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Änderungen von Dokument Digitale Mitgliederverwaltung

Zuletzt geändert von Daniel Herrmann am 2026/02/22 21:17
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bearbeitet von Daniel Herrmann
am 2025/08/26 21:55
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am 2026/01/30 10:41
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Zusammenfassung

Details

Icon Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,8 +7,12 @@
7 7  
8 8  zu diesem Zweck schaffen wir eine Platform basierend auf mehreren Open Source Software Produkten sowie einigen Hardware Produkten (NAS Speicher, Dokumentenscanner, PC Arbeitsplatz für die Mitgliederverwaltung).
9 9  
10 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Hintergrundinformationen"/}}Hintergrundinformationen =
10 += Inhaltsverzeichnis =
11 11  
12 +{{toc/}}
13 +
14 += Hintergrundinformationen =
15 +
12 12  Viele der Dokumente müssen von einer oder mehreren Partien unterschrieben werden. Wir unterscheiden dabei Dokumente mit geringem und hohem "Streitwert". Unsere Definition zielt hierbei auf eine Einschätzung ab, welcher Schaden dem Verein potentiell entstehen könnte und ob wir im Zweifel eine ordnungsgemäße Unterschrift vor Gericht beweisen können müssen. Beispielsweise hat der Lagervertrag (mögliche Schäden im 2-3 stelligen Eurobereich) einen anderen Stellenwert als beispielsweise ein Einweisungszettel (potentiell Personenschäden, dies kann in Millionen gehen).
13 13  
14 14  In Deutschland – und in der gesamten EU nach der eIDAS-Verordnung – gibt es **drei Stufen elektronischer Signaturen**: die **einfache elektronische Signatur (EES**), die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** und die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**.
... ... @@ -19,7 +19,7 @@
19 19  
20 20  Kurz gesagt: Die EES ist schnell und unkompliziert, aber unsicher und nur für risikofreie Vorgänge geeignet. Die FES ist technisch sicherer, rechtlich belastbarer und für wichtige, aber formfreie Vereinbarungen ideal. Die QES ist rechtlich vollwertig wie eine handschriftliche Unterschrift und für alle Schriftformerfordernisse zwingend notwendig. Zusammenfassung:
21 21  
22 -(% class="wrapped" style="text-decoration: none;" %)
26 +(% class="wrapped" style="text-decoration:none" %)
23 23  |=(((
24 24  Signaturtyp
25 25  )))|=(((
... ... @@ -57,27 +57,27 @@
57 57  Mehrfaktor, über einen zugelassenen Vertrauensdienstleister
58 58  )))
59 59  
60 -\\
61 61  
65 +
62 62  {{confluence_tip title="Zusammenfassung"}}
63 63  Für uns im Makerspace bedeutet das, dass wir die EES und FES (über DocuSeal) einsetzen können. Wir haben keine Partnerschaft mit einem Anbieter, der die QES und damit die Schriftformerfordernis abdecken würde, sodass wir alle Dokumente, für die die Schriftform erforderlich ist, weiterhin handschriftlich unterschreiben lassen.
64 64  {{/confluence_tip}}
65 65  
66 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-DokumenteundWorkflow"/}}Dokumente und Workflow =
70 += Dokumente und Workflow =
67 67  
68 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenten-Arten"/}}Dokumenten-Arten ==
72 +== Dokumenten-Arten ==
69 69  
70 70  Am Dienstag, den 12.08.2025 fand hierzu ein Workshop statt, bei dem Vertreter des IT Teams, der Mitgliederverwaltung sowie des Vorstands teilgenommen haben. Dabei wurden die Ziele erläutert und definiert, ebenfalls haben eine Übersicht der bestehenden Dokumenten-Typen erstellt, mit denen wir im Verein heute hantieren. Für jedes Dokument wurde dann evaluiert, ob es in Zukunft komplett digitalisiert werden kann oder ob beispielsweise aus Haftungsgründen die Schriftform und damit eine handschriftliche Unterschrift weiterhin notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
71 71  
72 72  (% class="wrapped" %)
73 -|=(% scope="col" %)(((
77 +|=(((
74 74  Dokumenten-Typ
75 -)))|=(% scope="col" %)(((
79 +)))|=(((
76 76  Vollständig
77 77  digitalisieren
78 -)))|=(% scope="col" %)(((
82 +)))|=(((
79 79  Prozess heute
80 -)))|=(% scope="col" %)(((
84 +)))|=(((
81 81  Notwendige Änderungen
82 82  )))
83 83  |(((
... ... @@ -160,7 +160,7 @@
160 160  )))|(((
161 161  Notwendig für Funktionäre, Einweisende, und so weiter.
162 162  
163 -Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
167 +Ist ein Blanko-Formular, welches ausgefüllt, eingeworfen und abgeheftet wird.
164 164  Danach wird ein Flag für das jeweilige Mitglied gesetzt, dass die Erklärung abgegeben wurde.
165 165  )))|(((
166 166  **Vollständig digital**. Vorstand oder Mitgliederverwaltung löst den Prozess über das Profil des Mitglieds aus (Button auf Homepage), danach digital weiter.
... ... @@ -282,19 +282,19 @@
282 282  **Vollständig digital**, die Papierform entfällt. Self-Service durch Nutzer:in.
283 283  )))
284 284  
285 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-WorkflowBeschreibung"/}}Workflow Beschreibung ==
289 +== Workflow Beschreibung ==
286 286  
287 287  Grundsätzlich teilt sich der Umgang mit Dokumenten in folgende Phasen auf:
288 288  
289 289  {{confluence_drawio border="true" diagramName="Prozess Allgemein" simpleViewer="false" links="auto" tbstyle="top" lbox="true" diagramWidth="991" height="221" revision="2"/}}
290 290  
291 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Trigger/StartendesWorkflows"/}}Trigger / Starten des Workflows ===
295 +=== Trigger / Starten des Workflows ===
292 292  
293 293  Eine neues Dokument kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden. Im Allgemeinen ist es unser Ziel, alle Dokumente vorausgefüllt zur Verfügung zu stellen. Vorausgefüllt bedeutet hierbei, dass mindestens ein QR Code vorhanden ist, der später eine automatische Verarbeitung in Paperless möglich macht. Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument komplett digital verarbeitet wird oder zwischenzeitlich auf Grund der Schriftformerfordernis ausgedruckt werden muss.
294 294  
295 295  In seltenen Fällen (Haftungsauschluss oder der Nutzungsvereinbarung für Schulungsinhalte) ist eine Personalisierung nicht möglich. In diesem Fall wird der Vorgang mit dem Einscannen des Dokuments begonnen und muss von der Mitgliederverwaltung manuell verarbeitet werden.
296 296  
297 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-StartüberdieHomepage"/}}Start über die Homepage ====
301 +==== Start über die Homepage ====
298 298  
299 299  Ein Prozess kann über die Homepage eingeleitet werden, entweder durch
300 300  
... ... @@ -302,24 +302,24 @@
302 302  * **remote, explizit durch den Use**r für sich selbst (Self-Service, beispielsweise der Lager-Vertrag)
303 303  * **remote, explizit durch einen Funktionär** für einen andere User (Datenschutzvereinbarung, Übungsleitervertrag, ...)
304 304  
305 -==== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokalimMakerspace"/}}Lokal im Makerspace ====
309 +==== Lokal im Makerspace ====
306 306  
307 307  Alternativ kann der Prozess lokal im Makerspace angestoßen werden, beispielsweise wenn die lokale Präsenz des Mitglieds notwendig ist (Schlüsselausgabe) oder nach einer Vor-Ort Einweisung. In diesem Fall wird der Prozess beispielsweise ein Tablet im Space verwendet.
