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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/10/24 14:49
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am 2025/08/25 10:40
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,12 +7,8 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= Inhaltsverzeichnis =
10 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
11 11  
12 -{{toc/}}
13 -
14 -= Hintergrundinformationen =
15 -
16 16  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17 17  
18 18  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
... ... @@ -23,47 +23,54 @@
23 23  
24 24  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
25 25  
26 -~|
22 +(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
23 +|=(((
24 +Signaturtyp
25 +)))|=(((
26 +Sicherheitsniveau
27 +)))|=(((
28 +Rechtliche Wirkung
29 +)))|=(((
30 +Umsetzung
31 +)))
32 +|(((
33 +**EES**
34 +)))|(((
35 +niedrig
36 +)))|(((
37 +schwacher Beweiswert
38 +)))|(((
39 +Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button
40 +)))
41 +|(((
42 +**FES**
43 +)))|(((
44 +mittel
45 +)))|(((
46 +starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform
47 +)))|(((
48 +Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches
49 +)))
50 +|(((
51 +**QES**
52 +)))|(((
53 +hoch
54 +)))|(((
55 +gesetzlich Schriftformersatz
56 +)))|(((
57 +Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
58 +)))
27 27  
28 -Signaturtyp |
60 +\\
29 29  
30 -Sicherheitsniveau |
62 +{{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
63 +Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 +{{/confluence_tip}}
31 31  
32 -Rechtliche Wirkung |
66 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
33 33  
34 -|=Umsetzung
35 -|
68 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
36 36  
37 -**EES** |
38 -
39 -niedrig |
40 -
41 -schwacher Beweiswert |
42 -
43 -Eingescannte Unterschrift, ein einfacher Button | |
44 -
45 -**FES** |
46 -
47 -mittel |
48 -
49 -starker Beweiswert, aber kein Ersatz der Schriftform |
50 -
51 -Adobe Sign, DocuSign oder ähnliches | |
52 -
53 -**QES** |
54 -
55 -hoch |
56 -
57 -gesetzlich Schriftformersatz |
58 -
59 -Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister |
60 -
61 -~{~{confluence_tip title="Zusammenfassung"}} Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen. ~{~{/confluence_tip}}
62 -
63 -= Dokumente und Workflow =
64 -
65 -== Dokumenten-Arten ==
66 -
67 67  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
68 68  
69 69  (% class="wrapped" %)
... ... @@ -279,19 +279,19 @@
279 279  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
280 280  )))
281 281  
282 -== Workflow Beschreibung ==
285 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
283 283  
284 284  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
285 285  
286 286  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
287 287  
288 -=== Trigger / Starten des Workflows ===
291 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
289 289  
290 290  Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
291 291  
292 292  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
293 293  
294 -==== Start über die Homepage ====
297 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
295 295  
296 296  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
297 297  
... ... @@ -299,13 +299,13 @@
299 299  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
300 300  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
301 301  
302 -==== Lokal im Makerspace ====
305 +==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
303 303  
304 304  Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
305 305  
306 306  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
307 307  
308 -=== Dokument erstellen ===
311 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
309 309  
310 310  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
311 311  
... ... @@ -361,7 +361,7 @@
361 361  Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
362 362  {{/error}}
363 363  
364 -=== Unterschrift leisten ===
367 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
365 365  
366 366  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
367 367  
... ... @@ -416,9 +416,9 @@
416 416  \\
417 417  )))
418 418  
419 -=== Ablegen und Verarbeiten ===
422 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
420 420  
421 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
424 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
422 422  
423 423  (% class="wrapped" %)
424 424  |=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -457,11 +457,11 @@
457 457  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
458 458  )))
459 459  
460 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
463 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
461 461  
462 -= Technisches Design =
465 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
463 463  
464 -== Vorhandene Komponenten ==
467 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
465 465  
466 466  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
467 467  
... ... @@ -473,25 +473,25 @@
473 473  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
474 474  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
475 475  
476 -== Neue Komponenten ==
479 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
477 477  
478 -=== Paperless NGX ===
481 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
479 479  
