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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2026/01/30 10:48
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2026/02/07 10:33
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -13,7 +13,7 @@
13 13  
14 14  = Hintergrundinformationen =
15 15  
16 -Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
16 +Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17 17  
18 18  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
19 19  
... ... @@ -83,7 +83,7 @@
83 83  Prozess heute
84 84  )))|=(((
85 85  Notwendige Änderungen
86 -)))
86 +)))|=Status
87 87  |(((
88 88  Mitgliedsantrag
89 89  )))|(((
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104 104  ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
105 105  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
106 106  * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
107 -)))
107 +)))|**Fertig** ✅️
108 108  |(((
109 109  SEPA Lastschriftmandat
110 110  )))|(((
... ... @@ -113,6 +113,10 @@
113 113  Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
114 114  )))|(((
115 115  **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
116 +)))|(((
117 +**Fertig**
118 +
119 +✅️
116 116  )))
117 117  |(((
118 118  Studienbescheinigung
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124 124  Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
125 125  )))|(((
126 126  **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
127 -)))
131 +)))|Offen
128 128  |(((
129 129  Ausweiskopie
130 130  )))|(((
... ... @@ -135,7 +135,7 @@
135 135  Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
136 136  )))|(((
137 137  **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
138 -)))
142 +)))|Offen
139 139  |(((
140 140  Formular Schlüsselausgabe
141 141  )))|(((
... ... @@ -156,7 +156,7 @@
156 156  * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
157 157  
158 158  Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
159 -)))
163 +)))|Offen
160 160  |(((
161 161  Verpflichtungserklärung Datenschutz
162 162  )))|(((
... ... @@ -168,6 +168,10 @@
168 168  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
169 169  )))|(((
170 170  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
175 +)))|(((
176 +**Fertig**
177 +
178 +✅️
171 171  )))
172 172  |(((
173 173  Übungsleitervertrag
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184 184  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
185 185  
186 186  Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
195 +)))|(((
196 +**Fertig**
197 +
198 +✅️
187 187  )))
188 188  |(((
189 189  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
... ... @@ -195,6 +195,10 @@
195 195  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
196 196  )))|(((
197 197  Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
210 +)))|(((
211 +**Fertig**
212 +
213 +✅️
198 198  )))
199 199  |(((
200 200  Bestellung eines Einweisers
... ... @@ -216,6 +216,10 @@
216 216  * Flag auf der Homepage setzen
217 217  * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
218 218  * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
235 +)))|(((
236 +**Fertig**
237 +
238 +✅️
219 219  )))
220 220  |(((
221 221  Haftungsausschluss
... ... @@ -236,7 +236,7 @@
236 236  * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
237 237  
238 238  Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
239 -)))
259 +)))|Offen
240 240  |(((
241 241  Einweisungszettel
242 242  )))|(((
... ... @@ -256,7 +256,7 @@
256 256  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
257 257  )))|(((
258 258  Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
259 -)))
279 +)))|Teilweise
260 260  |(((
261 261  Lagervertrag Kistenlager
262 262  )))|(((
... ... @@ -270,6 +270,10 @@
270 270  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
271 271  )))|(((
272 272  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
293 +)))|(((
294 +**Fertig**
295 +
296 +✅️
273 273  )))
274 274  |(((
275 275  Lagervertrag Projektlager
... ... @@ -284,6 +284,10 @@
284 284  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
285 285  )))|(((
286 286  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
311 +)))|(((
312 +**Fertig**
313 +
314 +✅️
287 287  )))
288 288  
289 289  == Workflow Beschreibung ==
... ... @@ -294,9 +294,9 @@
294 294  
295 295  === Trigger / Starten des Workflows ===
296 296  
297 -Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
325 +Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der **später eine automatische Verarbeitung ermöglicht**. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
298 298  
299 -In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
327 +In seltenen Fällen (Haftungsauschluss) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
300 300  
301 301  ==== Start über die Homepage ====
302 302  
... ... @@ -308,7 +308,7 @@
308 308  
309 309  ==== Lokal im Makerspace ====
310 310  
311 -Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
339 +Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. **In diesem Fall wird das neue Kiosk-Terminal im Space verwendet**.
312 312  
313 313  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
314 314  
... ... @@ -343,7 +343,7 @@
343 343  )))|(((
344 344  Einweisungszettel Online-Einweisung
345 345  )))|(((
346 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF zum Download angeboten.
374 +Dokument wird über
347 347  )))
348 348  |(((
349 349  Lokal
Icon Fall 3 Ablaufdiagramm_.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.dherrman
Größe
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1 -275.1 KB
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