308 308  
309 309  * **lokal, explizit durch einen Funktionär** (Einweisungsleiter:in, Mitgliederverwaltung, Vorstand), beispielsweise Einweisungszettel oder Schlüsselausgabeformular
310 310  
311 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokumenterstellen"/}}Dokument erstellen ===
315 +=== Dokument erstellen ===
312 312  
313 313  Im zweiten Schritt wird nun ein oder mehrere personalisierte Dokumente erstellt. Hier gibt es eine Entscheidungsmatrix:
314 314  
315 315  (% class="wrapped" %)
316 -|=(% scope="col" %)(((
320 +|=(((
317 317  Remote / Lokal
318 -)))|=(% scope="col" %)(((
322 +)))|=(((
319 319  Schriftformerfordernis
320 -)))|=(% scope="col" %)(((
324 +)))|=(((
321 321  Beispiel
322 -)))|=(% scope="col" %)(((
326 +)))|=(((
323 323  Beschreibung
324 324  )))
325 325  |(((
... ... @@ -357,7 +357,7 @@
357 357  )))|(((
358 358  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
359 359  )))|(((
360 -Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.\\
364 +Dokument wird über eine Docuseal One-Off Submission erzeugt und als PDF auf das Tablet heruntergeladen.
361 361  )))
362 362  
363 363  {{error title="Docuseal Lizenz"}}
... ... @@ -364,7 +364,7 @@
364 364  Das genannte Feature "One-Off" Submission ist ein DocuSeal Pro Feature, welches uns nicht zur Verfügung steht. Eventuell müssen wir
365 365  {{/error}}
366 366  
367 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Unterschriftleisten"/}}Unterschrift leisten ===
371 +=== Unterschrift leisten ===
368 368  
369 369  Im dritten Schritt müssen eine oder mehrere Parteien das Dokument unterschreiben. Wie viele Parteien ist abhängig vom Dokument. So muss beispielsweise der Mitgliedsantrag nur vom werdenden Mitglied unterschrieben werden, während das Schlüsselausgabeformular vom ausgebenen Funktionär und dem Mitglied unterschrieben werden muss. Analog zur Erstellung des Dokuments wird hier unterschieden, ob das Dokument zuhause unterschrieben werden kann oder ob es vor Ort im Makerspace passiert.
370 370  
... ... @@ -416,19 +416,19 @@
416 416  Einweisungszettel Vor-Ort Einweisung
417 417  )))|(((
418 418  Auf dem Makerspace Tablet wird das Dokument vor Ort ausgedruckt (AirPrint oder CUPS) und **handschriftlich** unterschrieben.
419 -\\
423 +
420 420  )))
421 421  
422 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AblegenundVerarbeiten"/}}Ablegen und Verarbeiten ===
426 +=== Ablegen und Verarbeiten ===
423 423  
424 -Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Meta-Daten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
428 +Egal welcher Prozess angewandt wird, das Dokument muss am Ende in Paperless eingelesen und mit den Metadaten (siehe unten) versehen werden. Hier gibt es drei verschiedene Varianten:
425 425  
426 426  (% class="wrapped" %)
427 -|=(% scope="col" %)(((
431 +|=(((
428 428  Signatur über
429 -)))|=(% scope="col" %)(((
433 +)))|=(((
430 430  Paperless Ingest
431 -)))|=(% scope="col" %)(((
435 +)))|=(((
432 432  Ablauf
433 433  )))
434 434  |(((
... ... @@ -460,11 +460,11 @@
460 460  Das Dokument wird von der Mitgliederverwaltung eingescannt und dann von Paperless verarbeitet
461 461  )))
462 462  
463 -In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Meta-Daten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
467 +In allen Fällen sollte das Dokument einen QR Code enthalten, der die automatische Zuordnung von Metadaten ermöglicht. Weiterhin wird vom Post-Consumption Script ein NATS Event für jedes erfolgreich erkannte Dokument erstellt, welches dann vom N8n verarbeitet werden kann. Darüber lassen sich beispielsweise Einweisungszettel im Backend erfassen.
464 464  
465 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-TechnischesDesign"/}}Technisches Design =
469 += Technisches Design =
466 466  
467 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-VorhandeneKomponenten"/}}Vorhandene Komponenten ==
471 +== Vorhandene Komponenten ==
468 468  
469 469  Der Verein hat in den letzten Jahren bereits einige Systeme aufgebaut, die uns den Alltag erleichtern und eine gewisse Automatisierung ermöglichen. Dazu gehören:
470 470  
... ... @@ -476,25 +476,25 @@
476 476  * [[DocuSeal>>url:http://docuseal.com||shape="rect"]] - Eine Open Source Lösung für das Signieren von Dokumenten. Wir betreiben unsere eigene Instanz unter [[https:~~/~~/sign.makerspace-darmstadt.de>>url:https://sign.makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]. DocuSeal ist für die Lagerverträge in die Homepage integriert - ein Mitglied kann die Unterschrift dort anfragen und erhält dann per Mail (=Authentifizierung) eine Einladung, den Vertrag zu unterschreiben. Der Vertrag wird anschließend kryptographisch gegen Veränderungen geschützt und per Mail an das Mitglied und die Mitgliederverwaltung geschickt.
477 477  * [[Vikunja>>url:https://vikunja.io||shape="rect"]] - Ein Open Source System für die Todo-Verwaltung und einfaches Projekt-Tracking. Wir nutzen es stand heute ohne jegliche Integration für die Aufgabenverwaltung im Vorstand, in der Vereins-IT sowie in einigen Bereichen.
478 478  
479 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NeueKomponenten"/}}Neue Komponenten ==
483 +== Neue Komponenten ==
480 480  
481 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX ===
485 +=== Paperless NGX ===
482 482  
483 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
487 +Paperless-NGX ist ein freies, quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als aktiv gepflegter Community-Fork des eingestellten „paperless-ng“ entstanden ist. Die Software läuft unter Linux, ist in Python und TypeScript geschrieben, unter der GPL-3.0 lizenziert und wird üblicherweise containerisiert mit Docker betrieben. In unserem Fall wird sie vor Ort im Makerspace auf dem vorhandenen Kubernetes-Cluster betrieben.
484 484  
485 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %) Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
489 +Sie dient dazu, Papierdokumente und digitale Dateien zentral zu erfassen, automatisch zu verarbeiten, strukturiert zu archivieren und komfortabel wiederzufinden. Die Dokumente können über verschiedene Wege ins System gelangen – etwa durch einen speziellen „consume“-Ordner, per E-Mail-Import oder via Drag-and-drop im Webinterface. Bei der Verarbeitung wird eine leistungsfähige Texterkennung (OCR) auf Basis von Tesseract eingesetzt, die über 100 Sprachen unterstützt und auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Zusätzlich werden Metadaten wie Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Felder erfasst; diese lassen sich automatisiert per Machine-Learning oder durch definierte Workflows zuweisen, die auch externe Aktionen wie E-Mails oder Webhooks auslösen können.
486 486  
487 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
491 +Die Speicherung erfolgt in einem standardisierten PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung, wobei stets auch die Originaldateien erhalten bleiben. Metadaten werden in einer Datenbank (PostgreSQL) verwaltet, während die eigentlichen Dateien im Dateisystem (über Kubernetes CSI direkt auf dem NAS) liegen. Über das Webinterface stehen Funktionen wie Volltextsuche mit Auto-Completion, Hervorhebung von Treffern, Filterung und „Ähnliche Dokumente“-Vorschläge zur Verfügung. Mehrbenutzerfähigkeit, fein abgestufte Rechtevergabe und ein anpassbares Dashboard erleichtern die Zusammenarbeit.
