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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/27 19:09
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am 2026/01/30 10:41
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,11 +7,11 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Inhaltsverzeichnis"/}}Inhaltsverzeichnis =
10 += Inhaltsverzeichnis =
11 11  
12 12  {{toc/}}
13 13  
14 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
14 += Hintergrundinformationen =
15 15  
16 16  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
17 17  
... ... @@ -23,7 +23,7 @@
23 23  
24 24  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
25 25  
26 -(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
26 +(% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
27 27  |=(((
28 28  Signaturtyp
29 29  )))|=(((
... ... @@ -61,27 +61,27 @@
61 61  Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
62 62  )))
63 63  
64 -\\
65 65  
65 +
66 66  {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
67 67  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
68 68  {{/confluence_tip}}
69 69  
70 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
70 += Dokumente und Workflow =
71 71  
72 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
72 +== Dokumenten-Arten ==
73 73  
74 74  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
75 75  
76 76  (% class="wrapped" %)
77 -|=(% scope="col" %)(((
77 +|=(((
78 78  Dokumenten-Typ
79 -)))|=(% scope="col" %)(((
79 +)))|=(((
80 80  Vollständig
81 81  digitalisieren
82 -)))|=(% scope="col" %)(((
82 +)))|=(((
83 83  Prozess heute
84 -)))|=(% scope="col" %)(((
84 +)))|=(((
85 85  Notwendige Änderungen
86 86  )))
87 87  |(((
... ... @@ -164,7 +164,7 @@
164 164  )))|(((
165 165  Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
166 166  
167 -Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
167 +Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
168 168  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
169 169  )))|(((
170 170  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
... ... @@ -286,19 +286,19 @@
286 286  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
287 287  )))
288 288  
289 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
289 +== Workflow Beschreibung ==
290 290  
291 291  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
292 292  
293 293  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
294 294  
295 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
295 +=== Trigger / Starten des Workflows ===
296 296  
297 297  Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
298 298  
299 299  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
300 300  
301 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
301 +==== Start über die Homepage ====
302 302  
303 303  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
304 304  
... ... @@ -306,24 +306,24 @@
306 306  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
307 307  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
308 308  
309 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
309 +==== Lokal im Makerspace ====
310 310  
311 311  Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
312 312  
313 313  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
314 314  
315 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
315 +=== Dokument erstellen ===
316 316  
317 317  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
318 318  
319 319  (% class="wrapped" %)
320 -|=(% scope="col" %)(((
320 +|=(((
321 321  Remote / Lokal
322 -)))|=(% scope="col" %)(((
322 +)))|=(((
323 323  Schriftformerfordernis
324 -)))|=(% scope="col" %)(((
324 +)))|=(((
325 325  Beispiel
326 -)))|=(% scope="col" %)(((
326 +)))|=(((
327 327  Beschreibung
328 328  )))
329 329  |(((
... ... @@ -361,7 +361,7 @@
361 361  )))|(((
362 362  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
363 363  )))|(((
364 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
364 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
365 365  )))
366 366  
367 367  {{error title="Docuseal Lizenz"}}
... ... @@ -368,7 +368,7 @@
368 368  Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
369 369  {{/error}}
370 370  
371 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
371 +=== Unterschrift leisten ===
372 372  
373 373  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
374 374  
... ... @@ -420,19 +420,19 @@
420 420  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
421 421  )))|(((
422 422  Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
423 -\\
423 +
424 424  )))
425 425  
426 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
426 +=== Ablegen und Verarbeiten ===
427 427  
428 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
429 429  
430 430  (% class="wrapped" %)
431 -|=(% scope="col" %)(((
431 +|=(((
432 432  Signatur über
433 -)))|=(% scope="col" %)(((
433 +)))|=(((
434 434  Paperless Ingest
435 -)))|=(% scope="col" %)(((
435 +)))|=(((
436 436  Ablauf
437 437  )))
438 438  |(((
... ... @@ -464,11 +464,11 @@
464 464  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
465 465  )))
466 466  
467 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
468 468  
469 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
469 += Technisches Design =
470 470  
471 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
471 +== Vorhandene Komponenten ==
472 472  
473 473  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
474 474  
... ... @@ -480,25 +480,25 @@
480 480  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
