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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/10/19 18:41
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am 2026/01/30 10:41
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -11,7 +11,7 @@
11 11  
12 12  {{toc/}}
13 13  
14 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
14 += Hintergrundinformationen =
15 15  
16 16  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17 17  
... ... @@ -23,7 +23,7 @@
23 23  
24 24  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
25 25  
26 -(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
26 +(% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
27 27  |=(((
28 28  Signaturtyp
29 29  )))|=(((
... ... @@ -61,27 +61,27 @@
61 61  Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
62 62  )))
63 63  
64 -\\
65 65  
65 +
66 66  {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
67 67  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
68 68  {{/confluence_tip}}
69 69  
70 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
70 += Dokumente und Workflow =
71 71  
72 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
72 +== Dokumenten-Arten ==
73 73  
74 74  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
75 75  
76 76  (% class="wrapped" %)
77 -|=(% scope="col" %)(((
77 +|=(((
78 78  Dokumenten-Typ
79 -)))|=(% scope="col" %)(((
79 +)))|=(((
80 80  Vollständig
81 81  digitalisieren
82 -)))|=(% scope="col" %)(((
82 +)))|=(((
83 83  Prozess heute
84 -)))|=(% scope="col" %)(((
84 +)))|=(((
85 85  Notwendige Änderungen
86 86  )))
87 87  |(((
... ... @@ -164,7 +164,7 @@
164 164  )))|(((
165 165  Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
166 166  
167 -Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
167 +Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
168 168  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
169 169  )))|(((
170 170  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
... ... @@ -286,19 +286,19 @@
286 286  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
287 287  )))
288 288  
289 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
289 +== Workflow Beschreibung ==
290 290  
291 291  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
292 292  
293 293  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
294 294  
295 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
295 +=== Trigger / Starten des Workflows ===
296 296  
297 297  Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
298 298  
299 299  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
300 300  
301 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
301 +==== Start über die Homepage ====
302 302  
303 303  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
304 304  
... ... @@ -306,24 +306,24 @@
306 306  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
307 307  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
308 308  
309 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
309 +==== Lokal im Makerspace ====
310 310  
311 311  Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
312 312  
313 313  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
314 314  
315 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
315 +=== Dokument erstellen ===
316 316  
317 317  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
318 318  
319 319  (% class="wrapped" %)
320 -|=(% scope="col" %)(((
320 +|=(((
321 321  Remote / Lokal
322 -)))|=(% scope="col" %)(((
322 +)))|=(((
323 323  Schriftformerfordernis
324 -)))|=(% scope="col" %)(((
324 +)))|=(((
325 325  Beispiel
326 -)))|=(% scope="col" %)(((
326 +)))|=(((
327 327  Beschreibung
328 328  )))
329 329  |(((
... ... @@ -361,7 +361,7 @@
361 361  )))|(((
362 362  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
363 363  )))|(((
364 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
364 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
365 365  )))
366 366  
367 367  {{error title="Docuseal Lizenz"}}
... ... @@ -368,7 +368,7 @@
368 368  Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
369 369  {{/error}}
370 370  
371 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
371 +=== Unterschrift leisten ===
372 372  
373 373  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
374 374  
... ... @@ -420,19 +420,19 @@
420 420  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
421 421  )))|(((
422 422  Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
423 -\\
423 +
424 424  )))
425 425  
426 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
426 +=== Ablegen und Verarbeiten ===
427 427  
428 428  Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 429  
430 430  (% class="wrapped" %)
431 -|=(% scope="col" %)(((
431 +|=(((
432 432  Signatur über
433 -)))|=(% scope="col" %)(((
433 +)))|=(((
434 434  Paperless Ingest
435 -)))|=(% scope="col" %)(((
435 +)))|=(((
436 436  Ablauf
437 437  )))
438 438  |(((
... ... @@ -466,9 +466,9 @@
466 466  
467 467  In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
468 468  
469 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
469 += Technisches Design =
470 470  
471 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
471 +== Vorhandene Komponenten ==
472 472  
473 473  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
474 474  
... ... @@ -480,17 +480,17 @@
480 480  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
481 481  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
482 482  
483 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
483 +== Neue Komponenten ==
484 484  
485 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
485 +=== Paperless NGX ===
486 486  
487 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
487 +Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
488 488  
489 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
489 +Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
490 490  
491 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
491 +Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
492 492  
493 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
493 +=== N8n ===
494 494  
495 495  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
496 496  
... ... @@ -498,10 +498,8 @@
498 498  
499 499  In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
500 500  
501 -\\
501 +=== NATS ===
502 502  
503 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
504 -
505 505  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
506 506  
507 507  Das Backend sendet Ereignisse (als JSON) an einen NATS-Subject (ähnlich einem MQTT Topic). NATS nimmt diese Events sofort entgegen und hält sie je nach Konfiguration im Speicher oder in einer persistierten Stream-Queue (JetStream). n8n kann dann über einen **NATS-Trigger**-Node diese Events abonnieren. Sobald ein Event eintrifft, startet n8n den zugehörigen Workflow automatisch und verarbeitet die enthaltenen Daten.
