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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
Von Version Icon 48.1 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/10/19 18:41
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/23 12:05
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,10 +7,6 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= Inhaltsverzeichnis =
11 -
12 -{{toc/}}
13 -
14 14  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
15 15  
16 16  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
... ... @@ -425,7 +425,7 @@
425 425  
426 426  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
427 427  
428 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
424 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 429  
430 430  (% class="wrapped" %)
431 431  |=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -464,7 +464,7 @@
464 464  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
465 465  )))
466 466  
467 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
463 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
468 468  
469 469  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
470 470  
... ... @@ -496,10 +496,8 @@
496 496  
497 497  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
498 498  
499 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
495 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
500 500  
501 -\\
502 -
503 503  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
504 504  
505 505  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
... ... @@ -718,17 +718,8 @@
718 718  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
719 719  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
720 720  
721 -Die folgenden Grafik gibt eine Übersicht:
715 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
722 722  
723 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}}
724 -
725 -Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind:
726 -
727 -* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
728 -* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt
729 -
730 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-ÜbersichtderMetadaten"/}}Übersicht der Metadaten ==
731 -
732 732  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
733 733  
734 734  * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
... ... @@ -738,76 +738,85 @@
738 738  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
739 739  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
740 740  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
741 -* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
742 -** Mitgliedsantrag
743 -** SEPA Lastschriftmandat
744 -** Studienbescheinigung
745 -** Bestätigung Schlüsselausgabe
746 -** Verpflichtungserklärung Datenschutz
747 -** Übungsleitervertrag
748 -** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
749 -** Bestellung als Einweiser:in
750 -** Haftungsausschluss
751 -** Einweisungszettel
752 -** Lagervertrag Kistenlager
753 -** Lagervertrag Projektlager
754 754  * (((
755 -**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
756 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
757 -
758 -{{code language="none"}}
759 -document renamer
760 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
761 -In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
727 +**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
762 762  \\
763 763  
730 +(% class="wrapped" %)
764 764  |=(% scope="col" %)(((
765 765  Name
766 766  )))|=(% scope="col" %)(((
767 -Definition
768 -)))|=(% scope="col" %)(((
769 -Sichtbar für
770 -)))|=(% scope="col" %)(((
771 -Anwendung
734 +Exact Match String
772 772  )))
773 773  |(((
774 -Mitglieder Einweisungszettel
737 +Mitgliedsantrag
775 775  )))|(((
776 -(% class="code" %)
777 -(((
778 -~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
739 +mksp-doc-mitgliedsantrag
779 779  )))
741 +|(((
742 +SEPA Lastschriftmandat
780 780  )))|(((
781 -Mitgliederverwaltung
744 +mksp-doc-sepamandat
745 +)))
746 +|(((
747 +Studienbescheinigung
782 782  )))|(((
783 -Einweisungszettel
749 +mksp-doc-studienbescheinigung
784 784  )))
785 785  |(((
786 -Mitglieder Unterlagen
752 +Formular Schlüsselausgabe
787 787  )))|(((
788 -(% class="code" %)
789 -(((
790 -~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
754 +mksp-doc-schluesselausgabe
791 791  )))
756 +|(((
757 +Verpflichtungserklärung Datenschutz
792 792  )))|(((
793 -Mitgliederverwaltung
759 +\\
760 +)))
761 +|(((
762 +Übungsleitervertrag
794 794  )))|(((
795 -Alle anderen Mitgliederdokumente
764 +\\
796 796  )))
797 797  |(((
798 -Vorstand Dokumente
767 +Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
799 799  )))|(((
800 -(% class="code" %)
801 -(((
802 -~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
769 +\\
803 803  )))
771 +|(((
772 +Bestellung eines Einweisers
804 804  )))|(((
805 -Vorstand
774 +\\
775 +)))
776 +|(((
777 +Haftungsausschluss
806 806  )))|(((
807 -Alle Vorstandsdokumente
779 +\\
808 808  )))
781 +|(((
782 +Einweisungszettel
783 +)))|(((
784 +\\
809 809  )))
786 +|(((
787 +Lagervertrag Kistenlager
788 +)))|(((
789 +\\
790 +)))
791 +|(((
792 +Lagervertrag Projektlager
793 +)))|(((
794 +\\
795 +)))
796 +)))
797 +* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
798 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
810 810  
800 +{{code language="none"}}
801 +document renamer
802 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
803 +TODO: Define Storage Path
