Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

@@ -13,7 +13,7 @@
  = Hintergrundinformationen =
--Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
++Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
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  Prozess heute
  )))|=(((
  Notwendige Änderungen
--)))|=Status
++)))
  |(((
  Mitgliedsantrag
  )))|(((
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  ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
  * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
--)))|**Fertig** ✅️
++)))
  |(((
  SEPA Lastschriftmandat
  )))|(((
@@ -113,10 +113,6 @@
  Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
  )))|(((
  **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
--)))|(((
--**Fertig**
--
--✅️
  )))
  |(((
  Studienbescheinigung
@@ -128,7 +128,7 @@
  Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
  )))|(((
  **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
--)))|Offen
++)))
  |(((
  Ausweiskopie
  )))|(((
@@ -139,7 +139,7 @@
  Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
  )))|(((
  **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
--)))|Offen
++)))
  |(((
  Formular Schlüsselausgabe
  )))|(((
@@ -160,7 +160,7 @@
  * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
  Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
--)))|Offen
++)))
  |(((
  Verpflichtungserklärung Datenschutz
  )))|(((
@@ -172,10 +172,6 @@
  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
  )))|(((
  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
--)))|(((
--**Fertig**
--
--✅️
  )))
  |(((
  Übungsleitervertrag
@@ -192,10 +192,6 @@
  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
  Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
--)))|(((
--**Fertig**
--
--✅️
  )))
  |(((
  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
@@ -207,10 +207,6 @@
  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
  )))|(((
  Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
--)))|(((
--**Fertig**
--
--✅️
  )))
  |(((
  Bestellung eines Einweisers
@@ -232,10 +232,6 @@
  * Flag auf der Homepage setzen
  * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
  * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
--)))|(((
--**Fertig**
--
--✅️
  )))
  |(((
  Haftungsausschluss
@@ -256,7 +256,7 @@
  * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
  Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
--)))|Offen
++)))
  |(((
  Einweisungszettel
  )))|(((
@@ -276,7 +276,7 @@
  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
  )))|(((
  Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
--)))|Teilweise
++)))
  |(((
  Lagervertrag Kistenlager
  )))|(((
@@ -290,10 +290,6 @@
  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
  )))|(((
  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
--)))|(((
--**Fertig**
--
--✅️
  )))
  |(((
  Lagervertrag Projektlager
@@ -308,10 +308,6 @@
  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
  )))|(((
  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
--)))|(((
--**Fertig**
--
--✅️
  )))
  == Workflow Beschreibung ==
@@ -322,9 +322,9 @@
  === Trigger / Starten des Workflows ===
--Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der **später eine automatische Verarbeitung ermöglicht**. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
++Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
--In seltenen Fällen (Haftungsauschluss) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
++In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
  ==== Start über die Homepage ====
@@ -336,7 +336,7 @@
  ==== Lokal im Makerspace ====
--Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. **In diesem Fall wird das neue Kiosk-Terminal im Space verwendet**.
++Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
@@ -370,7 +370,9 @@
  Ja
  )))|(((
  Einweisungszettel Online-Einweisung
--)))|Dokument wird direkt in der der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und dem/der Benutzer:in zum Download angeboten
++)))|(((
++Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
++)))
  |(((
  Lokal
  )))|(((
@@ -460,10 +460,10 @@
  )))|(((
  N8n
  )))|(((
--Docuseal benachrichtigt die Homepage, dass alle Parteien unterschrieben haben. Dann:
++Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
--* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen und stößt eventuelle Automatisierungen an
--* Backend publisht ein Event auf NATS, welches von N8n verarbeitet wird
++* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
++* Backend publisht ein Event auf N8n
  * N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
  )))
  |(((
@@ -681,8 +681,9 @@
 . User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
 . Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
 . Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
--11. Der Eintrag in der Datenbank enthält alle für die Erzeugung des Dokuments notwendige Daten
--1. Auf der Website wird ein Download-Button angezeigt. Basierend auf den zuvor gespeicherten Daten und des Templates wird nun ein PDF erzeugt. Der Benutzer druckt das PDF aus.
++11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
++11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
++1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
 . (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
 . Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
 . Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
@@ -705,9 +705,9 @@
 . Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
 . Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
--11. speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank mit allen notwendigen Daten
--11. liefert dem Tablet eine Liste an erstellten Requests zurück.
--1. Das Tablet kann nun die Dokumente anfragen. Analog zum vorherigen Fall werden diese basierend auf dem Template und den zuvor gespeicherten Daten erzeugt. Dann druckt das Tablet die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
++11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
++11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
++1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
 . Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
 . Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
 . Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code