Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

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  • Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -7,62 +7,6 @@
7	7
8	8	zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9	9
10		-= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11		-
12		-Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13		-
14		-In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
15		-
16		-* Die **einfache elektronische Signatur (EES)** ist jede elektronische Form, mit der man einer Erklärung zustimmt, ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen. Das kann zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail, ein eingescanntes Bild einer Unterschrift in einem PDF oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons sein. Sie ist leicht zu erstellen, hat aber nur einen geringen Beweiswert, da weder die Identität des Unterzeichners sicher geprüft noch Manipulationen zuverlässig erkannt werden. Die EES eignet sich vor allem für alltägliche Geschäftsvorgänge mit geringem Risiko, wie interne Freigaben, einfache Auftragsbestätigungen oder unverbindliche Absprachen.
17		-* Die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und die Integrität des unterschriebenen Dokuments sicherstellen. Das geschieht meist über kryptografische Verfahren und persönliche Signaturschlüssel, die nur der Unterzeichner kontrolliert. Bekannte Beispiele sind Signaturen mit DocuSign, Adobe Sign oder FP Sign, bei denen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN oder App) erfolgt, oder Signaturen mit einem persönlichen Zertifikat aus einer Public-Key-Infrastruktur. Die FES bietet einen hohen Beweiswert vor Gericht, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Sie wird häufig für B2B-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder wichtige, aber formfrei mögliche Vereinbarungen eingesetzt.
18		-* Die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)** ist die sicherste Form und in der EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie darf nur mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem staatlich zugelassenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird (z. B. D-Trust, Swisscom oder A-Trust). Die Erstellung erfolgt über eine sichere Signaturerstellungseinheit, wie eine Signaturkarte mit Kartenleser oder einen Fernsignaturdienst mit starker Identifizierung (z. B. VideoIdent). Die QES ist rechtlich zwingend erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform nach § 126a BGB vorgeschrieben ist, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen, Verbraucherdarlehensverträgen oder in behördlichen und gerichtlichen Verfahren.
19		-
20		-Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21		-
22		-(% style="text-decoration: none;" %)
23		-(% class="" %)|=(((
24		-Signaturtyp
25		-)))|=(((
26		-Sicherheitsniveau
27		-)))|=(((
28		-Rechtliche Wirkung
29		-)))|=(((
30		-Umsetzung
31		-)))
32		-(% class="" %)|(((
33		-**EES**
34		-)))|(((
35		-niedrig
36		-)))|(((
37		-schwacher Beweiswert
38		-)))|(((
39		-Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40		-)))
41		-(% class="" %)|(((
42		-**FES**
43		-)))|(((
44		-mittel
45		-)))|(((
46		-starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
47		-)))|(((
48		-Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49		-)))
50		-(% class="" %)|(((
51		-**QES**
52		-)))|(((
53		-hoch
54		-)))|(((
55		-gesetzlich Schriftformersatz
56		-)))|(((
57		-Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
58		-)))
59		-
60		-\\
61		-
62		-{{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
63		-Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64		-{{/confluence_tip}}
65		-
66	66	= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Anforderungen/Workshop"/}}Anforderungen / Workshop =
67	67
68	68	Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
...	...	@@ -89,7 +89,7 @@
89	89	* Nach Eingang: Mitgliederverwaltung prüft den Antrag und genehmigt ihn
90	90	* Mitgliederakte wird angelegt, der Antrag wird in der Akte abgeheftet
91	91	)))|(((
92		-Der Antrag kann komplett **digital unterschrieben** werden. Vorgehen:
	36	+Der Antrag kann komplett digital signiert werden. Vorgehen:
93	93
94	94	* Interessent:in füllt den Online-Antrag auf der Homepage aus
95	95	* Nach Bestätigung der E-Mail Adresse wird ein Vorgang zur digitalen Unterschrift ausgelöst
...	...	@@ -105,7 +105,7 @@
105	105	)))|(((
106	106	Wird zeitgleich mit dem Mitgliedsantrag verschickt und folgt exakt dem gleichen Prozess
107	107	)))|(((
108		-**Gleicher Prozess **wie Mitgliedsantrag
	52	+Gleicher Prozess wie Mitgliedsantrag
109	109	)))
110	110	|(((
111	111	Studienbescheinigung
...	...	@@ -116,7 +116,7 @@
116	116
117	117	Diese prüft die Bescheinigung und verlängert die reduzierte Mitgliedschaft gemäß den Angaben auf dem Nachweis.
