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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
Von Version Icon 76.2 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2026/02/07 10:30
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2026/01/30 10:41
Änderungskommentar: Löschung des Anhangs ~System Architecture.tmp

Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -13,7 +13,7 @@
13 13  
14 14  = Hintergrundinformationen =
15 15  
16 -Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
16 +Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17 17  
18 18  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
19 19  
... ... @@ -83,7 +83,7 @@
83 83  Prozess heute
84 84  )))|=(((
85 85  Notwendige Änderungen
86 -)))|=Status
86 +)))
87 87  |(((
88 88  Mitgliedsantrag
89 89  )))|(((
... ... @@ -104,7 +104,7 @@
104 104  ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
105 105  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
106 106  * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
107 -)))|**Fertig** ✅️
107 +)))
108 108  |(((
109 109  SEPA Lastschriftmandat
110 110  )))|(((
... ... @@ -113,10 +113,6 @@
113 113  Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
114 114  )))|(((
115 115  **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
116 -)))|(((
117 -**Fertig**
118 -
119 -✅️
120 120  )))
121 121  |(((
122 122  Studienbescheinigung
... ... @@ -128,7 +128,7 @@
128 128  Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
129 129  )))|(((
130 130  **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
131 -)))|Offen
127 +)))
132 132  |(((
133 133  Ausweiskopie
134 134  )))|(((
... ... @@ -139,7 +139,7 @@
139 139  Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
140 140  )))|(((
141 141  **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
142 -)))|
138 +)))
143 143  |(((
144 144  Formular Schlüsselausgabe
145 145  )))|(((
... ... @@ -160,7 +160,7 @@
160 160  * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
161 161  
162 162  Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
163 -)))|
159 +)))
164 164  |(((
165 165  Verpflichtungserklärung Datenschutz
166 166  )))|(((
... ... @@ -172,7 +172,7 @@
172 172  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
173 173  )))|(((
174 174  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
175 -)))|
171 +)))
176 176  |(((
177 177  Übungsleitervertrag
178 178  )))|(((
... ... @@ -188,7 +188,7 @@
188 188  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
189 189  
190 190  Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
191 -)))|
187 +)))
192 192  |(((
193 193  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
194 194  )))|(((
... ... @@ -199,7 +199,7 @@
199 199  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
200 200  )))|(((
201 201  Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
202 -)))|
198 +)))
203 203  |(((
204 204  Bestellung eines Einweisers
205 205  )))|(((
... ... @@ -220,7 +220,7 @@
220 220  * Flag auf der Homepage setzen
221 221  * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
222 222  * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
223 -)))|
219 +)))
224 224  |(((
225 225  Haftungsausschluss
226 226  )))|(((
... ... @@ -240,7 +240,7 @@
240 240  * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
241 241  
242 242  Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
243 -)))|
239 +)))
244 244  |(((
245 245  Einweisungszettel
246 246  )))|(((
... ... @@ -260,7 +260,7 @@
260 260  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
261 261  )))|(((
262 262  Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
263 -)))|
259 +)))
264 264  |(((
265 265  Lagervertrag Kistenlager
266 266  )))|(((
... ... @@ -274,7 +274,7 @@
274 274  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
275 275  )))|(((
276 276  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
277 -)))|
273 +)))
278 278  |(((
279 279  Lagervertrag Projektlager
280 280  )))|(((
... ... @@ -288,13 +288,13 @@
288 288  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
289 289  )))|(((
290 290  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
291 -)))|
287 +)))
292 292  
293 293  == Workflow Beschreibung ==
294 294  
295 295  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
296 296  
297 -[[image:Prozess Allgemein.png]]
293 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
298 298  
299 299  === Trigger / Starten des Workflows ===
300 300  
... ... @@ -356,7 +356,7 @@
356 356  )))|(((
357 357  Schlüsselausgabe
358 358  )))|(((
359 -Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
355 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
360 360  )))
361 361  |(((
362 362  Lokal
... ... @@ -364,8 +364,14 @@
364 364  Ja
365 365  )))|(((
366 366  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
367 -)))|Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
363 +)))|(((
364 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
365 +)))
368 368  
367 +{{error title="Docuseal Lizenz"}}
368 +Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
369 +{{/error}}
370 +
369 369  === Unterschrift leisten ===
370 370  
371 371  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
... ... @@ -508,7 +508,7 @@
508 508  
509 509  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
510 510  
511 -[[image:System Architecture.png]]
513 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
512 512  
513 513  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
514 514  
... ... @@ -577,8 +577,10 @@
577 577  
578 578  Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
579 579  
580 -[[image:Fall 1 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
582 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
581 581  
584 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
585 +
582 582  1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
583 583  1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
584 584  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
... ... @@ -604,8 +604,10 @@
604 604  
605 605  Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
606 606  
607 -[[image:Fall 2 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
611 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
608 608  
613 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
614 +
609 609  1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
610 610  1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
611 611  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
... ... @@ -652,7 +652,7 @@
652 652  
653 653  **Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
654 654  
655 -[[image:Fall 3 Ablaufdiagramm.png]]
661 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
656 656  
657 657  Die einzelnen Schritte hierbei sind:
658 658  
... ... @@ -678,7 +678,7 @@
678 678  
679 679  **Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
680 680  
681 -[[image:Fall 4 Ablaufdiagramm.png]]
687 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
682 682  
683 683  Die einzelnen Schritte hierbei sind:
684 684  
Icon Fall 3 Ablaufdiagramm_.png
Author
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1 +XWiki.dherrman
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Inhalt Icon
Icon barcode.jpg
Author
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Icon ~Fall 1 Ablaufdiagramm.tmp
Author
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Inhalt Icon
Icon ~Fall 2 Ablaufdiagramm.tmp
Author
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Icon ~Fall 3 Ablaufdiagramm.tmp
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Author
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Inhalt Icon
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Author
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Icon ~Ingest Diagram.tmp
Author
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Icon ~Prozess Allgemein.tmp
Author
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1 +6.3 KB
Inhalt
... ... @@ -1,0 +1,65 @@
1 +<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
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25 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" value="&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;Dokument&lt;/font&gt;&lt;div&gt;&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;erstellen&lt;/font&gt;&lt;/div&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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37 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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