... ... @@ -508,7 +508,7 @@
508 508  
509 509  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
510 510  
511 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
509 +== Systemübersicht ==
512 512  
513 513  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
514 514  
... ... @@ -517,13 +517,13 @@
517 517  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
518 518  
519 519  * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
520 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
518 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
521 521  
522 522  Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
523 523  
524 524  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
525 525  
526 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
524 +== Dokument-Workflows ==
527 527  
528 528  Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
529 529  
... ... @@ -539,12 +539,12 @@
539 539  (% class="wrapped" %)
540 540  |=(% scope="row" %)(((
541 541  Workflow
542 -)))|=(% scope="col" %)(((
540 +)))|=(((
543 543  Schriftform erforderlich
544 -)))|=(% scope="col" %)(((
542 +)))|=(((
545 545  Lokal / Remote
546 546  )))
547 -|=(% scope="row" %)(((
545 +|=(((
548 548  Fall 1: Digital Remote
549 549  )))|(((
550 550  Nein
... ... @@ -551,7 +551,7 @@
551 551  )))|(((
552 552  Remote
553 553  )))
554 -|=(% scope="row" %)(((
552 +|=(((
555 555  Fall 2: Digital Makerspace
556 556  )))|(((
557 557  Nein
... ... @@ -558,7 +558,7 @@
558 558  )))|(((
559 559  Lokal
560 560  )))
561 -|=(% scope="row" %)(((
559 +|=(((
562 562  Fall 3: Handschriftlich Remote
563 563  )))|(((
564 564  Ja
... ... @@ -565,7 +565,7 @@
565 565  )))|(((
566 566  Remote
567 567  )))
568 -|=(% scope="row" %)(((
566 +|=(((
569 569  Fall 4: Handschriftlich Makerspace
570 570  )))|(((
571 571  Ja
... ... @@ -573,7 +573,7 @@
573 573  Lokal
574 574  )))
575 575  
576 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
574 +=== Fall 1: Digital + Remote ===
577 577  
578 578  Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
579 579  
... ... @@ -600,7 +600,7 @@
600 600  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
601 601  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
602 602  
603 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
601 +=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
604 604  
605 605  In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
606 606  
... ... @@ -619,7 +619,7 @@
619 619  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
620 620  11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
621 621  11. (((
622 -Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
620 +Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
623 623  
624 624  {{expand}}
625 625  {{code language="json"}}
... ... @@ -654,7 +654,7 @@
654 654  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
655 655  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
656 656  
657 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
655 +=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
658 658  
659 659  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
660 660  
... ... @@ -680,7 +680,7 @@
680 680  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
681 681  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
682 682  
683 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
681 +=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
684 684  
685 685  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
686 686  
... ... @@ -704,804 +704,7 @@
704 704  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
705 705  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
706 706  
707 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
705 += Offene Punkte =
708 708  
709 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
710 -
711 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
712 -
713 -**Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
714 -
715 -* **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
716 -** Die Mitgliederverwaltung: [[mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
717 -** Den Vorstand: [[vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
718 -* **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
719 -* **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
720 -
721 -Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
722 -
723 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
724 -
725 -Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
726 -
727 -* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
728 -* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
729 -
730 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-ÜbersichtderMetadaten"/}}Übersicht der Metadaten ==
731 -
732 -Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
733 -
734 -* **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
735 -** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
736 -** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
737 -** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
738 -* **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
