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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/10/24 14:49
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am 2025/08/23 12:05
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,12 +7,8 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= Inhaltsverzeichnis =
10 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11 11  
12 -{{toc/}}
13 -
14 -= Hintergrundinformationen =
15 -
16 16  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17 17  
18 18  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
... ... @@ -67,9 +67,9 @@
67 67  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
68 68  {{/confluence_tip}}
69 69  
70 -= Dokumente und Workflow =
66 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
71 71  
72 -== Dokumenten-Arten ==
68 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
73 73  
74 74  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
75 75  
... ... @@ -286,19 +286,19 @@
286 286  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
287 287  )))
288 288  
289 -== Workflow Beschreibung ==
285 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
290 290  
291 291  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
292 292  
293 293  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
294 294  
295 -=== Trigger / Starten des Workflows ===
291 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
296 296  
297 297  Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
298 298  
299 299  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
300 300  
301 -==== Start über die Homepage ====
297 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
302 302  
303 303  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
304 304  
... ... @@ -306,13 +306,13 @@
306 306  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
307 307  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
308 308  
309 -==== Lokal im Makerspace ====
305 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
310 310  
311 311  Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
312 312  
313 313  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
314 314  
315 -=== Dokument erstellen ===
311 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
316 316  
317 317  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
318 318  
... ... @@ -368,7 +368,7 @@
368 368  Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
369 369  {{/error}}
370 370  
371 -=== Unterschrift leisten ===
367 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
372 372  
373 373  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
374 374  
... ... @@ -423,9 +423,9 @@
423 423  \\
424 424  )))
425 425  
426 -=== Ablegen und Verarbeiten ===
422 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
427 427  
428 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
424 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 429  
430 430  (% class="wrapped" %)
431 431  |=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -464,11 +464,11 @@
464 464  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
465 465  )))
466 466  
467 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
463 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
468 468  
469 -= Technisches Design =
465 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
470 470  
471 -== Vorhandene Komponenten ==
467 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
472 472  
473 473  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
474 474  
... ... @@ -480,25 +480,25 @@
480 480  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
481 481  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
482 482  
483 -== Neue Komponenten ==
479 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
484 484  
485 -=== Paperless NGX ===
481 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
486 486  
487 -Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
483 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
488 488  
489 -Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
485 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
490 490  
491 -Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
487 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
492 492  
493 -=== N8n ===
489 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
494 494  
495 495  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
496 496  
497 497  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
498 498  
499 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
495 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
500 500  
501 -=== NATS ===
497 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
502 502  
503 503  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
504 504  
... ... @@ -506,7 +506,7 @@
506 506  
507 507  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
508 508  
509 -== Systemübersicht ==
505 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
510 510  
511 511  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
512 512  
... ... @@ -515,13 +515,13 @@
515 515  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
516 516  
517 517  * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
518 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
514 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
519 519  
520 520  Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
521 521  
522 522  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
523 523  
524 -== Dokument-Workflows ==
520 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
525 525  
526 526  Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
527 527  
... ... @@ -571,7 +571,7 @@
571 571  Lokal
572 572  )))
573 573  
574 -=== Fall 1: Digital + Remote ===
570 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
575 575  
576 576  Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
577 577  
... ... @@ -598,7 +598,7 @@
598 598  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
599 599  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
600 600  
601 -=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
597 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
602 602  
603 603  In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
604 604  
... ... @@ -652,7 +652,7 @@
652 652  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
653 653  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
654 654  
655 -=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
