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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
Von Version Icon 45.1 Icon
bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/27 19:13
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/23 12:05
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,10 +7,6 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Inhaltsverzeichnis"/}}Inhaltsverzeichnis =
11 -
12 -{{toc/}}
13 -
14 14  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
15 15  
16 16  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
... ... @@ -425,7 +425,7 @@
425 425  
426 426  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
427 427  
428 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
424 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 429  
430 430  (% class="wrapped" %)
431 431  |=(% scope="col" %)(((
... ... @@ -464,7 +464,7 @@
464 464  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
465 465  )))
466 466  
467 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
463 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
468 468  
469 469  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
470 470  
... ... @@ -716,7 +716,7 @@
716 716  * **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
717 717  * **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
718 718  
719 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-ÜbersichtderMetadaten"/}}Übersicht der Metadaten ==
715 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
720 720  
721 721  Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
722 722  
... ... @@ -727,76 +727,85 @@
727 727  * **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
728 728  ** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
729 729  ** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
730 -* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
731 -** Mitgliedsantrag
732 -** SEPA Lastschriftmandat
733 -** Studienbescheinigung
734 -** Bestätigung Schlüsselausgabe
735 -** Verpflichtungserklärung Datenschutz
736 -** Übungsleitervertrag
737 -** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
738 -** Bestellung als Einweiser:in
739 -** Haftungsausschluss
740 -** Einweisungszettel
741 -** Lagervertrag Kistenlager
742 -** Lagervertrag Projektlager
743 743  * (((
744 -**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
745 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
746 -
747 -{{code language="none"}}
748 -document renamer
749 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
750 -In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
727 +**Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Tabelle festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden. Neben einem Namen haben die Dokumente einen Match String. Kommt dieser eindeutig (exakter Match) irgendwo im Dokument vor, wird der Typ automatisch zugewiesen.
751 751  \\
752 752  
730 +(% class="wrapped" %)
753 753  |=(% scope="col" %)(((
754 754  Name
755 755  )))|=(% scope="col" %)(((
756 -Definition
757 -)))|=(% scope="col" %)(((
758 -Sichtbar für
759 -)))|=(% scope="col" %)(((
760 -Anwendung
734 +Exact Match String
761 761  )))
762 762  |(((
763 -Mitglieder Einweisungszettel
737 +Mitgliedsantrag
764 764  )))|(((
765 -(% class="code" %)
766 -(((
767 -~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
739 +mksp-doc-mitgliedsantrag
768 768  )))
741 +|(((
742 +SEPA Lastschriftmandat
769 769  )))|(((
770 -Mitgliederverwaltung
744 +mksp-doc-sepamandat
745 +)))
746 +|(((
747 +Studienbescheinigung
771 771  )))|(((
772 -Einweisungszettel
749 +mksp-doc-studienbescheinigung
773 773  )))
774 774  |(((
775 -Mitglieder Unterlagen
752 +Formular Schlüsselausgabe
776 776  )))|(((
777 -(% class="code" %)
778 -(((
779 -~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
754 +mksp-doc-schluesselausgabe
780 780  )))
756 +|(((
757 +Verpflichtungserklärung Datenschutz
781 781  )))|(((
782 -Mitgliederverwaltung
759 +\\
760 +)))
761 +|(((
762 +Übungsleitervertrag
783 783  )))|(((
784 -Alle anderen Mitgliederdokumente
764 +\\
785 785  )))
786 786  |(((
787 -Vorstand Dokumente
767 +Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
788 788  )))|(((
789 -(% class="code" %)
790 -(((
791 -~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
769 +\\
792 792  )))
771 +|(((
772 +Bestellung eines Einweisers
793 793  )))|(((
794 -Vorstand
774 +\\
775 +)))
776 +|(((
777 +Haftungsausschluss
795 795  )))|(((
796 -Alle Vorstandsdokumente
779 +\\
797 797  )))
781 +|(((
782 +Einweisungszettel
783 +)))|(((
784 +\\
798 798  )))
786 +|(((
787 +Lagervertrag Kistenlager
788 +)))|(((
789 +\\
790 +)))
791 +|(((
792 +Lagervertrag Projektlager
793 +)))|(((
794 +\\
795 +)))
796 +)))
797 +* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
798 +\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
799 799  
800 +{{code language="none"}}
801 +document renamer
802 +{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
803 +TODO: Define Storage Path
804 +
800 800  == {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
801 801  
802 802  Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
... ... @@ -803,7 +803,7 @@
803 803  
804 804  **Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
805 805  