804 +
811 811  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
812 812  
813 813  Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
... ... @@ -814,7 +814,7 @@
814 814  
815 815  **Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
816 816  
817 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Barcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Barcode erzeugen(%%) ===
811 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-QRcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)**QR **code erzeugen(%%) ===
818 818  
819 819  (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
820 820  
... ... @@ -823,42 +823,39 @@
823 823  ** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
824 824  ** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
825 825  ** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
826 -* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
820 +* QR code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
827 827  
828 828  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
829 829  
830 -Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
824 +Der Header enthält wichtige Meta-Daten:
831 831  
832 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
833 -
834 -Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
835 -
836 -|=(((
826 +|=(% scope="col" %)(((
837 837  Claim
838 -)))|=(((
828 +)))|=(% scope="col" %)(((
839 839  Type
840 -)))|=(((
830 +)))|=(% scope="col" %)(((
841 841  Pflicht
842 -)))|=(((
832 +)))|=(% scope="col" %)(((
843 843  Beschreibung
844 844  )))
845 845  |(((
846 -id
836 +time
847 847  )))|(((
848 -UUID4
838 +Timestamp
839 +Format: YYYY-MM-DDTHH:mm:ss
849 849  )))|(((
850 850  ✅️
851 851  )))|(((
852 -Eindeutige ID dieses Dokuments
843 +Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
853 853  )))
854 854  |(((
855 -time
846 +id
856 856  )))|(((
857 -Zahl
848 +UUID4
858 858  )))|(((
859 859  ✅️
860 860  )))|(((
861 -UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
852 +Eindeutige ID dieses Dokuments
862 862  )))
863 863  |(((
864 864  exp
... ... @@ -867,9 +867,23 @@
867 867  )))|(((
868 868  ✅️
869 869  )))|(((
870 -UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
861 +Dauer der Gültigkeit gemessen in Sekunden, beispielsweise 1209600 für 2 Wochen.
871 871  )))
872 -|(((
863 +
864 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
865 +
866 +Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
867 +
868 +(% class="" %)|=(((
869 +Claim
870 +)))|=(((
871 +Type
872 +)))|=(((
873 +Pflicht
874 +)))|=(((
875 +Beschreibung
876 +)))
877 +(% class="" %)|(((
873 873  (% class="code" %)
874 874  (((
875 875  typ
... ... @@ -881,7 +881,7 @@
881 881  )))|(((
882 882  Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
883 883  )))
884 -|(((
889 +(% class="" %)|(((
885 885  (% class="code" %)
886 886  (((
887 887  cor
... ... @@ -893,7 +893,7 @@
893 893  )))|(((
894 894  Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
895 895  )))
896 -|(((
901 +(% class="" %)|(((
897 897  tags
898 898  )))|(((
899 899  List[String]
... ... @@ -1024,483 +1024,14 @@
1024 1024  
1025 1025  Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
1026 1026  
1027 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PDF417Code"/}}PDF417 Code ===
1032 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
1028 1028  
1029 -Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
1034 +Owner: zwei Owner
1035 +Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
1036 +Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1037 +Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1038 +Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1030 1030  
1031 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
1032 -
1033 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
1034 -
1035 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
1036 -
1037 -Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1038 -
1039 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PostConsumptionScript"/}}Post Consumption Script ===
1040 -
1041 -Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
1042 -
1043 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
1044 -
1045 -Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
1046 -
1047 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-BenutzerundGruppen"/}}Benutzer und Gruppen ===
1048 -
1049 -Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1050 -
1051 -* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
1052 -* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1053 -* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1054 -
1055 -Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1056 -
1057 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
1058 -
1059 -Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1060 -
1061 -|=(% scope="row" %)(((
1062 -Berechtigung
1063 -)))|=(% scope="col" %)(((
1064 -Beschreibung
1065 -)))|=(% scope="col" %)(((
1066 -Mitgliederverwaltung
1067 -)))|=(% scope="col" %)(((
1068 -Vorstand
1069 -)))|=(% scope="col" %)(((
1070 -IT Admin
1071 -)))|=(% scope="col" %)(((
1072 -Notiz
1073 -)))
1074 -|=(% scope="row" %)(((
1075 -Document
1076 -)))|(((
1077 -Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1078 -)))|(((
1079 -ALLE
1080 -)))|(((
1081 -ALLE
1082 -)))|(((
1083 -KEINE
1084 -)))|(((
1085 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1086 -)))
1087 -|=(% scope="row" %)(((
1088 -Tag
1089 -)))|(((
1090 -Sehen und bearbeiten von Tags.
