Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -13,7 +13,7 @@
13	13
14	14	= Hintergrundinformationen =
15	15
16		-Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
	16	+Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17	17
18	18	In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
19	19
...	...	@@ -83,7 +83,7 @@
83	83	Prozess heute
84	84	)))|=(((
85	85	Notwendige Änderungen
86		-)))|=Status
	86	+)))
87	87	|(((
88	88	Mitgliedsantrag
89	89	)))|(((
...	...	@@ -104,7 +104,7 @@
104	104	** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
105	105	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
106	106	* Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
107		-)))|**Fertig** ✅️
	107	+)))
108	108	|(((
109	109	SEPA Lastschriftmandat
110	110	)))|(((
...	...	@@ -113,10 +113,6 @@
113	113	Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
114	114	)))|(((
115	115	**Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
116		-)))|(((
117		-**Fertig**
118		-
119		-✅️
120	120	)))
121	121	|(((
122	122	Studienbescheinigung
...	...	@@ -128,7 +128,7 @@
128	128	Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
129	129	)))|(((
130	130	**Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
131		-)))|Offen
	127	+)))
132	132	|(((
133	133	Ausweiskopie
134	134	)))|(((
...	...	@@ -139,7 +139,7 @@
139	139	Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
140	140	)))|(((
141	141	**Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
142		-)))|Offen
	138	+)))
143	143	|(((
144	144	Formular Schlüsselausgabe
145	145	)))|(((
...	...	@@ -160,7 +160,7 @@
160	160	* Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
161	161
162	162	Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
163		-)))|Offen
	159	+)))
164	164	|(((
165	165	Verpflichtungserklärung Datenschutz
166	166	)))|(((
...	...	@@ -172,10 +172,6 @@
172	172	Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
173	173	)))|(((
174	174	**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
175		-)))|(((
176		-**Fertig**
177		-
178		-✅️
179	179	)))
180	180	|(((
181	181	Übungsleitervertrag
...	...	@@ -192,10 +192,6 @@
192	192	**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
193	193
194	194	Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
195		-)))|(((
196		-**Fertig**
197		-
198		-✅️
199	199	)))
200	200	|(((
201	201	Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
...	...	@@ -207,10 +207,6 @@
207	207	Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
208	208	)))|(((
209	209	Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
210		-)))|(((
211		-**Fertig**
212		-
213		-✅️
214	214	)))
215	215	|(((
216	216	Bestellung eines Einweisers
...	...	@@ -232,10 +232,6 @@
232	232	* Flag auf der Homepage setzen
233	233	* Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
234	234	* Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
235		-)))|(((
236		-**Fertig**
237		-
238		-✅️
239	239	)))
240	240	|(((
241	241	Haftungsausschluss
...	...	@@ -256,7 +256,7 @@
256	256	* Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
257	257
258	258	Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
259		-)))|Offen
	239	+)))
260	260	|(((
261	261	Einweisungszettel
262	262	)))|(((
...	...	@@ -276,7 +276,7 @@
276	276	* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
277	277	)))|(((
278	278	Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
279		-)))|Teilweise
	259	+)))
280	280	|(((
281	281	Lagervertrag Kistenlager
282	282	)))|(((
...	...	@@ -290,10 +290,6 @@
290	290	Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
291	291	)))|(((
292	292	**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
293		-)))|(((
294		-**Fertig**
295		-
296		-✅️
297	297	)))
298	298	|(((
299	299	Lagervertrag Projektlager
...	...	@@ -308,10 +308,6 @@
308	308	Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
309	309	)))|(((
310	310	**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
311		-)))|(((
312		-**Fertig**
313		-
314		-✅️
315	315	)))
316	316
317	317	== Workflow Beschreibung ==
...	...	@@ -322,9 +322,9 @@
322	322
323	323	=== Trigger / Starten des Workflows ===
324	324
325		-Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der **später eine automatische Verarbeitung ermöglicht**. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
	297	+Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
326	326
327		-In seltenen Fällen (Haftungsauschluss) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
	299	+In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
328	328
329	329	==== Start über die Homepage ====
330	330
...	...	@@ -336,7 +336,7 @@
336	336
337	337	==== Lokal im Makerspace ====
338	338
339		-Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. **In diesem Fall wird das neue Kiosk-Terminal im Space verwendet**.
	311	+Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
340	340
341	341	* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
342	342
...	...	@@ -370,7 +370,9 @@
370	370	Ja
371	371	)))|(((
372	372	Einweisungszettel Online-Einweisung
373		-)))|Dokument wird direkt in der der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und dem/der Benutzer:in zum Download angeboten
	345	+)))|(((
	346	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
	347	+)))
374	374	|(((
375	375	Lokal
376	376	)))|(((
...	...	@@ -460,7 +460,7 @@
460	460	)))|(((
461	461	N8n
462	462	)))|(((
463		-Docuseal bena ein Webhook ans Backend
	437	+Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
464	464
465	465	* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
466	466	* Backend publisht ein Event auf N8n