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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2026/02/07 10:31
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am 2026/01/30 10:41
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -13,7 +13,7 @@
13 13  
14 14  = Hintergrundinformationen =
15 15  
16 -Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
16 +Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17 17  
18 18  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
19 19  
... ... @@ -83,7 +83,7 @@
83 83  Prozess heute
84 84  )))|=(((
85 85  Notwendige Änderungen
86 -)))|=Status
86 +)))
87 87  |(((
88 88  Mitgliedsantrag
89 89  )))|(((
... ... @@ -104,7 +104,7 @@
104 104  ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
105 105  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
106 106  * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
107 -)))|**Fertig** ✅️
107 +)))
108 108  |(((
109 109  SEPA Lastschriftmandat
110 110  )))|(((
... ... @@ -113,10 +113,6 @@
113 113  Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
114 114  )))|(((
115 115  **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
116 -)))|(((
117 -**Fertig**
118 -
119 -✅️
120 120  )))
121 121  |(((
122 122  Studienbescheinigung
... ... @@ -128,7 +128,7 @@
128 128  Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
129 129  )))|(((
130 130  **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
131 -)))|Offen
127 +)))
132 132  |(((
133 133  Ausweiskopie
134 134  )))|(((
... ... @@ -139,7 +139,7 @@
139 139  Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
140 140  )))|(((
141 141  **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
142 -)))|Offen
138 +)))
143 143  |(((
144 144  Formular Schlüsselausgabe
145 145  )))|(((
... ... @@ -160,7 +160,7 @@
160 160  * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
161 161  
162 162  Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
163 -)))|Offen
159 +)))
164 164  |(((
165 165  Verpflichtungserklärung Datenschutz
166 166  )))|(((
... ... @@ -172,10 +172,6 @@
172 172  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
173 173  )))|(((
174 174  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
175 -)))|(((
176 -**Fertig**
177 -
178 -✅️
179 179  )))
180 180  |(((
181 181  Übungsleitervertrag
... ... @@ -192,10 +192,6 @@
192 192  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
193 193  
194 194  Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
195 -)))|(((
196 -**Fertig**
197 -
198 -✅️
199 199  )))
200 200  |(((
201 201  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -207,10 +207,6 @@
207 207  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
208 208  )))|(((
209 209  Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
210 -)))|(((
211 -**Fertig**
212 -
213 -✅️
214 214  )))
215 215  |(((
216 216  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -232,10 +232,6 @@
232 232  * Flag auf der Homepage setzen
233 233  * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
234 234  * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
235 -)))|(((
236 -**Fertig**
237 -
238 -✅️
239 239  )))
240 240  |(((
241 241  Haftungsausschluss
... ... @@ -256,7 +256,7 @@
256 256  * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
257 257  
258 258  Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
259 -)))|Offen
239 +)))
260 260  |(((
261 261  Einweisungszettel
262 262  )))|(((
... ... @@ -276,7 +276,7 @@
276 276  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
277 277  )))|(((
278 278  Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
279 -)))|Teilweise
259 +)))
280 280  |(((
281 281  Lagervertrag Kistenlager
282 282  )))|(((
... ... @@ -290,10 +290,6 @@
290 290  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
291 291  )))|(((
292 292  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
293 -)))|(((
294 -**Fertig**
295 -
296 -✅️
297 297  )))
298 298  |(((
299 299  Lagervertrag Projektlager
... ... @@ -308,10 +308,6 @@
308 308  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
309 309  )))|(((
310 310  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
311 -)))|(((
312 -**Fertig**
313 -
314 -✅️
315 315  )))
316 316  
317 317  == Workflow Beschreibung ==
... ... @@ -318,11 +318,11 @@
318 318  
319 319  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
320 320  
321 -[[image:Prozess Allgemein.png]]
293 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
322 322  
323 323  === Trigger / Starten des Workflows ===
324 324  
325 -Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der später eine automatische Verarbeitung ermöglicht macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
297 +Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
326 326  
327 327  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
328 328  
... ... @@ -380,7 +380,7 @@
380 380  )))|(((
381 381  Schlüsselausgabe
382 382  )))|(((
383 -Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
355 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
384 384  )))
385 385  |(((
386 386  Lokal
... ... @@ -388,8 +388,14 @@
388 388  Ja
389 389  )))|(((
390 390  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
391 -)))|Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
363 +)))|(((
364 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
365 +)))
392 392  
367 +{{error title="Docuseal Lizenz"}}
368 +Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
369 +{{/error}}
370 +
393 393  === Unterschrift leisten ===
394 394  
395 395  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
... ... @@ -532,7 +532,7 @@
532 532  
533 533  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
534 534  
535 -[[image:System Architecture.png]]
513 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
536 536  
537 537  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
538 538  
... ... @@ -601,8 +601,10 @@
601 601  
602 602  Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
603 603  
604 -[[image:Fall 1 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
582 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
605 605  
584 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
585 +
606 606  1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
607 607  1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
608 608  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
... ... @@ -628,8 +628,10 @@
628 628  
629 629  Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
630 630  
631 -[[image:Fall 2 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
611 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
632 632  
613 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
614 +
633 633  1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
634 634  1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
635 635  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
... ... @@ -676,7 +676,7 @@
676 676  
677 677  **Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
678 678  
679 -[[image:Fall 3 Ablaufdiagramm.png]]
661 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
680 680  
681 681  Die einzelnen Schritte hierbei sind:
682 682  
... ... @@ -702,7 +702,7 @@
702 702  
703 703  **Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
704 704  
705 -[[image:Fall 4 Ablaufdiagramm.png]]
687 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
706 706  
707 707  Die einzelnen Schritte hierbei sind:
708 708  
Icon Fall 3 Ablaufdiagramm_.png
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Icon ~Fall 2 Ablaufdiagramm.tmp
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