806 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Barcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Barcode erzeugen(%%) ===
811 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-QRcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)**QR **code erzeugen(%%) ===
807 807  
808 808  (% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
809 809  
... ... @@ -812,42 +812,39 @@
812 812  ** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
813 813  ** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
814 814  ** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
815 -* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
820 +* QR code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
816 816  
817 817  === {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
818 818  
819 -Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
824 +Der Header enthält wichtige Meta-Daten:
820 820  
821 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
822 -
823 -Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
824 -
825 -|=(((
826 +|=(% scope="col" %)(((
826 826  Claim
827 -)))|=(((
828 +)))|=(% scope="col" %)(((
828 828  Type
829 -)))|=(((
830 +)))|=(% scope="col" %)(((
830 830  Pflicht
831 -)))|=(((
832 +)))|=(% scope="col" %)(((
832 832  Beschreibung
833 833  )))
834 834  |(((
835 -id
836 +time
836 836  )))|(((
837 -UUID4
838 +Timestamp
839 +Format: YYYY-MM-DDTHH:mm:ss
838 838  )))|(((
839 839  ✅️
840 840  )))|(((
841 -Eindeutige ID dieses Dokuments
843 +Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
842 842  )))
843 843  |(((
844 -time
846 +id
845 845  )))|(((
846 -Zahl
848 +UUID4
847 847  )))|(((
848 848  ✅️
849 849  )))|(((
850 -UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
852 +Eindeutige ID dieses Dokuments
851 851  )))
852 852  |(((
853 853  exp
... ... @@ -856,9 +856,23 @@
856 856  )))|(((
857 857  ✅️
858 858  )))|(((
859 -UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
861 +Dauer der Gültigkeit gemessen in Sekunden, beispielsweise 1209600 für 2 Wochen.
860 860  )))
861 -|(((
863 +
864 +=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
865 +
866 +Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
867 +
868 +(% class="" %)|=(((
869 +Claim
870 +)))|=(((
871 +Type
872 +)))|=(((
873 +Pflicht
874 +)))|=(((
875 +Beschreibung
876 +)))
877 +(% class="" %)|(((
862 862  (% class="code" %)
863 863  (((
864 864  typ
... ... @@ -870,7 +870,7 @@
870 870  )))|(((
871 871  Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
872 872  )))
873 -|(((
889 +(% class="" %)|(((
874 874  (% class="code" %)
875 875  (((
876 876  cor
... ... @@ -882,7 +882,7 @@
882 882  )))|(((
883 883  Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
884 884  )))
885 -|(((
901 +(% class="" %)|(((
886 886  tags
887 887  )))|(((
888 888  List[String]
... ... @@ -1013,483 +1013,14 @@
1013 1013  
1014 1014  Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
1015 1015  
1016 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PDF417Code"/}}PDF417 Code ===
1032 +== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesSetup"/}}Technisches Setup ==
1017 1017  
1018 -Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
1034 +Owner: zwei Owner
1035 +Docs: Owner = grp owner, View + Edit jeweilige Gruppen
1036 +Correspondent: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1037 +Tag: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1038 +Doc Type: owner = grp owner, view = jeweilige Gruppe, edit = it admin
1019 1019  
1020 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
1021 -
1022 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
1023 -
1024 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
1025 -
1026 -Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1027 -
1028 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PostConsumptionScript"/}}Post Consumption Script ===
1029 -
1030 -Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
1031 -
1032 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
1033 -
1034 -Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
1035 -
1036 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-BenutzerundGruppen"/}}Benutzer und Gruppen ===
1037 -
1038 -Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1039 -
1040 -* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
1041 -* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1042 -* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1043 -
1044 -Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1045 -
1046 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
1047 -
1048 -Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1049 -
1050 -|=(% scope="row" %)(((
1051 -Berechtigung
1052 -)))|=(% scope="col" %)(((
1053 -Beschreibung
1054 -)))|=(% scope="col" %)(((
1055 -Mitgliederverwaltung
1056 -)))|=(% scope="col" %)(((
1057 -Vorstand
1058 -)))|=(% scope="col" %)(((
1059 -IT Admin
1060 -)))|=(% scope="col" %)(((
1061 -Notiz
1062 -)))
1063 -|=(% scope="row" %)(((
1064 -Document
1065 -)))|(((
1066 -Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1067 -)))|(((
1068 -ALLE
1069 -)))|(((
1070 -ALLE
1071 -)))|(((
1072 -KEINE
1073 -)))|(((
1074 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1075 -)))
1076 -|=(% scope="row" %)(((
1077 -Tag
1078 -)))|(((
1079 -Sehen und bearbeiten von Tags.
