MKSP - Digitale Mitgliederverwaltung

Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:

2

3

* möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen

4

* die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden

5

* der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann

6

* die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente

7

8

zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).

9

10

= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =

11

12

Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:

version	line-number	content
1.1	1	Im Rahmen der Initiative Ehrenamt Digitalisiert hat uns das Land Hessen Fördermittel für die Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt. Ziel ist es:
	2
	3	* möglichst viele der im Verein notwendigen Dokumente in Zukunft gar nicht mehr in Papierform zu benötigen
	4	* die Mitgliederverwaltung zu entlasten, in dem möglichst viele Prozesse digitalisiert und automatisiert werden
	5	* der Aufbau einer digitalen Dokumentenplatform, die sowohl neue Dokumente als auch alte Dokumente erfassen und Mitgliedern zuordnen kann
	6	* die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente
	7
	8	zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
	9
	10	= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
	11
	12	Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
	13
	14	\|=(% scope="col" %)(((
	15	Dokumenten-Typ
	16	)))\|=(% scope="col" %)(((
	17	Vollständig
	18	digitalisieren
	19	)))\|=(% scope="col" %)(((
	20	Prozess heute
	21	)))\|=(% scope="col" %)(((
	22	Prozess Zukunft
	23	)))
	24	\|(((
	25	Mitgliedsantrag
	26	)))\|(((
	27	✅️
	28	)))\|(((
	29	* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
	30	* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird der Antrag vorausgefüllt per Mail verschickt
	31	* Antrag wird in der Vereinsverwaltung EasyVerein erfasst
	32	* Interessent:in druckt den Antrag aus, unterschreibt ihn und bringt ihn im Makerspace vorbei
	33	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
	34	* Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
	35	)))\|(((
	36	Der Antrag kann komplett digital signiert werden. Vorgehen:
	37
	38	* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
	39	* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
	40	** Wenn nach 4 Wochen die Unterschrift nicht erfolgt ist, wird der Antrag abgelehnt und gespeicherte Daten vernichtet

Wiki-Quellcode von Digitale Mitgliederverwaltung