1091 -)))|(((
1092 -Anzeigen
1093 -)))|(((
1094 -ALLE
1095 -)))|(((
1096 -ALLE
1097 -)))|(((
1098 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1099 -)))
1100 -|=(% scope="row" %)(((
1101 -Correspondent
1102 -)))|(((
1103 -Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1104 -)))|(((
1105 -Anzeigen
1106 -)))|(((
1107 -ALLE
1108 -)))|(((
1109 -ALLE
1110 -)))|(((
1111 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1112 -)))
1113 -|=(% scope="row" %)(((
1114 -DocumentType
1115 -)))|(((
1116 -Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1117 -)))|(((
1118 -Anzeigen
1119 -)))|(((
1120 -ALLE
1121 -)))|(((
1122 -ALLE
1123 -)))|(((
1124 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1125 -)))
1126 -|=(% scope="row" %)(((
1127 -StoragePath
1128 -)))|(((
1129 -Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1130 -)))|(((
1131 -Anzeigen
1132 -)))|(((
1133 -Anzeigen
1134 -)))|(((
1135 -ALLE
1136 -)))|(((
1137 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1138 -)))
1139 -|=(% scope="row" %)(((
1140 -SavedView
1141 -)))|(((
1142 -Ansichten erzeugen und speichern
1143 -)))|(((
1144 -ALLE
1145 -)))|(((
1146 -ALLE
1147 -)))|(((
1148 -KEINE
1149 -)))|(((
1150 -\\
1151 -)))
1152 -|=(% scope="row" %)(((
1153 -PaperlessTask
1154 -)))|(((
1155 -Dateiaufgaben einsehen und löschen
1156 -)))|(((
1157 -KEINE
1158 -)))|(((
1159 -KEINE
1160 -)))|(((
1161 -ALLE
1162 -)))|(((
1163 -\\
1164 -)))
1165 -|=(% scope="row" %)(((
1166 -AppConfig
1167 -)))|(((
1168 -Konfiguration von Paperless NGX selbst
1169 -)))|(((
1170 -KEINE
1171 -)))|(((
1172 -KEINE
1173 -)))|(((
1174 -ALLE
1175 -)))|(((
1176 -\\
1177 -)))
1178 -|=(% scope="row" %)(((
1179 -UISettings
1180 -)))|(((
1181 -Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1182 -)))|(((
1183 -ALLE
1184 -)))|(((
1185 -ALLE
1186 -)))|(((
1187 -ALLE
1188 -)))|(((
1189 -\\
1190 -)))
1191 -|=(% scope="row" %)(((
1192 -History
1193 -)))|(((
1194 -Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
1195 -)))|(((
1196 -Anzeigen
1197 -)))|(((
1198 -Anzeigen
1199 -)))|(((
1200 -KEINE
1201 -)))|(((
1202 -Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1203 -)))
1204 -|=(% scope="row" %)(((
1205 -Note
1206 -)))|(((
1207 -Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
1208 -)))|(((
1209 -ALLE
1210 -)))|(((
1211 -ALLE
1212 -)))|(((
1213 -KEINE
1214 -)))|(((
1215 -Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1216 -)))
1217 -|=(% scope="row" %)(((
1218 -MailAccount
1219 -)))|(((
1220 -Mail-Accounts verwalten
1221 -)))|(((
1222 -KEINE
1223 -)))|(((
1224 -Anzeigen
1225 -)))|(((
1226 -ALLE
1227 -)))|(((
1228 -\\
1229 -)))
1230 -|=(% scope="row" %)(((
1231 -MailRule
1232 -)))|(((
1233 -Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
1234 -)))|(((
1235 -KEINE
1236 -)))|(((
1237 -ALLE
1238 -)))|(((
1239 -ALLE
1240 -)))|(((
1241 -\\
1242 -)))
1243 -|=(% scope="row" %)(((
1244 -User
1245 -)))|(((
1246 -Benutzer einsehen oder verwalten
1247 -)))|(((
1248 -KEINE
1249 -)))|(((
1250 -Anzeigen
1251 -)))|(((
1252 -ALLE
1253 -)))|(((
1254 -\\
1255 -)))
1256 -|=(% scope="row" %)(((
1257 -Group
1258 -)))|(((
1259 -Gruppen einsehen oder verwalten
1260 -)))|(((
1261 -KEINE
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1264 -)))|(((
1265 -ALLE
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1267 -\\
1268 -)))
1269 -|=(% scope="row" %)(((
1270 -ShareLink
1271 -)))|(((
1272 -Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
1273 -)))|(((
1274 -KEINE
1275 -)))|(((
1276 -KEINE
1277 -)))|(((
1278 -KEINE
1279 -)))|(((
