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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/10/24 18:48
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am 2025/08/25 10:45
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,12 +7,8 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= Inhaltsverzeichnis =
10 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11 11  
12 -{{toc/}}
13 -
14 -= Hintergrundinformationen =
15 -
16 16  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17 17  
18 18  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
... ... @@ -23,7 +23,7 @@
23 23  
24 24  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
25 25  
26 -(% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
22 +(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
27 27  |=(((
28 28  Signaturtyp
29 29  )))|=(((
... ... @@ -61,27 +61,27 @@
61 61  Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
62 62  )))
63 63  
60 +\\
64 64  
65 -
66 66  {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
67 67  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
68 68  {{/confluence_tip}}
69 69  
70 -= Dokumente und Workflow =
66 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
71 71  
72 -== Dokumenten-Arten ==
68 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
73 73  
74 74  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
75 75  
76 76  (% class="wrapped" %)
77 -|=(((
73 +|=(% scope="col" %)(((
78 78  Dokumenten-Typ
79 -)))|=(((
75 +)))|=(% scope="col" %)(((
80 80  Vollständig
81 81  digitalisieren
82 -)))|=(((
78 +)))|=(% scope="col" %)(((
83 83  Prozess heute
84 -)))|=(((
80 +)))|=(% scope="col" %)(((
85 85  Notwendige Änderungen
86 86  )))
87 87  |(((
... ... @@ -164,7 +164,7 @@
164 164  )))|(((
165 165  Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
166 166  
167 -Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
163 +Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
168 168  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
169 169  )))|(((
170 170  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
... ... @@ -286,19 +286,19 @@
286 286  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
287 287  )))
288 288  
289 -== Workflow Beschreibung ==
285 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
290 290  
291 291  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
292 292  
293 293  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
294 294  
295 -=== Trigger / Starten des Workflows ===
291 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
296 296  
297 297  Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
298 298  
299 299  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
300 300  
301 -==== Start über die Homepage ====
297 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
302 302  
303 303  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
304 304  
... ... @@ -306,24 +306,24 @@
306 306  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
307 307  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
308 308  
309 -==== Lokal im Makerspace ====
305 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
310 310  
311 311  Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
312 312  
313 313  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
314 314  
315 -=== Dokument erstellen ===
311 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
316 316  
317 317  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
318 318  
319 319  (% class="wrapped" %)
320 -|=(((
316 +|=(% scope="col" %)(((
321 321  Remote / Lokal
322 -)))|=(((
318 +)))|=(% scope="col" %)(((
323 323  Schriftformerfordernis
324 -)))|=(((
320 +)))|=(% scope="col" %)(((
325 325  Beispiel
326 -)))|=(((
322 +)))|=(% scope="col" %)(((
327 327  Beschreibung
328 328  )))
329 329  |(((
... ... @@ -361,7 +361,7 @@
361 361  )))|(((
362 362  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
363 363  )))|(((
364 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
360 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
365 365  )))
366 366  
367 367  {{error title="Docuseal Lizenz"}}
... ... @@ -368,7 +368,7 @@
368 368  Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
369 369  {{/error}}
370 370  
371 -=== Unterschrift leisten ===
367 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
372 372  
373 373  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
374 374  
... ... @@ -420,19 +420,19 @@
420 420  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
421 421  )))|(((
422 422  Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
423 -
419 +\\
424 424  )))
425 425  
426 -=== Ablegen und Verarbeiten ===
422 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
427 427  
428 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
424 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 429  
430 430  (% class="wrapped" %)
431 -|=(((
427 +|=(% scope="col" %)(((
432 432  Signatur über
433 -)))|=(((
429 +)))|=(% scope="col" %)(((
434 434  Paperless Ingest
435 -)))|=(((
431 +)))|=(% scope="col" %)(((
436 436  Ablauf
437 437  )))
438 438  |(((
... ... @@ -464,11 +464,11 @@
464 464  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
465 465  )))
466 466  
467 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
463 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
468 468  
469 -= Technisches Design =
465 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
