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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/27 19:13
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/25 15:49
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,10 +7,6 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Inhaltsverzeichnis"/}}Inhaltsverzeichnis =
11 -
12 -{{toc/}}
13 -
14 14  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
15 15  
16 16  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
... ... @@ -425,7 +425,7 @@
425 425  
426 426  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
427 427  
428 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
424 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 429  
430 430  (% class="wrapped" %)
431 431  |=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -464,7 +464,7 @@
464 464  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
465 465  )))
466 466  
467 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
463 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
468 468  
469 469  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
470 470  
... ... @@ -716,7 +716,7 @@
716 716  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
717 717  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
718 718  
719 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-ÜbersichtderMetadaten"/}}Übersicht der Metadaten ==
715 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
720 720  
721 721  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
722 722  
... ... @@ -740,63 +740,14 @@
740 740  ** Einweisungszettel
741 741  ** Lagervertrag Kistenlager
742 742  ** Lagervertrag Projektlager
743 -* (((
744 -**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
739 +* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
745 745  \\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
746 746  
747 747  {{code language="none"}}
748 748  document renamer
749 749  {{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
750 -In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
751 -\\
745 +TODO: Define Storage Path
752 752  
753 -|=(% scope="col" %)(((
754 -Name
755 -)))|=(% scope="col" %)(((
756 -Definition
757 -)))|=(% scope="col" %)(((
758 -Sichtbar für
759 -)))|=(% scope="col" %)(((
760 -Anwendung
761 -)))
762 -|(((
763 -Mitglieder Einweisungszettel
764 -)))|(((
765 -(% class="code" %)
766 -(((
767 -~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
768 -)))
769 -)))|(((
770 -Mitgliederverwaltung
771 -)))|(((
772 -Einweisungszettel
773 -)))
774 -|(((
775 -Mitglieder Unterlagen
776 -)))|(((
777 -(% class="code" %)
778 -(((
779 -~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
780 -)))
781 -)))|(((
782 -Mitgliederverwaltung
783 -)))|(((
784 -Alle anderen Mitgliederdokumente
785 -)))
786 -|(((
787 -Vorstand Dokumente
788 -)))|(((
789 -(% class="code" %)
790 -(((
791 -~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
792 -)))
793 -)))|(((
794 -Vorstand
795 -)))|(((
796 -Alle Vorstandsdokumente
797 -)))
798 -)))
799 -
800 800  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
801 801  
802 802  Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
... ... @@ -822,7 +822,7 @@
822 822  
823 823  Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
824 824  
825 -|=(((
772 +(% class="" %)|=(((
826 826  Claim
827 827  )))|=(((
828 828  Type
... ... @@ -858,7 +858,7 @@
858 858  )))|(((
859 859  UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
860 860  )))
861 -|(((
808 +(% class="" %)|(((
862 862  (% class="code" %)
863 863  (((
864 864  typ
... ... @@ -870,7 +870,7 @@
870 870  )))|(((
871 871  Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
872 872  )))
873 -|(((
820 +(% class="" %)|(((
874 874  (% class="code" %)
875 875  (((
876 876  cor
... ... @@ -882,7 +882,7 @@
882 882  )))|(((
883 883  Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
884 884  )))
885 -|(((
832 +(% class="" %)|(((
886 886  tags
887 887  )))|(((
888 888  List[String]
... ... @@ -1023,12 +1023,8 @@
1023 1023  
1024 1024  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
1025 1025  
1026 -Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
973 +Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1027 1027  
1028 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PostConsumptionScript"/}}Post Consumption Script ===
1029 -
1030 -Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
1031 -
1032 1032  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
1033 1033  
1034 1034  Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
... ... @@ -1483,13 +1483,6 @@
1483 1483  IT Admin
1484 1484  )))
1485 1485  
1486 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Workflows"/}}Workflows ==
1487 -
1488 -Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
1489 -
1490 -* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1491 -* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
1492 -
1493 1493  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1494 1494  
1495 1495  * Docuseal Logging + Monitoring
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -205586515
1 +205586470
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/205586515/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/205586470/Digitale Mitgliederverwaltung