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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2026/02/07 10:38
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/23 12:05
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,14 +7,10 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= Inhaltsverzeichnis =
10 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11 11  
12 -{{toc/}}
12 +Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13 13  
14 -= Hintergrundinformationen =
15 -
16 -Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17 -
18 18  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
19 19  
20 20  * Die **einfache elektronische Signatur (EES)** ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
... ... @@ -23,7 +23,7 @@
23 23  
24 24  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
25 25  
26 -(% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
22 +(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
27 27  |=(((
28 28  Signaturtyp
29 29  )))|=(((
... ... @@ -61,29 +61,29 @@
61 61  Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
62 62  )))
63 63  
60 +\\
64 64  
65 -
66 66  {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
67 67  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
68 68  {{/confluence_tip}}
69 69  
70 -= Dokumente und Workflow =
66 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
71 71  
72 -== Dokumenten-Arten ==
68 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
73 73  
74 74  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
75 75  
76 76  (% class="wrapped" %)
77 -|=(((
73 +|=(% scope="col" %)(((
78 78  Dokumenten-Typ
79 -)))|=(((
75 +)))|=(% scope="col" %)(((
80 80  Vollständig
81 81  digitalisieren
82 -)))|=(((
78 +)))|=(% scope="col" %)(((
83 83  Prozess heute
84 -)))|=(((
80 +)))|=(% scope="col" %)(((
85 85  Notwendige Änderungen
86 -)))|=Status
82 +)))
87 87  |(((
88 88  Mitgliedsantrag
89 89  )))|(((
... ... @@ -104,7 +104,7 @@
104 104  ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
105 105  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
106 106  * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
107 -)))|**Fertig** ✅️
103 +)))
108 108  |(((
109 109  SEPA Lastschriftmandat
110 110  )))|(((
... ... @@ -113,10 +113,6 @@
113 113  Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
114 114  )))|(((
115 115  **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
116 -)))|(((
117 -**Fertig**
118 -
119 -✅️
120 120  )))
121 121  |(((
122 122  Studienbescheinigung
... ... @@ -128,7 +128,7 @@
128 128  Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
129 129  )))|(((
130 130  **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
131 -)))|Offen
123 +)))
132 132  |(((
133 133  Ausweiskopie
134 134  )))|(((
... ... @@ -139,7 +139,7 @@
139 139  Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
140 140  )))|(((
141 141  **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
142 -)))|Offen
134 +)))
143 143  |(((
144 144  Formular Schlüsselausgabe
145 145  )))|(((
... ... @@ -160,7 +160,7 @@
160 160  * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
161 161  
162 162  Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
163 -)))|Offen
155 +)))
164 164  |(((
165 165  Verpflichtungserklärung Datenschutz
166 166  )))|(((
... ... @@ -168,14 +168,10 @@
168 168  )))|(((
169 169  Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
170 170  
171 -Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
163 +Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
172 172  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
173 173  )))|(((
174 174  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
175 -)))|(((
176 -**Fertig**
177 -
178 -✅️
179 179  )))
180 180  |(((
181 181  Übungsleitervertrag
... ... @@ -192,10 +192,6 @@
192 192  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
193 193  
194 194  Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
195 -)))|(((
196 -**Fertig**
197 -
198 -✅️
199 199  )))
200 200  |(((
201 201  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -207,10 +207,6 @@
207 207  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
208 208  )))|(((
209 209  Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
210 -)))|(((
211 -**Fertig**
212 -
213 -✅️
214 214  )))
215 215  |(((
216 216  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -232,10 +232,6 @@
232 232  * Flag auf der Homepage setzen
233 233  * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
234 234  * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
235 -)))|(((
236 -**Fertig**
237 -
238 -✅️
239 239  )))
240 240  |(((
241 241  Haftungsausschluss
... ... @@ -256,7 +256,7 @@
256 256  * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
257 257  
258 258  Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
259 -)))|Offen
235 +)))
260 260  |(((
261 261  Einweisungszettel
262 262  )))|(((
... ... @@ -276,7 +276,7 @@
276 276  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
277 277  )))|(((
278 278  Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
279 -)))|Teilweise
255 +)))
280 280  |(((
281 281  Lagervertrag Kistenlager
282 282  )))|(((
... ... @@ -290,10 +290,6 @@
290 290  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
291 291  )))|(((
292 292  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
293 -)))|(((
294 -**Fertig**
295 -
296 -✅️
297 297  )))
298 298  |(((
299 299  Lagervertrag Projektlager
... ... @@ -308,25 +308,21 @@