481 481  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
482 482  
483 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
483 +== Neue Komponenten ==
484 484  
485 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
485 +=== Paperless NGX ===
486 486  
487 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
487 +Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
488 488  
489 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
489 +Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
490 490  
491 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
491 +Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
492 492  
493 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
493 +=== N8n ===
494 494  
495 495  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
496 496  
497 497  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
498 498  
499 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
499 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
500 500  
501 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
501 +=== NATS ===
502 502  
503 503  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
504 504  
... ... @@ -506,7 +506,7 @@
506 506  
507 507  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
508 508  
509 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
509 +== Systemübersicht ==
510 510  
511 511  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
512 512  
... ... @@ -515,13 +515,13 @@
515 515  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
516 516  
517 517  * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
518 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
518 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
519 519  
520 520  Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
521 521  
522 522  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
523 523  
524 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
524 +== Dokument-Workflows ==
525 525  
526 526  Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
527 527  
... ... @@ -537,12 +537,12 @@
537 537  (% class="wrapped" %)
538 538  |=(% scope="row" %)(((
539 539  Workflow
540 -)))|=(% scope="col" %)(((
540 +)))|=(((
541 541  Schriftform erforderlich
542 -)))|=(% scope="col" %)(((
542 +)))|=(((
543 543  Lokal / Remote
544 544  )))
545 -|=(% scope="row" %)(((
545 +|=(((
546 546  Fall 1: Digital Remote
547 547  )))|(((
548 548  Nein
... ... @@ -549,7 +549,7 @@
549 549  )))|(((
550 550  Remote
551 551  )))
552 -|=(% scope="row" %)(((
552 +|=(((
553 553  Fall 2: Digital Makerspace
554 554  )))|(((
555 555  Nein
... ... @@ -556,7 +556,7 @@
556 556  )))|(((
557 557  Lokal
558 558  )))
559 -|=(% scope="row" %)(((
559 +|=(((
560 560  Fall 3: Handschriftlich Remote
561 561  )))|(((
562 562  Ja
... ... @@ -563,7 +563,7 @@
563 563  )))|(((
564 564  Remote
565 565  )))
566 -|=(% scope="row" %)(((
566 +|=(((
567 567  Fall 4: Handschriftlich Makerspace
568 568  )))|(((
569 569  Ja
... ... @@ -571,7 +571,7 @@
571 571  Lokal
572 572  )))
573 573  
574 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
574 +=== Fall 1: Digital + Remote ===
575 575  
576 576  Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
577 577  
... ... @@ -598,7 +598,7 @@
598 598  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
599 599  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
600 600  
601 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
601 +=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
602 602  
603 603  In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
604 604  
... ... @@ -617,7 +617,7 @@
617 617  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
618 618  11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
619 619  11. (((
620 -Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
620 +Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
621 621  
622 622  {{expand}}
623 623  {{code language="json"}}
... ... @@ -652,7 +652,7 @@
652 652  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
653 653  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
654 654  
655 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
655 +=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
656 656  
657 657  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
658 658  
... ... @@ -678,7 +678,7 @@
678 678  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
679 679  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
680 680  
681 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
681 +=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
682 682  
683 683  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
684 684  
... ... @@ -702,788 +702,7 @@
702 702  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
703 703  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
704 704  
705 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
705 += Offene Punkte =
706 706  
707 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
708 -
709 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
710 -
711 -**Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
712 -
713 -* **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
714 -** Die Mitgliederverwaltung: [[mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
715 -** Den Vorstand: [[vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
716 -* **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
717 -* **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
718 -
719 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
720 -
721 -Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
722 -
723 -* **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