739 -** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
740 -** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
741 -* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
742 -** Mitgliedsantrag
743 -** SEPA Lastschriftmandat
744 -** Studienbescheinigung
745 -** Bestätigung Schlüsselausgabe
746 -** Verpflichtungserklärung Datenschutz
747 -** Übungsleitervertrag
748 -** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
749 -** Bestellung als Einweiser:in
750 -** Haftungsausschluss
751 -** Einweisungszettel
752 -** Lagervertrag Kistenlager
753 -** Lagervertrag Projektlager
754 -* (((
755 -**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
756 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
757 -
758 -{{code language="none"}}
759 -document renamer
760 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
761 -In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
762 -\\
763 -
764 -|=(% scope="col" %)(((
765 -Name
766 -)))|=(% scope="col" %)(((
767 -Definition
768 -)))|=(% scope="col" %)(((
769 -Sichtbar für
770 -)))|=(% scope="col" %)(((
771 -Anwendung
772 -)))
773 -|(((
774 -Mitglieder Einweisungszettel
775 -)))|(((
776 -(% class="code" %)
777 -(((
778 -~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
779 -)))
780 -)))|(((
781 -Mitgliederverwaltung
782 -)))|(((
783 -Einweisungszettel
784 -)))
785 -|(((
786 -Mitglieder Unterlagen
787 -)))|(((
788 -(% class="code" %)
789 -(((
790 -~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
791 -)))
792 -)))|(((
793 -Mitgliederverwaltung
794 -)))|(((
795 -Alle anderen Mitgliederdokumente
796 -)))
797 -|(((
798 -Vorstand Dokumente
799 -)))|(((
800 -(% class="code" %)
801 -(((
802 -~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
803 -)))
804 -)))|(((
805 -Vorstand
806 -)))|(((
807 -Alle Vorstandsdokumente
808 -)))
809 -)))
810 -
811 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
812 -
813 -Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
814 -
815 -**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
816 -
817 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Barcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Barcode erzeugen(%%) ===
818 -
819 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
820 -
821 -* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
822 -* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
823 -** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
824 -** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
825 -** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
826 -* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
827 -
828 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
829 -
830 -Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
831 -
832 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
833 -
834 -Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
835 -
836 -|=(((
837 -Claim
838 -)))|=(((
839 -Type
840 -)))|=(((
841 -Pflicht
842 -)))|=(((
843 -Beschreibung
844 -)))
845 -|(((
846 -id
847 -)))|(((
848 -UUID4
849 -)))|(((
850 -✅️
851 -)))|(((
852 -Eindeutige ID dieses Dokuments
853 -)))
854 -|(((
855 -time
856 -)))|(((
857 -Zahl
858 -)))|(((
859 -✅️
860 -)))|(((
861 -UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
862 -)))
863 -|(((
864 -exp
865 -)))|(((
866 -Zahl
867 -)))|(((
868 -✅️
869 -)))|(((
870 -UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
871 -)))
872 -|(((
873 -(% class="code" %)
874 -(((
875 -typ
876 -)))
877 -)))|(((
878 -String
879 -)))|(((
880 -✅️
881 -)))|(((
882 -Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
883 -)))
884 -|(((
885 -(% class="code" %)
886 -(((
887 -cor
888 -)))
889 -)))|(((
890 -String
891 -)))|(((
892 -❌️
893 -)))|(((
894 -Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
895 -)))
896 -|(((
897 -tags
898 -)))|(((
899 -List[String]
900 -)))|(((
901 -❌️
902 -)))|(((
903 -Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
904 -)))
905 -|(((
906 -spth
907 -)))|(((
908 -String
909 -)))|(((
910 -❌️
911 -)))|(((
912 -Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
913 -)))
914 -|(((
915 -opt
916 -)))|(((
917 -dict
918 -)))|(((
919 -❌️
920 -)))|(((
921 -Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
922 -)))
923 -
924 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
925 -
926 -Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
927 -
928 -{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
929 -Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
930 -
931 -Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
932 -{{/confluence_tip}}
933 -
934 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AuswahlderLibrary"/}}Auswahl der Library ===
935 -
936 -Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
937 -
938 -|=(% scope="col" %)(((
939 -Name
940 -)))|=(% scope="col" %)(((
941 -CVE
942 -)))|=(% scope="col" %)(((
943 -Github
944 -)))|=(% scope="col" %)(((
945 -GH⭐
946 -)))|=(% scope="col" %)(((
947 -Letztes Release
948 -)))|=(% scope="col" %)(((
949 -Offene Issues
950 -)))|=(% scope="col" %)(((
951 -Dokumentation
952 -)))|=(% scope="col" %)(((
953 -Qualität Dokumentation
954 -)))|=(% scope="col" %)(((
955 -In Backend vorhanden?