488 488  
489 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-N8n"/}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)N8n(%%) ===
493 +=== N8n ===
490 490  
491 491  n8n ist ein **Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung**, das man selbst hosten kann. Über eine **visuelle Oberfläche** baut man Workflows per Drag-and-drop aus sogenannten „Nodes“, die verschiedene Dienste und Aktionen miteinander verbinden. Es gibt Hunderte vorgefertigte Integrationen, z. B. für Slack, Mail oder MQTT. Ebenfalls gibt es eine große Auswahl an für uns relevante Community Nodes (Vikunja, Listmonk, und so weiter) sowie die Möglichkeit, eigene Nodes zu schreiben (beispielsweise Paperless oder NATS).
492 492  
493 493  Workflows können automatisch getriggert werden – etwa per Webhook, Zeitplan oder NATS Ereignis – und lassen sich mit Bedingungen, Schleifen und Verzweigungen komplex gestalten. n8n speichert Ausführungsverläufe, meldet Fehler und erlaubt es, einzelne Schritte neu zu starten oder zu ändern.
494 494  
495 -In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist.
499 +In unserem Fall wird N8n auf der Infrastruktur im Makerspace betrieben damit, der Zugriff auch auf interne Systeme wie Paperless oder die MQTT Umgebung möglich ist. Das Setup und die Konfiguration von N8n ist auf einer eigenen Wiki-Seite beschrieben.
496 496  
497 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-NATS"/}}NATS ===
501 +=== NATS ===
498 498  
499 499  Für den Transport von Events zwischen der Homepage (insbesondere dem Backend) und N8n wird **NATS** vorgeschlagen. **NATS** ist ein leichtgewichtiges, schnelles **Messaging-System** für Event-Streaming und -Queues, das auf dem **Publish/Subscribe-Prinzip** basiert. Es eignet sich besonders für verteilte Systeme, bei denen verschiedene Dienste über Events miteinander kommunizieren.
500 500  
... ... @@ -502,7 +502,7 @@
502 502  
503 503  NATS entkoppelt Backend und Automatisierungslogik, sorgt für sehr geringe Latenz, zuverlässige Zustellung und ermöglicht horizontale Skalierung, ohne dass FastAPI oder n8n direkt voneinander abhängig sind.
504 504  
505 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Systemübersicht"/}}Systemübersicht ==
509 +== Systemübersicht ==
506 506  
507 507  Das folgende Kapitel gibt eine Übersicht über die vorgeschlagene Systemarchitektur basierend auf den oben vorgestellten Komponenten. Zusätzlich werden für die oben analysierten Dokumente und Workflows die technischen Ablaufdiagramme dargestellt.
508 508  
... ... @@ -511,13 +511,13 @@
511 511  Im Wesentlichen teilt sich die Architektur in zwei Zonen, die **öffentliche** und die **interne** Zone:
512 512  
513 513  * **Paperless** ist das maßgebliche System, welches ausschließlich **intern** erreichbar ist. Es enthält alle Dokumente und somit sehr viele Mitglieder-Daten. Weiterhin ist es auf ein Teil der Infrastruktur im Makerspace (NAS, Drucker, Scanner) angewiesen, sodass es im Netzwerk des Makerspaces laufen muss. Aus Sicherheitsgründen ist Paperless ausschließlich im lokalen Netzwerk des Makerspaces oder per VPN erreichbar.
514 -* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>confluencePage:page:IN.Public Server Infrastruktur]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
518 +* Alle den **Mitgliedern gegenüber sichtbare Systeme (Homepage, Backend, ...) sind öffentlich **und auf einem gemieteten Server beim deutschen Anbieter Hetzner gehostet. [[Details dazu finden sich im Wiki>>doc:xwiki:IN.IT Infrastruktur.Public Server Infrastruktur.WebHome]]. Die meiste bestehende Automatisierung wird aktuell im Backend durchgeführt, ist dort allerdings in Python Logic fest einprogrammiert. Die meiste Logik soll in Zukunft über N8n realisiert werden.
515 515  
516 516  Für die Kommunikation zwischen beiden Zonen kommt eine **Event Queue** zum Einsatz, wir nutzen hier NATS. NATS wird ebenfalls **auf dem öffentlichen Server installiert. **Der Makerspace selbst ist nur über eine reguläre DSL Leitung an das Internet angebunden, sodass wir hier keine hohe Verfügbarkeit voraussetzen können. Durch die Installation der NATS Services auf dem öffentlichen Server können die dort laufenden Services wie das Backend jederzeit (auch wenn die Internet-Verbindung im Makerspace nicht zur Verfügung steht) die Events veröffentlichen. Die Events werden dann bis zu 7 Tage in der NATS EventQueue persistent gespeichert, und nach Wiederherstellung der Verbindung abgearbeitet.
517 517  
518 518  **In N8n** werden dann für die **verschiedenen Events Workflows** definiert. Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger (genauer: ein NATS JetStream Trigger), der bei auf definierbare Events in der NATS Queue lauscht. Wird ein solches Event gefunden wird es konsumiert und die im Workflow definierten Aktionen werden abgearbeitet. Weiterhin kann auch **Paperless Events in N8n triggern**, dies passiert allerdings direkt über **Webhooks**. Hier nutzen wir NATS nicht, da der NATS Server in der öffentlichen Zone läuft und dann erneut eine Abhängigkeit zur Internet-Anbindung bestehen würde.
519 519  
520 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Dokument-Workflows"/}}Dokument-Workflows ==
524 +== Dokument-Workflows ==
521 521  
522 522  Die beiden entscheidenden Faktoren für den Workflow:
523 523  
... ... @@ -533,12 +533,12 @@
533 533  (% class="wrapped" %)
534 534  |=(% scope="row" %)(((
535 535  Workflow
536 -)))|=(% scope="col" %)(((
540 +)))|=(((
537 537  Schriftform erforderlich
538 -)))|=(% scope="col" %)(((
542 +)))|=(((
539 539  Lokal / Remote
540 540  )))
541 -|=(% scope="row" %)(((
545 +|=(((
542 542  Fall 1: Digital Remote
543 543  )))|(((
544 544  Nein
... ... @@ -545,7 +545,7 @@
545 545  )))|(((
546 546  Remote
547 547  )))
548 -|=(% scope="row" %)(((
552 +|=(((
549 549  Fall 2: Digital Makerspace
550 550  )))|(((
551 551  Nein
... ... @@ -552,7 +552,7 @@
552 552  )))|(((
553 553  Lokal
554 554  )))
555 -|=(% scope="row" %)(((
559 +|=(((
556 556  Fall 3: Handschriftlich Remote
557 557  )))|(((
558 558  Ja
... ... @@ -559,7 +559,7 @@
559 559  )))|(((
560 560  Remote
561 561  )))
562 -|=(% scope="row" %)(((
566 +|=(((
563 563  Fall 4: Handschriftlich Makerspace
564 564  )))|(((
565 565  Ja
... ... @@ -567,7 +567,7 @@
567 567  Lokal
568 568  )))
569 569  
570 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall1:Digital+Remote"/}}Fall 1: Digital + Remote ===
574 +=== Fall 1: Digital + Remote ===
571 571  
572 572  Alle diese Fälle haben gemein, dass der Prozess **remote ausgelöst und abgeschlossen** wird. In diesem Fall wird nie ein ausgedrucktes Dokument erzeugt, das Dokument wird **ausschließlich digital** verwaltet.