308 308  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
309 309  )))|(((
310 310  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
311 -)))|(((
312 -**Fertig**
313 -
314 -✅️
315 315  )))
316 316  
317 -== Workflow Beschreibung ==
285 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
318 318  
319 319  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
320 320  
321 -[[image:Prozess Allgemein.png]]
289 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
322 322  
323 -=== Trigger / Starten des Workflows ===
291 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
324 324  
325 -Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der **später eine automatische Verarbeitung ermöglicht**. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
293 +Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
326 326  
327 -In seltenen Fällen (Haftungsauschluss) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
295 +In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
328 328  
329 -==== Start über die Homepage ====
297 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
330 330  
331 331  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
332 332  
... ... @@ -334,24 +334,24 @@
334 334  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
335 335  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
336 336  
337 -==== Lokal im Makerspace ====
305 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
338 338  
339 -Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. **In diesem Fall wird das neue Kiosk-Terminal im Space verwendet**.
307 +Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
340 340  
341 341  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
342 342  
343 -=== Dokument erstellen ===
311 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
344 344  
345 345  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
346 346  
347 347  (% class="wrapped" %)
348 -|=(((
316 +|=(% scope="col" %)(((
349 349  Remote / Lokal
350 -)))|=(((
318 +)))|=(% scope="col" %)(((
351 351  Schriftformerfordernis
352 -)))|=(((
320 +)))|=(% scope="col" %)(((
353 353  Beispiel
354 -)))|=(((
322 +)))|=(% scope="col" %)(((
355 355  Beschreibung
356 356  )))
357 357  |(((
... ... @@ -370,7 +370,9 @@
370 370  Ja
371 371  )))|(((
372 372  Einweisungszettel Online-Einweisung
373 -)))|Dokument wird direkt in der der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und dem/der Benutzer:in zum Download angeboten
341 +)))|(((
342 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
343 +)))
374 374  |(((
375 375  Lokal
376 376  )))|(((
... ... @@ -378,7 +378,7 @@
378 378  )))|(((
379 379  Schlüsselausgabe
380 380  )))|(((
381 -Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
351 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
382 382  )))
383 383  |(((
384 384  Lokal
... ... @@ -386,10 +386,16 @@
386 386  Ja
387 387  )))|(((
388 388  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
389 -)))|Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
359 +)))|(((
360 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
361 +)))
390 390  
391 -=== Unterschrift leisten ===
363 +{{error title="Docuseal Lizenz"}}
364 +Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
365 +{{/error}}
392 392  
367 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
368 +
393 393  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
394 394  
395 395  (% class="wrapped" %)
... ... @@ -440,19 +440,19 @@
440 440  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
441 441  )))|(((
442 442  Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
443 -
419 +\\
444 444  )))
445 445  
446 -=== Ablegen und Verarbeiten ===
422 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
447 447  
448 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
424 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
449 449  
450 450  (% class="wrapped" %)
451 -|=(((
427 +|=(% scope="col" %)(((
452 452  Signatur über
453 -)))|=(((
429 +)))|=(% scope="col" %)(((
454 454  Paperless Ingest
455 -)))|=(((
431 +)))|=(% scope="col" %)(((
456 456  Ablauf
457 457  )))
458 458  |(((
... ... @@ -460,10 +460,10 @@
460 460  )))|(((
461 461  N8n
462 462  )))|(((
463 -Docuseal benachrichtigt die Homepage, dass alle Parteien unterschrieben haben. Dann:
439 +Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
464 464  
465 -* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen und stößt eventuelle Automatisierungen an
466 -* Backend publisht ein Event auf NATS, welches von N8n verarbeitet wird
441 +* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
442 +* Backend publisht ein Event auf N8n
467 467  * N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
468 468  )))
469 469  |(((
... ... @@ -484,11 +484,11 @@
484 484  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
485 485  )))
486 486  
487 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
463 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
488 488  
489 -= Technisches Design =
465 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
490 490  
491 -== Vorhandene Komponenten ==
467 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
492 492  
493 493  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
494 494  
... ... @@ -500,25 +500,25 @@
500 500  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
501 501  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
502 502  
503 -== Neue Komponenten ==
479 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
504 504  