470 470  
471 -== Vorhandene Komponenten ==
467 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
472 472  
473 473  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
474 474  
... ... @@ -480,25 +480,25 @@
480 480  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
481 481  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
482 482  
483 -== Neue Komponenten ==
479 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
484 484  
485 -=== Paperless NGX ===
481 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
486 486  
487 -Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
483 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
488 488  
489 -Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
485 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
490 490  
491 -Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
487 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
492 492  
493 -=== N8n ===
489 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
494 494  
495 495  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
496 496  
497 497  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
498 498  
499 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
495 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
500 500  
501 -=== NATS ===
497 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
502 502  
503 503  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
504 504  
... ... @@ -506,7 +506,7 @@
506 506  
507 507  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
508 508  
509 -== Systemübersicht ==
505 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
510 510  
511 511  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
512 512  
... ... @@ -515,13 +515,13 @@
515 515  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
516 516  
517 517  * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
518 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
514 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
519 519  
520 520  Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
521 521  
522 522  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
523 523  
524 -== Dokument-Workflows ==
520 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
525 525  
526 526  Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
527 527  
... ... @@ -537,12 +537,12 @@
537 537  (% class="wrapped" %)
538 538  |=(% scope="row" %)(((
539 539  Workflow
540 -)))|=(((
536 +)))|=(% scope="col" %)(((
541 541  Schriftform erforderlich
542 -)))|=(((
538 +)))|=(% scope="col" %)(((
543 543  Lokal / Remote
544 544  )))
545 -|=(((
541 +|=(% scope="row" %)(((
546 546  Fall 1: Digital Remote
547 547  )))|(((
548 548  Nein
... ... @@ -549,7 +549,7 @@
549 549  )))|(((
550 550  Remote
551 551  )))
552 -|=(((
548 +|=(% scope="row" %)(((
553 553  Fall 2: Digital Makerspace
554 554  )))|(((
555 555  Nein
... ... @@ -556,7 +556,7 @@
556 556  )))|(((
557 557  Lokal
558 558  )))
559 -|=(((
555 +|=(% scope="row" %)(((
560 560  Fall 3: Handschriftlich Remote
561 561  )))|(((
562 562  Ja
... ... @@ -563,7 +563,7 @@
563 563  )))|(((
564 564  Remote
565 565  )))
566 -|=(((
562 +|=(% scope="row" %)(((
567 567  Fall 4: Handschriftlich Makerspace
568 568  )))|(((
569 569  Ja
... ... @@ -571,7 +571,7 @@
571 571  Lokal
572 572  )))
573 573  
574 -=== Fall 1: Digital + Remote ===
570 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
575 575  
576 576  Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
577 577  
... ... @@ -598,7 +598,7 @@
598 598  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
599 599  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
600 600  
601 -=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
597 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
602 602  
603 603  In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
604 604  
... ... @@ -617,7 +617,7 @@
617 617  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
618 618  11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
619 619  11. (((
620 -Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
616 +Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
621 621  
622 622  {{expand}}
623 623  {{code language="json"}}
... ... @@ -652,7 +652,7 @@
652 652  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
653 653  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
654 654  
655 -=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
651 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
656 656  
657 657  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
658 658  
... ... @@ -678,7 +678,7 @@
678 678  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
679 679  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
680 680  
681 -=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
677 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
682 682  
683 683  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
684 684  
... ... @@ -702,11 +702,11 @@
702 702  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
703 703  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
704 704  
705 -= Paperless NGX =
701 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
706 706  
707 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.IT im Makerspace.[HOWTO] Makerspace VPN.WebHome]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Services.Keycloak.WebHome]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