573 573  
... ... @@ -594,7 +594,7 @@
594 594  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
595 595  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
596 596  
597 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall2:Digital+Makerspace"/}}Fall 2: Digital + Makerspace ===
601 +=== Fall 2: Digital + Makerspace ===
598 598  
599 599  In diesem Fall kann die Unterschrift digital erfolgen, allerdings findet die Unterschrift im Makerspace statt. Beispiel hier ist die Ausgabe eines Schlüssels und das Schlüsselausgabeformular.
600 600  
... ... @@ -613,7 +613,7 @@
613 613  11. Speichert das Backend die Anfrage als Signature Request in der Datenbank
614 614  11. Erstellt eine "Submission" in DocuSeal. Diese basiert auf einem Template und enthält so viele Daten wie möglich schon vorausgefüllt. Mindestens aber enthält die Submission den signierten QR Code (siehe unten).
615 615  11. (((
616 -Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:\\
620 +Die URL für das Dokument werden als Antwort des API Requests an das Tablet zurück geschickt. Dies enthält die Embed-URL, die direkt auf dem Tablet angezeigt werden kann. Beispiel:
617 617  
618 618  {{expand}}
619 619  {{code language="json"}}
... ... @@ -648,7 +648,7 @@
648 648  11. Bei Bedarf (Konfiguration im QR Code) wird ein N8n Webhook ausgelöst
649 649  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
650 650  
651 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall3:Handschriftlich+Remote"/}}Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
655 +=== Fall 3: Handschriftlich + Remote ===
652 652  
653 653  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **remote ausgelöst, benötigt allerdings die Schriftform.** In diesem Fall wird dem Benutzer ein vorausgefülltes und mit QR Code versehenes Dokument zum Download angeboten, welches dann heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben und eingereicht werden muss.
654 654  
... ... @@ -674,7 +674,7 @@
674 674  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
675 675  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
676 676  
677 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Fall4:Handschriftlich+Makerspace"/}}Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
681 +=== Fall 4: Handschriftlich + Makerspace ===
678 678  
679 679  In diesem Fall wird der Prozess durch einen Benutzer **im Makerspace ausgelöst und benötigt Schriftform.** In diesem Fall wird das Dokument im Makerspace erzeugt (soweit wie möglich vorausgefüllt und mit QR Code versehen) und direkt vor Ort ausgedruckt. Dort wird es dann unterschrieben und eingeworfen.
680 680  
... ... @@ -698,739 +698,7 @@
698 698  1. Als Teil des N8n Workflows informiert N8n das Backend darüber, dass das Dokument eingescannt und verarbeitet wurde. Der Vorgang wird entsprechend in der Datenbank als erledigt markiert.
699 699  1. (Optional): Wurde im vorherigen Schritt über den Webhook ein N8n Workflow ausgelöst, kann dieser nun weitere Schritte unternehmen (beispielsweise Vikunja Tasks erzeugen, Mails verschicken, oder ähnlich)
700 700  
701 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessNGX"/}}Paperless NGX =
705 += Offene Punkte =
702 702  
703 -Das Herzstück der digitalen Mitgliederakte bildet Paperless NGX. Es wird im Makerspace lokal betrieben und ist daher nur aus dem Netzwerk des Makerspaces oder [[per VPN>>confluencePage:page:IN.[HOWTO] Makerspace VPN]] erreichbar. Der Zugang zu Paperless ist über OpenID Connect an [[confluencePage:page:IN.Keycloak]] gekoppelt, Zugang besteht nur für Mitglieder der Gruppen **Vorstand** und **Mitgliederverwaltung**.
704 -
705 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessÜbersicht"/}}Paperless Übersicht ==
706 -
707 -**Dokumente** sind die primären Ressourcen in Paperless. Ein Dokument kann über mehrere Wege in Paperless aufgenommen werden (der Prozess wird **Ingestion** genannt):
708 -
709 -* **Per E-Mail**: es sind zwei Mail-Adressen eingerichtet, eingehende Anhänge werden automatisch von Paperless verarbeitet. Die QR Code Verarbeitung (siehe unten) findet hier ebenfalls Anwendung.
710 -** Die Mitgliederverwaltung: [[mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:mitglieder-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
711 -** Den Vorstand: [[vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de>>mailto:vorstand-dokumente@makerspace-darmstadt.de||shape="rect"]]
712 -* **Per Ordner**: Auf unserem NAS gibt es einen speziellen Ordner, der in Paperless eingebunden ist. Alle Dokumente, die in diesen Ordner gelegt werden, werden automatisch von Paperless verarbeitet. Dieser Ordner wird hauptsächlich vom Dokumentenscanner verwendet, der die gescannten Dokumente ablegt. Dies ermöglicht einen einfachen Scan mit einem einfachen Button, die Dokumente werden dann automatisch in Paperless erkannt
713 -* **Per Weboberfläche**: Es ist ebenfalls möglich, Dokumente manuell über die Weboberfläche hinzuzufügen.
714 -
715 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Meta-Daten"/}}Meta-Daten ==
716 -
717 -Dokumente werden dann Meta-Daten zugeordnet, die eine spätere Suche und Zuordnung erleichtern. Diese Meta-Daten sind:
718 -
719 -* **Korrespondent**: Im Prinzip der "Gesprächspartner", beispielsweise der Absender eines Briefs. Im Falle der Mitgliederverwaltung wird für jedes Mitglied und jeden registrierten Gast automatisch im Hintergrund ein Korrespondent angelegt. Die Korrespondenten heißen:
720 -** Für **Mitglieder**: //Vorname Nachname (#Mitgliedsnummer)//, also beispielsweise "//Daniel Herrmann (#250)//"
721 -** Für **Gäste**: //Vorname Nachname (GEindeutigeNummer)//, also beispielsweise "//Max Mustermann (G1244)//"
722 -** Bei **Vereinseintritt** und **Vereinsaustritt** werden die Korrespondenten automatisch umbenannt, auch Namensänderungen werden automatisch verarbeitet.
723 -* **Tags**: Einem Dokument können beliebig viele Tags zugewiesen werden. **Tags** dienen der einfacheren **Zuordnung** und dem **Wiederfinden** von Dokumenten. Es gibt allerdings auch spezielle Tags für Dokumente die eingelesen aber noch nicht bearbeitet wurden, so genannte "Inbox Tags":
724 -** (% style="color:var(--ds-icon-success,#22a06b);" %)**Inbox Mitgliederverwaltung**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Mitgliederverwaltung** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
725 -** (% style="color:var(--ds-icon-accent-blue,#1d7afc);" %)**Inbox Vorstand**(%%) - Alle **Dokumente** die **per Mail oder per Ordner** für die **Gruppe Vorstand** aufgenommen wurden und **nicht automatisch zugeordnet** werden konnten.
726 -* **Dokumenten-Typen**: Einem Dokument wird exakt ein Typ zugewiesen. Dokumenten Typen sind im Prinzip einfache Gruppen. Für die Mitgliederverwaltung sind die Gruppen gemäß der folgenden Liste festgelegt, können aber natürlich bei Bedarf erweitert werden.