1280 -\\
1281 -)))
1282 -|=(% scope="row" %)(((
1283 -CustomField
1284 -)))|(((
1285 -Custom Fields einsehen oder verwalten
1286 -)))|(((
1287 -Anzeigen
1288 -)))|(((
1289 -Anzeigen
1290 -)))|(((
1291 -ALLE
1292 -)))|(((
1293 -\\
1294 -)))
1295 -|=(% scope="row" %)(((
1296 -Workflow
1297 -)))|(((
1298 -Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
1299 -)))|(((
1300 -KEINE
1301 -)))|(((
1302 -KEINE
1303 -)))|(((
1304 -ALLE
1305 -)))|(((
1306 -\\
1307 -)))
1308 -
1309 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
1310 -
1311 -Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1312 -
1313 -* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1314 -* Zusätzliche Berechtigungen:
1315 -** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1316 -** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1317 -
1318 -Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1319 -
1320 -[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1321 -
1322 -{{info title="Berechtigungen"}}
1323 -Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1324 -
1325 -|=(% scope="col" %)(((
1326 -Globale Berechtigung
1327 -)))|=(% scope="col" %)(((
1328 -Owner
1329 -)))|=(% scope="col" %)(((
1330 -Objekt-Berechtigung
1331 -)))|=(% scope="col" %)(((
1332 -Ergebnis
1333 -)))
1334 -|(((
1335 -❌️
1336 -)))|(((
1337 -Egal
1338 -)))|(((
1339 -Egal
1340 -)))|(((
1341 -❌️
1342 -)))
1343 -|(((
1344 -✅️
1345 -)))|(((
1346 -✅️
1347 -)))|(((
1348 -Egal
1349 -)))|(((
1350 -✅️
1351 -)))
1352 -|(((
1353 -✅️
1354 -)))|(((
1355 -❌️
1356 -)))|(((
1357 -❌️
1358 -)))|(((
1359 -❌️
1360 -)))
1361 -|(((
1362 -✅️
1363 -)))|(((
1364 -❌️
1365 -)))|(((
1366 -✅️
1367 -)))|(((
1368 -✅️
1369 -)))
1370 -
1371 -Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1372 -{{/info}}
1373 -
1374 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
1375 -
1376 -Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
1377 -
1378 -|=(% scope="row" %)(((
1379 -Benutzer
1380 -)))|=(% scope="col" %)(((
1381 -Verwendet für
1382 -)))
1383 -|=(% scope="row" %)(((
1384 -mksp-mv-owner
1385 -)))|(((
1386 -Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1387 -)))
1388 -|=(% scope="row" %)(((
1389 -mksp-vs-owner
1390 -)))|(((
1391 -Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1392 -)))
1393 -
1394 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1395 -
1396 -Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1397 -
1398 -|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1399 -Objekt
1400 -\\
1401 -)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1402 -Mitgliederverwaltung
1403 -)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1404 -\\
1405 -)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1406 -Vorstandspost
1407 -)))
1408 -|=(% scope="col" %)(((
1409 -Owner
1410 -)))|=(% scope="col" %)(((
1411 -Anzeigen
1412 -)))|=(% scope="col" %)(((
1413 -Bearbeiten
1414 -)))|=(((
1415 -Owner
1416 -)))|=(((
1417 -Anzeigen
1418 -)))|=(((
1419 -Bearbeiten
1420 -)))
1421 -|=(% scope="row" %)(((
1422 -Dokument
1423 -)))|(((
1424 -mksp-mv-owner
1425 -)))|(((
1426 -Mitgliederverwaltung
1427 -)))|(((
1428 -Mitgliederverwaltung
1429 -)))|(((
1430 -mksp-vs-owner
1431 -)))|(((
1432 -Vorstand
1433 -)))|(((
1434 -Vorstand
1435 -)))
1436 -|=(% scope="row" %)(((
1437 -Dokumenttyp
1438 -)))|(((
1439 -mksp-mv-owner
1440 -)))|(((
1441 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1442 -)))|(((
1443 -IT Admin
1444 -)))|(((
1445 -mksp-vs-owner
1446 -)))|(((
1447 -Vorstand
1448 -)))|(((
1449 -Vorstand
1450 -)))
1451 -|=(% scope="row" %)(((
