
379 Schriftformerfordernis
380 )))|=(((
381 Beispiel
382 )))|=(((
383 Beschreibung
384 )))
385 (% class="" %)|(((
386 Remote
387 )))|(((
388 Nein
389 )))|(((
390 Lagervertrag, Übungsleitervertrag
391 )))|(((
392 Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert
393 )))
394 (% class="" %)|(((
395 Remote
396 )))|(((
397 Ja
398 )))|(((
399 Einweisungszettel Online-Einweisung
400 )))|(((
401 Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.
402 )))
403 (% class="" %)|(((
404 Lokal
405 )))|(((
406 Nein
407 )))|(((
408 Schlüsselausgabe
409 )))|(((
410 Unterschrift entweder:
411
412 * Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])
413 * PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen
414 )))
415 (% class="" %)|(((
416 Lokal
417 )))|(((
418 Ja
419 )))|(((
420 Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
421 )))|(((
422 Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
423 \\
424 )))
425
426 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
427
Daniel Herrmann 22.1 428 Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
Daniel Herrmann 21.1 429
Daniel Herrmann 22.1 430 |=(% scope="col" %)(((
431 Signatur über
432 )))|=(% scope="col" %)(((
433 Paperless Ingest
434 )))|=(% scope="col" %)(((
435 Ablauf
436 )))
437 |(((
438 Docuseal
439 )))|(((
440 N8n
441 )))|(((
442 Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
443
444 * Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
445 * Backend publisht ein Event auf N8n
446 * N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
447 )))
448 |(((
449 Tablet
450 )))|(((
451 N8n oder API
452 )))|(((
453 Je nach gewählter Implementierung auf dem Tablet.
454
455 * Wenn Docuseal In Person Signing: Webhook + N8n wie oben
456 * Wenn Unterschrift in Tablet App: Tablet lädt das über die API hoch
457 )))
458 |(((
459 Handschriftliche Unterschrift
460 )))|(((
461 ScanSnap Scanner
462 )))|(((
463 Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
464 )))
465
466 In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467
Daniel Herrmann 23.1 468 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
Daniel Herrmann 1.1 469
Daniel Herrmann 9.1 470 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
Daniel Herrmann 1.1 471
Daniel Herrmann 6.1 472 Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
Daniel Herrmann 1.1 473
Daniel Herrmann 6.1 474 * [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com||shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
475 * Homepage / Backend: Dies ist unsere Homepage, die unter [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de>>url:https://makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]] erreichbar ist. Sie bietet einige Funktionen:
476 ** Verwaltung der Einweisungen, inklusive Einweisungs-Typen, Angeboten, Erfassen von abgeschlossenen Einweisungen
477 ** Integration in EasyVerein - EasyVerein ist das führende System für Mitglieder, die Homepage synchronisiert einmal Nachts die Mitglieder aus EasyVerein
478 ** Rechnungen einsehen und einreichen - über die API von EasyVerein können Mitglieder hier einfach ihre Beitragsrechnungen einsehen und herunterladen. Ebenso können für den Verein getätigte Auslagen hier eingereicht werden.
479 * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
480 * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
Daniel Herrmann 1.1 481
Daniel Herrmann 9.1 482 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
Daniel Herrmann 6.1 483
Daniel Herrmann 7.1 484 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
485
486 (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
487
488 (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
489
490 (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
491
492 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
493
Daniel Herrmann 8.1 494 n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
Daniel Herrmann 7.1 495
496 Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
Daniel Herrmann 8.1 497
498 In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
499
500 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
501
Daniel Herrmann 9.1 502 Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
Daniel Herrmann 8.1 503
Daniel Herrmann 9.1 504 Das Backend sendet Ereignisse (als JSON) an einen NATS-Subject (ähnlich einem MQTT Topic). NATS nimmt diese Events sofort entgegen und hält sie je nach Konfiguration im Speicher oder in einer persistierten Stream-Queue (JetStream). n8n kann dann über einen **NATS-Trigger**-Node diese Events abonnieren. Sobald ein Event eintrifft, startet n8n den zugehörigen Workflow automatisch und verarbeitet die enthaltenen Daten.
Daniel Herrmann 8.1 505
506 NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
Daniel Herrmann 9.1 507
508 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
509
Daniel Herrmann 23.1 510 Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
Daniel Herrmann 9.1 511
Daniel Herrmann 12.1 512 {{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
Daniel Herrmann 13.1 513
Daniel Herrmann 23.1 514 Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
Daniel Herrmann 13.1 515
Daniel Herrmann 23.1 516 * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
517 * Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
518
519 Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
520
521 **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
522
Daniel Herrmann 24.1 523 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
Daniel Herrmann 23.1 524
Daniel Herrmann 24.1 525 Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
Daniel Herrmann 23.1 526
Daniel Herrmann 24.1 527 1. **Erfordernis der Schriftform**
528 11. **Ja** - auf Grund der Haftungshöhe oder anderer gesetzlichen Anforderungen ist die **Schriftform** erforderlich. Da wir stand heute keine Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) umsetzen können, ist dies eine **handschriftliche** Unterschrift
529 11. **Nein** - eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) ist ausreichend.