727 -** Mitgliedsantrag
728 -** SEPA Lastschriftmandat
729 -** Studienbescheinigung
730 -** Bestätigung Schlüsselausgabe
731 -** Verpflichtungserklärung Datenschutz
732 -** Übungsleitervertrag
733 -** Nutzungsvereinbarung Schulungsinhalte
734 -** Bestellung als Einweiser:in
735 -** Haftungsausschluss
736 -** Einweisungszettel
737 -** Lagervertrag Kistenlager
738 -** Lagervertrag Projektlager
739 -* **Storage Path**: Speicherpfade sind ein etwas fortgeschrittenes Feature, welches kontrolliert, wie die Dateien im unterliegenden Dateisystem gespeichert werden. In der Regel arbeitet man nicht direkt mit den Dateien, aber wenn man aus lange Sicht mal aus Paperless NGX weg ziehen möchte kann es sinnvoll sein, die Dokumente in einer Struktur zu speichern, die man theoretisch auch manuell durchsuchen könnte. Details finden sich in der [[Dokumentation von Paperless zu File Name Handling>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling||shape="rect"]].
740 -\\{{info title="Verhalten von Paperless"}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Paperless checks the filename of a document whenever it is saved. Changing (or deleting) a (%%)[[storage path>>url:https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#storage-paths||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) will automatically be reflected in the file system. However, when changing (% style="text-decoration: none;" %){{code language="none"}}PAPERLESS_FILENAME_FORMAT{{/code}}(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) you will need to manually run the (%%)[[
741 -
742 -{{code language="none"}}
743 -document renamer
744 -{{/code}}>>url:https://docs.paperless-ngx.com/administration/#renamer||style="text-decoration: none;" shape="rect"]](% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %) to move any existing documents.{{/info}}
745 -TODO: Define Storage Path
746 -
747 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AutomatischeZuordnungvonMetadaten"/}}Automatische Zuordnung von Metadaten ==
748 -
749 -Paperless unterstützt die automatische Zuordnung von Metadaten basierend auf festen Strings. So kann man beispielsweise angeben, dass ein Dokumententyp "Haftungsausschluss" zugewiesen werden soll, wenn der String "Haftungsausschluss" irgendwo im Dokument vorkommt. Dies ist allerdings auf eine korrekte Funktion der Texterkennung angewiesen und funktioniert erfahrungsgemäß nur in manchen Fällen, sodass mindestens eine manuelle Überprüfung trotzdem notwendig kommt. Wenn beispielsweise ein Brief mit dem Satz "ich dachte, ich hätte den Haftungsausschluss bereits abgegeben, könntet ihr dies bitte prüfen" erfasst wird, würde der basierend auf der Regel ebenfalls kategorisiert werden.
750 -
751 -**Aus diesem Grund wird auf jedes Dokument einen spezieller QR Code aufgedruckt**. Der QR code wird vom Post-Consume Script verwendet um die Metadaten in Paperless zuzuordnen. Weiterhin können Daten übermittelt werden, die dann mittels Webhook an N8n übermittelt werden und dort im Workflow verwendet werden können. Der Aufbau orientiert sich an dem Aufbau eines **JSON Web Tokens (JWT).**
752 -
753 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Barcodeerzeugen"/}}(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Barcode erzeugen(%%) ===
754 -
755 -(% style="color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Der Prozess zur Erzeugung eines QR Codes ist wie folgt:
756 -
757 -* **Payload (Daten) festlegen**. Einige Werte sind verpflichtend, andere können nach Bedarf optional hinzugefügt werden.
758 -* JWT erzeugen und signieren. der JWT besteht aus drei Teilen:
759 -** **Header**: **alg** (Algorithmus) und **typ** (JWT) sind verpflichtend. Zusätzlich fügen wir einen Timestamp, eine eindeutige ID und eine Gültigkeitsdauer hinzu.
760 -** **Body**: beinhaltet die eigentlichen Daten.
761 -** **Signature**: Mit Hilfe eines Secrets und wird die Signatur erzeugt und automatisch angehängt.
762 -* PDF417 code erzeugen: ein JWT ist per Definition URL safe und kann daher einfach in ein QR code umgewandelt werden.
763 -
764 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Header"/}}Header ===
765 -
766 -Der Header enthält wichtige Meta-Daten, diese werden von der JWT Library automatisch erzeugt und beschreiben in der Regel den verwendeten Key-Typ.
767 -
768 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Body"/}}Body ===
769 -
770 -Die folgenden Claims sind im Body verfügbar:
771 -
772 -(% class="" %)|=(((
773 -Claim
774 -)))|=(((
775 -Type
776 -)))|=(((
777 -Pflicht
778 -)))|=(((
779 -Beschreibung
780 -)))
781 -|(((
782 -id
783 -)))|(((
784 -UUID4
785 -)))|(((
786 -✅️
787 -)))|(((
788 -Eindeutige ID dieses Dokuments
789 -)))
790 -|(((
791 -time
792 -)))|(((
793 -Zahl
794 -)))|(((
795 -✅️
796 -)))|(((
797 -UTC Linux-Timestamp an dem das Dokument und der QR Code erzeugt wurden
798 -)))
799 -|(((
800 -exp
801 -)))|(((
802 -Zahl
803 -)))|(((
804 -✅️
805 -)))|(((
806 -UTC Linux-Timestamp der angibt, bis wann das Dokument gültig ist.
807 -)))
808 -(% class="" %)|(((
809 -(% class="code" %)
810 -(((
811 -typ
812 -)))
813 -)))|(((
814 -String
815 -)))|(((
816 -✅️
817 -)))|(((
818 -Typ des Dokuments basierend auf der unten definierten Liste.
819 -)))
820 -(% class="" %)|(((
821 -(% class="code" %)
822 -(((
823 -cor
824 -)))
825 -)))|(((
826 -String
827 -)))|(((
828 -❌️
829 -)))|(((
830 -Optional: Name des Korrespondenten, dem das Dokument zugeordnet werden soll
831 -)))
832 -(% class="" %)|(((
833 -tags
834 -)))|(((
835 -List[String]
836 -)))|(((
837 -❌️
838 -)))|(((
839 -Liste an Tags, die dem Dokument zugeordnet werden soll
840 -)))
841 -|(((
842 -spth
843 -)))|(((
844 -String
845 -)))|(((
846 -❌️
847 -)))|(((
848 -Storage Path, das dem Dokument zugeordnet werden soll
849 -)))
850 -|(((
851 -opt
852 -)))|(((
853 -dict
854 -)))|(((
855 -❌️
856 -)))|(((
857 -Optionale Attribute, die mit eincodiert werden und dem N8n Workflow übergeben werden.
858 -)))
859 -
860 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Footer"/}}Footer ===
861 -
862 -Der Footer wird automatisch erzeugt und erhält eine Signatur über den Header und den Body, basierend auf einem Algorithmus und einer Signatur.
863 -
864 -{{confluence_tip title="Algorithmus"}}
865 -Von den meisten Libraries werden symmetrische und asymmetrische Signaturen unterstützt. Die Verwendung eines symmetrischen Algorithmus ist für uns einfacher.
866 -
867 -Für diesen Anwendungsfall nutzen wir (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text,#333333);" %)**HS256** (HMAC mit SHA-256 Algorithmus).
868 -{{/confluence_tip}}
869 -
870 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-AuswahlderLibrary"/}}Auswahl der Library ===
871 -
872 -Die Implementierung für die Erzeugung und das Validieren erfolgt in Python. Dies hat den Hintergrund, dass sowohl unser Backend als auch Paperless NGX (und damit das Post-Consumption Script) in Python implementiert ist. Es gibt verschiedene Libraries, die betrachtet wurden:
873 -
874 -|=(% scope="col" %)(((
875 -Name
876 -)))|=(% scope="col" %)(((
877 -CVE
878 -)))|=(% scope="col" %)(((
879 -Github
880 -)))|=(% scope="col" %)(((
881 -GH⭐
882 -)))|=(% scope="col" %)(((
883 -Letztes Release
884 -)))|=(% scope="col" %)(((
885 -Offene Issues
886 -)))|=(% scope="col" %)(((
887 -Dokumentation
888 -)))|=(% scope="col" %)(((
889 -Qualität Dokumentation
890 -)))|=(% scope="col" %)(((
891 -In Backend vorhanden?