118	118	)))|(((
119		-**Neue Lösung** basierend auf der Homepage, N8n, Paperless und Vikunja, weitere Details unten
	63	+\\
120	120	)))
121	121	|(((
122	122	Ausweiskopie
...	...	@@ -123,11 +123,9 @@
123	123	)))|(((
124	124	❌️
125	125	)))|(((
126		-Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird stand heute eine Ausweiskopie angefertigt und in der Akte abgelegt.
127		-
128		-Vermutlich dürfen wir das ohnehin nicht.
	70	+\\
129	129	)))|(((
130		-**Entfällt**. Siehe **Formular Schlüsselausgabe** für Details
	72	+\\
131	131	)))
132	132	|(((
133	133	Formular Schlüsselausgabe
...	...	@@ -134,21 +134,9 @@
134	134	)))|(((
135	135	⚠️
136	136	)))|(((
137		-Bei Ausgabe eines Schlüssels über die Schlüsselausgabebox wird das Formular vorausgefüllt und automatisch ausgedruckt
138		-
139		-Unterschrieben wird es dann an zwei Stellen vom Mitglied, einmal für die Abbuchung, einmal für die Regeln.
140		-
141		-Danach wird das Dokument zusammen mit der Ausweiskopie in der Akte abgelegt.
	79	+\\
142	142	)))|(((
143		-⚠️ Der Prozess findet immer persönlich und vor Ort im Makerspace statt.
144		-Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass das Mitglied in allen Fällen ein Handy dabei hat um eine digitale Unterschrift in Docuseal zu leisten.
145		-
146		-Das Formular für die Schlüsselausgabe wird um zwei Felder erweitert:
147		-
148		-* Ausweisnummer (oder Nummer des Aufenthaltstitels, Reisepass, ...)
149		-* Unterschriftsfeld für Vereinsfunktionär:in, dass der Ausweis eingesehen wurde und gültig ist
150		-
151		-Bleibt ansonsten in Phase 1 erst einmal handschriftlich, kann dann in Phase 2 eventuell über das Tablet digital unterschrieben werden.
	81	+\\
152	152	)))
153	153	|(((
154	154	Verpflichtungserklärung Datenschutz
...	...	@@ -155,16 +155,9 @@
155	155	)))|(((
156	156	✅️
157	157	)))|(((
158		-Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
159		-
160		-Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
161		-Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
	88	+\\
162	162	)))|(((
163		-**Vollständig digital**.
164		-
165		-* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
166		-* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
167		-* Nach Unterschrift wird das Flag automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
	90	+\\
168	168	)))
169	169	|(((
170	170	Übungsleitervertrag
...	...	@@ -171,19 +171,9 @@
171	171	)))|(((
172	172	✅️
173	173	)))|(((
174		-Notwendig für alle, die Einweisungen oder Workshops halten möchten.
175		-
176		-Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird. Danach werden zwei Flags gesetzt:
177		-
178		-* Bestätigung dass der Vertrag vorliegt
179		-* Ein Flag ob das Mitglied die Übungsleiterpauschale an den Verein spendet oder nicht
	97	+\\
180	180	)))|(((
181		-**Vollständig digital**.
