Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -23,43 +23,50 @@
23	23
24	24	Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
25	25
26		-~|
	26	+(% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
	27	+|=(((
	28	+Signaturtyp
	29	+)))|=(((
	30	+Sicherheitsniveau
	31	+)))|=(((
	32	+Rechtliche Wirkung
	33	+)))|=(((
	34	+Umsetzung
	35	+)))
	36	+|(((
	37	+**EES**
	38	+)))|(((
	39	+niedrig
	40	+)))|(((
	41	+schwacher Beweiswert
	42	+)))|(((
	43	+Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
	44	+)))
	45	+|(((
	46	+**FES**
	47	+)))|(((
	48	+mittel
	49	+)))|(((
	50	+starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
	51	+)))|(((
	52	+Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
	53	+)))
	54	+|(((
	55	+**QES**
	56	+)))|(((
	57	+hoch
	58	+)))|(((
	59	+gesetzlich Schriftformersatz
	60	+)))|(((
	61	+Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
	62	+)))
27	27
28		-Signaturtyp |
29	29
30		-Sicherheitsniveau |
31	31
32		-Rechtliche Wirkung |
	66	+{{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
	67	+Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
	68	+{{/confluence_tip}}
33	33
34		-|=Umsetzung
35		-|
36		-
37		-**EES** |
38		-
39		-niedrig |
40		-
41		-schwacher Beweiswert |
42		-
43		-Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button | |
44		-
45		-**FES** |
46		-
47		-mittel |
48		-
49		-starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform |
50		-
51		-Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches | |
52		-
53		-**QES** |
54		-
55		-hoch |
56		-
57		-gesetzlich Schriftformersatz |
58		-
59		-Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister |
60		-
61		-~{~{confluence_tip title="Zusammenfassung"}} Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen. ~{~{/confluence_tip}}
62		-
63	63	= Dokumente und Workflow =
64	64
65	65	== Dokumenten-Arten ==
...	...	@@ -67,14 +67,14 @@
67	67	Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
68	68
69	69	(% class="wrapped" %)
70		-|=(% scope="col" %)(((
	77	+|=(((
71	71	Dokumenten-Typ
72		-)))|=(% scope="col" %)(((
	79	+)))|=(((
73	73	Vollständig
74	74	digitalisieren
75		-)))|=(% scope="col" %)(((
	82	+)))|=(((
76	76	Prozess heute
77		-)))|=(% scope="col" %)(((
	84	+)))|=(((
78	78	Notwendige Änderungen
79	79	)))
80	80	|(((
...	...	@@ -157,7 +157,7 @@
157	157	)))|(((
158	158	Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
159	159
160		-Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
	167	+Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
161	161	Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
162	162	)))|(((
163	163	**Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
...	...	@@ -310,13 +310,13 @@
310	310	Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
311	311
312	312	(% class="wrapped" %)
313		-|=(% scope="col" %)(((
	320	+|=(((
314	314	Remote / Lokal
315		-)))|=(% scope="col" %)(((
	322	+)))|=(((
316	316	Schriftformerfordernis
317		-)))|=(% scope="col" %)(((
	324	+)))|=(((
318	318	Beispiel
319		-)))|=(% scope="col" %)(((
	326	+)))|=(((
320	320	Beschreibung
321	321	)))
322	322	|(((
...	...	@@ -354,7 +354,7 @@
354	354	)))|(((
355	355	Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
356	356	)))|(((
357		-Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
	364	+Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
358	358	)))
359	359
360	360	{{error title="Docuseal Lizenz"}}
...	...	@@ -413,7 +413,7 @@
413	413	Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
414	414	)))|(((
415	415	Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
416		-\\
	423	+
417	417	)))
418	418
419	419	=== Ablegen und Verarbeiten ===
...	...	@@ -421,11 +421,11 @@
421	421	Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
422	422
423	423	(% class="wrapped" %)
424		-|=(% scope="col" %)(((
	431	+|=(((
425	425	Signatur über
426		-)))|=(% scope="col" %)(((
	433	+)))|=(((
427	427	Paperless Ingest
428		-)))|=(% scope="col" %)(((
	435	+)))|=(((
429	429	Ablauf
430	430	)))
431	431	|(((
...	...	@@ -530,12 +530,12 @@
530	530	(% class="wrapped" %)