892 -)))|=(% scope="col" %)(((
893 -In Paperless vorhanden?
894 -)))
895 -|(((
896 -python-jose
897 -)))|(((
898 -3/0
899 -)))|(((
900 -[[https:~~/~~/github.com/mpdavis/python-jose>>url:https://github.com/mpdavis/python-jose||shape="rect"]]
901 -)))|(((
902 -1.7k
903 -)))|(((
904 -28.05.2025
905 -)))|(((
906 -83
907 -)))|(((
908 -[[https:~~/~~/python-jose.readthedocs.io/en/latest/>>url:https://python-jose.readthedocs.io/en/latest/||shape="rect"]]
909 -)))|(((
910 -⛔ Wenige Bespiele, API Dokumentation fehlt komplett
911 -)))|(((
912 -❌️
913 -)))|(((
914 -❌️
915 -)))
916 -|(((
917 -pyJWT
918 -)))|(((
919 -4/0
920 -)))|(((
921 -[[https:~~/~~/github.com/jpadilla/pyjwt>>url:https://github.com/jpadilla/pyjwt||shape="rect"]]
922 -)))|(((
923 -5.4k
924 -)))|(((
925 -28.11.2024
926 -)))|(((
927 -30
928 -)))|(((
929 -[[https:~~/~~/pyjwt.readthedocs.io>>url:https://pyjwt.readthedocs.io||shape="rect"]]
930 -)))|(((
931 -➕️ Gute Dokumentation, API, Beispiele, Changelog
932 -)))|(((
933 -✅️ 2.10.1
934 -Dep von firebase
935 -)))|(((
936 -✅️ 2.10.1
937 -)))
938 -|(((
939 -JWCrypto
940 -)))|(((
941 -5/0
942 -)))|(((
943 -[[https:~~/~~/github.com/latchset/jwcrypto>>url:https://github.com/latchset/jwcrypto||shape="rect"]]
944 -)))|(((
945 -465
946 -)))|(((
947 -06.03.2024
948 -)))|(((
949 -8
950 -)))|(((
951 -[[https:~~/~~/jwcrypto.readthedocs.io>>url:https://jwcrypto.readthedocs.io||shape="rect"]]
952 -)))|(((
953 -➕️ API Doc, einige Beispiele
954 -)))|(((
955 -✅️ 1.5.6
956 -Dep von python-keycloak
957 -)))|(((
958 -❌️
959 -)))
960 -
961 -Unsere bevorzugte Library ist **pyjwt**. Diese ist auch in **paperless nativ vorhanden**, sodass wir uns für die Implementierung mittels **pyjwt** entschieden haben.
962 -
963 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PDF417Code"/}}PDF417 Code ===
964 -
965 -Als Format für den Code wurde PDF417 ausgewählt, da dieser mehr Platz und Fehlerkorrektur bietet. Weiterhin gibt es eine einfach zu nutzende Library für Python (Erzeugung) und PDF417 wird von (% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)ZXING unterstützt, welches in Paperless eingebettet ist. Ein solcher Barcode sieht beispielsweise so aus:
966 -
967 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)[[image:attach:barcode.jpg||height="250"]]
968 -
969 -(% style="text-decoration: none;color:var(--ds-text-accent-purple-bolder,#352c63);" %)Daraus kann dann eine Base64 basierte Repräsentation berechnet werden, die einfach in Docuseal hochgeladen werden kann.
970 -
971 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Referenz-Implementierung"/}}Referenz-Implementierung ===
972 -
973 -Eine Referenz-Implementierung befindet sich im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-pdf417-reference||shape="rect"]]
974 -
975 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PostConsumptionScript"/}}Post Consumption Script ===
976 -
977 -Die eigentliche Zuordnung der Meta-Daten erfolgt über ein so genanntes Post Consumption Script. Dieses befindet sich ebenfalls im Makerspace Gitlab: [[https:~~/~~/git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script#>>url:https://git.makerspace-darmstadt.de/makerspace-it-infrastructure/mitgliederverwaltung/paperless-post-consumption-script||shape="rect"]]
978 -
979 -== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-PaperlessBerechtigungen"/}}Paperless Berechtigungen ==
980 -
981 -Paperless NGX hat ein Berechtigungssystem, welches sich über fast alle Ressourcen erstreckt. Grundsätzlich gibt es **Benutzer** und **Gruppen**. Berechtigungen können dann global vergeben werden (Sichtbarkeit von Features) und zusätzlich auf Objektebene vergeben werden.
982 -
983 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-BenutzerundGruppen"/}}Benutzer und Gruppen ===
984 -
985 -Paperless NGX ist so konfiguriert, dass sich Benutzer mit ihrem zentralen Makerspace Login anmelden können (OIDC über Keycloak). Eine Anmeldung mit lokalen Zugangsdaten ist nicht möglich. Bei der Anmeldung werden ebenfalls die Gruppen aus Keycloak übernommen, aber nur die folgenden:
986 -
987 -* **Vorstand**: Für die Mitglieder des Vorstands
988 -* **Mitgliederverwaltung**: Alle Personen, die mit der Verwaltung der Mitglieder betraut sind
989 -* **IT Admin**: IT Administratoren im Makerspace
990 -
991 -Nutzer, die keine dieser Gruppen angehören haben keine Rechte in Paperless. Sie können sich zwar anmelden, aber selbst die Willkommens-Seite erzeugt eine "Permission Denied" Fehlermeldung.
992 -
993 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-GlobaleBerechtigungen"/}}Globale Berechtigungen ===
994 -
995 -Berechtigungen werden grundsätzlich nicht auf Benutzerebene konfiguriert, sondern ausschließlich auf Gruppenebene. So wird sichergestellt, dass bei der Änderung einer Gruppenzugehörigkeit auch die damit verbundenen Rechte entzogen oder gewährt werden, ohne dass eine manuelle Änderung notwendig ist. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der konfigurierten globalen Berechtigungen pro Gruppe:
996 -
997 -|=(% scope="row" %)(((
998 -Berechtigung
999 -)))|=(% scope="col" %)(((
1000 -Beschreibung
1001 -)))|=(% scope="col" %)(((
1002 -Mitgliederverwaltung
1003 -)))|=(% scope="col" %)(((
1004 -Vorstand
1005 -)))|=(% scope="col" %)(((
1006 -IT Admin
1007 -)))|=(% scope="col" %)(((
1008 -Notiz
1009 -)))
1010 -|=(% scope="row" %)(((
1011 -Document
1012 -)))|(((
1013 -Sehen und bearbeiten von Dokumenten.
1014 -)))|(((
1015 -ALLE
1016 -)))|(((
1017 -ALLE
1018 -)))|(((
1019 -KEINE
1020 -)))|(((
1021 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1022 -)))
1023 -|=(% scope="row" %)(((
1024 -Tag
1025 -)))|(((
1026 -Sehen und bearbeiten von Tags.
