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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
Von Version Icon 76.2 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2026/02/07 10:30
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/22 18:02
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,14 +7,10 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= Inhaltsverzeichnis =
10 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11 11  
12 -{{toc/}}
12 +Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13 13  
14 -= Hintergrundinformationen =
15 -
16 -Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17 -
18 18  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
19 19  
20 20  * Die **einfache elektronische Signatur (EES)** ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
... ... @@ -23,7 +23,7 @@
23 23  
24 24  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
25 25  
26 -(% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
22 +(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
27 27  |=(((
28 28  Signaturtyp
29 29  )))|=(((
... ... @@ -61,29 +61,29 @@
61 61  Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
62 62  )))
63 63  
60 +\\
64 64  
65 -
66 66  {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
67 67  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
68 68  {{/confluence_tip}}
69 69  
70 -= Dokumente und Workflow =
66 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
71 71  
72 -== Dokumenten-Arten ==
68 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
73 73  
74 74  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
75 75  
76 76  (% class="wrapped" %)
77 -|=(((
73 +|=(% scope="col" %)(((
78 78  Dokumenten-Typ
79 -)))|=(((
75 +)))|=(% scope="col" %)(((
80 80  Vollständig
81 81  digitalisieren
82 -)))|=(((
78 +)))|=(% scope="col" %)(((
83 83  Prozess heute
84 -)))|=(((
85 -Notwendige Änderungen
86 -)))|=Status
80 +)))|=(% scope="col" %)(((
81 +Prozess Zukunft
82 +)))
87 87  |(((
88 88  Mitgliedsantrag
89 89  )))|(((
... ... @@ -96,7 +96,7 @@
96 96  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
97 97  * Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
98 98  )))|(((
99 -Der Antrag soll komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
95 +Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
100 100  
101 101  * Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
102 102  * Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
... ... @@ -104,7 +104,7 @@
104 104  ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
105 105  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
106 106  * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
107 -)))|**Fertig** ✅️
103 +)))
108 108  |(((
109 109  SEPA Lastschriftmandat
110 110  )))|(((
... ... @@ -113,10 +113,6 @@
113 113  Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
114 114  )))|(((
115 115  **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
116 -)))|(((
117 -**Fertig**
118 -
119 -✅️
120 120  )))
121 121  |(((
122 122  Studienbescheinigung
... ... @@ -128,7 +128,7 @@
128 128  Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
129 129  )))|(((
130 130  **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
131 -)))|Offen
123 +)))
132 132  |(((
133 133  Ausweiskopie
134 134  )))|(((
... ... @@ -139,7 +139,7 @@
139 139  Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
140 140  )))|(((
141 141  **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
142 -)))|
134 +)))
143 143  |(((
144 144  Formular Schlüsselausgabe
145 145  )))|(((
... ... @@ -160,7 +160,7 @@
160 160  * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
161 161  
162 162  Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
163 -)))|
155 +)))
164 164  |(((
165 165  Verpflichtungserklärung Datenschutz
166 166  )))|(((
... ... @@ -168,11 +168,15 @@
168 168  )))|(((
169 169  Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
170 170  
171 -Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
163 +Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
172 172  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
173 173  )))|(((
174 -**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
175 -)))|
166 +**Vollständig digital**.
167 +
168 +* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
169 +* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
170 +* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
171 +)))
176 176  |(((
177 177  Übungsleitervertrag
178 178  )))|(((
... ... @@ -185,10 +185,13 @@
185 185  * Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
186 186  * Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
187 187  )))|(((
188 -**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
184 +**Vollständig digital**.