651 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
656 656  
657 657  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
658 658  
... ... @@ -678,7 +678,7 @@
678 678  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
679 679  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
680 680  
681 -=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
677 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
682 682  
683 683  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
684 684  
... ... @@ -702,11 +702,11 @@
702 702  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
703 703  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
704 704  
705 -= Paperless NGX =
701 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
706 706  
707 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.IT im Makerspace.[HOWTO] Makerspace VPN.WebHome]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Services.Keycloak.WebHome]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
703 +Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
708 708  
709 -== Paperless Übersicht ==
705 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
710 710  
711 711  **Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
712 712  
... ... @@ -716,17 +716,8 @@
716 716  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
717 717  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
718 718  
719 -Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
715 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
720 720  
721 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
722 -
723 -Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
724 -
725 -* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
726 -* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
727 -
728 -== Übersicht der Metadaten ==
729 -
730 730  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
731 731  
732 732  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
... ... @@ -736,85 +736,94 @@
736 736  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
737 737  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
738 738  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
739 -* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
740 -** Mitgliedsantrag
741 -** SEPA Lastschriftmandat
742 -** Studienbescheinigung
743 -** Bestätigung Schlüsselausgabe
744 -** Verpflichtungserklärung Datenschutz
745 -** Übungsleitervertrag
746 -** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
747 -** Bestellung als Einweiser:in
748 -** Haftungsausschluss
749 -** Einweisungszettel
750 -** Lagervertrag Kistenlager
751 -** Lagervertrag Projektlager
752 752  * (((
753 -**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
754 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
755 -
756 -{{code language="none"}}
757 -document renamer
758 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
759 -In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
727 +**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
760 760  \\
761 761  
730 +(% class="wrapped" %)
762 762  |=(% scope="col" %)(((
763 763  Name
764 764  )))|=(% scope="col" %)(((
765 -Definition
766 -)))|=(% scope="col" %)(((
767 -Sichtbar für
768 -)))|=(% scope="col" %)(((
769 -Anwendung
734 +Exact Match String
770 770  )))
771 771  |(((
772 -Mitglieder Einweisungszettel
737 +Mitgliedsantrag
773 773  )))|(((
774 -(% class="code" %)
775 -(((
776 -~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
739 +mksp-doc-mitgliedsantrag
777 777  )))
741 +|(((
742 +SEPA Lastschriftmandat
778 778  )))|(((
779 -Mitgliederverwaltung
744 +mksp-doc-sepamandat
745 +)))
746 +|(((
747 +Studienbescheinigung
780 780  )))|(((
781 -Einweisungszettel
749 +mksp-doc-studienbescheinigung
782 782  )))
783 783  |(((
784 -Mitglieder Unterlagen
752 +Formular Schlüsselausgabe
785 785  )))|(((
786 -(% class="code" %)
787 -(((
788 -~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
754 +mksp-doc-schluesselausgabe
789 789  )))
756 +|(((
757 +Verpflichtungserklärung Datenschutz
790 790  )))|(((
791 -Mitgliederverwaltung
759 +\\
760 +)))
761 +|(((
762 +Übungsleitervertrag
792 792  )))|(((
793 -Alle anderen Mitgliederdokumente
764 +\\
794 794  )))
795 795  |(((
796 -Vorstand Dokumente
767 +Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
797 797  )))|(((
798 -(% class="code" %)
799 -(((
800 -~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
769 +\\
801 801  )))
771 +|(((
772 +Bestellung eines Einweisers
802 802  )))|(((
803 -Vorstand
774 +\\
775 +)))
776 +|(((
777 +Haftungsausschluss
804 804  )))|(((
805 -Alle Vorstandsdokumente
779 +\\
806 806  )))
781 +|(((
782 +Einweisungszettel
783 +)))|(((
784 +\\
807 807  )))
786 +|(((
787 +Lagervertrag Kistenlager
788 +)))|(((
789 +\\
790 +)))
791 +|(((
792 +Lagervertrag Projektlager
793 +)))|(((
794 +\\
795 +)))
796 +)))
797 +* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
798 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
808 808  
809 -== Automatische Zuordnung von Metadaten ==
800 +{{code language="none"}}
801 +document renamer
802 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
803 +TODO: Define Storage Path
810 810  
805 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
806 +
811 811  Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
812 812  
813 813  **Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
814 814  
815 -=== (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Barcode erzeugen(%%) ===
811 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-QRcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)**QR **code erzeugen(%%) ===
816 816  
817 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
813 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
818 818  
819 819  * **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
820 820  * JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
... ... @@ -821,42 +821,39 @@
821 821  ** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
822 822  ** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
823 823  ** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
824 -* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
820 +* QR code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
825 825  
826 -=== Header ===
822 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
827 827  
828 -Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
824 +Der Header enthält wichtige Meta-Daten:
829 829  
830 -=== Body ===
831 -
832 -Die folgenden Claims sind im Body verfügbar.
