MKSP - Digitale Mitgliederverwaltung

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Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:

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* möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen

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* die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden

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* der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann

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* die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente

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zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).

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= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =

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Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).

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In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.

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* Die **einfache elektronische Signatur (EES)** ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.

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* Die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicherstellen. Das geschieht meist über kryptografische Verfahren und persönliche Signaturschlüssel, die nur der Unterzeichner kontrolliert. Bekannte Beispiele sind Signaturen mit DocuSign, Adobe Sign oder FP Sign, bei denen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN oder App) erfolgt, oder Signaturen mit einem persönlichen Zertifikat aus einer Public-Key-Infrastruktur. Die FES bietet einen hohen Beweiswert vor Gericht, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Sie wird häufig für B2B-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder wichtige, aber formfrei mögliche Vereinbarungen eingesetzt.

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* Die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)** ist die sicherste Form und in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie darf nur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem staatlich zugelassenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird (z. B. D-Trust, Swisscom oder A-Trust). Die Erstellung erfolgt über eine sichere Signaturerstellungseinheit, wie eine Signaturkarte mit Kartenleser oder einen Fernsignaturdienst mit starker Identifizierung (z. B. VideoIdent). Die QES ist rechtlich zwingend erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform nach § 126a BGB vorgeschrieben ist, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen, Verbraucherdarlehensverträgen oder in behördlichen und gerichtlichen Verfahren.

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Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:

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(% style="text-decoration: none;" %)

|=(((

Signaturtyp

)))|=(((

Sicherheitsniveau

)))|=(((

Rechtliche Wirkung

)))|=(((

Umsetzung

)))

|(((

**EES**

)))|(((

niedrig

)))|(((

schwacher Beweiswert

)))|(((

Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button

)))

|(((

**FES**

)))|(((

mittel

)))|(((

starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform

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)))|(((

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Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches

)))

|(((

**QES**

)))|(((

hoch

)))|(((

gesetzlich Schriftformersatz

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)))|(((

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Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister

)))

\\

Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.

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= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =

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== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==

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Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:

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|=(% scope="col" %)(((

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Dokumenten-Typ

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)))|=(% scope="col" %)(((

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Vollständig

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digitalisieren

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)))|=(% scope="col" %)(((

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Prozess heute

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)))|=(% scope="col" %)(((

Prozess Zukunft

)))

|(((

Mitgliedsantrag

)))|(((

✅️

)))|(((

* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus

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* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt

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* Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst

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* Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei

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* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn

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* Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet

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)))|(((

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Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:

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* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus

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* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst

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** Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet

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** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt

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* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn

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* Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.

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)))

103

|(((

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SEPA Lastschriftmandat

)))|(((

✅️

)))|(((

Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess

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)))|(((

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**Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag

)))

|(((

Studienbescheinigung

)))|(((

✅️

)))|(((

Bescheinigung wird von Mitglied eingescannt und per Mail an die Mitgliederverwaltung geschickt

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Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.

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)))|(((

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**Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten

)))

|(((

Ausweiskopie

)))|(((

❌️

)))|(((

Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.

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Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.

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)))|(((

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**Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details

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)))

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|(((

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Formular Schlüsselausgabe

)))|(((

⚠️

)))|(((

Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt

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Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.

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Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.

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)))|(((

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⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.

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Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.

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Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:

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* Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)

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* Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist

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Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.

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)))

155

|(((

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Verpflichtungserklärung Datenschutz

)))|(((

✅️

)))|(((

Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.

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Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.

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Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.

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)))|(((

165

**Vollständig digital**.

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* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)

168

* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben

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* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.

)))

|(((

Übungsleitervertrag

)))|(((

✅️

)))|(((

Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.

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Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:

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* Bestätigung dass der Vertrag vorliegt

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* Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht

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)))|(((

183

**Vollständig digital**.

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* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)

186

* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben

187

* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.

188

* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.

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)))

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|(((

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Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte

)))|(((

❌️

)))|(((

Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)

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Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen

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)))|(((

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Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.

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)))

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|(((

202

Bestellung eines Einweisers

)))|(((

✅️

)))|(((

**Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.

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)))|(((

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Im Prinzip sind vier Parteien involviert:

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1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben

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1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen

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1. Vorstand - bestätigt die Berufung

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1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.