189 189  
190 -Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
191 -)))|
186 +* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
187 +* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
188 +* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
189 +* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
190 +)))
192 192  |(((
193 193  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
194 194  )))|(((
... ... @@ -198,8 +198,8 @@
198 198  
199 199  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
200 200  )))|(((
201 -Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
202 -)))|
200 +Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
201 +)))
203 203  |(((
204 204  Bestellung eines Einweisers
205 205  )))|(((
... ... @@ -220,7 +220,7 @@
220 220  * Flag auf der Homepage setzen
221 221  * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
222 222  * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
223 -)))|
222 +)))
224 224  |(((
225 225  Haftungsausschluss
226 226  )))|(((
... ... @@ -240,7 +240,7 @@
240 240  * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
241 241  
242 242  Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
243 -)))|
242 +)))
244 244  |(((
245 245  Einweisungszettel
246 246  )))|(((
... ... @@ -259,8 +259,8 @@
259 259  ** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
260 260  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
261 261  )))|(((
262 -Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
263 -)))|
261 +\\
262 +)))
264 264  |(((
265 265  Lagervertrag Kistenlager
266 266  )))|(((
... ... @@ -273,8 +273,8 @@
273 273  
274 274  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
275 275  )))|(((
276 -**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
277 -)))|
275 +\\
276 +)))
278 278  |(((
279 279  Lagervertrag Projektlager
280 280  )))|(((
... ... @@ -287,22 +287,22 @@
287 287  
288 288  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
289 289  )))|(((
290 -**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
291 -)))|
289 +\\
290 +)))
292 292  
293 -== Workflow Beschreibung ==
292 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
294 294  
295 295  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
296 296  
297 -[[image:Prozess Allgemein.png]]
296 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
298 298  
299 -=== Trigger / Starten des Workflows ===
298 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
300 300  
301 301  Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
302 302  
303 303  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
304 304  
305 -==== Start über die Homepage ====
304 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
306 306  
307 307  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
308 308  
... ... @@ -310,24 +310,24 @@
310 310  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
311 311  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
312 312  
313 -==== Lokal im Makerspace ====
312 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
314 314  
315 315  Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
316 316  
317 317  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
318 318  
319 -=== Dokument erstellen ===
318 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
320 320  
321 321  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
322 322  
323 323  (% class="wrapped" %)
324 -|=(((
323 +|=(% scope="col" %)(((
325 325  Remote / Lokal
326 -)))|=(((
325 +)))|=(% scope="col" %)(((
327 327  Schriftformerfordernis
328 -)))|=(((
327 +)))|=(% scope="col" %)(((
329 329  Beispiel
330 -)))|=(((
329 +)))|=(% scope="col" %)(((
331 331  Beschreibung
332 332  )))
333 333  |(((
... ... @@ -356,7 +356,7 @@
356 356  )))|(((
357 357  Schlüsselausgabe
358 358  )))|(((
359 -Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
358 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
360 360  )))
361 361  |(((
362 362  Lokal
... ... @@ -364,10 +364,16 @@
364 364  Ja
365 365  )))|(((
366 366  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
367 -)))|Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
366 +)))|(((
367 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
368 +)))
368 368  
369 -=== Unterschrift leisten ===
370 +{{error title="Docuseal Lizenz"}}
371 +Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
372 +{{/error}}
370 370  
374 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
375 +
371 371  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
372 372  
373 373  (% class="wrapped" %)
... ... @@ -418,19 +418,19 @@
418 418  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
419 419  )))|(((
420 420  Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
421 -
426 +\\
422 422  )))
423 423  
424 -=== Ablegen und Verarbeiten ===
429 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
425 425  
426 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
431 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
427 427  
428 428  (% class="wrapped" %)
429 -|=(((
434 +|=(% scope="col" %)(((
430 430  Signatur über
431 -)))|=(((
436 +)))|=(% scope="col" %)(((
432 432  Paperless Ingest
433 -)))|=(((
438 +)))|=(% scope="col" %)(((
434 434  Ablauf
435 435  )))
436 436  |(((
... ... @@ -462,11 +462,11 @@
462 462  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
463 463  )))
464 464  
465 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
470 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
466 466  
467 -= Technisches Design =
472 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
468 468  
469 -== Vorhandene Komponenten ==
474 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
470 470  
471 471  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
472 472  
... ... @@ -478,25 +478,25 @@
478 478  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
479 479  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
480 480  
481 -== Neue Komponenten ==
486 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
482 482  
483 -=== Paperless NGX ===
488 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
484 484  
485 -Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
490 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
486 486  
487 -Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
492 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
488 488  
489 -Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
494 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
490 490  
491 -=== N8n ===
496 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
492 492  
