Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung
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Zusammenfassung
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- Fall 1 Ablaufdiagramm
- Fall 1 Ablaufdiagramm.png
- Fall 2 Ablaufdiagramm
- Fall 2 Ablaufdiagramm.png
- Fall 3 Ablaufdiagramm
- Fall 3 Ablaufdiagramm.png
- Fall 3 Ablaufdiagramm_
- Fall 3 Ablaufdiagramm_.png
- Fall 4 Ablaufdiagramm
- Fall 4 Ablaufdiagramm.png
- Ingest Diagram
- Ingest Diagram.png
- Prozess Allgemein
- Prozess Allgemein.png
- System Architecture
- System Architecture.png
- barcode.jpg
- image-2025-8-25_10-19-25.png
- ~Fall 1 Ablaufdiagramm.tmp
- ~Fall 2 Ablaufdiagramm.tmp
- ~Fall 3 Ablaufdiagramm.tmp
- ~Fall 3 Ablaufdiagramm_.tmp
- ~Fall 4 Ablaufdiagramm.tmp
- ~Ingest Diagram.tmp
- ~Prozess Allgemein.tmp
- ~System Architecture.tmp
Details
- Seiteneigenschaften
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- Inhalt
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... ... @@ -7,10 +7,6 @@ 7 7 8 8 zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung). 9 9 10 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Inhaltsverzeichnis"/}}Inhaltsverzeichnis = 11 - 12 -{{toc/}} 13 - 14 14 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen = 15 15 16 16 Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen). ... ... @@ -425,7 +425,7 @@ 425 425 426 426 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten === 427 427 428 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:424 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten: 429 429 430 430 (% class="wrapped" %) 431 431 |=(% scope="col" %)((( ... ... @@ -464,7 +464,7 @@ 464 464 Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet 465 465 ))) 466 466 467 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.463 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen. 468 468 469 469 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design = 470 470 ... ... @@ -496,10 +496,8 @@ 496 496 497 497 Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern. 498 498 499 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.495 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. 500 500 501 -\\ 502 - 503 503 === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS === 504 504 505 505 Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren. ... ... @@ -718,17 +718,8 @@ 718 718 * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt 719 719 * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen. 720 720 721 - Diefolgenden GrafikgibteineÜbersicht:715 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten == 722 722 723 -{{confluence_drawio border="true" diagramName="Ingest Diagram" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="1016" height="451" revision="3"/}} 724 - 725 -Die Konfiguration des Scanners ist so eingerichtet, dass nur zwei Buttons auf dem Display sichtbar sind: 726 - 727 -* **SCAN Vorstand** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für den Vorstand, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt 728 -* **SCAN MV** - Platziert das Dokument in dem Consumption Ordner für die Mitgliederverwaltung, Rechte und Tags werden dann automatisch gesetzt 729 - 730 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-ÜbersichtderMetadaten"/}}Übersicht der Metadaten == 731 - 732 732 Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind: 733 733 734 734 * **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen: ... ... @@ -751,63 +751,14 @@ 751 751 ** Einweisungszettel 752 752 ** Lagervertrag Kistenlager 753 753 ** Lagervertrag Projektlager 754 -* ((( 755 -**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]]. 739 +* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]]. 756 756 \\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[ 757 757 758 758 {{code language="none"}} 759 759 document renamer 760 760 {{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}} 761 -In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz: 762 -\\ 745 +TODO: Define Storage Path 763 763 764 -|=(% scope="col" %)((( 765 -Name 766 -)))|=(% scope="col" %)((( 767 -Definition 768 -)))|=(% scope="col" %)((( 769 -Sichtbar für 770 -)))|=(% scope="col" %)((( 771 -Anwendung 772 -))) 773 -|((( 774 -Mitglieder Einweisungszettel 775 -)))|((( 776 -(% class="code" %) 777 -((( 778 -~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }} 779 -))) 780 -)))|((( 781 -Mitgliederverwaltung 782 -)))|((( 783 -Einweisungszettel 784 -))) 785 -|((( 786 -Mitglieder Unterlagen 787 -)))|((( 788 -(% class="code" %) 789 -((( 790 -~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }} 791 -))) 792 -)))|((( 793 -Mitgliederverwaltung 794 -)))|((( 795 -Alle anderen Mitgliederdokumente 796 -))) 797 -|((( 798 -Vorstand Dokumente 799 -)))|((( 800 -(% class="code" %) 801 -((( 802 -~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }} 803 -))) 804 -)))|((( 805 -Vorstand 806 -)))|((( 807 -Alle Vorstandsdokumente 808 -))) 809 -))) 810 - 811 811 == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten == 812 812 813 813 Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden. ... ... @@ -833,7 +833,7 @@ 833 833 834 834 Die folgenden Claims sind im Body verfügbar: 835 835 836 -|=((( 772 +(% class="" %)|=((( 837 837 Claim 838 838 )))|=((( 839 839 Type ... ... @@ -869,7 +869,7 @@ 869 869 )))|((( 870 870 UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist. 871 871 ))) 872 -|((( 808 +(% class="" %)|((( 873 873 (% class="code" %) 874 874 ((( 875 875 typ ... ... @@ -881,7 +881,7 @@ 881 881 )))|((( 882 882 Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste. 883 883 ))) 884 -|((( 820 +(% class="" %)|((( 885 885 (% class="code" %) 886 886 ((( 887 887 cor ... ... @@ -893,7 +893,7 @@ 893 893 )))|((( 894 894 Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll 895 895 ))) 896 -|((( 832 +(% class="" %)|((( 897 897 tags 898 898 )))|((( 899 899 List[String] ... ... @@ -1494,13 +1494,6 @@ 1494 1494 IT Admin 1495 1495 ))) 1496 1496 1497 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Workflows"/}}Workflows == 1498 - 1499 -Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt: 1500 - 1501 -* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen. 1502 -* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen. 1503 - 1504 1504 = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte = 1505 1505 1506 1506 * Docuseal Logging + Monitoring
- Fall 1 Ablaufdiagramm
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- Author
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -326.0 KB - Inhalt
- Fall 1 Ablaufdiagramm.png
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- Author
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- Fall 2 Ablaufdiagramm
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- Author
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- Fall 2 Ablaufdiagramm.png
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- Fall 3 Ablaufdiagramm
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- Author
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- Fall 3 Ablaufdiagramm_
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- Fall 3 Ablaufdiagramm_.png
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- Fall 4 Ablaufdiagramm
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- Author
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- Fall 4 Ablaufdiagramm.png
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- Author
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- Ingest Diagram
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- Author
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- Ingest Diagram.png
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- Author
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- Prozess Allgemein
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... ... @@ -1,65 +1,0 @@ 1 -<mxfile host="wiki.makerspace-darmstadt.de" agent="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:142.0) Gecko/20100101 Firefox/142.0" version="28.0.5"> 2 - <diagram id="EUQ4-SQ6-p_z8mJhSL7O" name="Page-1"> 3 - <mxGraphModel dx="1826" dy="1213" grid="1" gridSize="10" guides="1" tooltips="1" connect="1" arrows="1" fold="1" page="0" pageScale="1" pageWidth="850" pageHeight="1100" math="0" shadow="0"> 4 - <root> 5 - <mxCell id="0" /> 6 - <mxCell id="1" parent="0" /> 7 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-4" value="Über Homepage<div>(durch User für sich selbst)</div>" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#dae8fc;strokeColor=#6c8ebf;" parent="1" vertex="1"> 8 - <mxGeometry x="-330" y="-40" width="165" height="40" as="geometry" /> 9 - </mxCell> 10 - <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-10" value="" style="edgeStyle=orthogonalEdgeStyle;rounded=0;orthogonalLoop=1;jettySize=auto;html=1;" parent="1" source="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-6" target="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" edge="1"> 11 - 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- Prozess Allgemein.png
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- Author
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- System Architecture
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- Author
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- System Architecture.png
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- Author
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- barcode.jpg
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- Author
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- image-2025-8-25_10-19-25.png
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- Author
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- ~Fall 1 Ablaufdiagramm.tmp
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- Author
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- ~Fall 2 Ablaufdiagramm.tmp
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- Author
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