480 -Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
483 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
481 481  
482 -Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
485 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
483 483  
484 -Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
487 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
485 485  
486 -=== N8n ===
489 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
487 487  
488 488  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
489 489  
490 490  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
491 491  
492 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
495 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
493 493  
494 -=== NATS ===
497 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
495 495  
496 496  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
497 497  
... ... @@ -499,7 +499,7 @@
499 499  
500 500  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
501 501  
502 -== Systemübersicht ==
505 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
503 503  
504 504  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
505 505  
... ... @@ -508,13 +508,13 @@
508 508  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
509 509  
510 510  * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
511 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
514 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
512 512  
513 513  Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
514 514  
515 515  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
516 516  
517 -== Dokument-Workflows ==
520 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
518 518  
519 519  Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
520 520  
... ... @@ -564,7 +564,7 @@
564 564  Lokal
565 565  )))
566 566  
567 -=== Fall 1: Digital + Remote ===
570 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
568 568  
569 569  Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
570 570  
... ... @@ -591,7 +591,7 @@
591 591  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
592 592  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
593 593  
594 -=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
597 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
595 595  
596 596  In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
597 597  
... ... @@ -645,7 +645,7 @@
645 645  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
646 646  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
647 647  
648 -=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
651 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
649 649  
650 650  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
651 651  
... ... @@ -671,7 +671,7 @@
671 671  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
672 672  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
673 673  
674 -=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
677 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
675 675  
676 676  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
677 677  
... ... @@ -695,11 +695,11 @@
695 695  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
696 696  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
697 697  
698 -= Paperless NGX =
701 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
699 699  
700 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.IT im Makerspace.[HOWTO] Makerspace VPN.WebHome]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Services.Keycloak.WebHome]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
703 +Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
701 701  
702 -== Paperless Übersicht ==
705 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
703 703  
704 704  **Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
705 705  
... ... @@ -709,17 +709,8 @@
709 709  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
710 710  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
711 711  
712 -Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
715 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
713 713  
714 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
715 -
716 -Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
717 -
718 -* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
719 -* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
720 -
721 -== Übersicht der Metadaten ==
722 -
723 723  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
724 724  
725 725  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
... ... @@ -729,85 +729,94 @@
729 729  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
730 730  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
731 731  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
732 -* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
733 -** Mitgliedsantrag
734 -** SEPA Lastschriftmandat
735 -** Studienbescheinigung
736 -** Bestätigung Schlüsselausgabe
737 -** Verpflichtungserklärung Datenschutz
738 -** Übungsleitervertrag
739 -** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
740 -** Bestellung als Einweiser:in
741 -** Haftungsausschluss
742 -** Einweisungszettel
743 -** Lagervertrag Kistenlager
744 -** Lagervertrag Projektlager
745 745  * (((
746 -**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
747 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
748 -
749 -{{code language="none"}}
750 -document renamer