493 493  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
494 494  
495 495  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
496 496  
497 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
502 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
498 498  
499 -=== NATS ===
504 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
500 500  
501 501  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
502 502  
... ... @@ -504,22 +504,22 @@
504 504  
505 505  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
506 506  
507 -== Systemübersicht ==
512 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
508 508  
509 509  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
510 510  
511 -[[image:System Architecture.png]]
516 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
512 512  
513 513  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
514 514  
515 515  * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
516 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
521 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
517 517  
518 518  Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
519 519  
520 520  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
521 521  
522 -== Dokument-Workflows ==
527 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
523 523  
524 524  Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
525 525  
... ... @@ -535,12 +535,12 @@
535 535  (% class="wrapped" %)
536 536  |=(% scope="row" %)(((
537 537  Workflow
538 -)))|=(((
543 +)))|=(% scope="col" %)(((
539 539  Schriftform erforderlich
540 -)))|=(((
545 +)))|=(% scope="col" %)(((
541 541  Lokal / Remote
542 542  )))
543 -|=(((
548 +|=(% scope="row" %)(((
544 544  Fall 1: Digital Remote
545 545  )))|(((
546 546  Nein
... ... @@ -547,7 +547,7 @@
547 547  )))|(((
548 548  Remote
549 549  )))
550 -|=(((
555 +|=(% scope="row" %)(((
551 551  Fall 2: Digital Makerspace
552 552  )))|(((
553 553  Nein
... ... @@ -554,7 +554,7 @@
554 554  )))|(((
555 555  Lokal
556 556  )))
557 -|=(((
562 +|=(% scope="row" %)(((
558 558  Fall 3: Handschriftlich Remote
559 559  )))|(((
560 560  Ja
... ... @@ -561,7 +561,7 @@
561 561  )))|(((
562 562  Remote
563 563  )))
564 -|=(((
569 +|=(% scope="row" %)(((
565 565  Fall 4: Handschriftlich Makerspace
566 566  )))|(((
567 567  Ja
... ... @@ -569,7 +569,7 @@
569 569  Lokal
570 570  )))
571 571  
572 -=== Fall 1: Digital + Remote ===
577 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
573 573  
574 574  Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
575 575  
... ... @@ -577,8 +577,10 @@
577 577  
578 578  Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
579 579  
580 -[[image:Fall 1 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
585 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
581 581  
587 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
588 +
582 582  1. User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
583 583  1. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
584 584  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
... ... @@ -594,7 +594,7 @@
594 594  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
595 595  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
596 596  
597 -=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
604 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
598 598  
599 599  In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
600 600  
... ... @@ -604,14 +604,16 @@
604 604  
605 605  Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
606 606  
607 -[[image:Fall 2 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
614 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
608 608  
616 +Die einzelnen Schritte hierbei sind:
617 +
609 609  1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
610 610  1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
611 611  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
612 612  11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
613 613  11. (((
614 -Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
623 +Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
615 615  
616 616  {{expand}}
617 617  {{code language="json"}}
... ... @@ -646,13 +646,13 @@
646 646  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
647 647  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
648 648  
649 -=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
658 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
650 650  
651 651  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
652 652  
653 653  **Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
654 654  
655 -[[image:Fall 3 Ablaufdiagramm.png]]
664 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
656 656  
657 657  Die einzelnen Schritte hierbei sind:
658 658  
... ... @@ -672,31 +672,219 @@
672 672  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
673 673  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
674 674  
675 -=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
684 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
676 676  
677 677  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
678 678  
679 679  **Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
680 680  
681 -[[image:Fall 4 Ablaufdiagramm.png]]
690 +{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="1"/}}
682 682  
683 -Die einzelnen Schritte hierbei sind:
692 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
684 684  
685 -1. Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Erfassung von Einweisungs-Teilnehmer:innen.
686 -1. Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
687 -11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
688 -11. Erstellt mit Hilfe einer Docuseal Submission ein PDF Dokument. Dieses basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber den signierten QR Code (siehe unten).
689 -1. Das Tablet druckt das oder die heruntergeladenen PDF Datei(en) aus.
690 -1. Die Parteien unterschreiben das Dokument handschriftlich und werfen es in den Briefkasten.
691 -1. Ein Mitglied der Mitgliederverwaltung prüft das Dokument auf Korrektheit (dokumentenechte Unterschrift, vollständig ausgefüllt) und scannt es mit Hilfe des ScanSnap Scanners ein.
692 -1. Das Dokument landet automatisch auf einem Netzwerklaufwerk auf dem Makerspace NAS. Dort wird es von Paperless erkannt und automatisch verarbeitet. Das Post Consumption Script (siehe unten) scannt das Dokument auf einen MKSP QR Code
693 -1. Wird ein MKSP QR Code gefunden passieren zwei Dinge:
694 -11. Die Paperless Meta Daten werden automatisch zugewiesen.