956 -)))|=(% scope="col" %)(((
957 -In Paperless vorhanden?
958 -)))
959 -|(((
960 -python-jose
961 -)))|(((
962 -3/0
963 -)))|(((
964 -[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose||shape="rect"]]
965 -)))|(((
966 -1.7k
967 -)))|(((
968 -28.05.2025
969 -)))|(((
970 -83
971 -)))|(((
972 -[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/||shape="rect"]]
973 -)))|(((
974 -⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
975 -)))|(((
976 -❌️
977 -)))|(((
978 -❌️
979 -)))
980 -|(((
981 -pyJWT
982 -)))|(((
983 -4/0
984 -)))|(((
985 -[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt||shape="rect"]]
986 -)))|(((
987 -5.4k
988 -)))|(((
989 -28.11.2024
990 -)))|(((
991 -30
992 -)))|(((
993 -[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io||shape="rect"]]
994 -)))|(((
995 -➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
996 -)))|(((
997 -✅️ 2.10.1
998 -Dep von firebase
999 -)))|(((
1000 -✅️ 2.10.1
1001 -)))
1002 -|(((
1003 -JWCrypto
1004 -)))|(((
1005 -5/0
1006 -)))|(((
1007 -[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto||shape="rect"]]
1008 -)))|(((
1009 -465
1010 -)))|(((
1011 -06.03.2024
1012 -)))|(((
1013 -8
1014 -)))|(((
1015 -[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io||shape="rect"]]
1016 -)))|(((
1017 -➕️ API Doc, einige Beispiele
1018 -)))|(((
1019 -✅️ 1.5.6
1020 -Dep von python-keycloak
1021 -)))|(((
1022 -❌️
1023 -)))
1024 -
1025 -Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
1026 -
1027 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PDF417Code"/}}PDF417 Code ===
1028 -
1029 -Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
1030 -
1031 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
1032 -
1033 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
1034 -
1035 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
1036 -
1037 -Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1038 -
1039 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PostConsumptionScript"/}}Post Consumption Script ===
1040 -
1041 -Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
1042 -
1043 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
1044 -
1045 -Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
1046 -
1047 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-BenutzerundGruppen"/}}Benutzer und Gruppen ===
1048 -
1049 -Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1050 -
1051 -* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
1052 -* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1053 -* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1054 -
1055 -Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1056 -
1057 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
1058 -
1059 -Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1060 -
1061 -|=(% scope="row" %)(((
1062 -Berechtigung
1063 -)))|=(% scope="col" %)(((
1064 -Beschreibung
1065 -)))|=(% scope="col" %)(((
1066 -Mitgliederverwaltung
1067 -)))|=(% scope="col" %)(((
1068 -Vorstand
1069 -)))|=(% scope="col" %)(((
1070 -IT Admin
1071 -)))|=(% scope="col" %)(((
1072 -Notiz
1073 -)))
1074 -|=(% scope="row" %)(((
1075 -Document
1076 -)))|(((
1077 -Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1078 -)))|(((
1079 -ALLE
1080 -)))|(((
1081 -ALLE
1082 -)))|(((
1083 -KEINE
1084 -)))|(((
1085 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1086 -)))
1087 -|=(% scope="row" %)(((
1088 -Tag
1089 -)))|(((
1090 -Sehen und bearbeiten von Tags.
