Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -322,9 +322,9 @@
322	322
323	323	=== Trigger / Starten des Workflows ===
324	324
325		-Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der **später eine automatische Verarbeitung ermöglicht**. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
	325	+Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der später eine automatische Verarbeitung ermöglicht macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
326	326
327		-In seltenen Fällen (Haftungsauschluss) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
	327	+In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
328	328
329	329	==== Start über die Homepage ====
330	330
...	...	@@ -336,7 +336,7 @@
336	336
337	337	==== Lokal im Makerspace ====
338	338
339		-Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. **In diesem Fall wird das neue Kiosk-Terminal im Space verwendet**.
	339	+Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
340	340
341	341	* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
342	342
...	...	@@ -370,7 +370,9 @@
370	370	Ja
371	371	)))|(((
372	372	Einweisungszettel Online-Einweisung
373		-)))|Dokument wird direkt in der der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und dem/der Benutzer:in zum Download angeboten
	373	+)))|(((
	374	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
	375	+)))
374	374	|(((
375	375	Lokal
376	376	)))|(((
...	...	@@ -460,10 +460,10 @@
460	460	)))|(((
461	461	N8n
462	462	)))|(((
463		-Docuseal benachrichtigt die Homepage, dass alle Parteien unterschrieben haben. Dann:
	465	+Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
464	464
465		-* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen und stößt eventuelle Automatisierungen an
466		-* Backend publisht ein Event auf NATS, welches von N8n verarbeitet wird
	467	+* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
	468	+* Backend publisht ein Event auf N8n
467	467	* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
468	468	)))
469	469	|(((
...	...	@@ -681,8 +681,8 @@
681	681	1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
682	682	1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
683	683	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
684		-11. Der Eintrag in der Datenbank enthält alle für die Erzeugung des Dokuments notwendige Daten
685		-1. Auf der Website wird ein
	686	+11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
	687	+11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
686	686	1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
687	687	1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
688	688	1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.