833 -
834 -|=(((
826 +|=(% scope="col" %)(((
835 835  Claim
836 -)))|=(((
828 +)))|=(% scope="col" %)(((
837 837  Type
838 -)))|=(((
830 +)))|=(% scope="col" %)(((
839 839  Pflicht
840 -)))|=(((
832 +)))|=(% scope="col" %)(((
841 841  Beschreibung
842 842  )))
843 843  |(((
844 -id
836 +time
845 845  )))|(((
846 -UUID4
838 +Timestamp
839 +Format: YYYY-MM-DDTHH:mm:ss
847 847  )))|(((
848 848  ✅️
849 849  )))|(((
850 -Eindeutige ID dieses Dokuments
843 +Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
851 851  )))
852 852  |(((
853 -time
846 +id
854 854  )))|(((
855 -Zahl
848 +UUID4
856 856  )))|(((
857 857  ✅️
858 858  )))|(((
859 -UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
852 +Eindeutige ID dieses Dokuments
860 860  )))
861 861  |(((
862 862  exp
... ... @@ -865,9 +865,23 @@
865 865  )))|(((
866 866  ✅️
867 867  )))|(((
868 -UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
861 +Dauer der Gültigkeit gemessen in Sekunden, beispielsweise 1209600 für 2 Wochen.
869 869  )))
870 -|(((
863 +
864 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
865 +
866 +Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
867 +
868 +(% class="" %)|=(((
869 +Claim
870 +)))|=(((
871 +Type
872 +)))|=(((
873 +Pflicht
874 +)))|=(((
875 +Beschreibung
876 +)))
877 +(% class="" %)|(((
871 871  (% class="code" %)
872 872  (((
873 873  typ
... ... @@ -879,8 +879,7 @@
879 879  )))|(((
880 880  Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
881 881  )))
882 -|mode|String|✅️ |Kann entweder "digital" oder "manual" sein und bestimmt, ob N8n den unterschriebenen Vertrag ans Backend meldet.
883 -|(((
889 +(% class="" %)|(((
884 884  (% class="code" %)
885 885  (((
886 886  cor
... ... @@ -892,7 +892,7 @@
892 892  )))|(((
893 893  Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
894 894  )))
895 -|(((
901 +(% class="" %)|(((
896 896  tags
897 897  )))|(((
898 898  List[String]
... ... @@ -930,29 +930,29 @@
930 930  Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
931 931  {{/confluence_tip}}
932 932  
933 -=== Auswahl der Library ===
939 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AuswahlderLibrary"/}}Auswahl der Library ===
934 934  
935 935  Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
936 936  
937 -|=(((
943 +|=(% scope="col" %)(((
938 938  Name
939 -)))|=(((
945 +)))|=(% scope="col" %)(((
940 940  CVE
941 -)))|=(((
947 +)))|=(% scope="col" %)(((
942 942  Github
943 -)))|=(((
949 +)))|=(% scope="col" %)(((
944 944  GH⭐
945 -)))|=(((
951 +)))|=(% scope="col" %)(((
946 946  Letztes Release
947 -)))|=(((
953 +)))|=(% scope="col" %)(((
948 948  Offene Issues
949 -)))|=(((
955 +)))|=(% scope="col" %)(((
950 950  Dokumentation
951 -)))|=(((
957 +)))|=(% scope="col" %)(((
952 952  Qualität Dokumentation
953 -)))|=(((
959 +)))|=(% scope="col" %)(((
954 954  In Backend vorhanden?
955 -)))|=(((
961 +)))|=(% scope="col" %)(((
956 956  In Paperless vorhanden?
957 957  )))
958 958  |(((
... ... @@ -1023,484 +1023,15 @@
1023 1023  
1024 1024  Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
1025 1025  
1026 -=== PDF417 Code ===
1032 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
1027 1027  
1028 -Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
1034 +Owner: zwei Owner
1035 +Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
1036 +Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1037 +Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1038 +Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1029 1029  
1030 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
1040 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1031 1031  
1032 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
1033 -
1034 -=== Referenz-Implementierung ===
1035 -
1036 -Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1037 -
1038 -=== Post Consumption Script ===
1039 -
1040 -Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
1041 -
1042 -== Paperless Berechtigungen ==
1043 -
1044 -Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
1045 -
1046 -=== Benutzer und Gruppen ===
1047 -
1048 -Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1049 -
1050 -* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
1051 -* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1052 -* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1053 -
1054 -Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1055 -
1056 -=== Globale Berechtigungen ===
1057 -
1058 -Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1059 -
1060 -|=(% scope="row" %)(((
1061 -Berechtigung
1062 -)))|=(% scope="col" %)(((
1063 -Beschreibung
1064 -)))|=(% scope="col" %)(((
1065 -Mitgliederverwaltung
1066 -)))|=(% scope="col" %)(((
1067 -Vorstand
1068 -)))|=(% scope="col" %)(((
1069 -IT Admin
1070 -)))|=(% scope="col" %)(((
1071 -Notiz
1072 -)))
1073 -|=(% scope="row" %)(((
1074 -Document
1075 -)))|(((
1076 -Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1077 -)))|(((
1078 -ALLE
1079 -)))|(((
1080 -ALLE
1081 -)))|(((
1082 -KEINE
1083 -)))|(((
1084 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1085 -)))
1086 -|=(% scope="row" %)(((
1087 -Tag
1088 -)))|(((
1089 -Sehen und bearbeiten von Tags.
