Digitale Mitgliederverwaltung

Version 1.1 von Daniel Herrmann am 2025/08/15 09:45

Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:

möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen
die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden
der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann
die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente

zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).

Anforderungen / Workshop

Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:

Dokumenten-Typ	Vollständig digitalisieren	Prozess heute	Prozess Zukunft
Mitgliedsantrag	✅️	Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet	Der Antrag kann komplett digital signiert werden. Vorgehen: Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
SEPA Lastschriftmandat	✅️	Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess	Gleicher Prozess wie Mitgliedsantrag
Studienbescheinigung	✅️	Bescheinigung wird von Mitglied eingescannt und per Mail an die Mitgliederverwaltung geschickt Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
Ausweiskopie	❌️
Formular Schlüsselausgabe	⚠️
Verpflichtungserklärung Datenschutz	✅️
Übungsleitervertrag	✅️
Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte	❌️
Bestellung eines Einweisers	✅️
Haftungsausschluss	❌️
Einweisungszettel	❌️
Lagervertrag Kistenlager	✅️
Lagervertrag Projektlager	✅️

Vorhandene technische Systeme

Der Verein hat in den letzten Jahren bereits

EasyVerein
Homepage / Backend
DocuSeal
Vikunja

Neue Systeme

Paperless NGX
N8N Workflows