1091 -)))|(((
1092 -Anzeigen
1093 -)))|(((
1094 -ALLE
1095 -)))|(((
1096 -ALLE
1097 -)))|(((
1098 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1099 -)))
1100 -|=(% scope="row" %)(((
1101 -Correspondent
1102 -)))|(((
1103 -Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1104 -)))|(((
1105 -Anzeigen
1106 -)))|(((
1107 -ALLE
1108 -)))|(((
1109 -ALLE
1110 -)))|(((
1111 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1112 -)))
1113 -|=(% scope="row" %)(((
1114 -DocumentType
1115 -)))|(((
1116 -Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1117 -)))|(((
1118 -Anzeigen
1119 -)))|(((
1120 -ALLE
1121 -)))|(((
1122 -ALLE
1123 -)))|(((
1124 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1125 -)))
1126 -|=(% scope="row" %)(((
1127 -StoragePath
1128 -)))|(((
1129 -Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1130 -)))|(((
1131 -Anzeigen
1132 -)))|(((
1133 -Anzeigen
1134 -)))|(((
1135 -ALLE
1136 -)))|(((
1137 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1138 -)))
1139 -|=(% scope="row" %)(((
1140 -SavedView
1141 -)))|(((
1142 -Ansichten erzeugen und speichern
1143 -)))|(((
1144 -ALLE
1145 -)))|(((
1146 -ALLE
1147 -)))|(((
1148 -KEINE
1149 -)))|(((
1150 -\\
1151 -)))
1152 -|=(% scope="row" %)(((
1153 -PaperlessTask
1154 -)))|(((
1155 -Dateiaufgaben einsehen und löschen
1156 -)))|(((
1157 -KEINE
1158 -)))|(((
1159 -KEINE
1160 -)))|(((
1161 -ALLE
1162 -)))|(((
1163 -\\
1164 -)))
1165 -|=(% scope="row" %)(((
1166 -AppConfig
1167 -)))|(((
1168 -Konfiguration von Paperless NGX selbst
1169 -)))|(((
1170 -KEINE
1171 -)))|(((
1172 -KEINE
1173 -)))|(((
1174 -ALLE
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1176 -\\
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1179 -UISettings
1180 -)))|(((
1181 -Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1182 -)))|(((
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1200 -KEINE
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1202 -Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1203 -)))
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1207 -Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
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1215 -Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1216 -)))
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1241 -\\
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1243 -|=(% scope="row" %)(((
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1245 -)))|(((
1246 -Benutzer einsehen oder verwalten
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1255 -)))
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1257 -Group
1258 -)))|(((
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1260 -)))|(((
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1267 -\\
1268 -)))
1269 -|=(% scope="row" %)(((
1270 -ShareLink
1271 -)))|(((
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1276 -KEINE
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1281 -)))
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1284 -)))|(((
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1293 -\\
1294 -)))
1295 -|=(% scope="row" %)(((
1296 -Workflow
1297 -)))|(((
1298 -Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
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1300 -KEINE
1301 -)))|(((
1302 -KEINE
1303 -)))|(((
1304 -ALLE
1305 -)))|(((
1306 -\\
1307 -)))
1308 -
1309 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
1310 -
1311 -Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1312 -
1313 -* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1314 -* Zusätzliche Berechtigungen:
1315 -** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1316 -** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1317 -
1318 -Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1319 -
1320 -[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1321 -
1322 -{{info title="Berechtigungen"}}
1323 -Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1324 -
1325 -|=(% scope="col" %)(((
1326 -Globale Berechtigung
1327 -)))|=(% scope="col" %)(((
1328 -Owner
1329 -)))|=(% scope="col" %)(((
1330 -Objekt-Berechtigung
1331 -)))|=(% scope="col" %)(((
1332 -Ergebnis
1333 -)))
1334 -|(((
1335 -❌️
1336 -)))|(((
1337 -Egal
1338 -)))|(((
1339 -Egal
1340 -)))|(((
1341 -❌️
1342 -)))
1343 -|(((
1344 -✅️
1345 -)))|(((
1346 -✅️
1347 -)))|(((
1348 -Egal
1349 -)))|(((
1350 -✅️
1351 -)))
1352 -|(((
1353 -✅️
1354 -)))|(((
1355 -❌️
1356 -)))|(((
1357 -❌️
1358 -)))|(((
1359 -❌️
1360 -)))
1361 -|(((