182		-
183		-* Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage)
184		-* Mitglied erhält die Aufforderung per Mail das Dokument zu unterschreiben
185		-* Nach Unterschrift wird das erste automatisch gesetzt und das Dokument wird zu Paperless NGX hochgeladen.
186		-* Ein Todo für die Mitgliederverwaltung wird erstellt um zu prüfen, ob das Mitglied die Pauschale spenden möchte oder nicht.
	99	+\\
187	187	)))
188	188	|(((
189	189	Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
...	...	@@ -190,11 +190,9 @@
190	190	)))|(((
191	191	❌️
192	192	)))|(((
193		-Handschriftliches Formular, kommt eher selten vor (< 10x pro Jahr)
194		-
195		-Urheberrecht, Übertragung von Nutzungsrechten sollte in Schriftform erfolgen
	106	+\\
196	196	)))|(((
197		-Unverändert, bleibt handschriftlich. Manuell über Dokumentenscanner Einscannen und in Paperless dem Mitglied zuweisen.
	108	+\\
198	198	)))
199	199	|(((
200	200	Bestellung eines Einweisers
...	...	@@ -201,21 +201,9 @@
201	201	)))|(((
202	202	✅️
203	203	)))|(((
204		-**Formular existiert nicht**. Stand heute wird ein Einweisungszettel mit manuellen Notizen zweckentfremdet.
	115	+\\
205	205	)))|(((
206		-Im Prinzip sind vier Parteien involviert:
207		-
208		-1. Einweiser:in - die Person hat eine besondere Unterweisung für die/den neue(n) Einweiser:in durchgeführt - muss angegeben sein, muss aber nicht unterschreiben
209		-1. Bereichsleitung - schlägt vor und muss die Person zum Einweiser berufen
210		-1. Vorstand - bestätigt die Berufung
211		-1. Neue(r) Einweiser:in - unterschreibt, dass die Regelungen verstanden wurden.
212		-
213		-Wenn das Formular von allen Parteien unterschrieben wurde:
214		-
215		-* Automatisch In Paperless NGX der Akte hinzufügen
216		-* Flag auf der Homepage setzen
217		-* Es sind manuelle Aufgaben seitens der MV notwendig (Slack Channel hinzufügen) → Vikunja Task
218		-* Bei Bedarf kann der Prozess für den Übungsleitervertrag automatisch gestartet werden
	117	+\\
219	219	)))
220	220	|(((
221	221	Haftungsausschluss
...	...	@@ -222,20 +222,9 @@
222	222	)))|(((
223	223	❌️
224	224	)))|(((
225		-Wird sehr früh (schon beim ersten Besuch der offenen Werkstatt) unterschrieben und abgeheftet.
226		-
227		-Zu dem Zeitpunkt existiert weder eine Akte für das Mitglied noch eine Notwendigkeit für eine eigene Gäste-Akte
228		-
229		-Bisher:
230		-
231		-* Bei Beginn der Mitgliedschaft wird der Haftungsausschluss aus dem großen Stapel heraussortiert
	124	+\\
232	232	)))|(((
233		-Zwei Vorschläge:
234		-
235		-* Wie bisher Haftungsausschluss raussuchen, Einscannen und manuell in Paperless NGX zuweisen
236		-* Alternativ zusammen mit dem Mitgliederantrag noch einmal versenden
237		-
238		-Wird aber handschriftlich benötigt, muss also so oder so eingescannt werden
	126	+\\
239	239	)))
240	240	|(((
241	241	Einweisungszettel
...	...	@@ -242,18 +242,7 @@
242	242	)))|(((
243	243	❌️
244	244	)))|(((
245		-Müssen aus Haftungsgründen handschriftlich unterschrieben werden.
246		-Mit Abstand die meisten Zettel
247		-
248		-* Blanko-Zettel liegen im Aktenschrank am Eingang.