1090 -)))|(((
1091 -Anzeigen
1092 -)))|(((
1093 -ALLE
1094 -)))|(((
1095 -ALLE
1096 -)))|(((
1097 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1098 -)))
1099 -|=(% scope="row" %)(((
1100 -Correspondent
1101 -)))|(((
1102 -Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1103 -)))|(((
1104 -Anzeigen
1105 -)))|(((
1106 -ALLE
1107 -)))|(((
1108 -ALLE
1109 -)))|(((
1110 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1111 -)))
1112 -|=(% scope="row" %)(((
1113 -DocumentType
1114 -)))|(((
1115 -Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1116 -)))|(((
1117 -Anzeigen
1118 -)))|(((
1119 -ALLE
1120 -)))|(((
1121 -ALLE
1122 -)))|(((
1123 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1124 -)))
1125 -|=(% scope="row" %)(((
1126 -StoragePath
1127 -)))|(((
1128 -Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1129 -)))|(((
1130 -Anzeigen
1131 -)))|(((
1132 -Anzeigen
1133 -)))|(((
1134 -ALLE
1135 -)))|(((
1136 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1137 -)))
1138 -|=(% scope="row" %)(((
1139 -SavedView
1140 -)))|(((
1141 -Ansichten erzeugen und speichern
1142 -)))|(((
1143 -ALLE
1144 -)))|(((
1145 -ALLE
1146 -)))|(((
1147 -KEINE
1148 -)))|(((
1149 -\\
1150 -)))
1151 -|=(% scope="row" %)(((
1152 -PaperlessTask
1153 -)))|(((
1154 -Dateiaufgaben einsehen und löschen
1155 -)))|(((
1156 -KEINE
1157 -)))|(((
1158 -KEINE
1159 -)))|(((
1160 -ALLE
1161 -)))|(((
1162 -\\
1163 -)))
1164 -|=(% scope="row" %)(((
1165 -AppConfig
1166 -)))|(((
1167 -Konfiguration von Paperless NGX selbst
1168 -)))|(((
1169 -KEINE
1170 -)))|(((
1171 -KEINE
1172 -)))|(((
1173 -ALLE
1174 -)))|(((
1175 -\\
1176 -)))
1177 -|=(% scope="row" %)(((
1178 -UISettings
1179 -)))|(((
1180 -Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1181 -)))|(((
1182 -ALLE
1183 -)))|(((
1184 -ALLE
1185 -)))|(((
1186 -ALLE
1187 -)))|(((
1188 -\\
1189 -)))
1190 -|=(% scope="row" %)(((
1191 -History
1192 -)))|(((
1193 -Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
1194 -)))|(((
1195 -Anzeigen
1196 -)))|(((
1197 -Anzeigen
1198 -)))|(((
1199 -KEINE
1200 -)))|(((
1201 -Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1202 -)))
1203 -|=(% scope="row" %)(((
1204 -Note
1205 -)))|(((
1206 -Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
1207 -)))|(((
1208 -ALLE
1209 -)))|(((
1210 -ALLE
1211 -)))|(((
1212 -KEINE
1213 -)))|(((
1214 -Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1215 -)))
1216 -|=(% scope="row" %)(((
1217 -MailAccount
1218 -)))|(((
1219 -Mail-Accounts verwalten
1220 -)))|(((
1221 -KEINE
1222 -)))|(((
1223 -Anzeigen
1224 -)))|(((
1225 -ALLE
1226 -)))|(((
1227 -\\
1228 -)))
1229 -|=(% scope="row" %)(((
1230 -MailRule
1231 -)))|(((
1232 -Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
1233 -)))|(((
1234 -KEINE
1235 -)))|(((
1236 -ALLE
1237 -)))|(((
1238 -ALLE
1239 -)))|(((
1240 -\\
1241 -)))
1242 -|=(% scope="row" %)(((
1243 -User
1244 -)))|(((
1245 -Benutzer einsehen oder verwalten
1246 -)))|(((
1247 -KEINE
1248 -)))|(((
1249 -Anzeigen
1250 -)))|(((
1251 -ALLE
1252 -)))|(((
1253 -\\
1254 -)))
1255 -|=(% scope="row" %)(((
1256 -Group
1257 -)))|(((
1258 -Gruppen einsehen oder verwalten
1259 -)))|(((
1260 -KEINE
1261 -)))|(((
1262 -Anzeigen
1263 -)))|(((
1264 -ALLE
1265 -)))|(((
1266 -\\
1267 -)))
1268 -|=(% scope="row" %)(((
1269 -ShareLink
1270 -)))|(((
1271 -Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
1272 -)))|(((
1273 -KEINE
1274 -)))|(((
1275 -KEINE
1276 -)))|(((
1277 -KEINE
1278 -)))|(((
1279 -\\
1280 -)))
1281 -|=(% scope="row" %)(((
1282 -CustomField
1283 -)))|(((
1284 -Custom Fields einsehen oder verwalten
1285 -)))|(((
1286 -Anzeigen
1287 -)))|(((
1288 -Anzeigen
1289 -)))|(((
1290 -ALLE
1291 -)))|(((
1292 -\\
1293 -)))
1294 -|=(% scope="row" %)(((
1295 -Workflow
1296 -)))|(((
1297 -Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
1298 -)))|(((
1299 -KEINE
1300 -)))|(((
1301 -KEINE
1302 -)))|(((
1303 -ALLE
1304 -)))|(((
1305 -\\
1306 -)))
1307 -
1308 -=== Objekt-Berechtigungen ===
1309 -
1310 -Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1311 -
1312 -* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1313 -* Zusätzliche Berechtigungen:
1314 -** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1315 -** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1316 -
1317 -Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1318 -
