Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

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- Fall 3 Ablaufdiagramm_.png
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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

@@ -13,7 +13,7 @@
  = Hintergrundinformationen =
--Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
++Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
@@ -83,7 +83,7 @@
  Prozess heute
  )))|=(((
  Notwendige Änderungen
--)))
++)))|=Status
  |(((
  Mitgliedsantrag
  )))|(((
@@ -104,7 +104,7 @@
  ** Nach 2 Wochen und 1 Woche vor Ablauf wird eine Erinnerung verschickt
  * Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
  * Digitale Akte wird angelegt, Antrag wird automatisch hinzugefügt.
--)))
++)))|**Fertig** ✅️
  |(((
  SEPA Lastschriftmandat
  )))|(((
@@ -113,6 +113,10 @@
  Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
  )))|(((
  **Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
++)))|(((
++**Fertig**
++
++✅️
  )))
  |(((
  Studienbescheinigung
@@ -124,7 +124,7 @@
  Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
  )))|(((
  **Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
--)))
++)))|Offen
  |(((
  Ausweiskopie
  )))|(((
@@ -135,7 +135,7 @@
  Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
  )))|(((
  **Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
--)))
++)))|Offen
  |(((
  Formular Schlüsselausgabe
  )))|(((
@@ -156,7 +156,7 @@
  * Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
  Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
--)))
++)))|Offen
  |(((
  Verpflichtungserklärung Datenschutz
  )))|(((
@@ -168,6 +168,10 @@
  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
  )))|(((
  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
++)))|(((
++**Fertig**
++
++✅️
  )))
  |(((
  Übungsleitervertrag
@@ -184,6 +184,10 @@
  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
  Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
++)))|(((
++**Fertig**
++
++✅️
  )))
  |(((
  Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
@@ -195,6 +195,10 @@
  Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
  )))|(((
  Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
++)))|(((
++**Fertig**
++
++✅️
  )))
  |(((
  Bestellung eines Einweisers
@@ -216,6 +216,10 @@
  * Flag auf der Homepage setzen
  * Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
  * Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
++)))|(((
++**Fertig**
++
++✅️
  )))
  |(((
  Haftungsausschluss
@@ -236,7 +236,7 @@
  * Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
  Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
--)))
++)))|Offen
  |(((
  Einweisungszettel
  )))|(((
@@ -256,7 +256,7 @@
  * Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
  )))|(((
  Der Einweisungszettel ist das bei weitem komplizierteste Dokument, hierfür wird ein separater Workshop stattfinden. Siehe weiter unten für Details.
--)))
++)))|Teilweise
  |(((
  Lagervertrag Kistenlager
  )))|(((
@@ -270,6 +270,10 @@
  Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
  )))|(((
  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
++)))|(((
++**Fertig**
++
++✅️
  )))
  |(((
  Lagervertrag Projektlager
@@ -284,6 +284,10 @@
  Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
  )))|(((
  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
++)))|(((
++**Fertig**
++
++✅️
  )))
  == Workflow Beschreibung ==
@@ -294,7 +294,7 @@
  === Trigger / Starten des Workflows ===
--Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
++Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, **dass mindestens ein QR Code vorhanden ist**, der später eine automatische Verarbeitung ermöglicht macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
@@ -352,7 +352,7 @@
  )))|(((
  Schlüsselausgabe
  )))|(((
--Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und Gotenber eine Docuseal One-Off Submission oder ein Template erzeugt und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
++Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
  )))
  |(((
  Lokal
@@ -360,14 +360,8 @@
  Ja
  )))|(((
  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
--)))|(((
--Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
--)))
++)))|Dokument wird über die API der Homepage erzeugt (HTML Templates und [[Gotenberg>>https://gotenberg.dev]]) und auf das Tablet im Makerspace heruntergeladen.
--{{error title="Docuseal Lizenz"}}
--Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
--{{/error}}
--
  === Unterschrift leisten ===
  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
@@ -510,7 +510,7 @@
  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
--{{confluence_drawio border="true" diagramName="System Architecture" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1034" height="578" revision="5"/}}
++[[image:System Architecture.png]]
  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
@@ -579,10 +579,8 @@
  Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
--{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 1 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="515" revision="4"/}}
++[[image:Fall 1 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
--Die einzelnen Schritte hierbei sind:
--
 . User löst eine Aktion auf der Homepage aus, die ein Dokument erfordert. Beispielsweise stellt die Person einen Mitgliedsantrag, beantragt die Nutzung des Lagers oder ähnliches
 . Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Hierbei werden sowohl die Rechte geprüft (Lager kann nur von Mitgliedern verwendet werden, der ein neuer Übungsleitervertrag kann nur von Vorstand oder Mitgliederverwaltung angestoßen werden). Danach
 . Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
@@ -608,10 +608,8 @@
  Die folgende Grafik zeigt den Prozessablauf:
--{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 2 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1138" height="499" revision="2"/}}
++[[image:Fall 2 Ablaufdiagramm.png]]Die einzelnen Schritte hierbei sind:
--Die einzelnen Schritte hierbei sind:
--
 . Ein autorisierter User meldet sich am Tablet an einer App an, entweder per Makerspace Login (Keycloak) oder per Keyfob. Dort hat der Benutzer dann mehrere Optionen, beispielsweise die Ausgabe eines Schlüssels. Dies erfordert irgendwo im Prozess, dass direkt vor Ort ein Dokument unterschrieben werden muss.
 . Tablet sendet im Namen des angemeldeten Benutzers eine Anfrage ans Backend. Die Anfrage wird vom Backend verarbeitet. Danach...
 . Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
@@ -658,7 +658,7 @@
  **Beispiele**: Einweisungszettel für reine Online-Einweisungen
--{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 3 Ablaufdiagramm_" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1159" height="467" revision="2"/}}
++[[image:Fall 3 Ablaufdiagramm.png]]
  Die einzelnen Schritte hierbei sind:
@@ -684,7 +684,7 @@
  **Beispiele**: Einweisungszettel für Vor-Ort Online-Einweisungen
--{{confluence_drawio border="true" diagramName="Fall 4 Ablaufdiagramm" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1208" height="523" revision="3"/}}
++[[image:Fall 4 Ablaufdiagramm.png]]
  Die einzelnen Schritte hierbei sind:

Fall 3 Ablaufdiagramm_.png

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