531	531	|=(% scope="row" %)(((
532	532	Workflow
533		-)))|=(% scope="col" %)(((
	540	+)))|=(((
534	534	Schriftform erforderlich
535		-)))|=(% scope="col" %)(((
	542	+)))|=(((
536	536	Lokal / Remote
537	537	)))
538		-|=(% scope="row" %)(((
	545	+|=(((
539	539	Fall 1: Digital Remote
540	540	)))|(((
541	541	Nein
...	...	@@ -542,7 +542,7 @@
542	542	)))|(((
543	543	Remote
544	544	)))
545		-|=(% scope="row" %)(((
	552	+|=(((
546	546	Fall 2: Digital Makerspace
547	547	)))|(((
548	548	Nein
...	...	@@ -549,7 +549,7 @@
549	549	)))|(((
550	550	Lokal
551	551	)))
552		-|=(% scope="row" %)(((
	559	+|=(((
553	553	Fall 3: Handschriftlich Remote
554	554	)))|(((
555	555	Ja
...	...	@@ -556,7 +556,7 @@
556	556	)))|(((
557	557	Remote
558	558	)))
559		-|=(% scope="row" %)(((
	566	+|=(((
560	560	Fall 4: Handschriftlich Makerspace
561	561	)))|(((
562	562	Ja
...	...	@@ -610,7 +610,7 @@
610	610	11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
611	611	11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
612	612	11. (((
613		-Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
	620	+Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
614	614
615	615	{{expand}}
616	616	{{code language="json"}}
...	...	@@ -1052,18 +1052,18 @@
1052	1052
1053	1053	|=(% scope="row" %)(((
1054	1054	Berechtigung
1055		-)))|=(% scope="col" %)(((
	1062	+)))|=(((
1056	1056	Beschreibung
1057		-)))|=(% scope="col" %)(((
	1064	+)))|=(((
1058	1058	Mitgliederverwaltung
1059		-)))|=(% scope="col" %)(((
	1066	+)))|=(((
1060	1060	Vorstand
1061		-)))|=(% scope="col" %)(((
	1068	+)))|=(((
1062	1062	IT Admin
1063		-)))|=(% scope="col" %)(((
	1070	+)))|=(((
1064	1064	Notiz
1065	1065	)))
1066		-|=(% scope="row" %)(((
	1073	+|=(((
1067	1067	Document
1068	1068	)))|(((
1069	1069	Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
...	...	@@ -1076,7 +1076,7 @@
1076	1076	)))|(((
1077	1077	Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1078	1078	)))
1079		-|=(% scope="row" %)(((
	1086	+|=(((
1080	1080	Tag
1081	1081	)))|(((
1082	1082	Sehen und bearbeiten von Tags.
...	...	@@ -1089,7 +1089,7 @@
1089	1089	)))|(((
1090	1090	Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1091	1091	)))
1092		-|=(% scope="row" %)(((
	1099	+|=(((
1093	1093	Correspondent
1094	1094	)))|(((
1095	1095	Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
...	...	@@ -1102,7 +1102,7 @@
1102	1102	)))|(((
1103	1103	Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1104	1104	)))
1105		-|=(% scope="row" %)(((
	1112	+|=(((
1106	1106	DocumentType
1107	1107	)))|(((
1108	1108	Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
...	...	@@ -1115,7 +1115,7 @@
1115	1115	)))|(((
1116	1116	Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1117	1117	)))
1118		-|=(% scope="row" %)(((
	1125	+|=(((
1119	1119	StoragePath
1120	1120	)))|(((
1121	1121	Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
...	...	@@ -1128,7 +1128,7 @@
1128	1128	)))|(((
1129	1129	Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1130	1130	)))
1131		-|=(% scope="row" %)(((
	1138	+|=(((
1132	1132	SavedView
1133	1133	)))|(((
1134	1134	Ansichten erzeugen und speichern
...	...	@@ -1139,9 +1139,9 @@
1139	1139	)))|(((
1140	1140	KEINE
1141	1141	)))|(((
1142		-\\
	1149	+
1143	1143	)))
1144		-|=(% scope="row" %)(((
	1151	+|=(((
1145	1145	PaperlessTask
1146	1146	)))|(((
1147	1147	Dateiaufgaben einsehen und löschen
...	...	@@ -1152,9 +1152,9 @@
1152	1152	)))|(((
1153	1153	ALLE
1154	1154	)))|(((
1155		-\\
	1162	+
1156	1156	)))
1157		-|=(% scope="row" %)(((
	1164	+|=(((
1158	1158	AppConfig
1159	1159	)))|(((
1160	1160	Konfiguration von Paperless NGX selbst
...	...	@@ -1165,9 +1165,9 @@
1165	1165	)))|(((
1166	1166	ALLE
1167	1167	)))|(((
1168		-\\
	1175	+
1169	1169	)))
1170		-|=(% scope="row" %)(((
	1177	+|=(((
1171	1171	UISettings
1172	1172	)))|(((
1173	1173	Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
...	...	@@ -1178,9 +1178,9 @@
1178	1178	)))|(((
1179	1179	ALLE
1180	1180	)))|(((
1181		-\\
	1188	+
1182	1182	)))
1183		-|=(% scope="row" %)(((
	1190	+|=(((