751 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
752 -In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
727 +**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
753 753  \\
754 754  
730 +(% class="wrapped" %)
755 755  |=(% scope="col" %)(((
756 756  Name
757 757  )))|=(% scope="col" %)(((
758 -Definition
759 -)))|=(% scope="col" %)(((
760 -Sichtbar für
761 -)))|=(% scope="col" %)(((
762 -Anwendung
734 +Exact Match String
763 763  )))
764 764  |(((
765 -Mitglieder Einweisungszettel
737 +Mitgliedsantrag
766 766  )))|(((
767 -(% class="code" %)
768 -(((
769 -~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
739 +mksp-doc-mitgliedsantrag
770 770  )))
741 +|(((
742 +SEPA Lastschriftmandat
771 771  )))|(((
772 -Mitgliederverwaltung
744 +mksp-doc-sepamandat
745 +)))
746 +|(((
747 +Studienbescheinigung
773 773  )))|(((
774 -Einweisungszettel
749 +mksp-doc-studienbescheinigung
775 775  )))
776 776  |(((
777 -Mitglieder Unterlagen
752 +Formular Schlüsselausgabe
778 778  )))|(((
779 -(% class="code" %)
780 -(((
781 -~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
754 +mksp-doc-schluesselausgabe
782 782  )))
756 +|(((
757 +Verpflichtungserklärung Datenschutz
783 783  )))|(((
784 -Mitgliederverwaltung
759 +\\
760 +)))
761 +|(((
762 +Übungsleitervertrag
785 785  )))|(((
786 -Alle anderen Mitgliederdokumente
764 +\\
787 787  )))
788 788  |(((
789 -Vorstand Dokumente
767 +Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
790 790  )))|(((
791 -(% class="code" %)
792 -(((
793 -~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
769 +\\
794 794  )))
771 +|(((
772 +Bestellung eines Einweisers
795 795  )))|(((
796 -Vorstand
774 +\\
775 +)))
776 +|(((
777 +Haftungsausschluss
797 797  )))|(((
798 -Alle Vorstandsdokumente
779 +\\
799 799  )))
781 +|(((
782 +Einweisungszettel
783 +)))|(((
784 +\\
800 800  )))
786 +|(((
787 +Lagervertrag Kistenlager
788 +)))|(((
789 +\\
790 +)))
791 +|(((
792 +Lagervertrag Projektlager
793 +)))|(((
794 +\\
795 +)))
796 +)))
797 +* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
798 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
801 801  
802 -== Automatische Zuordnung von Metadaten ==
800 +{{code language="none"}}
801 +document renamer
802 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
803 +TODO: Define Storage Path
803 803  
805 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
806 +
804 804  Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
805 805  
806 806  **Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
807 807  
808 -=== (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Barcode erzeugen(%%) ===
811 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Barcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Barcode erzeugen(%%) ===
809 809  
810 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63)" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
813 +(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
811 811  
812 812  * **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
813 813  * JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
... ... @@ -816,15 +816,15 @@
816 816  ** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
817 817  * PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
818 818  
819 -=== Header ===
822 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
820 820  
821 821  Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
822 822  
823 -=== Body ===
826 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
824 824  
825 -Die folgenden Claims sind im Body verfügbar.
828 +Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
826 826  
827 -|=(((
830 +(% class="" %)|=(((
828 828  Claim
829 829  )))|=(((
830 830  Type
... ... @@ -860,7 +860,7 @@
860 860  )))|(((
861 861  UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
862 862  )))
863 -|(((
866 +(% class="" %)|(((
864 864  (% class="code" %)
865 865  (((
866 866  typ
... ... @@ -872,8 +872,7 @@
872 872  )))|(((
873 873  Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
874 874  )))
875 -|mode|String|✅️ |Kann entweder "digital" oder "manual" sein und bestimmt, ob N8n den unterschriebenen Vertrag ans Backend meldet.
876 -|(((
878 +(% class="" %)|(((
877 877  (% class="code" %)
878 878  (((
879 879  cor
... ... @@ -885,7 +885,7 @@
885 885  )))|(((
886 886  Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
887 887  )))
888 -|(((
890 +(% class="" %)|(((
889 889  tags
890 890  )))|(((
891 891  List[String]
... ... @@ -923,29 +923,29 @@
923 923  Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
924 924  {{/confluence_tip}}
925 925  
926 -=== Auswahl der Library ===
928 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AuswahlderLibrary"/}}Auswahl der Library ===
927 927  
928 928  Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
929 929  
930 -|=(((
932 +|=(% scope="col" %)(((
931 931  Name
932 -)))|=(((
934 +)))|=(% scope="col" %)(((
933 933  CVE
934 -)))|=(((
936 +)))|=(% scope="col" %)(((
935 935  Github
936 -)))|=(((
938 +)))|=(% scope="col" %)(((
937 937  GH⭐
938 -)))|=(((
940 +)))|=(% scope="col" %)(((
939 939  Letztes Release
940 -)))|=(((
942 +)))|=(% scope="col" %)(((
941 941  Offene Issues
942 -)))|=(((
944 +)))|=(% scope="col" %)(((
943 943  Dokumentation
944 -)))|=(((
946 +)))|=(% scope="col" %)(((
945 945  Qualität Dokumentation
946 -)))|=(((
948 +)))|=(% scope="col" %)(((
947 947  In Backend vorhanden?
948 -)))|=(((
950 +)))|=(% scope="col" %)(((
949 949  In Paperless vorhanden?
