Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

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  • Fall 3 Ablaufdiagramm_.png
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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -13,7 +13,7 @@
13	13
14	14	= Hintergrundinformationen =
15	15
16		-Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
	16	+Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17	17
18	18	In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
19	19
...	...	@@ -83,7 +83,7 @@
83	83	Prozess heute
84	84	)))|=(((
85	85	Notwendige Änderungen
86		-)))
	86	+)))|=Status
87	87	|(((
88	88	Mitgliedsantrag
89	89	)))|(((
...	...	@@ -104,7 +104,7 @@
104	104	** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
105	105	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
106	106	* Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
107		-)))
	107	+)))|**Fertig** ✅️
108	108	|(((
109	109	SEPA Lastschriftmandat
110	110	)))|(((
...	...	@@ -113,6 +113,10 @@
113	113	Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
114	114	)))|(((
115	115	**Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
	116	+)))|(((
	117	+**Fertig**
	118	+
	119	+✅️
116	116	)))
117	117	|(((
118	118	Studienbescheinigung
...	...	@@ -124,7 +124,7 @@
124	124	Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
125	125	)))|(((
126	126	**Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
127		-)))
	131	+)))|Offen
128	128	|(((
129	129	Ausweiskopie
130	130	)))|(((
...	...	@@ -135,7 +135,7 @@
135	135	Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
136	136	)))|(((
137	137	**Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
138		-)))
	142	+)))|Offen
139	139	|(((
140	140	Formular Schlüsselausgabe
141	141	)))|(((
...	...	@@ -156,7 +156,7 @@
156	156	* Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
157	157
158	158	Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
159		-)))
	163	+)))|Offen
160	160	|(((
161	161	Verpflichtungserklärung Datenschutz
162	162	)))|(((
...	...	@@ -168,6 +168,10 @@
168	168	Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
169	169	)))|(((
170	170	**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
	175	+)))|(((
	176	+**Fertig**
	177	+
	178	+✅️
171	171	)))
172	172	|(((
173	173	Übungsleitervertrag
...	...	@@ -184,6 +184,10 @@
184	184	**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
185	185
186	186	Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
	195	+)))|(((
	196	+**Fertig**
	197	+
	198	+✅️
187	187	)))
188	188	|(((
189	189	Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
...	...	@@ -195,6 +195,10 @@
195	195	Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
196	196	)))|(((
197	197	Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
	210	+)))|(((
	211	+**Fertig**
	212	+
	213	+✅️
198	198	)))
199	199	|(((
200	200	Bestellung eines Einweisers
...	...	@@ -216,6 +216,10 @@
216	216	* Flag auf der Homepage setzen
217	217	* Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
218	218	* Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
	235	+)))|(((
	236	+**Fertig**
	237	+
	238	+✅️
219	219	)))
220	220	|(((
221	221	Haftungsausschluss
...	...	@@ -236,7 +236,7 @@
236	236	* Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
237	237
238	238	Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
239		-)))
	259	+)))|Offen
240	240	|(((
241	241	Einweisungszettel
242	242	)))|(((
...	...	@@ -256,7 +256,7 @@
256	256	* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
257	257	)))|(((
258	258	Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
259		-)))
	279	+)))|Teilweise
260	260	|(((
261	261	Lagervertrag Kistenlager
262	262	)))|(((
...	...	@@ -270,6 +270,10 @@
270	270	Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
271	271	)))|(((
272	272	**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
	293	+)))|(((
	294	+**Fertig**
	295	+
	296	+✅️
273	273	)))
274	274	|(((
275	275	Lagervertrag Projektlager
...	...	@@ -284,6 +284,10 @@
284	284	Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
285	285	)))|(((
286	286	**Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
	311	+)))|(((
	312	+**Fertig**
	313	+
	314	+✅️
287	287	)))
288	288
289	289	== Workflow Beschreibung ==
...	...	@@ -294,7 +294,7 @@
294	294
295	295	=== Trigger / Starten des Workflows ===
296	296
297		-Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
	325	+Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der später eine automatische Verarbeitung ermöglicht macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
298	298
299	299	In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
300	300

Fall 3 Ablaufdiagramm_.png

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