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Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:

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* Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen

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* Flag auf der Homepage setzen

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* Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task

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* Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden

)))

|(((

Haftungsausschluss

)))|(((

❌️

)))|(((

Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.

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Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte

Bisher:

* Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert

)))|(((

Zwei Vorschläge:

* Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen

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* Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden

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Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden

)))

|(((

Einweisungszettel

)))|(((

❌️

)))|(((

Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.

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Mit Abstand die meisten Zettel

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* Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.

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* Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben

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* Danach werden sie in den Briefkasten geworfen

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* Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft

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** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?

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** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?

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** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?

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** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?

258

* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.

)))|(((

\\

)))

|(((

Lagervertrag Kistenlager

)))|(((

✅️

)))|(((

Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.

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Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung

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Wenn Papierform → wird eingeworfen

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Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst

)))|(((

\\

)))

|(((

Lagervertrag Projektlager

)))|(((

✅️

)))|(((

Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.

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283

Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung

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Wenn Papierform → wird eingeworfen

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Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.

)))|(((

\\

)))

== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==

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Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:

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{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}

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=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===

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Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.

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In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.

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==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====

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Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch

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* **remote, implizit** durch einen bestehenden Vorgang (Mitgliedsantrag)

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* **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)

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* **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)

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==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====

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Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.

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* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular

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=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===

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Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:

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|=(% scope="col" %)(((

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Remote / Lokal

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)))|=(% scope="col" %)(((

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Schriftformerfordernis

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)))|=(% scope="col" %)(((

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Beispiel

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)))|=(% scope="col" %)(((

Beschreibung

)))

|(((

Remote

)))|(((

Nein

)))|(((

Lagervertrag, Übungsleitervertrag

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)))|(((

337

Dokument wird direkt in Docuseal über ein Template erzeugt.

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Alle Parteien erhalten (in Reihenfolge), eine Mail, dass eine Unterschrift ansteht.

)))

|(((

Remote

)))|(((

Ja

)))|(((

Einweisungszettel Online-Einweisung

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)))|(((

347

Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.

)))

|(((

Lokal

)))|(((

Nein

)))|(((

Schlüsselausgabe

)))|(((

Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.

)))

|(((

Lokal

)))|(((

Ja

)))|(((

Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung

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)))|(((

365

Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\

)))

Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir

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=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===

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Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.

(% class="" %)|=(((

Remote / Lokal

)))|=(((

Schriftformerfordernis

)))|=(((

Beispiel

)))|=(((

Beschreibung

)))

(% class="" %)|(((

Remote

)))|(((

Nein

)))|(((

Lagervertrag, Übungsleitervertrag

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)))|(((

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Unterschrift über DocuSeal. Parteien werden nacheinander per Mail zur Unterschrift aufgefordert

)))

(% class="" %)|(((

Remote

)))|(((

Ja

)))|(((

Einweisungszettel Online-Einweisung

400

)))|(((

401

Das Mitglied muss das Dokument ausdrucken, **handschriftlich** unterschreiben und in den Makerspace mitbringen.

)))

(% class="" %)|(((

Lokal

)))|(((

Nein

)))|(((

Schlüsselausgabe

)))|(((

Unterschrift entweder:

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* Direkt auf dem Tablet in Docuseal ([[Docuseal In-Person Signing>>url:https://www.docuseal.com/resources/sign-documents-in-person||shape="rect"]])

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* PDF erzeugen, in der App unterschreiben, PDF danach in Paperless hochladen

)))

(% class="" %)|(((

Lokal

)))|(((

Ja

)))|(((

Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung

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)))|(((

422

Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.

\\

)))

=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===

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Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden.

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= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeÜbersicht"/}}Technische Übersicht =

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== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==

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Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:

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* [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com||shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.

437

* Homepage / Backend: Dies ist unsere Homepage, die unter [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de>>url:https://makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]] erreichbar ist. Sie bietet einige Funktionen:

438

** Verwaltung der Einweisungen, inklusive Einweisungs-Typen, Angeboten, Erfassen von abgeschlossenen Einweisungen

439

** Integration in EasyVerein - EasyVerein ist das führende System für Mitglieder, die Homepage synchronisiert einmal Nachts die Mitglieder aus EasyVerein

440

** Rechnungen einsehen und einreichen - über die API von EasyVerein können Mitglieder hier einfach ihre Beitragsrechnungen einsehen und herunterladen. Ebenso können für den Verein getätigte Auslagen hier eingereicht werden.