1080 -)))|(((
1081 -Anzeigen
1082 -)))|(((
1083 -ALLE
1084 -)))|(((
1085 -ALLE
1086 -)))|(((
1087 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1088 -)))
1089 -|=(% scope="row" %)(((
1090 -Correspondent
1091 -)))|(((
1092 -Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1093 -)))|(((
1094 -Anzeigen
1095 -)))|(((
1096 -ALLE
1097 -)))|(((
1098 -ALLE
1099 -)))|(((
1100 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1101 -)))
1102 -|=(% scope="row" %)(((
1103 -DocumentType
1104 -)))|(((
1105 -Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1106 -)))|(((
1107 -Anzeigen
1108 -)))|(((
1109 -ALLE
1110 -)))|(((
1111 -ALLE
1112 -)))|(((
1113 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1114 -)))
1115 -|=(% scope="row" %)(((
1116 -StoragePath
1117 -)))|(((
1118 -Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1119 -)))|(((
1120 -Anzeigen
1121 -)))|(((
1122 -Anzeigen
1123 -)))|(((
1124 -ALLE
1125 -)))|(((
1126 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1127 -)))
1128 -|=(% scope="row" %)(((
1129 -SavedView
1130 -)))|(((
1131 -Ansichten erzeugen und speichern
1132 -)))|(((
1133 -ALLE
1134 -)))|(((
1135 -ALLE
1136 -)))|(((
1137 -KEINE
1138 -)))|(((
1139 -\\
1140 -)))
1141 -|=(% scope="row" %)(((
1142 -PaperlessTask
1143 -)))|(((
1144 -Dateiaufgaben einsehen und löschen
1145 -)))|(((
1146 -KEINE
1147 -)))|(((
1148 -KEINE
1149 -)))|(((
1150 -ALLE
1151 -)))|(((
1152 -\\
1153 -)))
1154 -|=(% scope="row" %)(((
1155 -AppConfig
1156 -)))|(((
1157 -Konfiguration von Paperless NGX selbst
1158 -)))|(((
1159 -KEINE
1160 -)))|(((
1161 -KEINE
1162 -)))|(((
1163 -ALLE
1164 -)))|(((
1165 -\\
1166 -)))
1167 -|=(% scope="row" %)(((
1168 -UISettings
1169 -)))|(((
1170 -Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1171 -)))|(((
1172 -ALLE
1173 -)))|(((
1174 -ALLE
1175 -)))|(((
1176 -ALLE
1177 -)))|(((
1178 -\\
1179 -)))
1180 -|=(% scope="row" %)(((
1181 -History
1182 -)))|(((
1183 -Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
1184 -)))|(((
1185 -Anzeigen
1186 -)))|(((
1187 -Anzeigen
1188 -)))|(((
1189 -KEINE
1190 -)))|(((
1191 -Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1192 -)))
1193 -|=(% scope="row" %)(((
1194 -Note
1195 -)))|(((
1196 -Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
1197 -)))|(((
1198 -ALLE
1199 -)))|(((
1200 -ALLE
1201 -)))|(((
1202 -KEINE
1203 -)))|(((
1204 -Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1205 -)))
1206 -|=(% scope="row" %)(((
1207 -MailAccount
1208 -)))|(((
1209 -Mail-Accounts verwalten
1210 -)))|(((
1211 -KEINE
1212 -)))|(((
1213 -Anzeigen
1214 -)))|(((
1215 -ALLE
1216 -)))|(((
1217 -\\
1218 -)))
1219 -|=(% scope="row" %)(((
1220 -MailRule
1221 -)))|(((
1222 -Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
1223 -)))|(((
1224 -KEINE
1225 -)))|(((
1226 -ALLE
1227 -)))|(((
1228 -ALLE
1229 -)))|(((
1230 -\\
1231 -)))
1232 -|=(% scope="row" %)(((
1233 -User
1234 -)))|(((
1235 -Benutzer einsehen oder verwalten
1236 -)))|(((
1237 -KEINE
1238 -)))|(((
1239 -Anzeigen
1240 -)))|(((
1241 -ALLE
1242 -)))|(((
1243 -\\
1244 -)))
1245 -|=(% scope="row" %)(((