249		-* Nach einer Einweisung lässt der Einweisende die Teilnehmenden den Zettel ausfüllen und unterschreiben
250		-* Danach werden sie in den Briefkasten geworfen
251		-* Die Mitgliederverwaltung erfasst die Zettel. Dabei werden ebenfalls einige Dinge geprüft
252		-** Hat die Person notwendige Vorbedingungen erfüllt (beispielsweise einen LMS Kurs)?
253		-** Ist die einweisende Person überhaupt Berechtigt, diese Einweisung durchzuführen?
254		-** Muss für die Teilnehmenden eine Abbuchung veranlasst werden?
255		-** Muss für den Einweisenden eine Auszahlung veranlasst werden?
256		-* Danach wird der Zettel in die jeweiligen Akten einsortiert.
	133	+\\
257	257	)))|(((
258	258	\\
259	259	)))
...	...	@@ -262,12 +262,7 @@
262	262	)))|(((
263	263	✅️
264	264	)))|(((
265		-Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
266		-
267		-Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
268		-Wenn Papierform → wird eingeworfen
269		-
270		-Nach Erfassen kann die Person eine Kiste beantragen, die dann monatliche Kosten auslöst
	142	+\\
271	271	)))|(((
272	272	\\
273	273	)))
...	...	@@ -276,31 +276,21 @@
276	276	)))|(((
277	277	✅️
278	278	)))|(((
279		-Kann digital über DocuSeal oder in Papierform unterschrieben werden.
280		-
281		-Wenn DocuSeal → geht in Kopie an die Mitgliederverwaltung
282		-Wenn Papierform → wird eingeworfen
283		-
284		-Nach Erfassen kann die Person das Projektlager automatisch nutzen.
	151	+\\
285	285	)))|(((
286	286	\\
287	287	)))
288	288
289		-= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischeSysteme"/}}Technische Systeme =
	156	+= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandenetechnischeSysteme"/}}Vorhandene technische Systeme =
290	290
291		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneLösungen"/}}Vorhandene Lösungen ==
	158	+Der Verein hat in den letzten Jahren bereits
292	292
293		-Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
	160	+* EasyVerein
	161	+* Homepage / Backend
	162	+* DocuSeal
	163	+* Vikunja
294	294
295		-* [[EasyVerein>>url:https://easyverein.com||shape="rect"]] - Die Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud. Hier verwalten wir alle Mitglieder (pro Benutzer muss eine Lizenz entrichtet werden). Wir nutzen EasyVerein hauptsächlich für die Abrechnung, da EasyVerein die automatische Abrechnung der Mitgliedschaftsgebühren anbietet. Die gesamte Buchhaltung und Zuordnung zu Mitgliedern erfolgt ebenfalls hier. Weiterhin befinden sich hier die Stammdaten aller Mitglieder.
296		-* Homepage / Backend: Dies ist unsere Homepage, die unter [[https:~~/~~/makerspace-darmstadt.de>>url:https://makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]] erreichbar ist. Sie bietet einige Funktionen:
297		-** Verwaltung der Einweisungen, inklusive Einweisungs-Typen, Angeboten, Erfassen von abgeschlossenen Einweisungen
298		-** Integration in EasyVerein - EasyVerein ist das führende System für Mitglieder, die Homepage synchronisiert einmal Nachts die Mitglieder aus EasyVerein
299		-** Rechnungen einsehen und einreichen - über die API von EasyVerein können Mitglieder hier einfach ihre Beitragsrechnungen einsehen und herunterladen. Ebenso können für den Verein getätigte Auslagen hier eingereicht werden.
300		-* [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
301		-* [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
	165	+Neue Systeme
302	302
303		-== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorgeschlageneneueLösungen"/}}Vorgeschlagene neue Lösungen ==
304		-
305	305	* Paperless NGX
306	306	* N8N Workflows

Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]

Id

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-202866714
	1	+202866708

URL

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866714/Digitale Mitgliederverwaltung
	1	+https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866708/Digitale Mitgliederverwaltung