695 -11. Es wird ein N8n Webhook ausgelöst
696 -1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
697 -1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
694 +Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
698 698  
699 -= Offene Punkte =
696 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
700 700  
698 +**Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
699 +
700 +* **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
701 +** Die Mitgliederverwaltung: [[mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
702 +** Den Vorstand: [[vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
703 +* **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
704 +* **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
705 +
706 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
707 +
708 +Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
709 +
710 +* **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
711 +** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
712 +** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
713 +** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
714 +* **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
715 +** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
716 +** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
717 +* (((
718 +**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
719 +\\
720 +
721 +(% class="wrapped" %)
722 +|=(% scope="col" %)(((
723 +Name
724 +)))|=(% scope="col" %)(((
725 +Exact Match String
726 +)))
727 +|(((
728 +Mitgliedsantrag
729 +)))|(((
730 +mksp-doc-mitgliedsantrag
731 +)))
732 +|(((
733 +SEPA Lastschriftmandat
734 +)))|(((
735 +mksp-doc-sepamandat
736 +)))
737 +|(((
738 +Studienbescheinigung
739 +)))|(((
740 +mksp-doc-studienbescheinigung
741 +)))
742 +|(((
743 +Formular Schlüsselausgabe
744 +)))|(((
745 +mksp-doc-schluesselausgabe
746 +)))
747 +|(((
748 +Verpflichtungserklärung Datenschutz
749 +)))|(((
750 +\\
751 +)))
752 +|(((
753 +Übungsleitervertrag
754 +)))|(((
755 +\\
756 +)))
757 +|(((
758 +Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
759 +)))|(((
760 +\\
761 +)))
762 +|(((
763 +Bestellung eines Einweisers
764 +)))|(((
765 +\\
766 +)))
767 +|(((
768 +Haftungsausschluss
769 +)))|(((
770 +\\
771 +)))
772 +|(((
773 +Einweisungszettel
774 +)))|(((
775 +\\
776 +)))
777 +|(((
778 +Lagervertrag Kistenlager
779 +)))|(((
780 +\\
781 +)))
782 +|(((
783 +Lagervertrag Projektlager
784 +)))|(((
785 +\\
786 +)))
787 +)))
788 +* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
789 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
790 +
791 +{{code language="none"}}
792 +document renamer
793 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
794 +TODO: Define Storage Path
795 +
796 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
797 +
798 +Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
799 +
800 +Aus diesem Grund nutzen wir einen speziellen QR Code in einem für den Makerspace spezifischen Format, welches nachstehend detailliert beschrieben wird.
801 +
802 +{{code language="json"}}
803 +{
804 + "payload": {
805 +        "timestamp": "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss",
806 + "uuid": "260171c3-c71c-4da2-b13e-bf1386fe9eac",
807 + "correspondent": "Daniel Herrmann (#250)",
808 + "type": "mksp-doc-sepamandat",
809 + "tags": [
810 + "tag1",
811 + "tag2"
812 + ],
813 +"storage_path": "Mitgliederverwaltung"
814 + },
815 + "sig": "signature over the entire payload block"
816 +}
817 +{{/code}}
818 +
819 +Die beiden Einträge **payload** und **sig** sind **Pflichtfelder**. Innerhalb der Payload müssen der **timestamp** **und die UUID** **vorhanden** sein, alle anderen Felder sind optional, jedoch muss mindestens eins angegeben werden. Der QR Code kann dann - insbesondere bei der Digitalen Unterschrift oder bei Workflows, wo die Formulare ohnehin on demand erzeugt werden bereits mit allen Daten bestückt werden. In Paperless gibt es dann ein Postconsume Script, welches den QR Code ausliest, die Signatur prüft und - falls die Signatur korrekt ist - automatisch die Meta-Daten übernimmt.