1246 -Group
1247 -)))|(((
1248 -Gruppen einsehen oder verwalten
1249 -)))|(((
1250 -KEINE
1251 -)))|(((
1252 -Anzeigen
1253 -)))|(((
1254 -ALLE
1255 -)))|(((
1256 -\\
1257 -)))
1258 -|=(% scope="row" %)(((
1259 -ShareLink
1260 -)))|(((
1261 -Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
1262 -)))|(((
1263 -KEINE
1264 -)))|(((
1265 -KEINE
1266 -)))|(((
1267 -KEINE
1268 -)))|(((
1269 -\\
1270 -)))
1271 -|=(% scope="row" %)(((
1272 -CustomField
1273 -)))|(((
1274 -Custom Fields einsehen oder verwalten
1275 -)))|(((
1276 -Anzeigen
1277 -)))|(((
1278 -Anzeigen
1279 -)))|(((
1280 -ALLE
1281 -)))|(((
1282 -\\
1283 -)))
1284 -|=(% scope="row" %)(((
1285 -Workflow
1286 -)))|(((
1287 -Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
1288 -)))|(((
1289 -KEINE
1290 -)))|(((
1291 -KEINE
1292 -)))|(((
1293 -ALLE
1294 -)))|(((
1295 -\\
1296 -)))
1297 -
1298 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
1299 -
1300 -Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1301 -
1302 -* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1303 -* Zusätzliche Berechtigungen:
1304 -** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1305 -** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1306 -
1307 -Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1308 -
1309 -[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1310 -
1311 -{{info title="Berechtigungen"}}
1312 -Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1313 -
1314 -|=(% scope="col" %)(((
1315 -Globale Berechtigung
1316 -)))|=(% scope="col" %)(((
1317 -Owner
1318 -)))|=(% scope="col" %)(((
1319 -Objekt-Berechtigung
1320 -)))|=(% scope="col" %)(((
1321 -Ergebnis
1322 -)))
1323 -|(((
1324 -❌️
1325 -)))|(((
1326 -Egal
1327 -)))|(((
1328 -Egal
1329 -)))|(((
1330 -❌️
1331 -)))
1332 -|(((
1333 -✅️
1334 -)))|(((
1335 -✅️
1336 -)))|(((
1337 -Egal
1338 -)))|(((
1339 -✅️
1340 -)))
1341 -|(((
1342 -✅️
1343 -)))|(((
1344 -❌️
1345 -)))|(((
1346 -❌️
1347 -)))|(((
1348 -❌️
1349 -)))
1350 -|(((
1351 -✅️
1352 -)))|(((
1353 -❌️
1354 -)))|(((
1355 -✅️
1356 -)))|(((
1357 -✅️
1358 -)))
1359 -
1360 -Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1361 -{{/info}}
1362 -
1363 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
1364 -
1365 -Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
1366 -
1367 -|=(% scope="row" %)(((
1368 -Benutzer
1369 -)))|=(% scope="col" %)(((
1370 -Verwendet für
1371 -)))
1372 -|=(% scope="row" %)(((
1373 -mksp-mv-owner
1374 -)))|(((
1375 -Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1376 -)))
1377 -|=(% scope="row" %)(((
1378 -mksp-vs-owner
1379 -)))|(((
1380 -Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1381 -)))
1382 -
1383 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1384 -
1385 -Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1386 -
1387 -|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1388 -Objekt
1389 -\\
1390 -)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1391 -Mitgliederverwaltung
1392 -)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1393 -\\
1394 -)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1395 -Vorstandspost
