Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -139,7 +139,7 @@
139	139	Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
140	140	)))|(((
141	141	**Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
142		-)))|Offen
	142	+)))|
143	143	|(((
144	144	Formular Schlüsselausgabe
145	145	)))|(((
...	...	@@ -160,7 +160,7 @@
160	160	* Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
161	161
162	162	Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
163		-)))|Offen
	163	+)))|
164	164	|(((
165	165	Verpflichtungserklärung Datenschutz
166	166	)))|(((
...	...	@@ -172,11 +172,7 @@
172	172	Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
173	173	)))|(((
174	174	**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
175		-)))|(((
176		-**Fertig**
177		-
178		-✅️
179		-)))
	175	+)))|
180	180	|(((
181	181	Übungsleitervertrag
182	182	)))|(((
...	...	@@ -192,11 +192,7 @@
192	192	**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
193	193
194	194	Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
195		-)))|(((
196		-**Fertig**
197		-
198		-✅️
199		-)))
	191	+)))|
200	200	|(((
201	201	Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
202	202	)))|(((
...	...	@@ -207,11 +207,7 @@
207	207	Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
208	208	)))|(((
209	209	Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
210		-)))|(((
211		-**Fertig**
212		-
213		-✅️
214		-)))
	202	+)))|
215	215	|(((
216	216	Bestellung eines Einweisers
217	217	)))|(((
...	...	@@ -232,11 +232,7 @@
232	232	* Flag auf der Homepage setzen
233	233	* Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
234	234	* Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
235		-)))|(((
236		-**Fertig**
237		-
238		-✅️
239		-)))
	223	+)))|
240	240	|(((
241	241	Haftungsausschluss
242	242	)))|(((
...	...	@@ -256,7 +256,7 @@
256	256	* Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
257	257
258	258	Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
259		-)))|Offen
	243	+)))|
260	260	|(((
261	261	Einweisungszettel
262	262	)))|(((
...	...	@@ -276,7 +276,7 @@
276	276	* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
277	277	)))|(((
278	278	Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
279		-)))|Teilweise
	263	+)))|
280	280	|(((
281	281	Lagervertrag Kistenlager
282	282	)))|(((
...	...	@@ -290,11 +290,7 @@
290	290	Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
291	291	)))|(((
292	292	**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
293		-)))|(((
294		-**Fertig**
295		-
296		-✅️
297		-)))
	277	+)))|
298	298	|(((
299	299	Lagervertrag Projektlager
300	300	)))|(((
...	...	@@ -308,12 +308,8 @@
308	308	Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
309	309	)))|(((
310	310	**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
311		-)))|(((
312		-**Fertig**
	291	+)))|
313	313
314		-✅️
315		-)))
316		-
317	317	== Workflow Beschreibung ==
318	318
319	319	Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
...	...	@@ -322,9 +322,9 @@
322	322
323	323	=== Trigger / Starten des Workflows ===
324	324
325		-Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der **später eine automatische Verarbeitung ermöglicht**. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
	301	+Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
326	326
327		-In seltenen Fällen (Haftungsauschluss) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
	303	+In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
328	328
329	329	==== Start über die Homepage ====
330	330
...	...	@@ -336,7 +336,7 @@
336	336
337	337	==== Lokal im Makerspace ====
338	338
339		-Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. **In diesem Fall wird das neue Kiosk-Terminal im Space verwendet**.
	315	+Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
340	340
341	341	* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
342	342
...	...	@@ -370,7 +370,9 @@
370	370	Ja
371	371	)))|(((
372	372	Einweisungszettel Online-Einweisung
373		-)))|Dokument wird direkt in der der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und dem/der Benutzer:in zum Download angeboten
	349	+)))|(((
	350	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
	351	+)))
374	374	|(((
375	375	Lokal
376	376	)))|(((
...	...	@@ -460,10 +460,10 @@
460	460	)))|(((
461	461	N8n
462	462	)))|(((
463		-Docuseal benachrichtigt die Homepage, dass alle Parteien unterschrieben haben. Dann:
	441	+Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
464	464
465		-* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen und stößt eventuelle Automatisierungen an
466		-* Backend publisht ein Event auf NATS, welches von N8n verarbeitet wird
	443	+* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
	444	+* Backend publisht ein Event auf N8n
467	467	* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
468	468	)))
469	469	|(((
...	...	@@ -681,8 +681,9 @@
681	681	1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
682	682	1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
683	683	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
684		-11. Der Eintrag in der Datenbank enthält alle für die Erzeugung des Dokuments notwendige Daten
685		-1. Auf der Website wird ein Download-Button angezeigt. Basierend auf den zuvor gespeicherten Daten und des Templates wird nun ein PDF erzeugt. Der Benutzer druckt das PDF aus.
	662	+11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	663	+11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
	664	+1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
686	686	1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
687	687	1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
688	688	1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
...	...	@@ -705,9 +705,9 @@
705	705
706	706	1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
707	707	1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
708		-11. speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank mit allen notwendigen Daten
709		-11. liefert dem Tablet eine Liste an erstellten Requests zurück.
710		-1. Das Tablet kann nun die Dokumente anfragen. Analog zum vorherigen Fall werden diese basierend auf dem Template und den zuvor gespeicherten Daten erzeugt. Dann druckt das Tablet die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
	687	+11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
	688	+11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
	689	+1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
711	711	1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
712	712	1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
713	713	1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
...	...	@@ -720,3 +720,4 @@
720	720	= Offene Punkte =
721	721
722	722	* Docuseal Logging + Monitoring
	702	+* N8n Error Handling