1319 -[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1320 -
1321 -{{info title="Berechtigungen"}}
1322 -Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1323 -
1324 -|=(% scope="col" %)(((
1325 -Globale Berechtigung
1326 -)))|=(% scope="col" %)(((
1327 -Owner
1328 -)))|=(% scope="col" %)(((
1329 -Objekt-Berechtigung
1330 -)))|=(% scope="col" %)(((
1331 -Ergebnis
1332 -)))
1333 -|(((
1334 -❌️
1335 -)))|(((
1336 -Egal
1337 -)))|(((
1338 -Egal
1339 -)))|(((
1340 -❌️
1341 -)))
1342 -|(((
1343 -✅️
1344 -)))|(((
1345 -✅️
1346 -)))|(((
1347 -Egal
1348 -)))|(((
1349 -✅️
1350 -)))
1351 -|(((
1352 -✅️
1353 -)))|(((
1354 -❌️
1355 -)))|(((
1356 -❌️
1357 -)))|(((
1358 -❌️
1359 -)))
1360 -|(((
1361 -✅️
1362 -)))|(((
1363 -❌️
1364 -)))|(((
1365 -✅️
1366 -)))|(((
1367 -✅️
1368 -)))
1369 -
1370 -Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1371 -{{/info}}
1372 -
1373 -=== Lokale Owner ===
1374 -
1375 -Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
1376 -
1377 -|=(% scope="row" %)(((
1378 -Benutzer
1379 -)))|=(% scope="col" %)(((
1380 -Verwendet für
1381 -)))
1382 -|=(% scope="row" %)(((
1383 -mksp-mv-owner
1384 -)))|(((
1385 -Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1386 -)))
1387 -|=(% scope="row" %)(((
1388 -mksp-vs-owner
1389 -)))|(((
1390 -Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1391 -)))
1392 -
1393 -=== Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1394 -
1395 -Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1396 -
1397 -|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1398 -Objekt
1399 -\\
1400 -)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1401 -Mitgliederverwaltung
1402 -)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1403 -\\
1404 -)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1405 -Vorstandspost
1406 -)))
1407 -|=(% scope="col" %)(((
1408 -Owner
1409 -)))|=(% scope="col" %)(((
1410 -Anzeigen
1411 -)))|=(% scope="col" %)(((
1412 -Bearbeiten
1413 -)))|=(((
1414 -Owner
1415 -)))|=(((
1416 -Anzeigen
1417 -)))|=(((
1418 -Bearbeiten
1419 -)))
1420 -|=(% scope="row" %)(((
1421 -Dokument
1422 -)))|(((
1423 -mksp-mv-owner
1424 -)))|(((
1425 -Mitgliederverwaltung
1426 -)))|(((
1427 -Mitgliederverwaltung
1428 -)))|(((
1429 -mksp-vs-owner
1430 -)))|(((
1431 -Vorstand
1432 -)))|(((
1433 -Vorstand
1434 -)))
1435 -|=(% scope="row" %)(((
1436 -Dokumenttyp
1437 -)))|(((
1438 -mksp-mv-owner
1439 -)))|(((
1440 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1441 -)))|(((
1442 -IT Admin
1443 -)))|(((
1444 -mksp-vs-owner
1445 -)))|(((
1446 -Vorstand
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1448 -Vorstand
1449 -)))
1450 -|=(% scope="row" %)(((
1451 -Tag
1452 -)))|(((
1453 -mksp-mv-owner
1454 -)))|(((
1455 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1456 -)))|(((
1457 -IT Admin
1458 -)))|(((
1459 -mksp-vs-owner
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1461 -Vorstand
1462 -)))|(((
1463 -Vorstand
1464 -)))
1465 -|=(% scope="row" %)(((
1466 -Korrespondent
1467 -)))|(((
1468 -mksp-mv-owner
1469 -)))|(((
1470 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1471 -)))|(((
1472 -IT Admin
1473 -)))|(((
1474 -mksp-vs-owner
1475 -)))|(((
1476 -Vorstand
1477 -)))|(((
1478 -Vorstand
1479 -)))
1480 -|=(% scope="row" %)(((
1481 -Speicherpfad
1482 -)))|(((
1483 -mksp-mv-owner
1484 -)))|(((
1485 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1486 -)))|(((
1487 -IT Admin
1488 -)))|(((
1489 -mksp-vs-owner
1490 -)))|(((
1491 -Vorstand
1492 -)))|(((
1493 -IT Admin
1494 -)))
1495 -
1496 -== Workflows ==
1497 -
1498 -Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
1499 -
1500 -* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1501 -* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
1502 -
1503 -= Offene Punkte =
1504 -
1505 1505  * Docuseal Logging + Monitoring
1506 1506  * N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 1 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm_
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm_.png
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Icon Fall 4 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 4 Ablaufdiagramm.png
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Icon Ingest Diagram
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Icon Ingest Diagram.png