1452 -Tag
1453 -)))|(((
1454 -mksp-mv-owner
1455 -)))|(((
1456 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1457 -)))|(((
1458 -IT Admin
1459 -)))|(((
1460 -mksp-vs-owner
1461 -)))|(((
1462 -Vorstand
1463 -)))|(((
1464 -Vorstand
1465 -)))
1466 -|=(% scope="row" %)(((
1467 -Korrespondent
1468 -)))|(((
1469 -mksp-mv-owner
1470 -)))|(((
1471 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1472 -)))|(((
1473 -IT Admin
1474 -)))|(((
1475 -mksp-vs-owner
1476 -)))|(((
1477 -Vorstand
1478 -)))|(((
1479 -Vorstand
1480 -)))
1481 -|=(% scope="row" %)(((
1482 -Speicherpfad
1483 -)))|(((
1484 -mksp-mv-owner
1485 -)))|(((
1486 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1487 -)))|(((
1488 -IT Admin
1489 -)))|(((
1490 -mksp-vs-owner
1491 -)))|(((
1492 -Vorstand
1493 -)))|(((
1494 -IT Admin
1495 -)))
1496 -
1497 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Workflows"/}}Workflows ==
1498 -
1499 -Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
1500 -
1501 -* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1502 -* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
1503 -
1504 1504  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1505 1505  
1506 1506  * Docuseal Logging + Monitoring
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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1 -<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
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37 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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40 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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65 -
Icon Prozess Allgemein.png
Author
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Icon System Architecture
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Inhalt Icon
Icon System Architecture.png
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Inhalt
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1 -<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5">
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16 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-7" value="Über Homepage&lt;div&gt;(durch Funktionär für Dritte)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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19 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-8" value="Tablet im Makerspace" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1">
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22 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-15" value="" style="edgeStyle=orthogonalEdgeStyle;rounded=0;orthogonalLoop=1;jettySize=auto;html=1;" parent="1" source="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" target="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" edge="1">
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28 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-11" value="Docuseal Submission&lt;div&gt;(Vorgang in Docuseal)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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31 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-12" value="Docuseal AdHoc&lt;div&gt;(Ergebnis = PDF Dokument)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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37 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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40 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867290/Digitale Mitgliederverwaltung