505 -=== Paperless NGX ===
481 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
506 506  
507 -Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
483 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
508 508  
509 -Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
485 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
510 510  
511 -Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
487 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
512 512  
513 -=== N8n ===
489 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
514 514  
515 515  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
516 516  
517 517  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
518 518  
519 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
495 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
520 520  
521 -=== NATS ===
497 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
522 522  
523 523  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
524 524  
... ... @@ -526,22 +526,22 @@
526 526  
527 527  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
528 528  
529 -== Systemübersicht ==
505 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
530 530  
531 531  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
532 532  
533 -[[image:System Architecture.png]]
509 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
534 534  
535 535  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
536 536  
537 537  * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
538 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
514 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
539 539  
540 540  Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
541 541  
542 542  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
543 543  
544 -== Dokument-Workflows ==
520 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
545 545  
546 546  Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
547 547  
... ... @@ -557,12 +557,12 @@
557 557  (% class="wrapped" %)
558 558  |=(% scope="row" %)(((
559 559  Workflow
560 -)))|=(((
536 +)))|=(% scope="col" %)(((
561 561  Schriftform erforderlich
562 -)))|=(((
538 +)))|=(% scope="col" %)(((
563 563  Lokal / Remote
564 564  )))
565 -|=(((
541 +|=(% scope="row" %)(((
566 566  Fall 1: Digital Remote
567 567  )))|(((
568 568  Nein
... ... @@ -569,7 +569,7 @@
569 569  )))|(((
570 570  Remote
571 571  )))
572 -|=(((
548 +|=(% scope="row" %)(((
573 573  Fall 2: Digital Makerspace
574 574  )))|(((
575 575  Nein
... ... @@ -576,7 +576,7 @@
576 576  )))|(((
577 577  Lokal
578 578  )))
579 -|=(((
555 +|=(% scope="row" %)(((
580 580  Fall 3: Handschriftlich Remote
581 581  )))|(((
582 582  Ja
... ... @@ -583,7 +583,7 @@
583 583  )))|(((
584 584  Remote
585 585  )))
586 -|=(((
562 +|=(% scope="row" %)(((
587 587  Fall 4: Handschriftlich Makerspace
588 588  )))|(((
589 589  Ja
... ... @@ -591,7 +591,7 @@
591 591  Lokal
592 592  )))
593 593  
594 -=== Fall 1: Digital + Remote ===
570 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
595 595  
596 596  Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
597 597  
... ... @@ -599,8 +599,10 @@
599 599  
600 600  Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
601 601  
602 -[[image:Fall 1 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
578 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
603 603  
580 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
581 +
604 604  1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
605 605  1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
606 606  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
... ... @@ -616,7 +616,7 @@
616 616  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
617 617  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
618 618  
619 -=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
597 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
620 620  
621 621  In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
622 622  
... ... @@ -626,14 +626,16 @@
626 626  
627 627  Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
628 628  
629 -[[image:Fall 2 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
607 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
630 630  
609 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
610 +
631 631  1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
632 632  1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
633 633  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
634 634  11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
635 635  11. (((
636 -Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
616 +Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
637 637  
638 638  {{expand}}
639 639  {{code language="json"}}
... ... @@ -668,13 +668,13 @@
668 668  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
669 669  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
670 670  
671 -=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
651 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
672 672  
673 673  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
674 674  
675 675  **Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
676 676  
677 -[[image:Fall 3 Ablaufdiagramm.png]]
657 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
678 678  
679 679  Die einzelnen Schritte hierbei sind:
680 680  
... ... @@ -681,8 +681,8 @@
681 681  1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
682 682  1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