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Icon Prozess Allgemein
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Inhalt
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37 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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40 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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58 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-23" value="&lt;b&gt;Papierform&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Einscannen mit ScanSnap&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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65 -
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Icon System Architecture
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Icon System Architecture.png
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Icon ~Fall 3 Ablaufdiagramm.tmp
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1 -<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
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16 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-7" value="Über Homepage&lt;div&gt;(durch Funktionär für Dritte)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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19 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-8" value="Tablet im Makerspace" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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25 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" value="&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;Dokument&lt;/font&gt;&lt;div&gt;&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;erstellen&lt;/font&gt;&lt;/div&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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28 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-11" value="Docuseal Submission&lt;div&gt;(Vorgang in Docuseal)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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31 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-12" value="Docuseal AdHoc&lt;div&gt;(Ergebnis = PDF Dokument)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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37 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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40 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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43 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-17" value="Unterschrift auf Tablet&lt;div&gt;(vor Ort im Verein)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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46 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-18" value="Handschriftliche Unterschrift&lt;div&gt;(ausdrucken)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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49 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-19" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Ablegen und verarbeiten&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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52 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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55 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-22" value="&lt;b&gt;Tablet Unterschrift&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Upload zu Paperless&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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58 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-23" value="&lt;b&gt;Papierform&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Einscannen mit ScanSnap&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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Icon ~System Architecture.tmp
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1 -XWiki.dherrman
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Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
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URL
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1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202866706/Digitale Mitgliederverwaltung
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