703 +Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
708 708  
709 -== Paperless Übersicht ==
705 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
710 710  
711 711  **Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
712 712  
... ... @@ -716,17 +716,8 @@
716 716  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
717 717  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
718 718  
719 -Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
715 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
720 720  
721 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
722 -
723 -Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
724 -
725 -* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
726 -* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
727 -
728 -== Übersicht der Metadaten ==
729 -
730 730  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
731 731  
732 732  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
... ... @@ -736,85 +736,94 @@
736 736  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
737 737  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
738 738  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
739 -* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
740 -** Mitgliedsantrag
741 -** SEPA Lastschriftmandat
742 -** Studienbescheinigung
743 -** Bestätigung Schlüsselausgabe
744 -** Verpflichtungserklärung Datenschutz
745 -** Übungsleitervertrag
746 -** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
747 -** Bestellung als Einweiser:in
748 -** Haftungsausschluss
749 -** Einweisungszettel
750 -** Lagervertrag Kistenlager
751 -** Lagervertrag Projektlager
752 752  * (((
753 -**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
754 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
755 -
756 -{{code language="none"}}
757 -document renamer
758 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
759 -In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
727 +**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
760 760  \\
761 761  
730 +(% class="wrapped" %)
762 762  |=(% scope="col" %)(((
763 763  Name
764 764  )))|=(% scope="col" %)(((
765 -Definition
766 -)))|=(% scope="col" %)(((
767 -Sichtbar für
768 -)))|=(% scope="col" %)(((
769 -Anwendung
734 +Exact Match String
770 770  )))
771 771  |(((
772 -Mitglieder Einweisungszettel
737 +Mitgliedsantrag
773 773  )))|(((
774 -(% class="code" %)
775 -(((
776 -~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
739 +mksp-doc-mitgliedsantrag
777 777  )))
741 +|(((
742 +SEPA Lastschriftmandat
778 778  )))|(((
779 -Mitgliederverwaltung
744 +mksp-doc-sepamandat
745 +)))
746 +|(((
747 +Studienbescheinigung
780 780  )))|(((
781 -Einweisungszettel
749 +mksp-doc-studienbescheinigung
782 782  )))
783 783  |(((
784 -Mitglieder Unterlagen
752 +Formular Schlüsselausgabe
785 785  )))|(((
786 -(% class="code" %)
787 -(((
788 -~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
754 +mksp-doc-schluesselausgabe
789 789  )))
756 +|(((
757 +Verpflichtungserklärung Datenschutz
790 790  )))|(((
791 -Mitgliederverwaltung
759 +\\
760 +)))
761 +|(((
762 +Übungsleitervertrag
792 792  )))|(((
793 -Alle anderen Mitgliederdokumente
764 +\\
794 794  )))
795 795  |(((
796 -Vorstand Dokumente
767 +Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
797 797  )))|(((
798 -(% class="code" %)
799 -(((
800 -~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
769 +\\
801 801  )))
771 +|(((
772 +Bestellung eines Einweisers
802 802  )))|(((
803 -Vorstand
774 +\\
775 +)))
776 +|(((
777 +Haftungsausschluss
804 804  )))|(((
805 -Alle Vorstandsdokumente
779 +\\
806 806  )))
781 +|(((
782 +Einweisungszettel
783 +)))|(((
784 +\\
807 807  )))
786 +|(((
787 +Lagervertrag Kistenlager
788 +)))|(((
789 +\\
790 +)))
791 +|(((
792 +Lagervertrag Projektlager
793 +)))|(((
794 +\\
795 +)))
796 +)))
797 +* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
798 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
808 808  
809 -== Automatische Zuordnung von Metadaten ==
800 +{{code language="none"}}
801 +document renamer
802 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
803 +TODO: Define Storage Path
810 810  
805 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
806 +
811 811  Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
812 812  
813 813  **Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
814 814  
815 -=== (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Barcode erzeugen(%%) ===
811 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Barcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Barcode erzeugen(%%) ===
816 816  
817 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
813 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
818 818  
819 819  * **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
820 820  * JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
... ... @@ -823,15 +823,15 @@
823 823  ** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
824 824  * PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
825 825  
826 -=== Header ===
822 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
827 827  
828 828  Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
829 829  
830 -=== Body ===
826 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
831 831  
832 -Die folgenden Claims sind im Body verfügbar.