820 +
821 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Signatur"/}}Signatur ===
822 +
823 +Die Signatur wird kryptographisch mit Hilfe asymmetrischen Verschlüsselung erzeugt. Wir erzeugen ein RSA 2048 Key Pair. Der öffentliche Schlüssel steht Paperless zur Verfügung, sodass Paperless die Signaturen verifizieren kann. Der private Teil des Schlüssels wird von den Makerspace-Systemem verwendet, welche die Formulare erzeugen. Im Detail:
824 +
825 +* **Key-Pair**: 2048 bit Schlüssellänge, RSA, 65537 Exponent
826 +* **Signatur**: SHA256 Signatur, PKCS1v15 Padding
827 +* (((
828 +**Payload**: Als Payload wird nur der Inhalt der Payload verwendet, als **JSON String ohne Whitespaces, byte encoded in UTF-8.** Das oben genannte Beispiel würde die Signatur über den folgenden String erstellen:
829 +\\
830 +
831 +{{code language="json"}}
832 +{"payload":{"correspondent":"Daniel Herrmann (#250)","type":"SEPA Mandat","tags":["tag1","tag2"]},"timestamp":"YYYY-MM-DDTHH:mm:ss","sig":"this-would-be-the-signature-appended-to-the-data"}
833 +{{/code}}
834 +
835 +
836 +Als Referenz, die in Python wäre der Input der Signatur:
837 +\\
838 +
839 +{{code language="python"}}
840 +import json
841 +
842 +input_data = {'payload': {'correspondent': 'Daniel Herrmann (#250)', 'type': 'SEPA Mandat', 'tags': ['tag1', 'tag2']}, 'timestamp': 'YYYY-MM-DDTHH:mm:ss', 'sig': 'this-would-be-the-signature-appended-to-the-data'}
843 +signature_data = json.dumps(input_data, separators=(',', ':')).encode('utf-8')
844 +{{/code}}
845 +)))
846 +
847 +\\
848 +
849 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
850 +
851 +Owner: zwei Owner
852 +Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
853 +Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
854 +Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
855 +Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
856 +
857 +TODO
858 +
859 +\\
860 +
861 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AusFace2Faceam20.8(DH,YS)"/}}Aus Face 2 Face am 20.8  (DH,YS) ===
862 +
863 +* Schritt 1: Einweisungszettel erzeugen 
864 +** Checkliste in Directus hinterlegen, eine pro Einweisung
865 +** N8n Workflow, welches die Liste aus Directus herunterlädt und Template mit Puppetteer Script Node erzeugen
866 +** Aus diesem Template dann ein DocuSeal Template erstellen
867 +* Schritt 2: Zettel für Einweisungen generieren
868 +** Tablet für Einweiser im makerspace
869 +** Authentifizierung über Token an der Freigabebox
870 +*** Neue Maschine, User schaltet die Maschine "Tablet" frei
871 +*** Datenbank erzeugt JWT und signiert es mit einem RSA Priv Key
872 +*** Wird als Payload in der MQTT unlock message mitgeschickt
873 +** Tablet nutzt dieses Token für API Requests gegen Homepage Backend
874 +** Backend wird um weitere Middleware angepasst, die dieses Token für manche Endpoints akzeptiert
875 +** Einweiser:in bekommt aktive Einweisung angezeigt und kann Teilnehmer Entfernern (no-show) oder hinzufügen (spontan)
876 +*** Option eine Einweisung ohne Rechnungsstellung vorzunehmen
877 +** PDFs werden automatisch ausgedruckt
878 +*** Tablet triggert einen Backend endpoint
879 +**** übergibt teilnehmer als parameter (auth über token) und
880 +**** erzeugt die entsprechenden PDFs in DocuSeal
881 +**** Gibt PDF als Return
882 +*** Tablet kann PDF über Netzwerk print drucken
883 +* Schritt 3: Einweisungen erfassen
884 +** QR code wird in Schritt 2 aufgedruckt und enthält:
885 +*** Einweisung
886 +*** Datum
887 +*** Einweiser
888 +*** Teilnehmer
889 +*** Flag Rechnung
890 +** Dokument wird über ScanSnap eingescannt und automatisch an paperless übergeben
891 +** Paperless Post Consume erkennt den QR Code, validiert ihn und löst über einen Webook einen Flow in N8n aus
892 +** N8n erstellt dann einen temporären Eintrag im Backend, ähnlich dem der heute bei "Einweisung erfassen" sichtbar ist
893 +** Die Mitgliederverwaltung hat dann x Tage Zeit, die Einträge zu korrigieren und zu prüfen (beispielsweise ob Voraussetzungen erfüllt sind)
894 +** Danach werden alle Schritte wie bisher ausgelöst (Berechtigung, Rechnung, Auszahlung an Einweiser, E-Mail Bestätigung, ...)
895 +
896 +TODO:
897 +
701 701  * Docuseal Logging + Monitoring
702 702  * N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm
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