1396 -)))
1397 -|=(% scope="col" %)(((
1398 -Owner
1399 -)))|=(% scope="col" %)(((
1400 -Anzeigen
1401 -)))|=(% scope="col" %)(((
1402 -Bearbeiten
1403 -)))|=(((
1404 -Owner
1405 -)))|=(((
1406 -Anzeigen
1407 -)))|=(((
1408 -Bearbeiten
1409 -)))
1410 -|=(% scope="row" %)(((
1411 -Dokument
1412 -)))|(((
1413 -mksp-mv-owner
1414 -)))|(((
1415 -Mitgliederverwaltung
1416 -)))|(((
1417 -Mitgliederverwaltung
1418 -)))|(((
1419 -mksp-vs-owner
1420 -)))|(((
1421 -Vorstand
1422 -)))|(((
1423 -Vorstand
1424 -)))
1425 -|=(% scope="row" %)(((
1426 -Dokumenttyp
1427 -)))|(((
1428 -mksp-mv-owner
1429 -)))|(((
1430 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1431 -)))|(((
1432 -IT Admin
1433 -)))|(((
1434 -mksp-vs-owner
1435 -)))|(((
1436 -Vorstand
1437 -)))|(((
1438 -Vorstand
1439 -)))
1440 -|=(% scope="row" %)(((
1441 -Tag
1442 -)))|(((
1443 -mksp-mv-owner
1444 -)))|(((
1445 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1446 -)))|(((
1447 -IT Admin
1448 -)))|(((
1449 -mksp-vs-owner
1450 -)))|(((
1451 -Vorstand
1452 -)))|(((
1453 -Vorstand
1454 -)))
1455 -|=(% scope="row" %)(((
1456 -Korrespondent
1457 -)))|(((
1458 -mksp-mv-owner
1459 -)))|(((
1460 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1461 -)))|(((
1462 -IT Admin
1463 -)))|(((
1464 -mksp-vs-owner
1465 -)))|(((
1466 -Vorstand
1467 -)))|(((
1468 -Vorstand
1469 -)))
1470 -|=(% scope="row" %)(((
1471 -Speicherpfad
1472 -)))|(((
1473 -mksp-mv-owner
1474 -)))|(((
1475 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1476 -)))|(((
1477 -IT Admin
1478 -)))|(((
1479 -mksp-vs-owner
1480 -)))|(((
1481 -Vorstand
1482 -)))|(((
1483 -IT Admin
1484 -)))
1485 -
1486 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Workflows"/}}Workflows ==
1487 -
1488 -Paperless Workflows können zur Automatisierung verschiedener Tasks eingesetzt werden. In diesem Fall werden zwei Fälle damit abgedeckt:
1489 -
1490 -* Beim Hinzufügen der Dokumente via Webinterface **wird standardmäßig der angemeldete Nutzer als Owner des Dokuments festgelegt**. Damit haben andere Mitglieder der gleichen Gruppe (Beispielsweise Vorstand oder Mitgliederverwaltung) kein Zugriff auf die so hinzugefügten Dokumente. Aus diesem Grund setzt einer der Workflow die entsprechend notwendigen Berechtigungen.
1491 -* Einscannen von Dokumenten soll sowohl für die Mitgliederverwaltung als auch für den Vorstand möglich sein und der richtigen Gruppe zugeordnet werden. Wir haben dafür zwei unterschiedliche Ordner aus dem NAS angelegt. Der Dokumentenscanner kann Dokumente in einen der beiden Ordner legen, wir nutzen Workflows um auch hier die richtigen Berechtigungen zu setzen.
1492 -
1493 1493  = {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1494 1494  
1495 1495  * Docuseal Logging + Monitoring
Icon Confluence.Code.ConfluencePageClass[0]
Id
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -205586515
1 +202867290
URL
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/205586515/Digitale Mitgliederverwaltung
1 +https://wiki.makerspace-darmstadt.de/spaces/PROJ/pages/202867290/Digitale Mitgliederverwaltung