1027 -)))|(((
1028 -Anzeigen
1029 -)))|(((
1030 -ALLE
1031 -)))|(((
1032 -ALLE
1033 -)))|(((
1034 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1035 -)))
1036 -|=(% scope="row" %)(((
1037 -Correspondent
1038 -)))|(((
1039 -Sehen und bearbeiten von Korrespondenten
1040 -)))|(((
1041 -Anzeigen
1042 -)))|(((
1043 -ALLE
1044 -)))|(((
1045 -ALLE
1046 -)))|(((
1047 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1048 -)))
1049 -|=(% scope="row" %)(((
1050 -DocumentType
1051 -)))|(((
1052 -Sehen und bearbeiten von Dokument-Typen
1053 -)))|(((
1054 -Anzeigen
1055 -)))|(((
1056 -ALLE
1057 -)))|(((
1058 -ALLE
1059 -)))|(((
1060 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1061 -)))
1062 -|=(% scope="row" %)(((
1063 -StoragePath
1064 -)))|(((
1065 -Sehen und bearbeiten von Speicherpfaden
1066 -)))|(((
1067 -Anzeigen
1068 -)))|(((
1069 -Anzeigen
1070 -)))|(((
1071 -ALLE
1072 -)))|(((
1073 -Wird zusätzlich durch Berechtigungen auf Objekt-Level eingeschränkt
1074 -)))
1075 -|=(% scope="row" %)(((
1076 -SavedView
1077 -)))|(((
1078 -Ansichten erzeugen und speichern
1079 -)))|(((
1080 -ALLE
1081 -)))|(((
1082 -ALLE
1083 -)))|(((
1084 -KEINE
1085 -)))|(((
1086 -\\
1087 -)))
1088 -|=(% scope="row" %)(((
1089 -PaperlessTask
1090 -)))|(((
1091 -Dateiaufgaben einsehen und löschen
1092 -)))|(((
1093 -KEINE
1094 -)))|(((
1095 -KEINE
1096 -)))|(((
1097 -ALLE
1098 -)))|(((
1099 -\\
1100 -)))
1101 -|=(% scope="row" %)(((
1102 -AppConfig
1103 -)))|(((
1104 -Konfiguration von Paperless NGX selbst
1105 -)))|(((
1106 -KEINE
1107 -)))|(((
1108 -KEINE
1109 -)))|(((
1110 -ALLE
1111 -)))|(((
1112 -\\
1113 -)))
1114 -|=(% scope="row" %)(((
1115 -UISettings
1116 -)))|(((
1117 -Persönliche Anzeigeeinstellungen ändern
1118 -)))|(((
1119 -ALLE
1120 -)))|(((
1121 -ALLE
1122 -)))|(((
1123 -ALLE
1124 -)))|(((
1125 -\\
1126 -)))
1127 -|=(% scope="row" %)(((
1128 -History
1129 -)))|(((
1130 -Dokumenten-Audit Log anzeigen oder ändern
1131 -)))|(((
1132 -Anzeigen
1133 -)))|(((
1134 -Anzeigen
1135 -)))|(((
1136 -KEINE
1137 -)))|(((
1138 -Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1139 -)))
1140 -|=(% scope="row" %)(((
1141 -Note
1142 -)))|(((
1143 -Notizen zu Dokumenten einsehen oder ändern
1144 -)))|(((
1145 -ALLE
1146 -)))|(((
1147 -ALLE
1148 -)))|(((
1149 -KEINE
1150 -)))|(((
1151 -Nur für Dokumente, auf die Zugriff gewährt wurde.
1152 -)))
1153 -|=(% scope="row" %)(((
1154 -MailAccount
1155 -)))|(((
1156 -Mail-Accounts verwalten
1157 -)))|(((
1158 -KEINE
1159 -)))|(((
1160 -Anzeigen
1161 -)))|(((
1162 -ALLE
1163 -)))|(((
1164 -\\
1165 -)))
1166 -|=(% scope="row" %)(((
1167 -MailRule
1168 -)))|(((
1169 -Verarbeitungsregeln für eingehende Mails bearbeiten
1170 -)))|(((
1171 -KEINE
1172 -)))|(((
1173 -ALLE
1174 -)))|(((
1175 -ALLE
1176 -)))|(((
1177 -\\
1178 -)))
1179 -|=(% scope="row" %)(((
1180 -User
1181 -)))|(((
1182 -Benutzer einsehen oder verwalten
1183 -)))|(((
1184 -KEINE
1185 -)))|(((
1186 -Anzeigen
1187 -)))|(((
1188 -ALLE
1189 -)))|(((
1190 -\\
1191 -)))
1192 -|=(% scope="row" %)(((
1193 -Group
1194 -)))|(((
1195 -Gruppen einsehen oder verwalten
1196 -)))|(((
1197 -KEINE
1198 -)))|(((
1199 -Anzeigen
1200 -)))|(((
1201 -ALLE
1202 -)))|(((
1203 -\\
1204 -)))
1205 -|=(% scope="row" %)(((
1206 -ShareLink
1207 -)))|(((
1208 -Öffentliche Share-Links erstellen oder verwalten
1209 -)))|(((
1210 -KEINE
1211 -)))|(((
1212 -KEINE
1213 -)))|(((
1214 -KEINE
1215 -)))|(((
1216 -\\
1217 -)))
1218 -|=(% scope="row" %)(((
1219 -CustomField
1220 -)))|(((
1221 -Custom Fields einsehen oder verwalten
1222 -)))|(((
1223 -Anzeigen
1224 -)))|(((
1225 -Anzeigen
1226 -)))|(((
1227 -ALLE
1228 -)))|(((
1229 -\\
1230 -)))
1231 -|=(% scope="row" %)(((
1232 -Workflow
1233 -)))|(((
1234 -Workflows für neue Dokumente einsehen oder verwalten
1235 -)))|(((
1236 -KEINE
1237 -)))|(((
1238 -KEINE
1239 -)))|(((
1240 -ALLE
1241 -)))|(((
1242 -\\
1243 -)))
1244 -
1245 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Objekt-Berechtigungen"/}}Objekt-Berechtigungen ===
1246 -
1247 -Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können für alle Objekte noch Berechtigungen auf Objekt-Level konfiguriert werden. Dabei werden globale Regeln zuerst geprüft, danach zusätzlich die Objekt-Berechtigungen. Jedes Objekt (egal ob Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenten-Typ) hat zwei wichtige Einstellungen:
1248 -
1249 -* Owner / Eigentümer: Das Objekt gehört diesem Benutzer. Der Owner hat immer alle Berechtigungen für das Objekt
1250 -* Zusätzliche Berechtigungen:
1251 -** Es können getrennt voneinander Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten vergeben werden
1252 -** Diese Berechtigungen können jeweils für einzelne Benutzer oder für Gruppen gewährt werden
1253 -
1254 -Das sieht im Frontend beispielsweise so aus:
1255 -
1256 -[[image:attach:image-2025-8-25_10-19-25.png||thumbnail="true" height="250"]]
1257 -
1258 -{{info title="Berechtigungen"}}
1259 -Es sind grundsätzlich sowohl globale als auch objekt-spezifische Berechtigungen notwendig. Wenn ein Benutzer ein Objekt bearbeiten ansehen oder bearbeiten möchte ergibt sich daher die folgende Matrix:
1260 -
1261 -|=(% scope="col" %)(((
1262 -Globale Berechtigung
1263 -)))|=(% scope="col" %)(((
1264 -Owner
1265 -)))|=(% scope="col" %)(((
1266 -Objekt-Berechtigung
1267 -)))|=(% scope="col" %)(((
1268 -Ergebnis
1269 -)))
1270 -|(((
1271 -❌️
1272 -)))|(((
1273 -Egal
1274 -)))|(((
1275 -Egal
1276 -)))|(((
1277 -❌️
1278 -)))
1279 -|(((
1280 -✅️
1281 -)))|(((
1282 -✅️
1283 -)))|(((
1284 -Egal
1285 -)))|(((
1286 -✅️
1287 -)))
1288 -|(((
1289 -✅️
1290 -)))|(((
1291 -❌️
1292 -)))|(((
1293 -❌️
1294 -)))|(((
1295 -❌️
1296 -)))
1297 -|(((
1298 -✅️
1299 -)))|(((
1300 -❌️
1301 -)))|(((
1302 -✅️
1303 -)))|(((
1304 -✅️
1305 -)))
1306 -
1307 -Mit anderen Worten, um eine Aktion auszuführen, muss ein Benutzer (a) die globale Berechtigung haben **UND** (b) Owner sein **ODER** Objekt-Berechtigungen haben.