724 -** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
725 -** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
726 -** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
727 -* **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
728 -** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
729 -** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
730 -* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
731 -** Mitgliedsantrag
732 -** SEPA Lastschriftmandat
733 -** Studienbescheinigung
734 -** Bestätigung Schlüsselausgabe
735 -** Verpflichtungserklärung Datenschutz
736 -** Übungsleitervertrag
737 -** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
738 -** Bestellung als Einweiser:in
739 -** Haftungsausschluss
740 -** Einweisungszettel
741 -** Lagervertrag Kistenlager
742 -** Lagervertrag Projektlager
743 -* (((
744 -**Storage Path**: Speicherpfade sind ein fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
745 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
746 -
747 -{{code language="none"}}
748 -document renamer
749 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
750 -In unserem Fall kommen die folgenden Speicherpfade zum Einsatz:
751 -\\
752 -
753 -|=(% scope="col" %)(((
754 -Name
755 -)))|=(% scope="col" %)(((
756 -Definition
757 -)))|=(% scope="col" %)(((
758 -Sichtbar für
759 -)))|=(% scope="col" %)(((
760 -Anwendung
761 -)))
762 -|(((
763 -Mitglieder Einweisungszettel
764 -)))|(((
765 -(% class="code" %)
766 -(((
767 -~{~{ correspondent }}/Einweisungen/~{~{ document_type }}-~{~{ tag_list }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
768 -)))
769 -)))|(((
770 -Mitgliederverwaltung
771 -)))|(((
772 -Einweisungszettel
773 -)))
774 -|(((
775 -Mitglieder Unterlagen
776 -)))|(((
777 -(% class="code" %)
778 -(((
779 -~{~{ correspondent }}/~{~{ document_type }}-~{~{ created }}-~{~{ doc_pk }}
780 -)))
781 -)))|(((
782 -Mitgliederverwaltung
783 -)))|(((
784 -Alle anderen Mitgliederdokumente
785 -)))
786 -|(((
787 -Vorstand Dokumente
788 -)))|(((
789 -(% class="code" %)
790 -(((
791 -~{~{ created_year }}/~{~{ correspondent }}/~{~{ title }}
792 -)))
793 -)))|(((
794 -Vorstand
795 -)))|(((
796 -Alle Vorstandsdokumente
797 -)))
798 -)))
799 -
800 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
801 -
802 -Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
803 -
804 -**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
805 -
806 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Barcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Barcode erzeugen(%%) ===
807 -
808 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
809 -
810 -* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
811 -* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
812 -** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
813 -** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
814 -** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
815 -* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
816 -
817 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
818 -
819 -Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
820 -
821 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
822 -
823 -Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
824 -
825 -|=(((
826 -Claim
827 -)))|=(((
828 -Type
829 -)))|=(((
830 -Pflicht
831 -)))|=(((
832 -Beschreibung
833 -)))
834 -|(((
835 -id
836 -)))|(((
837 -UUID4
838 -)))|(((
839 -✅️
840 -)))|(((
841 -Eindeutige ID dieses Dokuments
842 -)))
843 -|(((
844 -time
845 -)))|(((
846 -Zahl
847 -)))|(((
848 -✅️
849 -)))|(((
850 -UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
851 -)))
852 -|(((
853 -exp
854 -)))|(((
855 -Zahl
856 -)))|(((
857 -✅️
858 -)))|(((
859 -UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
860 -)))
861 -|(((
862 -(% class="code" %)
863 -(((
864 -typ
865 -)))
866 -)))|(((
867 -String
868 -)))|(((
869 -✅️
870 -)))|(((
871 -Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
872 -)))
873 -|(((
874 -(% class="code" %)
875 -(((
876 -cor
877 -)))
878 -)))|(((
879 -String
880 -)))|(((
881 -❌️
882 -)))|(((
883 -Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
884 -)))
885 -|(((
886 -tags
887 -)))|(((
888 -List[String]
889 -)))|(((
890 -❌️
891 -)))|(((
892 -Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
893 -)))
894 -|(((
895 -spth
896 -)))|(((
897 -String
898 -)))|(((
899 -❌️
900 -)))|(((
901 -Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
902 -)))
903 -|(((
904 -opt
905 -)))|(((
906 -dict
907 -)))|(((
908 -❌️
909 -)))|(((
910 -Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
911 -)))
912 -
913 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
914 -
915 -Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
916 -
917 -{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
918 -Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
919 -
920 -Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
921 -{{/confluence_tip}}
922 -
923 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AuswahlderLibrary"/}}Auswahl der Library ===
924 -
925 -Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
926 -
927 -|=(% scope="col" %)(((
928 -Name
929 -)))|=(% scope="col" %)(((
930 -CVE
931 -)))|=(% scope="col" %)(((
932 -Github
933 -)))|=(% scope="col" %)(((
934 -GH⭐
935 -)))|=(% scope="col" %)(((
936 -Letztes Release
937 -)))|=(% scope="col" %)(((
938 -Offene Issues
939 -)))|=(% scope="col" %)(((
940 -Dokumentation
941 -)))|=(% scope="col" %)(((
942 -Qualität Dokumentation
943 -)))|=(% scope="col" %)(((
944 -In Backend vorhanden?
945 -)))|=(% scope="col" %)(((
946 -In Paperless vorhanden?