530 1. Ort der Unterschrift
531 11. **Remote** - Der Prozess wird typischerweise über die Homepage angestoßen und
532 11. **Lokal (Makerspace)** - Der Prozess wird als Reaktion auf ein In-Person Event im Makerspace ausgelöst, beispielsweise einer Einweisung oder einer Schlüsselausgabe
533
534 Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationen (Workflows), die nachstehend genauer beschrieben sind.
535
536 |=(% scope="row" %)(((
537 Workflow
538 )))|=(% scope="col" %)(((
539 Schriftform erforderlich
540 )))|=(% scope="col" %)(((
541 Lokal / Remote
542 )))
543 |=(% scope="row" %)(((
544 Fall 1: Digital Remote
545 )))|(((
546 Nein
547 )))|(((
548 Remote
549 )))
550 |=(% scope="row" %)(((
551 Fall 2: Digital Makerspace
552 )))|(((
553 Nein
554 )))|(((
555 Lokal
556 )))
557 |=(% scope="row" %)(((
558 Fall 3: Handschriftlich Remote
559 )))|(((
560 Ja
561 )))|(((
562 Remote
563 )))
564 |=(% scope="row" %)(((
565 Fall 4: Handschriftlich Makerspace
566 )))|(((
567 Ja
568 )))|(((
569 Lokal
570 )))
571
572 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
573
574 Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
575
576 **Beispiele**: Lagerverträge, Mitgliedsantrag, SEPA Lastschriftmandat, Übungsleitervertrag, ...
577
578 Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
579
580 {{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="2"/}}
581
582 \\
583
Daniel Herrmann 13.1 584 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
585
586 Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
587
588 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
589
590 **Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
591
592 * **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
593 ** Die Mitgliederverwaltung: [[mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
594 ** Den Vorstand: [[vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
595 * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
596 * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
597
598 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
599
600 Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
601
602 * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
603 ** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
604 ** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
605 ** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
606 * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
607 ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
608 ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
609 * (((
610 **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
611 \\
612
613 |=(% scope="col" %)(((
614 Name
615 )))|=(% scope="col" %)(((
616 Exact Match String
617 )))
618 |(((
619 Mitgliedsantrag
620 )))|(((
621 mksp-doc-mitgliedsantrag
622 )))
623 |(((
624 SEPA Lastschriftmandat
625 )))|(((
626 mksp-doc-sepamandat
627 )))
628 |(((
629 Studienbescheinigung
630 )))|(((
631 mksp-doc-studienbescheinigung
632 )))
633 |(((
634 Formular Schlüsselausgabe
635 )))|(((
636 mksp-doc-schluesselausgabe
637 )))
638 |(((
639 Verpflichtungserklärung Datenschutz
640 )))|(((
641 \\
642 )))
643 |(((
644 Übungsleitervertrag
645 )))|(((
646 \\
647 )))
648 |(((
649 Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
650 )))|(((
651 \\
652 )))
653 |(((
654 Bestellung eines Einweisers
655 )))|(((
656 \\
657 )))
658 |(((
659 Haftungsausschluss
660 )))|(((
661 \\
662 )))
663 |(((
664 Einweisungszettel
665 )))|(((
666 \\
667 )))
668 |(((
669 Lagervertrag Kistenlager
670 )))|(((
671 \\
672 )))
673 |(((
674 Lagervertrag Projektlager
675 )))|(((
676 \\
677 )))
678 )))
679 * **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
680 \\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
681
682 {{code language="none"}}
683 document renamer
684 {{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
685 TODO: Define Storage Path
686
687 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
688
689 Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
690
691 Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
692
Daniel Herrmann 14.1 693 {{code language="json"}}
694 {
695 "payload": {
696        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
697 "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
698 "type": "mksp-doc-sepamandat",
699 "tags": [
700 "tag1",
701 "tag2"
702 ],
703 "storage_path": "Mitgliederverwaltung"
704 },
705 "sig": "signature over the entire payload block"
706 }
707 {{/code}}
708
709 Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
710
711 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
712
713 Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
714
715 * **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
716 * **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
717 * (((
718 **Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
719 \\
720
721 {{code language="json"}}
722 {"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
723 {{/code}}
724
725
726 Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
727 \\
728
729 {{code language="python"}}
730 import json
731
732 input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
733 signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
734 {{/code}}
735 )))
736
737 \\
738
Daniel Herrmann 13.1 739 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
740
741 Owner: zwei Owner
742 Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
743 Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
744 Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
745 Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
746
747 TODO
748
749 \\
Daniel Herrmann 17.1 750
751 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
752
753 * Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen 
754 ** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
755 ** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
756 ** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
757 * Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
758 ** Tablet für Einweiser im makerspace
759 ** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
760 *** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
761 *** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
762 *** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
763 ** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
764 ** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
765 ** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
766 *** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
767 ** PDFs werden automatisch ausgedruckt
768 *** Tablet triggert einen Backend endpoint
769 **** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
770 **** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
771 **** Gibt PDF als Return
772 *** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
773 * Schritt 3: Einweisungen erfassen
774 ** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
775 *** Einweisung
776 *** Datum
777 *** Einweiser
778 *** Teilnehmer
779 *** Flag Rechnung
780 ** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
781 ** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
782 ** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
783 ** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
784 ** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
785
786 \\