1308 -{{/info}}
1309 -
1310 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-LokaleOwner"/}}Lokale Owner ===
1311 -
1312 -Jedes Objekt in Paperless muss einen Owner haben. Damit der Owner nicht ein realer Benutzer ist, der gegebenenfalls den Vorstand / Mitgliederverwaltung oder Verein verlassen könnte, werden lokale Benutzer angelegt. Diese halten lediglich die Owner Rolle für die Ressourcen, können aber nicht für den Login verwendet werden.
1313 -
1314 -|=(% scope="row" %)(((
1315 -Benutzer
1316 -)))|=(% scope="col" %)(((
1317 -Verwendet für
1318 -)))
1319 -|=(% scope="row" %)(((
1320 -mksp-mv-owner
1321 -)))|(((
1322 -Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Mitgliederverwaltung** zugewiesen sind
1323 -)))
1324 -|=(% scope="row" %)(((
1325 -mksp-vs-owner
1326 -)))|(((
1327 -Alle Objekte (Dokumente, Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten und Speicherpfade), die dem Use-Case **Vorstandspost** zugewiesen sind
1328 -)))
1329 -
1330 -=== {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-Standard-Objekt-Berechtigungen"/}}Standard-Objekt-Berechtigungen ===
1331 -
1332 -Basierend auf den hier beschrieben Regeln werden für Objekte die folgenden Berechtigungen gesetzt:
1333 -
1334 -|=(% rowspan="2" scope="rowgroup" %)(((
1335 -Objekt
1336 -\\
1337 -)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1338 -Mitgliederverwaltung
1339 -)))|=(% rowspan="7" scope="rowgroup" %)(((
1340 -\\
1341 -)))|=(% colspan="3" scope="colgroup" %)(((
1342 -Vorstandspost
1343 -)))
1344 -|=(% scope="col" %)(((
1345 -Owner
1346 -)))|=(% scope="col" %)(((
1347 -Anzeigen
1348 -)))|=(% scope="col" %)(((
1349 -Bearbeiten
1350 -)))|=(((
1351 -Owner
1352 -)))|=(((
1353 -Anzeigen
1354 -)))|=(((
1355 -Bearbeiten
1356 -)))
1357 -|=(% scope="row" %)(((
1358 -Dokument
1359 -)))|(((
1360 -mksp-mv-owner
1361 -)))|(((
1362 -Mitgliederverwaltung
1363 -)))|(((
1364 -Mitgliederverwaltung
1365 -)))|(((
1366 -mksp-vs-owner
1367 -)))|(((
1368 -Vorstand
1369 -)))|(((
1370 -Vorstand
1371 -)))
1372 -|=(% scope="row" %)(((
1373 -Dokumenttyp
1374 -)))|(((
1375 -mksp-mv-owner
1376 -)))|(((
1377 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1378 -)))|(((
1379 -IT Admin
1380 -)))|(((
1381 -mksp-vs-owner
1382 -)))|(((
1383 -Vorstand
1384 -)))|(((
1385 -Vorstand
1386 -)))
1387 -|=(% scope="row" %)(((
1388 -Tag
1389 -)))|(((
1390 -mksp-mv-owner
1391 -)))|(((
1392 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1393 -)))|(((
1394 -IT Admin
1395 -)))|(((
1396 -mksp-vs-owner
1397 -)))|(((
1398 -Vorstand
1399 -)))|(((
1400 -Vorstand
1401 -)))
1402 -|=(% scope="row" %)(((
1403 -Korrespondent
1404 -)))|(((
1405 -mksp-mv-owner
1406 -)))|(((
1407 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1408 -)))|(((
1409 -IT Admin
1410 -)))|(((
1411 -mksp-vs-owner
1412 -)))|(((
1413 -Vorstand
1414 -)))|(((
1415 -Vorstand
1416 -)))
1417 -|=(% scope="row" %)(((
1418 -Speicherpfad
1419 -)))|(((
1420 -mksp-mv-owner
1421 -)))|(((
1422 -Mitgliederverwaltung, IT Admin
1423 -)))|(((
1424 -IT Admin
1425 -)))|(((
1426 -mksp-vs-owner
1427 -)))|(((
1428 -Vorstand
1429 -)))|(((
1430 -IT Admin
1431 -)))
1432 -
1433 -= {{id name="DigitaleMitgliederverwaltung-OffenePunkte"/}}Offene Punkte =
1434 -
1435 1435  * Docuseal Logging + Monitoring
1436 1436  * N8n Error Handling
Icon Fall 1 Ablaufdiagramm
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Icon Fall 1 Ablaufdiagramm.png
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Inhalt Icon
Icon Fall 2 Ablaufdiagramm
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Icon Fall 2 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm.png
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Icon Fall 3 Ablaufdiagramm_.png
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Icon Fall 4 Ablaufdiagramm
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Icon Fall 4 Ablaufdiagramm.png
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Icon Ingest Diagram
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Icon Ingest Diagram.png
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Icon Prozess Allgemein
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Inhalt
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25 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-9" value="&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;Dokument&lt;/font&gt;&lt;div&gt;&lt;font style=&quot;font-size: 16px;&quot;&gt;erstellen&lt;/font&gt;&lt;/div&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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28 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-11" value="Docuseal Submission&lt;div&gt;(Vorgang in Docuseal)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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31 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-12" value="Docuseal AdHoc&lt;div&gt;(Ergebnis = PDF Dokument)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#e1d5e7;strokeColor=#9673a6;" parent="1" vertex="1">
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36 + </mxCell>
37 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-14" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Unterschrift&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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39 + </mxCell>
40 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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43 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-17" value="Unterschrift auf Tablet&lt;div&gt;(vor Ort im Verein)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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46 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-18" value="Handschriftliche Unterschrift&lt;div&gt;(ausdrucken)&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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48 + </mxCell>
49 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-19" value="&lt;font size=&quot;3&quot;&gt;Ablegen und verarbeiten&lt;/font&gt;" style="shape=step;perimeter=stepPerimeter;whiteSpace=wrap;html=1;fixedSize=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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51 + </mxCell>
52 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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55 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-22" value="&lt;b&gt;Tablet Unterschrift&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Upload zu Paperless&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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57 + </mxCell>
58 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-23" value="&lt;b&gt;Papierform&lt;/b&gt;&lt;div&gt;Einscannen mit ScanSnap&lt;/div&gt;" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
59 + <mxGeometry x="450" y="60" width="165" height="40" as="geometry" />
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63 + </diagram>
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65 +
Icon Prozess Allgemein.png
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Icon System Architecture
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Inhalt Icon
Icon System Architecture.png
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40 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-16" value="Digitale Unterschrift in Docuseal (Zuhause)" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#d5e8d4;strokeColor=#82b366;" parent="1" vertex="1">
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52 + <mxCell id="f4EWb3if3JP3q-rE97dt-21" value="&lt;b&gt;Docuseal Webhook&lt;/b&gt; Automatisch zu Paperless" style="rounded=1;whiteSpace=wrap;html=1;fillColor=#f8cecc;strokeColor=#b85450;" parent="1" vertex="1">
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