947 -)))
948 -|(((
949 -python-jose
950 -)))|(((
951 -3/0
952 -)))|(((
953 -[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose||shape="rect"]]
954 -)))|(((
955 -1.7k
956 -)))|(((
957 -28.05.2025
958 -)))|(((
959 -83
960 -)))|(((
961 -[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/||shape="rect"]]
962 -)))|(((
963 -⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
964 -)))|(((
965 -❌️
966 -)))|(((
967 -❌️
968 -)))
969 -|(((
970 -pyJWT
971 -)))|(((
972 -4/0
973 -)))|(((
974 -[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt||shape="rect"]]
975 -)))|(((
976 -5.4k
977 -)))|(((
978 -28.11.2024
979 -)))|(((
980 -30
981 -)))|(((
982 -[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io||shape="rect"]]
983 -)))|(((
984 -➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
985 -)))|(((
986 -✅️ 2.10.1
987 -Dep von firebase
988 -)))|(((
989 -✅️ 2.10.1
990 -)))
991 -|(((
992 -JWCrypto
993 -)))|(((
994 -5/0
995 -)))|(((
996 -[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto||shape="rect"]]
997 -)))|(((
998 -465
999 -)))|(((
1000 -06.03.2024
1001 -)))|(((
1002 -8
1003 -)))|(((
1004 -[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io||shape="rect"]]
1005 -)))|(((
1006 -➕️ API Doc, einige Beispiele
1007 -)))|(((
1008 -✅️ 1.5.6
1009 -Dep von python-keycloak
1010 -)))|(((
1011 -❌️
1012 -)))
1013 -
1014 -Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
1015 -
1016 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PDF417Code"/}}PDF417 Code ===
1017 -
1018 -Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
1019 -
1020 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
1021 -
1022 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
1023 -
1024 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
1025 -
1026 -Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
1027 -
1028 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PostConsumptionScript"/}}Post Consumption Script ===
1029 -
1030 -Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
1031 -
1032 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
1033 -
1034 -Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
1035 -
1036 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-BenutzerundGruppen"/}}Benutzer und Gruppen ===
1037 -
1038 -Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
1039 -
1040 -* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
1041 -* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
1042 -* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
1043 -
1044 -Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
1045 -
1046 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
1047 -
1048 -Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
1049 -
1050 -|=(% scope="row" %)(((
1051 -Berechtigung
1052 -)))|=(% scope="col" %)(((
1053 -Beschreibung
1054 -)))|=(% scope="col" %)(((
1055 -Mitgliederverwaltung
1056 -)))|=(% scope="col" %)(((
1057 -Vorstand
1058 -)))|=(% scope="col" %)(((
1059 -IT Admin
1060 -)))|=(% scope="col" %)(((
1061 -Notiz
1062 -)))
1063 -|=(% scope="row" %)(((
1064 -Document
1065 -)))|(((
1066 -Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1067 -)))|(((
1068 -ALLE
1069 -)))|(((
1070 -ALLE
1071 -)))|(((
1072 -KEINE
1073 -)))|(((
1074 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1075 -)))
1076 -|=(% scope="row" %)(((
1077 -Tag
1078 -)))|(((
1079 -Sehen und bearbeiten von Tags.
1080 -)))|(((
1081 -Anzeigen
1082 -)))|(((
1083 -ALLE
1084 -)))|(((
1085 -ALLE
1086 -)))|(((
1087 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1088 -)))
1089 -|=(% scope="row" %)(((
1090 -Correspondent
1091 -)))|(((
1092 -Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1093 -)))|(((
1094 -Anzeigen
1095 -)))|(((
1096 -ALLE
1097 -)))|(((
1098 -ALLE
1099 -)))|(((
1100 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1101 -)))
1102 -|=(% scope="row" %)(((
1103 -DocumentType
1104 -)))|(((
1105 -Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1106 -)))|(((
1107 -Anzeigen
1108 -)))|(((
1109 -ALLE
1110 -)))|(((
1111 -ALLE
1112 -)))|(((
1113 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1114 -)))
1115 -|=(% scope="row" %)(((
1116 -StoragePath
1117 -)))|(((
1118 -Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1119 -)))|(((
1120 -Anzeigen
1121 -)))|(((
1122 -Anzeigen
1123 -)))|(((
1124 -ALLE
1125 -)))|(((
1126 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1127 -)))
1128 -|=(% scope="row" %)(((
1129 -SavedView
1130 -)))|(((