683 683  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
684 -11. Der Eintrag in der Datenbank enthält alle für die Erzeugung des Dokuments notwendige Daten
685 -1. Auf der Website wird ein
664 +11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
665 +11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
686 686  1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
687 687  1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
688 688  1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
... ... @@ -694,13 +694,13 @@
694 694  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
695 695  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
696 696  
697 -=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
677 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
698 698  
699 699  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
700 700  
701 701  **Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
702 702  
703 -[[image:Fall 4 Ablaufdiagramm.png]]
683 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
704 704  
705 705  Die einzelnen Schritte hierbei sind:
706 706  
... ... @@ -718,7 +718,346 @@
718 718  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
719 719  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
720 720  
721 -= Offene Punkte =
701 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
722 722  
703 +Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
704 +
705 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
706 +
707 +**Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
708 +
709 +* **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
710 +** Die Mitgliederverwaltung: [[mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
711 +** Den Vorstand: [[vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
712 +* **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
713 +* **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
714 +
715 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
716 +
717 +Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
718 +
719 +* **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
720 +** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
721 +** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
722 +** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
723 +* **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
724 +** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
725 +** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
726 +* (((
727 +**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
728 +\\
729 +
730 +(% class="wrapped" %)
731 +|=(% scope="col" %)(((
732 +Name
733 +)))|=(% scope="col" %)(((
734 +Exact Match String
735 +)))
736 +|(((
737 +Mitgliedsantrag
738 +)))|(((
739 +mksp-doc-mitgliedsantrag
740 +)))
741 +|(((
742 +SEPA Lastschriftmandat
743 +)))|(((
744 +mksp-doc-sepamandat
745 +)))
746 +|(((
747 +Studienbescheinigung
748 +)))|(((
749 +mksp-doc-studienbescheinigung
750 +)))
751 +|(((
752 +Formular Schlüsselausgabe
753 +)))|(((
754 +mksp-doc-schluesselausgabe
755 +)))
756 +|(((
757 +Verpflichtungserklärung Datenschutz
758 +)))|(((
759 +\\
760 +)))
761 +|(((
762 +Übungsleitervertrag
763 +)))|(((
764 +\\
765 +)))
766 +|(((
767 +Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
768 +)))|(((
769 +\\
770 +)))
771 +|(((
772 +Bestellung eines Einweisers
773 +)))|(((
774 +\\
775 +)))
776 +|(((
777 +Haftungsausschluss
778 +)))|(((
779 +\\
780 +)))
781 +|(((
782 +Einweisungszettel
783 +)))|(((
784 +\\
785 +)))
786 +|(((
787 +Lagervertrag Kistenlager
788 +)))|(((
789 +\\
790 +)))
791 +|(((
792 +Lagervertrag Projektlager
793 +)))|(((
794 +\\
795 +)))
796 +)))
797 +* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
798 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
799 +
800 +{{code language="none"}}
801 +document renamer
802 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
803 +TODO: Define Storage Path
804 +
805 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
806 +
807 +Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
808 +
809 +**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
810 +
811 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-QRcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)**QR **code erzeugen(%%) ===
812 +
813 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
814 +
815 +* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
816 +* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
817 +** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
818 +** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
819 +** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
820 +* QR code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
821 +
822 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
823 +
824 +Der Header enthält wichtige Meta-Daten:
825 +
826 +|=(% scope="col" %)(((
827 +Claim
828 +)))|=(% scope="col" %)(((
829 +Type
830 +)))|=(% scope="col" %)(((
831 +Pflicht
832 +)))|=(% scope="col" %)(((
833 +Beschreibung
834 +)))
835 +|(((
836 +time
837 +)))|(((
838 +Timestamp
839 +Format: YYYY-MM-DDTHH:mm:ss
840 +)))|(((
841 +✅️
842 +)))|(((
843 +Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
844 +)))
845 +|(((
846 +id
847 +)))|(((
848 +UUID4
849 +)))|(((
850 +✅️
851 +)))|(((
852 +Eindeutige ID dieses Dokuments
853 +)))
854 +|(((
855 +exp
856 +)))|(((
857 +Zahl
858 +)))|(((
859 +✅️
860 +)))|(((
861 +Dauer der Gültigkeit gemessen in Sekunden, beispielsweise 1209600 für 2 Wochen.