828 +Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
833 833  
834 -|=(((
830 +(% class="" %)|=(((
835 835  Claim
836 836  )))|=(((
837 837  Type
... ... @@ -867,7 +867,7 @@
867 867  )))|(((
868 868  UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
869 869  )))
870 -|(((
866 +(% class="" %)|(((
871 871  (% class="code" %)
872 872  (((
873 873  typ
... ... @@ -879,8 +879,7 @@
879 879  )))|(((
880 880  Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
881 881  )))
882 -|mode|String|✅️ |Kann entweder "digital" oder "manual" sein und bestimmt, ob N8n den unterschriebenen Vertrag ans Backend meldet.
883 -|(((
878 +(% class="" %)|(((
884 884  (% class="code" %)
885 885  (((
886 886  cor
... ... @@ -892,7 +892,7 @@
892 892  )))|(((
893 893  Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
894 894  )))
895 -|(((
890 +(% class="" %)|(((
896 896  tags
897 897  )))|(((
898 898  List[String]
... ... @@ -930,29 +930,29 @@
930 930  Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
931 931  {{/confluence_tip}}
932 932  
933 -=== Auswahl der Library ===
928 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AuswahlderLibrary"/}}Auswahl der Library ===
934 934  
935 935  Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
936 936  
937 -|=(((
932 +|=(% scope="col" %)(((
938 938  Name
939 -)))|=(((
934 +)))|=(% scope="col" %)(((
940 940  CVE
941 -)))|=(((
936 +)))|=(% scope="col" %)(((
942 942  Github
943 -)))|=(((
938 +)))|=(% scope="col" %)(((
944 944  GH⭐
945 -)))|=(((
940 +)))|=(% scope="col" %)(((
946 946  Letztes Release
947 -)))|=(((
942 +)))|=(% scope="col" %)(((
948 948  Offene Issues
949 -)))|=(((
944 +)))|=(% scope="col" %)(((
950 950  Dokumentation
951 -)))|=(((
946 +)))|=(% scope="col" %)(((
952 952  Qualität Dokumentation
953 -)))|=(((
948 +)))|=(% scope="col" %)(((
954 954  In Backend vorhanden?
955 -)))|=(((
950 +)))|=(% scope="col" %)(((
956 956  In Paperless vorhanden?
957 957  )))
958 958  |(((
... ... @@ -1023,27 +1023,23 @@
1023 1023  
1024 1024  Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
1025 1025  
1026 -=== PDF417 Code ===
1021 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PDF417Code"/}}PDF417 Code ===
1027 1027  
1028 -Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
1023 +Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
1029 1029  
1030 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
1025 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
1031 1031  
1032 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
1027 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
1033 1033  
1034 -=== Referenz-Implementierung ===
1029 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
1035 1035  
1036 -Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1031 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1037 1037  
1038 -=== Post Consumption Script ===
1033 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
1039 1039  
1040 -Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
1041 -
1042 -== Paperless Berechtigungen ==
1043 -
1044 1044  Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
1045 1045  
1046 -=== Benutzer und Gruppen ===
1037 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-BenutzerundGruppen"/}}Benutzer und Gruppen ===
1047 1047  
1048 1048  Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1049 1049  
... ... @@ -1053,24 +1053,24 @@
1053 1053  
1054 1054  Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1055 1055  
1056 -=== Globale Berechtigungen ===
1047 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
1057 1057  
1058 1058  Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1059 1059  
1060 1060  |=(% scope="row" %)(((
1061 1061  Berechtigung
1062 -)))|=(((
1053 +)))|=(% scope="col" %)(((
1063 1063  Beschreibung
1064 -)))|=(((
1055 +)))|=(% scope="col" %)(((
1065 1065  Mitgliederverwaltung
1066 -)))|=(((
1057 +)))|=(% scope="col" %)(((
1067 1067  Vorstand
1068 -)))|=(((
1059 +)))|=(% scope="col" %)(((
1069 1069  IT Admin
1070 -)))|=(((
1061 +)))|=(% scope="col" %)(((
1071 1071  Notiz
1072 1072  )))
1073 -|=(((
1064 +|=(% scope="row" %)(((
1074 1074  Document
1075 1075  )))|(((
1076 1076  Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
... ... @@ -1083,7 +1083,7 @@
1083 1083  )))|(((
1084 1084  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1085 1085  )))
1086 -|=(((
1077 +|=(% scope="row" %)(((
1087 1087  Tag
1088 1088  )))|(((
1089 1089  Sehen und bearbeiten von Tags.