1131 -Ansichten erzeugen und speichern
1132 -)))|(((
1133 -ALLE
1134 -)))|(((
1135 -ALLE
1136 -)))|(((
1137 -KEINE
1138 -)))|(((
1139 -\\
1140 -)))
1141 -|=(% scope="row" %)(((
1142 -PaperlessTask
1143 -)))|(((
1144 -Dateiaufgaben einsehen und löschen
1145 -)))|(((
1146 -KEINE
1147 -)))|(((
1148 -KEINE
1149 -)))|(((
1150 -ALLE
1151 -)))|(((
1152 -\\
1153 -)))
1154 -|=(% scope="row" %)(((
1155 -AppConfig
1156 -)))|(((
1157 -Konfiguration von Paperless NGX selbst
1158 -)))|(((
1159 -KEINE
1160 -)))|(((
1161 -KEINE
1162 -)))|(((
1163 -ALLE
1164 -)))|(((
1165 -\\
1166 -)))
1167 -|=(% scope="row" %)(((
1168 -UISettings
1169 -)))|(((
1170 -Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1171 -)))|(((
1172 -ALLE
1173 -)))|(((
1174 -ALLE
1175 -)))|(((
1176 -ALLE
1177 -)))|(((
1178 -\\
1179 -)))
1180 -|=(% scope="row" %)(((
1181 -History
1182 -)))|(((
1183 -Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
1184 -)))|(((
1185 -Anzeigen
1186 -)))|(((
1187 -Anzeigen
1188 -)))|(((
1189 -KEINE
1190 -)))|(((
1191 -Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1192 -)))
1193 -|=(% scope="row" %)(((
1194 -Note
1195 -)))|(((
1196 -Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
1197 -)))|(((
1198 -ALLE
1199 -)))|(((
1200 -ALLE
1201 -)))|(((
1202 -KEINE
1203 -)))|(((
1204 -Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1205 -)))
1206 -|=(% scope="row" %)(((
1207 -MailAccount
1208 -)))|(((
1209 -Mail-Accounts verwalten
1210 -)))|(((
1211 -KEINE
1212 -)))|(((
1213 -Anzeigen
1214 -)))|(((
1215 -ALLE
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1217 -\\
1218 -)))
1219 -|=(% scope="row" %)(((
1220 -MailRule
1221 -)))|(((
1222 -Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
1223 -)))|(((
1224 -KEINE
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1226 -ALLE
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1228 -ALLE
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1230 -\\
1231 -)))
1232 -|=(% scope="row" %)(((
1233 -User
1234 -)))|(((
1235 -Benutzer einsehen oder verwalten
1236 -)))|(((
1237 -KEINE
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1241 -ALLE
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1243 -\\
1244 -)))
1245 -|=(% scope="row" %)(((
1246 -Group
1247 -)))|(((
1248 -Gruppen einsehen oder verwalten
1249 -)))|(((
1250 -KEINE
1251 -)))|(((
1252 -Anzeigen
1253 -)))|(((
1254 -ALLE
1255 -)))|(((
1256 -\\
1257 -)))
1258 -|=(% scope="row" %)(((
1259 -ShareLink
1260 -)))|(((
1261 -Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
1262 -)))|(((
1263 -KEINE
1264 -)))|(((
1265 -KEINE
1266 -)))|(((
1267 -KEINE
1268 -)))|(((
1269 -\\
1270 -)))
1271 -|=(% scope="row" %)(((
1272 -CustomField
1273 -)))|(((
1274 -Custom Fields einsehen oder verwalten
1275 -)))|(((
1276 -Anzeigen
1277 -)))|(((
1278 -Anzeigen
1279 -)))|(((
1280 -ALLE
1281 -)))|(((
1282 -\\
1283 -)))
1284 -|=(% scope="row" %)(((
1285 -Workflow
1286 -)))|(((
1287 -Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
1288 -)))|(((
1289 -KEINE
1290 -)))|(((
1291 -KEINE
1292 -)))|(((
1293 -ALLE
1294 -)))|(((
1295 -\\
1296 -)))
1297 -
1298 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
1299 -
1300 -Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1301 -
1302 -* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1303 -* Zusätzliche Berechtigungen:
1304 -** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1305 -** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1306 -
1307 -Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1308 -
1309 -[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1310 -
1311 -{{info title="Berechtigungen"}}
1312 -Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1313 -
1314 -|=(% scope="col" %)(((
1315 -Globale Berechtigung
1316 -)))|=(% scope="col" %)(((
1317 -Owner
1318 -)))|=(% scope="col" %)(((
1319 -Objekt-Berechtigung
1320 -)))|=(% scope="col" %)(((
1321 -Ergebnis
1322 -)))
1323 -|(((
1324 -❌️
1325 -)))|(((
1326 -Egal
1327 -)))|(((
1328 -Egal
1329 -)))|(((
1330 -❌️
1331 -)))
1332 -|(((
1333 -✅️
1334 -)))|(((
1335 -✅️
1336 -)))|(((
1337 -Egal
1338 -)))|(((
1339 -✅️
1340 -)))
1341 -|(((
1342 -✅️
1343 -)))|(((
1344 -❌️
1345 -)))|(((
1346 -❌️
1347 -)))|(((
1348 -❌️
1349 -)))
1350 -|(((
1351 -✅️
1352 -)))|(((
1353 -❌️
1354 -)))|(((
1355 -✅️
1356 -)))|(((
1357 -✅️
1358 -)))
1359 -
1360 -Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1361 -{{/info}}
1362 -
1363 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
1364 -
