Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -139,7 +139,7 @@
139	139	Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
140	140	)))|(((
141	141	**Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
142		-)))|
	142	+)))|Offen
143	143	|(((
144	144	Formular Schlüsselausgabe
145	145	)))|(((
...	...	@@ -160,7 +160,7 @@
160	160	* Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
161	161
162	162	Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
163		-)))|
	163	+)))|Offen
164	164	|(((
165	165	Verpflichtungserklärung Datenschutz
166	166	)))|(((
...	...	@@ -172,7 +172,11 @@
172	172	Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
173	173	)))|(((
174	174	**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
175		-)))|
	175	+)))|(((
	176	+**Fertig**
	177	+
	178	+✅️
	179	+)))
176	176	|(((
177	177	Übungsleitervertrag
178	178	)))|(((
...	...	@@ -188,7 +188,11 @@
188	188	**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
189	189
190	190	Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
191		-)))|
	195	+)))|(((
	196	+**Fertig**
	197	+
	198	+✅️
	199	+)))
192	192	|(((
193	193	Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
194	194	)))|(((
...	...	@@ -199,7 +199,11 @@
199	199	Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
200	200	)))|(((
201	201	Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
202		-)))|
	210	+)))|(((
	211	+**Fertig**
	212	+
	213	+✅️
	214	+)))
203	203	|(((
204	204	Bestellung eines Einweisers
205	205	)))|(((
...	...	@@ -220,7 +220,11 @@
220	220	* Flag auf der Homepage setzen
221	221	* Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
222	222	* Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
223		-)))|
	235	+)))|(((
	236	+**Fertig**
	237	+
	238	+✅️
	239	+)))
224	224	|(((
225	225	Haftungsausschluss
226	226	)))|(((
...	...	@@ -240,7 +240,7 @@
240	240	* Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
241	241
242	242	Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
243		-)))|
	259	+)))|Offen
244	244	|(((
245	245	Einweisungszettel
246	246	)))|(((
...	...	@@ -260,7 +260,7 @@
260	260	* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
261	261	)))|(((
262	262	Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
263		-)))|
	279	+)))|Teilweise
264	264	|(((
265	265	Lagervertrag Kistenlager
266	266	)))|(((
...	...	@@ -274,7 +274,11 @@
274	274	Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
275	275	)))|(((
276	276	**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
277		-)))|
	293	+)))|(((
	294	+**Fertig**
	295	+
	296	+✅️
	297	+)))
278	278	|(((
279	279	Lagervertrag Projektlager
280	280	)))|(((
...	...	@@ -288,8 +288,12 @@
288	288	Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
289	289	)))|(((
290	290	**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
291		-)))|
	311	+)))|(((
	312	+**Fertig**
292	292
	314	+✅️
	315	+)))
	316	+
293	293	== Workflow Beschreibung ==
294	294
295	295	Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
...	...	@@ -298,9 +298,9 @@
298	298
299	299	=== Trigger / Starten des Workflows ===
300	300
301		-Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
	325	+Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der **später eine automatische Verarbeitung ermöglicht**. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
302	302
303		-In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
	327	+In seltenen Fällen (Haftungsauschluss) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
304	304
305	305	==== Start über die Homepage ====
306	306
...	...	@@ -312,7 +312,7 @@
312	312
313	313	==== Lokal im Makerspace ====
314	314
315		-Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
	339	+Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. **In diesem Fall wird das neue Kiosk-Terminal im Space verwendet**.
316	316
317	317	* **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
318	318
...	...	@@ -346,9 +346,7 @@
346	346	Ja
347	347	)))|(((
348	348	Einweisungszettel Online-Einweisung
349		-)))|(((
350		-Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
351		-)))
	373	+)))|Dokument wird direkt in der der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und dem/der Benutzer:in zum Download angeboten
352	352	|(((
353	353	Lokal
354	354	)))|(((
...	...	@@ -438,10 +438,10 @@
438	438	)))|(((
439	439	N8n
440	440	)))|(((
441		-Docuseal sendet ein Webhook ans Backend
	463	+Docuseal benachrichtigt die Homepage, dass alle Parteien unterschrieben haben. Dann:
442	442
443		-* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen
444		-* Backend publisht ein Event auf N8n
	465	+* Backend setzt den Prozess auf abgeschlossen und stößt eventuelle Automatisierungen an
	466	+* Backend publisht ein Event auf NATS, welches von N8n verarbeitet wird
445	445	* N8n lädt das Dokument von Docuseal herunter und lädt es zu Paperless hoch
446	446	)))
447	447	|(((
...	...	@@ -659,9 +659,8 @@
659	659	1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise hat der User eine Online-Einweisung beendet und muss dafür nun den Einweisungszettel unterschreiben.
660	660	1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
661	661	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
662		-11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
663		-11. Das vorausgefüllte Dokument wird im PDF Format heruntergeladen und die Submission wird direkt wieder archived.
664		-1. Das vorausgefüllte PDF wird als Antwort auf die Anfrage an die Website zum Download angeboten. Der Benutzer druckt das PDF aus.
	684	+11. Der Eintrag in der Datenbank enthält alle für die Erzeugung des Dokuments notwendige Daten
	685	+1. Auf der Website wird ein Download-Button angezeigt. Basierend auf den zuvor gespeicherten Daten und des Templates wird nun ein PDF erzeugt. Der Benutzer druckt das PDF aus.
665	665	1. (Optional): Ein regelmäßig laufender Cronjob prüft die laufenden Verfahren. Nach einer Woche Inaktivität wird der Unterschriftprozess abgebrochen, 48 Stunden vorher wird eine Erinnerung verschickt
666	666	1. Das ausgedruckte Dokument wird vom Benutzer unterschrieben, wenn weitere Parteien notwendig sind, auch diesen zur Unterschrift vorgelegt.
667	667	1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
...	...	@@ -684,9 +684,9 @@
684	684
685	685	1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
686	686	1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
687		-11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
688		-11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
689		-1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
	708	+11. speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank mit allen notwendigen Daten
	709	+11. liefert dem Tablet eine Liste an erstellten Requests zurück.
	710	+1. Das Tablet kann nun die Dokumente anfragen. Analog zum vorherigen Fall werden diese basierend auf dem Template und den zuvor gespeicherten Daten erzeugt. Dann druckt das Tablet die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
690	690	1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
691	691	1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
692	692	1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code