... ... @@ -1096,7 +1096,7 @@
1096 1096  )))|(((
1097 1097  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1098 1098  )))
1099 -|=(((
1090 +|=(% scope="row" %)(((
1100 1100  Correspondent
1101 1101  )))|(((
1102 1102  Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
... ... @@ -1109,7 +1109,7 @@
1109 1109  )))|(((
1110 1110  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1111 1111  )))
1112 -|=(((
1103 +|=(% scope="row" %)(((
1113 1113  DocumentType
1114 1114  )))|(((
1115 1115  Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
... ... @@ -1122,7 +1122,7 @@
1122 1122  )))|(((
1123 1123  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1124 1124  )))
1125 -|=(((
1116 +|=(% scope="row" %)(((
1126 1126  StoragePath
1127 1127  )))|(((
1128 1128  Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
... ... @@ -1135,7 +1135,7 @@
1135 1135  )))|(((
1136 1136  Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1137 1137  )))
1138 -|=(((
1129 +|=(% scope="row" %)(((
1139 1139  SavedView
1140 1140  )))|(((
1141 1141  Ansichten erzeugen und speichern
... ... @@ -1146,9 +1146,9 @@
1146 1146  )))|(((
1147 1147  KEINE
1148 1148  )))|(((
1149 -
1140 +\\
1150 1150  )))
1151 -|=(((
1142 +|=(% scope="row" %)(((
1152 1152  PaperlessTask
1153 1153  )))|(((
1154 1154  Dateiaufgaben einsehen und löschen
... ... @@ -1159,9 +1159,9 @@
1159 1159  )))|(((
1160 1160  ALLE
1161 1161  )))|(((
1162 -
1153 +\\
1163 1163  )))
1164 -|=(((
1155 +|=(% scope="row" %)(((
1165 1165  AppConfig
1166 1166  )))|(((
1167 1167  Konfiguration von Paperless NGX selbst
... ... @@ -1172,9 +1172,9 @@
1172 1172  )))|(((
1173 1173  ALLE
1174 1174  )))|(((
1175 -
1166 +\\
1176 1176  )))
1177 -|=(((
1168 +|=(% scope="row" %)(((
1178 1178  UISettings
1179 1179  )))|(((
1180 1180  Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
... ... @@ -1185,9 +1185,9 @@
1185 1185  )))|(((
1186 1186  ALLE
1187 1187  )))|(((
1188 -
1179 +\\
1189 1189  )))
1190 -|=(((
1181 +|=(% scope="row" %)(((
1191 1191  History
1192 1192  )))|(((
1193 1193  Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
... ... @@ -1200,7 +1200,7 @@
1200 1200  )))|(((
1201 1201  Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1202 1202  )))
1203 -|=(((
1194 +|=(% scope="row" %)(((
1204 1204  Note
1205 1205  )))|(((
1206 1206  Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
... ... @@ -1213,7 +1213,7 @@
1213 1213  )))|(((
1214 1214  Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1215 1215  )))
1216 -|=(((
1207 +|=(% scope="row" %)(((
1217 1217  MailAccount
1218 1218  )))|(((
1219 1219  Mail-Accounts verwalten
... ... @@ -1224,9 +1224,9 @@
1224 1224  )))|(((
1225 1225  ALLE
1226 1226  )))|(((
1227 -
1218 +\\
1228 1228  )))
1229 -|=(((
1220 +|=(% scope="row" %)(((
1230 1230  MailRule
1231 1231  )))|(((
1232 1232  Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
... ... @@ -1237,9 +1237,9 @@
1237 1237  )))|(((
1238 1238  ALLE
1239 1239  )))|(((
1240 -
1231 +\\
1241 1241  )))
1242 -|=(((
1233 +|=(% scope="row" %)(((
1243 1243  User
1244 1244  )))|(((
1245 1245  Benutzer einsehen oder verwalten
... ... @@ -1250,9 +1250,9 @@
1250 1250  )))|(((
1251 1251  ALLE
1252 1252  )))|(((
1253 -
1244 +\\
1254 1254  )))
1255 -|=(((
1246 +|=(% scope="row" %)(((
1256 1256  Group
1257 1257  )))|(((
1258 1258  Gruppen einsehen oder verwalten
... ... @@ -1263,9 +1263,9 @@
1263 1263  )))|(((
1264 1264  ALLE
1265 1265  )))|(((
1266 -
1257 +\\
1267 1267  )))
1268 -|=(((
1259 +|=(% scope="row" %)(((
1269 1269  ShareLink