1184	1184	History
1185	1185	)))|(((
1186	1186	Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
...	...	@@ -1193,7 +1193,7 @@
1193	1193	)))|(((
1194	1194	Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1195	1195	)))
1196		-|=(% scope="row" %)(((
	1203	+|=(((
1197	1197	Note
1198	1198	)))|(((
1199	1199	Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
...	...	@@ -1206,7 +1206,7 @@
1206	1206	)))|(((
1207	1207	Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1208	1208	)))
1209		-|=(% scope="row" %)(((
	1216	+|=(((
1210	1210	MailAccount
1211	1211	)))|(((
1212	1212	Mail-Accounts verwalten
...	...	@@ -1217,9 +1217,9 @@
1217	1217	)))|(((
1218	1218	ALLE
1219	1219	)))|(((
1220		-\\
	1227	+
1221	1221	)))
1222		-|=(% scope="row" %)(((
	1229	+|=(((
1223	1223	MailRule
1224	1224	)))|(((
1225	1225	Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
...	...	@@ -1230,9 +1230,9 @@
1230	1230	)))|(((
1231	1231	ALLE
1232	1232	)))|(((
1233		-\\
	1240	+
1234	1234	)))
1235		-|=(% scope="row" %)(((
	1242	+|=(((
1236	1236	User
1237	1237	)))|(((
1238	1238	Benutzer einsehen oder verwalten
...	...	@@ -1243,9 +1243,9 @@
1243	1243	)))|(((
1244	1244	ALLE
1245	1245	)))|(((
1246		-\\
	1253	+
1247	1247	)))
1248		-|=(% scope="row" %)(((
	1255	+|=(((
1249	1249	Group
1250	1250	)))|(((
1251	1251	Gruppen einsehen oder verwalten
...	...	@@ -1256,9 +1256,9 @@
1256	1256	)))|(((
1257	1257	ALLE
1258	1258	)))|(((
1259		-\\
	1266	+
1260	1260	)))
1261		-|=(% scope="row" %)(((
	1268	+|=(((
1262	1262	ShareLink
1263	1263	)))|(((
1264	1264	Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
...	...	@@ -1269,9 +1269,9 @@
1269	1269	)))|(((
1270	1270	KEINE
1271	1271	)))|(((
1272		-\\
	1279	+
1273	1273	)))
1274		-|=(% scope="row" %)(((
	1281	+|=(((
1275	1275	CustomField
1276	1276	)))|(((
1277	1277	Custom Fields einsehen oder verwalten
...	...	@@ -1282,9 +1282,9 @@
1282	1282	)))|(((
1283	1283	ALLE
1284	1284	)))|(((
1285		-\\
	1292	+
1286	1286	)))
1287		-|=(% scope="row" %)(((
	1294	+|=(((
1288	1288	Workflow
1289	1289	)))|(((
1290	1290	Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
...	...	@@ -1295,7 +1295,7 @@
1295	1295	)))|(((
1296	1296	ALLE
1297	1297	)))|(((
1298		-\\
	1305	+
1299	1299	)))
1300	1300
1301	1301	=== Objekt-Berechtigungen ===
...	...	@@ -1314,13 +1314,13 @@
1314	1314	{{info title="Berechtigungen"}}
1315	1315	Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1316	1316
1317		-|=(% scope="col" %)(((
	1324	+|=(((
1318	1318	Globale Berechtigung
1319		-)))|=(% scope="col" %)(((
	1326	+)))|=(((
1320	1320	Owner
1321		-)))|=(% scope="col" %)(((
	1328	+)))|=(((
1322	1322	Objekt-Berechtigung
1323		-)))|=(% scope="col" %)(((
	1330	+)))|=(((
1324	1324	Ergebnis
1325	1325	)))
1326	1326	|(((
...	...	@@ -1369,15 +1369,15 @@
1369	1369
1370	1370	|=(% scope="row" %)(((
1371	1371	Benutzer
1372		-)))|=(% scope="col" %)(((
	1379	+)))|=(((
1373	1373	Verwendet für
1374	1374	)))
1375		-|=(% scope="row" %)(((
	1382	+|=(((
1376	1376	mksp-mv-owner
1377	1377	)))|(((
1378	1378	Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1379	1379	)))
1380		-|=(% scope="row" %)(((
	1387	+|=(((
1381	1381	mksp-vs-owner
1382	1382	)))|(((
1383	1383	Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
...	...	@@ -1389,19 +1389,19 @@
1389	1389
1390	1390	|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1391	1391	Objekt
1392		-\\
	1399	+
1393	1393	)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1394	1394	Mitgliederverwaltung
1395	1395	)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1396		-\\
	1403	+
1397	1397	)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1398	1398	Vorstandspost
1399	1399	)))
1400	1400	|=(% scope="col" %)(((
1401	1401	Owner
1402		-)))|=(% scope="col" %)(((
	1409	+)))|=(((
1403	1403	Anzeigen
1404		-)))|=(% scope="col" %)(((
	1411	+)))|=(((
1405	1405	Bearbeiten
1406	1406	)))|=(((
1407	1407	Owner
...	...	@@ -1410,7 +1410,7 @@
1410	1410	)))|=(((
1411	1411	Bearbeiten
1412	1412	)))
1413		-|=(% scope="row" %)(((
	1420	+|=(((
1414	1414	Dokument
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