1362 -✅️
1363 -)))|(((
1364 -❌️
1365 -)))|(((
1366 -✅️
1367 -)))|(((
1368 -✅️
1369 -)))
1370 -
1371 -Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1372 -{{/info}}
1373 -
1374 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
1375 -
1376 -Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
1377 -
1378 -|=(% scope="row" %)(((
1379 -Benutzer
1380 -)))|=(% scope="col" %)(((
1381 -Verwendet für
1382 -)))
1383 -|=(% scope="row" %)(((
1384 -mksp-mv-owner
1385 -)))|(((
1386 -Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1387 -)))
1388 -|=(% scope="row" %)(((
1389 -mksp-vs-owner
1390 -)))|(((
1391 -Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1392 -)))
1393 -
1394 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1395 -
1396 -Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1397 -
1398 -|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1399 -Objekt
1400 -\\
1401 -)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1402 -Mitgliederverwaltung
1403 -)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1404 -\\
1405 -)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1406 -Vorstandspost
1407 -)))
1408 -|=(% scope="col" %)(((
1409 -Owner
1410 -)))|=(% scope="col" %)(((
1411 -Anzeigen
1412 -)))|=(% scope="col" %)(((
1413 -Bearbeiten
1414 -)))|=(((
1415 -Owner
1416 -)))|=(((
1417 -Anzeigen
1418 -)))|=(((
1419 -Bearbeiten
1420 -)))
1421 -|=(% scope="row" %)(((
1422 -Dokument
1423 -)))|(((
1424 -mksp-mv-owner
1425 -)))|(((
1426 -Mitgliederverwaltung
1427 -)))|(((
1428 -Mitgliederverwaltung
1429 -)))|(((
1430 -mksp-vs-owner
1431 -)))|(((
1432 -Vorstand
1433 -)))|(((
1434 -Vorstand
1435 -)))
1436 -|=(% scope="row" %)(((
1437 -Dokumenttyp
1438 -)))|(((
1439 -mksp-mv-owner
1440 -)))|(((
1441 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1442 -)))|(((
1443 -IT Admin
1444 -)))|(((
1445 -mksp-vs-owner
1446 -)))|(((
1447 -Vorstand
1448 -)))|(((
1449 -Vorstand
1450 -)))
1451 -|=(% scope="row" %)(((
1452 -Tag
1453 -)))|(((
1454 -mksp-mv-owner
1455 -)))|(((
1456 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1457 -)))|(((
1458 -IT Admin
1459 -)))|(((
1460 -mksp-vs-owner
1461 -)))|(((
1462 -Vorstand
1463 -)))|(((
1464 -Vorstand
1465 -)))
1466 -|=(% scope="row" %)(((
1467 -Korrespondent
1468 -)))|(((
1469 -mksp-mv-owner
1470 -)))|(((
1471 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1472 -)))|(((
1473 -IT Admin
1474 -)))|(((
1475 -mksp-vs-owner
1476 -)))|(((
1477 -Vorstand
1478 -)))|(((
1479 -Vorstand
1480 -)))
1481 -|=(% scope="row" %)(((
1482 -Speicherpfad
1483 -)))|(((
1484 -mksp-mv-owner
1485 -)))|(((
1486 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1487 -)))|(((
1488 -IT Admin
1489 -)))|(((
1490 -mksp-vs-owner
1491 -)))|(((
1492 -Vorstand
1493 -)))|(((
1494 -IT Admin
1495 -)))
1496 -
1497 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Workflows"/}}Workflows ==
1498 -
1499 -Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
1500 -
1501 -* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1502 -* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
1503 -
1504 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1505 -
1506 1506  * Docuseal Logging + Monitoring
1507 1507  * N8n Error Handling
Icon ~Fall 3 Ablaufdiagramm_.tmp
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.dherrman
Größe
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Inhalt Icon
Icon ~Fall 4 Ablaufdiagramm.tmp
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.dherrman
Größe
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Inhalt Icon
Icon ~Ingest Diagram.tmp
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.dherrman
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Inhalt Icon
Icon ~Prozess Allgemein.tmp
Author
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1 -XWiki.dherrman
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Inhalt
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1 -<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
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37 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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52 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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58 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-23" value="&lt;b&gt;Papierform&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Einscannen mit ScanSnap&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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