1270 1270  )))|(((
1271 1271  Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
... ... @@ -1276,9 +1276,9 @@
1276 1276  )))|(((
1277 1277  KEINE
1278 1278  )))|(((
1279 -
1270 +\\
1280 1280  )))
1281 -|=(((
1272 +|=(% scope="row" %)(((
1282 1282  CustomField
1283 1283  )))|(((
1284 1284  Custom Fields einsehen oder verwalten
... ... @@ -1289,9 +1289,9 @@
1289 1289  )))|(((
1290 1290  ALLE
1291 1291  )))|(((
1292 -
1283 +\\
1293 1293  )))
1294 -|=(((
1285 +|=(% scope="row" %)(((
1295 1295  Workflow
1296 1296  )))|(((
1297 1297  Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
... ... @@ -1302,10 +1302,10 @@
1302 1302  )))|(((
1303 1303  ALLE
1304 1304  )))|(((
1305 -
1296 +\\
1306 1306  )))
1307 1307  
1308 -=== Objekt-Berechtigungen ===
1299 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
1309 1309  
1310 1310  Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1311 1311  
... ... @@ -1321,13 +1321,13 @@
1321 1321  {{info title="Berechtigungen"}}
1322 1322  Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1323 1323  
1324 -|=(((
1315 +|=(% scope="col" %)(((
1325 1325  Globale Berechtigung
1326 -)))|=(((
1317 +)))|=(% scope="col" %)(((
1327 1327  Owner
1328 -)))|=(((
1319 +)))|=(% scope="col" %)(((
1329 1329  Objekt-Berechtigung
1330 -)))|=(((
1321 +)))|=(% scope="col" %)(((
1331 1331  Ergebnis
1332 1332  )))
1333 1333  |(((
... ... @@ -1370,45 +1370,45 @@
1370 1370  Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1371 1371  {{/info}}
1372 1372  
1373 -=== Lokale Owner ===
1364 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
1374 1374  
1375 1375  Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
1376 1376  
1377 1377  |=(% scope="row" %)(((
1378 1378  Benutzer
1379 -)))|=(((
1370 +)))|=(% scope="col" %)(((
1380 1380  Verwendet für
1381 1381  )))
1382 -|=(((
1373 +|=(% scope="row" %)(((
1383 1383  mksp-mv-owner
1384 1384  )))|(((
1385 1385  Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1386 1386  )))
1387 -|=(((
1378 +|=(% scope="row" %)(((
1388 1388  mksp-vs-owner
1389 1389  )))|(((
1390 1390  Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1391 1391  )))
1392 1392  
1393 -=== Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1384 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1394 1394  
1395 1395  Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1396 1396  
1397 1397  |=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1398 1398  Objekt
1399 -
1390 +\\
1400 1400  )))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1401 1401  Mitgliederverwaltung
1402 1402  )))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1403 -
1394 +\\
1404 1404  )))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1405 1405  Vorstandspost
1406 1406  )))
1407 1407  |=(% scope="col" %)(((
1408 1408  Owner
1409 -)))|=(((
1400 +)))|=(% scope="col" %)(((
1410 1410  Anzeigen
1411 -)))|=(((
1402 +)))|=(% scope="col" %)(((
1412 1412  Bearbeiten
1413 1413  )))|=(((
1414 1414  Owner
... ... @@ -1417,7 +1417,7 @@
1417 1417  )))|=(((
1418 1418  Bearbeiten
1419 1419  )))
1420 -|=(((
1411 +|=(% scope="row" %)(((
1421 1421  Dokument
1422 1422  )))|(((
1423 1423  mksp-mv-owner
... ... @@ -1432,7 +1432,7 @@
1432 1432  )))|(((
1433 1433  Vorstand
1434 1434  )))
1435 -|=(((
1426 +|=(% scope="row" %)(((
1436 1436  Dokumenttyp
1437 1437  )))|(((
1438 1438  mksp-mv-owner
... ... @@ -1447,7 +1447,7 @@
1447 1447  )))|(((
1448 1448  Vorstand
1449 1449  )))
1450 -|=(((
1441 +|=(% scope="row" %)(((
1451 1451  Tag
1452 1452  )))|(((
1453 1453  mksp-mv-owner