862 +)))
863 +
864 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
865 +
866 +Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
867 +
868 +(% class="" %)|=(((
869 +Claim
870 +)))|=(((
871 +Type
872 +)))|=(((
873 +Pflicht
874 +)))|=(((
875 +Beschreibung
876 +)))
877 +(% class="" %)|(((
878 +(% class="code" %)
879 +(((
880 +typ
881 +)))
882 +)))|(((
883 +String
884 +)))|(((
885 +✅️
886 +)))|(((
887 +Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
888 +)))
889 +(% class="" %)|(((
890 +(% class="code" %)
891 +(((
892 +cor
893 +)))
894 +)))|(((
895 +String
896 +)))|(((
897 +❌️
898 +)))|(((
899 +Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
900 +)))
901 +(% class="" %)|(((
902 +tags
903 +)))|(((
904 +List[String]
905 +)))|(((
906 +❌️
907 +)))|(((
908 +Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
909 +)))
910 +|(((
911 +spth
912 +)))|(((
913 +String
914 +)))|(((
915 +❌️
916 +)))|(((
917 +Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
918 +)))
919 +|(((
920 +opt
921 +)))|(((
922 +dict
923 +)))|(((
924 +❌️
925 +)))|(((
926 +Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
927 +)))
928 +
929 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
930 +
931 +Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
932 +
933 +{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
934 +Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
935 +
936 +Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
937 +{{/confluence_tip}}
938 +
939 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AuswahlderLibrary"/}}Auswahl der Library ===
940 +
941 +Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
942 +
943 +|=(% scope="col" %)(((
944 +Name
945 +)))|=(% scope="col" %)(((
946 +CVE
947 +)))|=(% scope="col" %)(((
948 +Github
949 +)))|=(% scope="col" %)(((
950 +GH⭐
951 +)))|=(% scope="col" %)(((
952 +Letztes Release
953 +)))|=(% scope="col" %)(((
954 +Offene Issues
955 +)))|=(% scope="col" %)(((
956 +Dokumentation
957 +)))|=(% scope="col" %)(((
958 +Qualität Dokumentation
959 +)))|=(% scope="col" %)(((
960 +In Backend vorhanden?
961 +)))|=(% scope="col" %)(((
962 +In Paperless vorhanden?
963 +)))
964 +|(((
965 +python-jose
966 +)))|(((
967 +3/0
968 +)))|(((
969 +[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose||shape="rect"]]
970 +)))|(((
971 +1.7k
972 +)))|(((
973 +28.05.2025
974 +)))|(((
975 +83
976 +)))|(((
977 +[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/||shape="rect"]]
978 +)))|(((
979 +⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
980 +)))|(((
981 +❌️
982 +)))|(((
983 +❌️
984 +)))
985 +|(((
986 +pyJWT
987 +)))|(((
988 +4/0
989 +)))|(((
990 +[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt||shape="rect"]]
991 +)))|(((
992 +5.4k
993 +)))|(((
994 +28.11.2024
995 +)))|(((
996 +30
997 +)))|(((
998 +[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io||shape="rect"]]
999 +)))|(((
1000 +➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
1001 +)))|(((
1002 +✅️ 2.10.1
1003 +Dep von firebase
1004 +)))|(((
1005 +✅️ 2.10.1
1006 +)))
1007 +|(((
1008 +JWCrypto
1009 +)))|(((
1010 +5/0
1011 +)))|(((
1012 +[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto||shape="rect"]]
1013 +)))|(((
1014 +465
1015 +)))|(((
1016 +06.03.2024
1017 +)))|(((
1018 +8
1019 +)))|(((
1020 +[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io||shape="rect"]]
1021 +)))|(((
1022 +➕️ API Doc, einige Beispiele
1023 +)))|(((
1024 +✅️ 1.5.6
1025 +Dep von python-keycloak
1026 +)))|(((
1027 +❌️
1028 +)))
1029 +
1030 +Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
1031 +
1032 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
1033 +
1034 +Owner: zwei Owner
1035 +Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
1036 +Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1037 +Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1038 +Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1039 +
1040 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1041 +
723 723  * Docuseal Logging + Monitoring
724 724  * N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867290/Digitale Mitgliederverwaltung