Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -322,9 +322,9 @@
322	322
323	323	=== Trigger / Starten des Workflows ===
324	324
325		-Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der später eine automatische Verarbeitung ermöglicht macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
	325	+Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der **später eine automatische Verarbeitung ermöglicht**. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
326	326
327		-In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
	327	+In seltenen Fällen (Haftungsauschluss) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
328	328
329	329	==== Start über die Homepage ====
330	330
...	...	@@ -336,7 +336,7 @@
336	336
337	337	==== Lokal im Makerspace ====
338	338
339		-Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
	339	+Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. **In diesem Fall wird das neue Kiosk-Terminal im Space verwendet**.
340	340
341	341	* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
342	342
...	...	@@ -370,9 +370,7 @@
370	370	Ja
371	371	)))|(((
372	372	Einweisungszettel Online-Einweisung
373		-)))|(((
374		-Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
375		-)))
	373	+)))|Dokument wird direkt in der der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und dem/der Benutzer:in zum Download angeboten
376	376	|(((
377	377	Lokal
378	378	)))|(((
...	...	@@ -462,10 +462,10 @@
462	462	)))|(((
463	463	N8n
464	464	)))|(((
465		-Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
	463	+Docuseal benachrichtigt die Homepage, dass alle Parteien unterschrieben haben. Dann:
466	466
467		-* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
468		-* Backend publisht ein Event auf N8n
	465	+* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen und stößt eventuelle Automatisierungen an
	466	+* Backend publisht ein Event auf NATS, welches von N8n verarbeitet wird
469	469	* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
470	470	)))
471	471	|(((
...	...	@@ -683,9 +683,8 @@
683	683	1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
684	684	1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
685	685	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
686		-11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
687		-11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
688		-1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
	684	+11. Der Eintrag in der Datenbank enthält alle für die Erzeugung des Dokuments notwendige Daten
	685	+1. Auf der Website wird ein Download-Button angezeigt. Basierend auf den zuvor gespeicherten Daten und des Templates wird nun ein PDF erzeugt. Der Benutzer druckt das PDF aus.
689	689	1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
690	690	1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
691	691	1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
...	...	@@ -708,9 +708,9 @@
708	708
709	709	1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
710	710	1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
711		-11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
712		-11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
713		-1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
	708	+11. speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank mit allen notwendigen Daten
	709	+11. liefert dem Tablet eine Liste an erstellten Requests zurück.
	710	+1. Das Tablet kann nun die Dokumente anfragen. Analog zum vorherigen Fall werden diese basierend auf dem Template und den zuvor gespeicherten Daten erzeugt. Dann druckt das Tablet die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
714	714	1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
715	715	1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
716	716	1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code