... ... @@ -1462,7 +1462,7 @@
1462 1462  )))|(((
1463 1463  Vorstand
1464 1464  )))
1465 -|=(((
1456 +|=(% scope="row" %)(((
1466 1466  Korrespondent
1467 1467  )))|(((
1468 1468  mksp-mv-owner
... ... @@ -1477,7 +1477,7 @@
1477 1477  )))|(((
1478 1478  Vorstand
1479 1479  )))
1480 -|=(((
1471 +|=(% scope="row" %)(((
1481 1481  Speicherpfad
1482 1482  )))|(((
1483 1483  mksp-mv-owner
... ... @@ -1493,14 +1493,7 @@
1493 1493  IT Admin
1494 1494  )))
1495 1495  
1496 -== Workflows ==
1487 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1497 1497  
1498 -Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
1499 -
1500 -* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1501 -* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
1502 -
1503 -= Offene Punkte =
1504 -
1505 1505  * Docuseal Logging + Monitoring
1506 1506  * N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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1 -<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
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49 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-19" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Ablegen und verarbeiten&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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55 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-22" value="&lt;b&gt;Tablet Unterschrift&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Upload zu Paperless&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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58 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-23" value="&lt;b&gt;Papierform&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Einscannen mit ScanSnap&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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63 - </diagram>
64 -</mxfile>
65 -
Icon Prozess Allgemein.png
Author
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Icon System Architecture
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Icon System Architecture.png
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Inhalt
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1 -<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
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16 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-7" value="Über Homepage&lt;div&gt;(durch Funktionär für Dritte)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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19 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-8" value="Tablet im Makerspace" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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22 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-15" value="" style="edgeStyle=orthogonalEdgeStyle;rounded=0;orthogonalLoop=1;jettySize=auto;html=1;" parent="1" source="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" target="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" edge="1">
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28 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-11" value="Docuseal Submission&lt;div&gt;(Vorgang in Docuseal)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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31 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-12" value="Docuseal AdHoc&lt;div&gt;(Ergebnis = PDF Dokument)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/205586465/Digitale Mitgliederverwaltung