950 950  )))
951 951  |(((
... ... @@ -1016,27 +1016,23 @@
1016 1016  
1017 1017  Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
1018 1018  
1019 -=== PDF417 Code ===
1021 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PDF417Code"/}}PDF417 Code ===
1020 1020  
1021 -Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
1023 +Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
1022 1022  
1023 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
1025 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
1024 1024  
1025 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63); text-decoration:none" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
1027 +(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
1026 1026  
1027 -=== Referenz-Implementierung ===
1029 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
1028 1028  
1029 -Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1031 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1030 1030  
1031 -=== Post Consumption Script ===
1033 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
1032 1032  
1033 -Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
1034 -
1035 -== Paperless Berechtigungen ==
1036 -
1037 1037  Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
1038 1038  
1039 -=== Benutzer und Gruppen ===
1037 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-BenutzerundGruppen"/}}Benutzer und Gruppen ===
1040 1040  
1041 1041  Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1042 1042  
... ... @@ -1046,7 +1046,7 @@
1046 1046  
1047 1047  Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1048 1048  
1049 -=== Globale Berechtigungen ===
1047 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
1050 1050  
1051 1051  Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1052 1052  
... ... @@ -1298,7 +1298,7 @@
1298 1298  \\
1299 1299  )))
1300 1300  
1301 -=== Objekt-Berechtigungen ===
1299 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
1302 1302  
1303 1303  Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1304 1304  
... ... @@ -1363,7 +1363,7 @@
1363 1363  Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1364 1364  {{/info}}
1365 1365  
1366 -=== Lokale Owner ===
1364 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
1367 1367  
1368 1368  Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
1369 1369  
... ... @@ -1383,26 +1383,29 @@
1383 1383  Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1384 1384  )))
1385 1385  
1386 -=== Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1384 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1387 1387  
1388 1388  Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1389 1389  
1390 -|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1388 +|=(% scope="rowgroup" %)(((
1391 1391  Objekt
1392 -\\
1393 1393  )))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1394 1394  Mitgliederverwaltung
1395 -)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1392 +)))|=(% scope="row" %)(((
1396 1396  \\
1397 1397  )))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1398 1398  Vorstandspost
1399 1399  )))
1400 -|=(% scope="col" %)(((
1397 +|=(% scope="rowgroup" %)(((
1398 +Objekt
1399 +)))|=(% scope="col" %)(((
1401 1401  Owner
1402 1402  )))|=(% scope="col" %)(((
1403 1403  Anzeigen
1404 1404  )))|=(% scope="col" %)(((
1405 1405  Bearbeiten
1405 +)))|=(% scope="row" %)(((
1406 +\\
1406 1406  )))|=(((
1407 1407  Owner
1408 1408  )))|=(((
... ... @@ -1413,87 +1413,96 @@
1413 1413  |=(% scope="row" %)(((
1414 1414  Dokument
1415 1415  )))|(((
1416 -mksp-mv-owner
1417 +\\
1417 1417  )))|(((
1418 -Mitgliederverwaltung
1419 +\\
1419 1419  )))|(((
1420 -Mitgliederverwaltung
1421 +\\
1422 +)))|=(% scope="row" %)(((
1423 +\\
1421 1421  )))|(((
1422 -mksp-vs-owner
1425 +\\
1423 1423  )))|(((
1424 -Vorstand
1427 +\\
1425 1425  )))|(((
1426 -Vorstand
1429 +\\
1427 1427  )))
1428 1428  |=(% scope="row" %)(((
1429 1429  Dokumenttyp
1430 1430  )))|(((
1431 -mksp-mv-owner
1434 +\\
1432 1432  )))|(((
1433 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1436 +\\
1434 1434  )))|(((
1435 -IT Admin
1438 +\\
1439 +)))|=(% scope="row" %)(((
1440 +\\
1436 1436  )))|(((
1437 -mksp-vs-owner
1442 +\\
1438 1438  )))|(((
1439 -Vorstand
1444 +\\
1440 1440  )))|(((
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1488 1488  
1489 -== Workflows ==
1500 +Owner: zwei Owner
1501 +Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
1502 +Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1503 +Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1504 +Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1490 1490  
1491 -Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
1506 += {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1492 1492  
1493 -* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1494 -* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
1495 -
1496 -= Offene Punkte =
1497 -
1498 1498  * Docuseal Logging + Monitoring
1499 1499  * N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 1 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm_
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm_.png
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Icon Fall 4 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 4 Ablaufdiagramm.png
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Icon Ingest Diagram
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Icon Prozess Allgemein
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Inhalt
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Inhalt Icon
Icon System Architecture
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Inhalt Icon
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Author
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Inhalt Icon
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Inhalt Icon
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Inhalt Icon
Icon ~Fall 2 Ablaufdiagramm.tmp
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Icon ~Fall 3 Ablaufdiagramm.tmp
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Icon ~Fall 3 Ablaufdiagramm_.tmp
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1 -XWiki.dherrman
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Icon ~Ingest Diagram.tmp
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1 -XWiki.dherrman
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Inhalt
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1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/205586464/Digitale Mitgliederverwaltung