441

* [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.

442

* [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.

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== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==

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=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===

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(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.

449

450

(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.

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(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.

453

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=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===

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456

n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).

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Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.

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460

In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.

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=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===

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Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.

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Das Backend sendet Ereignisse (als JSON) an einen NATS-Subject (ähnlich einem MQTT Topic). NATS nimmt diese Events sofort entgegen und hält sie je nach Konfiguration im Speicher oder in einer persistierten Stream-Queue (JetStream). n8n kann dann über einen **NATS-Trigger**-Node diese Events abonnieren. Sobald ein Event eintrifft, startet n8n den zugehörigen Workflow automatisch und verarbeitet die enthaltenen Daten.

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468

NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.

469

470

== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==

471

472

Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden einige Beispiel-Worksflows vorgestellt, eine detailliertere Übersicht der oben vorgestellten Use-Cases für die Dokumente folgt weiter unten.

473

474

{{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}

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476

TODO: Genauere Beschreibung der Komponenten

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= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =

479

480

Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.

481

482

== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==

483

484

**Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):

485

486

* **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.

487

** Die Mitgliederverwaltung: [[mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]

488

** Den Vorstand: [[vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]

489

* **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt

490

* **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.

491

492

== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==

493

494

Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:

495

496

* **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:

497

** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"

498

** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"

499

** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.

500

* **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":

501

** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.

502

** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.

503

* (((

504

**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.

505

\\

506

507

|=(% scope="col" %)(((

508

Name

509

)))|=(% scope="col" %)(((

Exact Match String

)))

|(((

Mitgliedsantrag

)))|(((

mksp-doc-mitgliedsantrag

516

)))

517

|(((

518

SEPA Lastschriftmandat

)))|(((

mksp-doc-sepamandat

)))

|(((

Studienbescheinigung

)))|(((

mksp-doc-studienbescheinigung

526

)))

527

|(((

528

Formular Schlüsselausgabe

529

)))|(((

530

mksp-doc-schluesselausgabe

531

)))

532

|(((

533

Verpflichtungserklärung Datenschutz

)))|(((

\\

)))

|(((

Übungsleitervertrag

)))|(((

\\

)))

|(((

Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte

)))|(((

\\

)))

|(((

Bestellung eines Einweisers

)))|(((

\\

)))

|(((

Haftungsausschluss

)))|(((

\\

)))

|(((

Einweisungszettel

)))|(((

\\

)))

|(((

Lagervertrag Kistenlager

)))|(((

\\

)))

|(((

Lagervertrag Projektlager

)))|(((

\\

)))

)))

* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].

574

\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[

document renamer

{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}

579

TODO: Define Storage Path

580

581

== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==

582

583

Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.

584

585

Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.

{

"payload": {

"timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",

591

"correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",

592

"type": "mksp-doc-sepamandat",

"tags": [

"tag1",

"tag2"

],

"storage_path": "Mitgliederverwaltung"

598

},

599

"sig": "signature over the entire payload block"

}

Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload muss der **timestamp** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.

604

605

=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===

606

607

Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:

608

609

* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent

610

* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding

611

* (((

612

**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:

\\

{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}

Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:

\\

import json

input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}

627

signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')

)))

\\

== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==

634

635

Owner: zwei Owner

636

Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen

637

Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin

638

Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin

639

Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin

TODO

\\

=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8 (DH,YS) ===

646

647

* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen

648

** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung

649

** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen

650

** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen

651

* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren

652

** Tablet für Einweiser im makerspace

653

** Authentifizierung über Token an der Freigabebox

654

*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei

655

*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key

656

*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt

657

** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend

658

** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert

659

** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)

660

*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen

661

** PDFs werden automatisch ausgedruckt

662

*** Tablet triggert einen Backend endpoint

663

**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und

664

**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal

665

**** Gibt PDF als Return

666

*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken

667

* Schritt 3: Einweisungen erfassen

668

** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:

*** Einweisung

*** Datum

*** Einweiser

*** Teilnehmer

*** Flag Rechnung

** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben

675

** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus

676

** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist

677

** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)

678

** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)

679

680

\\

Wiki-Quellcode von Digitale Mitgliederverwaltung

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