1365 -Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
1366 -
1367 -|=(% scope="row" %)(((
1368 -Benutzer
1369 -)))|=(% scope="col" %)(((
1370 -Verwendet für
1371 -)))
1372 -|=(% scope="row" %)(((
1373 -mksp-mv-owner
1374 -)))|(((
1375 -Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1376 -)))
1377 -|=(% scope="row" %)(((
1378 -mksp-vs-owner
1379 -)))|(((
1380 -Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1381 -)))
1382 -
1383 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1384 -
1385 -Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1386 -
1387 -|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1388 -Objekt
1389 -\\
1390 -)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1391 -Mitgliederverwaltung
1392 -)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1393 -\\
1394 -)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1395 -Vorstandspost
1396 -)))
1397 -|=(% scope="col" %)(((
1398 -Owner
1399 -)))|=(% scope="col" %)(((
1400 -Anzeigen
1401 -)))|=(% scope="col" %)(((
1402 -Bearbeiten
1403 -)))|=(((
1404 -Owner
1405 -)))|=(((
1406 -Anzeigen
1407 -)))|=(((
1408 -Bearbeiten
1409 -)))
1410 -|=(% scope="row" %)(((
1411 -Dokument
1412 -)))|(((
1413 -mksp-mv-owner
1414 -)))|(((
1415 -Mitgliederverwaltung
1416 -)))|(((
1417 -Mitgliederverwaltung
1418 -)))|(((
1419 -mksp-vs-owner
1420 -)))|(((
1421 -Vorstand
1422 -)))|(((
1423 -Vorstand
1424 -)))
1425 -|=(% scope="row" %)(((
1426 -Dokumenttyp
1427 -)))|(((
1428 -mksp-mv-owner
1429 -)))|(((
1430 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1431 -)))|(((
1432 -IT Admin
1433 -)))|(((
1434 -mksp-vs-owner
1435 -)))|(((
1436 -Vorstand
1437 -)))|(((
1438 -Vorstand
1439 -)))
1440 -|=(% scope="row" %)(((
1441 -Tag
1442 -)))|(((
1443 -mksp-mv-owner
1444 -)))|(((
1445 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1446 -)))|(((
1447 -IT Admin
1448 -)))|(((
1449 -mksp-vs-owner
1450 -)))|(((
1451 -Vorstand
1452 -)))|(((
1453 -Vorstand
1454 -)))
1455 -|=(% scope="row" %)(((
1456 -Korrespondent
1457 -)))|(((
1458 -mksp-mv-owner
1459 -)))|(((
1460 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1461 -)))|(((
1462 -IT Admin
1463 -)))|(((
1464 -mksp-vs-owner
1465 -)))|(((
1466 -Vorstand
1467 -)))|(((
1468 -Vorstand
1469 -)))
1470 -|=(% scope="row" %)(((
1471 -Speicherpfad
1472 -)))|(((
1473 -mksp-mv-owner
1474 -)))|(((
1475 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1476 -)))|(((
1477 -IT Admin
1478 -)))|(((
1479 -mksp-vs-owner
1480 -)))|(((
1481 -Vorstand
1482 -)))|(((
1483 -IT Admin
1484 -)))
1485 -
1486 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1487 -
1488 1488  * Docuseal Logging + Monitoring
1489 1489  * N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 1 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 4 Ablaufdiagramm
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Icon Ingest Diagram
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Icon Prozess Allgemein
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37 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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40 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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46 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-18" value="Handschriftliche Unterschrift&lt;div&gt;(ausdrucken)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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49 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-19" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Ablegen und verarbeiten&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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52 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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55 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-22" value="&lt;b&gt;Tablet Unterschrift&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Upload zu Paperless&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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58 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-23" value="&lt;b&gt;Papierform&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Einscannen mit ScanSnap&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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65 +
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Icon System Architecture
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